CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp Theo chế độ kế toán Việt Nam thì đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn. Đơn vị HCSN là một từ ghép để phản ánh hai loại tổ chức khác biệt nhau: đơn vị quản lý hành chính và đơn vị sự nghiệp.
Đơn vị quản lý hành chính là các tổ chức cung cấp trực tiếp các dịch vụ hành chính công cho người dân khi thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình. Đơn vị quản lý hành chính là các cơ quan quản lý Nhà nước từ trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực. Đơn vị quản lý hành chính hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao. Trong khi đó, các đơn vị sự nghiệp là các tổ chức cung cấp các dịch vụ công về y tế, giáo dục đào tạo … đáp ứng nhu cầu về phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe, nâng cao thể lực cho nhân dân, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên nhằm đáp ứng yêu cầu về đổi mới, phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
Đối với các đơn vị quản lý hành chính, nhiệm vụ cụ thể đặt ra là phải đổi mới nhằm tiết kiệm chi hành chính, tinh giản bộ máy biên chế để 8 nâng cao chất lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục. Đối với các đơn vị sự nghiệp, bằng việc tạo quyền chủ động, tự quyết, tự chịu trách nhiệm sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý đồng thời góp phần tăng thu nhập, phúc lợi cho cán bộ viên chức và người lao động. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị HCSN do Nhà nước quyết định thành lập. Thông qua các đơn vị HCSN, Nhà nước cung ứng những sản phẩm, dịch vụ đặc thù mang tính định hướng, chiến lược quốc gia, đảm bảo cho việc tổ chức, duy trì các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của đất nước được thực thi hiệu quả, thực hiện các chính sách phúc lợi công cộng, đồng thời hỗ trợ cho các ngành, lĩnh vực kinh doanh hoạt động bình thường, thúc đẩy phát triển kinh tế, đảm bảo không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, văn hoá, sức khỏe của nhân dân.
Tác giả đồng tình với các tác giả khác cho rằng các đơn vị HCSN có các đặc trưng: - Đơn vị HCSN hoạt động theo nguyên tắc phục vụ xã hội và phi lợi nhuận - Sản phẩm của đơn vị hành chính sự nghiệp là sản phẩm mang lại lợi ích chung, có tính bền vững và gắn bó hữu cơ với quá trình tạo ra của cải, vật chất, giá trị tinh thần xã hội và có thể sử dụng chung cho nhiều người, nhiều đối tượng trên phạm vi rộng. - Hoạt động của các đơn vị HCSN luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước. - Các đơn vị HCSN dù hoạt động trong lĩnh vực nào, có nguồn thu hay không đều giữ vai trò rất quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế quốc dân và thực thi các chính sách xã hội của Nhà nước. Hoạt động của các đơn vị HCSN thường rất đa dạng, ngoài hoạt động chính là hoạt động quản lý hành chính nhà nước và hoạt động sự nghiệp, các 9 đơn vị có thể tham gia các hoạt động thực hiện dự án, đơn đặt hàng của nhà nước hoặc các hoạt động kinh doanh khác.
Đặc điểm này ảnh hưởng tới hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán cần sử dụng để phản ánh thông tin về các đối tượng kế toán gắn với các đơn vị có các đặc điểm hoạt động khác nhau. Chính sự khác nhau trong hoạt động này dẫn đến sự khác nhau trong khối lượng công việc kế toán, do đó ảnh hưởng lớn tới việc xác định khối lượng và phân công công việc, bố trí nhân sự và xây dựng quy chế hoạt động trong bộ máy kế toán nhằm thực hiện tốt công việc quản lý tài chính tại đơn vị. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Để đảm bảo hiệu quả quản lý nhà nước, theo tác giả cần có sự phân loại các đơn vị HCSN. Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý nhà nước… mà các đơn vị HCSN được phân chia theo các tiêu thức khác nhau.
