CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1. Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 1. Khái niệm về kế toán và tổ chức công tác kế toán 1.1 Khái niệm về kế toán Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm của từng tác giả. Khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động, kế toán là quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi nghiên cứu trên góc độ sử dụng, kế toán là công cụ quản lý có hiệu quả, là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo Viện kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA), 1941: Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức tiền tệ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện liên quan đến tình hình tài chính và giải thích kết quả của sự ghi chép này. Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán Việt Nam, định nghĩa kế toán được trình bày ở điều 3 như sau: "Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động". Những định nghĩa đã nêu đều nói lên: Kế toán thực hiện ba công việc cơ bản là đo lường, xử lý (ghi nhận) và truyền đạt (cung cấp) thông tin định lượng về hiện trạng tài chính, kết quả kinh doanh và luồng tiền tạo ra trong một đơn vị.
Theo quan điểm của tác giả: Kế toán là khoa học, nghệ thuật thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán Theo Luật kế toán Việt Nam: “Tổ chức công tác kế toán là sự kết hợp giữa các quá trình phân chia các phần hành kế toán với tổ chức hoạt động của các thành viên kế toán của doanh nghiệp, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý”. Luan van 8 Theo giáo trình Kế toán tài chính của Học viện Tài chính 2007, “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế. Tại trang web: www.info, "Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức các phương pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế tài chính và kế toán cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống." Điểm chung của những định nghĩa đã nêu là đều nói lên những yếu tố cấu thành nên tổ chức công tác kế toán, chỉ khác nhau ở mức độ chi tiết hay tổng quát. Từ đó, tác giả đưa ra quan điểm của mình: Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán trên nền tảng pháp lý về kế toán được quy định, kết hợp với các phương tiện, kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán để thu thập, đo lường, ghi nhận, xử lý, kiểm tra và tổng hợp thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị kế toán nhằm phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị kế toán.
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc cung cấp thông tin để thực hiện tốt mục tiêu quản trị đơn vị nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán Để tổ chức công tác kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị nhằm cung cấp thông tin kinh tế đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp. - Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức hoạt động của đơn vị. Luan van 9 - Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của đơn vị.
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Để thực hiện tốt những vai trò đã nêu, việc tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị cần phải đảm bảo những nguyên tắc sau: Thứ nhất, nguyên tắc thống nhất Tổ chức công tác kế toán là một loại hình tổ chức đặc thù. Hệ thống tổ chức công tác kế toán không phải là sự lắp ghép tuỳ tiện hoặc gộp lại một cách đơn giản các phần (đối tượng, phương pháp, mô hình, bộ máy kế toán.) mà là sự kết hợp hữu cơ giữa chúng. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán. Tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý.
Đơn vị sự nghiệp là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Ngoài bộ phận kế toán, còn có các bộ phận quản lý khác. Do đó, tổ chức công tác kế toán phải luôn chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộ phận khác để đảm bảo sự thống nhất trong việc tính toán và đánh giá các chỉ tiêu kinh tế; hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập và sử dụng các thông tin cũng như trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán với các bộ phận khác. để đảm bảo sự ăn khớp, thống nhất với nhau.
Đồng thời, tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo thống nhất với toàn hệ thống, thống nhất mô hình tổ chức hạch toán với mô hình tổ chức hoạt động và tổ chức quản lý. Nhờ vậy hệ thống mới không ngừng vận động và phát triển. Thứ hai, phải bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ, luật kế toán hiện hành và phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế - tài chính của nhà nước trong từng thời kỳ. Việc ban hành Luật kế toán, chế độ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Vì vậy, tổ Luan van 10 chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước đã quy định để vận dụng một cách phù hợp với đơn vị mình. Đồng thời, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước trong từ thời kỳ. Có như vậy, tổ chức công tác kế toán mới không vi phạm những nguyên tắc, chế độ, chính sách, quy định chung của Nhà nước và đảm bảo thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của kế toán, góp phần tăng cường quản lý kinh tế, tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động của đơn vị. Thứ ba, phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của đơn vị Mỗi đơn vị sự nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, về phương thức hoạt động, mô hình quản lý.
Khi tổ chức công tác kế toán, ngoài việc đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ chung, còn phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của đơn vị, không áp dụng một cách rập khuôn, máy móc mà phải triển khai tổ chức công tác kế toán phù hợp với từng điều kiện cụ thể, ví dụ: tuỳ thuộc vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, trình độ của cán bộ kế toán để lựa chọn hình thức kế toán, mô hình kế toán thích hợp. Thực hiện nguyên tắc này sẽ đảm bảo sự hài hoà giữa tính thống nhất và tính đặc thù trong tổ chức hạch toán kế toán, đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kế toán và phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý. Thứ tư, phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả Tổ chức công tác kế toán là việc vận dụng hệ thống phương pháp, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định vào trong từng đơn vị cụ thể nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính hiệu quả, nghĩa là phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm thực hiện chức năng của nó được tốt nhất với chi phí thấp nhất.
Theo nguyên tắc này, khi tổ chức công tác kế toán phải luôn xem xét mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra với kết quả về thông tin kế toán phục vụ cho quản lý. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản mang tính chất bao quát toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán. Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán, các đơn vị phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ Luan van 11 chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các đơn vị còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào những căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức công tác kế toán.
Đặc điểm đơn vị sự nghiệp chi phối đến tổ chức công tác kế toán 1.