Có một số cách phân loại chủ yếu sau: Phân theo cấp ngân sách: Đơn vị HCSN được chia thành 3 loại chính sau (xem Hình 1.1): Đơn vị dự toán cấp Trung ương Phân loại theo cấp Đơn vị dự toán cấp Tỉnh ngân sách Đơn vị dự toán cấp Huyện Hình 1. Các đơn vị HCSN phân theo cấp ngân sách - Đơn vị dự toán cấp Trung ương: sử dụng nguồn ngân sách cấp trung ương. 10 - Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: sử dụng nguồn ngân sách cấp tỉnh. - Đơn vị dự toán cấp Huyện: sử dụng nguồn ngân sách cấp huyện.
Phân theo khả năng tự đảm bảo kinh phí: Chế độ kế toán quy định như sau (xem Hình 1.2): Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí Đơn vị HCSN thuần Đơn vị HCSN có thu túy Đơn vị tự đảm bảo Đơn vị tự đảm bảo mộtphần kinh phí toànbộ kinh phí Hình 1. Các đơn vị HCSN phân theo khả năng tự đảm bảo kinh phí Đơn vị HCSN thuần túy gồm đơn vị quản lý hành chính và đơn vị sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp thấp hoặc không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thườngxuyên do NSNN bảo đảm toàn bộ (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động). Đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau: - Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động). - Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động).
Việc phân loại đơn vị sự nghiệp theo quy định trên, được ổn định trong thời gian 3 năm, sau thời hạn 3 năm sẽ xem xét phân loại lại cho phù hợp. Riêng đối với đơn vị quản lý hành chính thì NSNN cấp toàn bộ kinh phí và 11 thực hiện theo Nghị định 130, không phải phân loại theo thời kỳ ổn định 3 năm như đơn vị sự nghiệp. Cách xác định để phân loại đơn vị sự nghiệp: Mức tự bảo đảm chi phí Tổng số nguồn thu sự nghiệp hoạt động thường xuyên = x 100% của đơn vị (%) Tổng số chi hoạt động thường xuyên Tổng số nguồn thu sự nghiệp và tổng số chi hoạt động thường xuyên tính theo dự toán thu - chi của năm đầu thời kỳ ổn định. Căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sự nghiệp được phân loại như sau: Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động; Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; Đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động.
Đặc điểm hoạt động tài chính các đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Đặc điểm hoạt động các đơn vị quản lý hành chính Theo quy định của Bộ Tài chính thì các đơn vị quản chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính do NSNN cấp, các đơn vị này có tài khoản và con dấu riêng. Các đơn vị này hoạt động trên cơ sở nguồn NSNN cấp không vì mục tiêu lợi nhuận nhưng không phải vì thế mà không tính đến vấn đề hiệu quả, ngược lại chính trong lĩnh vực phi lợi nhuận này yêu cầu về hiệu quả sử dụng nguồn tài chính lại trở nên đặc biệt quan trọng. Các đơn vị quản lý hành chính thực hiện chế độ tự chủ theo quy định tại Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước.
Đặc điểm nguồn thu: Đối với các đơn vị quản lý hành chính, nguồn kinh phí được phân làm hai loại: kinh phí tự chủ tài chính và không tự chủ tài chính. 12 Kinh phí quản lý hành chính của các cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được xác định và giao hàng năm cụ thể như sau: - Kinh phí NSNN cấp; b. Đặc điểm khoản chi và quản lý khoản chi: Nội dung chi kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ: - Các khoản chi thanh toán cho cá nhân: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo quy định; - Chi nghiệp vụ chuyên môn: thanh toán dịch vụ công cộng, chi phí thuê mướn, chi vật tư văn phòng … - Chi mua sắm sửa chữa lớn: sửa chữa lớn và mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) … - Chi các khoản khác theo quy định. Sử dụng kinh phí được giao để thực hiện chế độ tự chủ: Theo quy định của chế độ kế toán Việt nam, trong phạm vi kinh phí được giao, thủ trưởng cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có quyền hạn và trách nhiệm: - Chủ động bố trí, sử dụng kinh phí theo các nội dung, yêu cầu công việc được giao cho phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, bảo đảm tiết kiệm và có hiệu quả; - Được quyết định mức chi cho từng nội dung công việc phù hợp với đặc thù của cơ quan nhưng không được vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.