Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý tài chính công theo tinh thần Nghị định 16/2015/NĐ-CP, mạng lưới 5 trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa đang đảm nhận vai trò đào tạo nòng cốt cho hơn 10.000 học sinh, sinh viên với đội ngũ gần 500 cán bộ, giảng viên cơ hữu. Việc chuyển đổi từ phương thức cấp phát ngân sách bao cấp sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đã đặt ra những yêu cầu cấp bách đối với công tác hạch toán và quản trị dòng tiền. Tuy nhiên, thực tiễn vận hành tại 100% cơ sở giáo dục nghề nghiệp này cho thấy công tác kế toán vẫn còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn: hệ thống thông tin kế toán chủ yếu phục vụ báo cáo hành chính thuần túy, việc phân tích dữ liệu phục vụ điều hành còn mờ nhạt và đội ngũ kế toán còn lúng túng trước các quy định mới.

Nhằm giải quyết triệt để vấn đề này, đề tài nghiên cứu tập trung làm rõ 3 mục tiêu cốt lõi: hệ thống hóa lý luận kế toán trong đơn vị sự nghiệp, đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa và đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao. Phạm vi nghiên cứu bao quát 5 trường cao đẳng công lập tại Thanh Hóa, sử dụng hệ thống dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2015 - 2017, trọng tâm là quý 1 năm 2017. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, hỗ trợ nâng cao từ 25% đến 30% hiệu quả kiểm soát nội bộ, tối ưu hóa định mức chi thường xuyên và bảo đảm tỷ lệ trích lập tối thiểu 15% vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho giáo dục tỉnh nhà.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản lý tài chính công hiện đại và lý thuyết đại diện trong khu vực hành chính sự nghiệp, kết hợp chặt chẽ với các chuẩn mực kế toán công. Khung phân tích vận dụng các quy định nền tảng bao gồm Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, cùng Nghị định số 16/2015/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.

Đề tài làm sáng tỏ 4 khái niệm then chốt: Đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên (đơn vị loại 3), Tổ chức bộ máy kế toán tập trung, Hệ thống chứng từ - tài khoản kế toán công và Quy trình kiểm tra kế toán nội bộ. Cấu trúc hạch toán được phân tích dựa trên hệ thống 7 loại tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và 9 tài khoản ngoài Bảng (từ loại 001 đến 009), gắn liền với chu kỳ giao dự toán ổn định trong thời hạn 3 năm nhằm bảo đảm nguyên tắc thống nhất, tiết kiệm và minh bạch tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ đối với 5/5 trường cao đẳng công lập hoạt động trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, bao gồm: Trường Cao đẳng Y tế Thanh Hóa (quy mô 195 cán bộ giảng viên), Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Công Thương (91 cán bộ giảng viên), Trường Cao đẳng Nông Lâm Thanh Hóa (85 cán bộ giảng viên), Trường Cao đẳng Thể dục Thể thao Thanh Hóa (78 cán bộ giảng viên) và Trường Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường Miền Trung. Phương pháp chọn mẫu này bảo đảm tính đại diện tuyệt đối cho toàn bộ khối giáo dục cao đẳng công lập tại địa phương.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm: dữ liệu sơ cấp từ phỏng vấn chuyên sâu 5 Kế toán trưởng và hơn 15 nhân viên kế toán phụ trách các phần hành; dữ liệu thứ cấp từ hệ thống báo cáo quyết toán kinh phí (Mẫu B02-H, B03-H) và bảng đối chiếu kho bạc (Mẫu F02-3aH) trong quý 1 năm 2017. Tác giả kết hợp phương pháp luận duy vật biện chứng với phương pháp thống kê mô tả, phân tích tổng hợp và so sánh đối chiếu. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm bóc tách rành mạch giữa dòng kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu sự nghiệp. Toàn bộ quy trình khảo sát thực địa được triển khai liên tục từ tháng 01/2017 đến tháng 05/2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại 5 trường cao đẳng công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa ghi nhận 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về mô hình bộ máy, 100% các đơn vị (5/5 trường) tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung tại Phòng Kế hoạch - Tài chính (hoặc Phòng Tài vụ) với quy mô từ 4 đến 6 nhân sự. Tuy nhiên, sự phân công lao động chưa tối ưu khi một kế toán viên phải kiêm nhiệm từ 5 đến 7 phần hành phức tạp như tính lương, theo dõi học phí, bảo hiểm xã hội và thanh toán qua Kho bạc Nhà nước.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ và tài khoản, các trường thực hiện nghiêm túc mẫu biểu theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, nhưng có đến 80% đơn vị chưa mở chi tiết các tài khoản cấp 3 và cấp 4 đối với nhóm chi hoạt động (Tài khoản 661) và chi sản xuất kinh doanh dịch vụ (Tài khoản 631), làm hạn chế khả năng kiểm soát chi phí đào tạo theo từng ngành học.

Thứ ba, về hiệu quả tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, các trường đã thực hiện trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp đạt tỷ lệ từ 15% trở lên từ nguồn chênh lệch thu chi. Mặc dù vậy, mức độ phụ thuộc vào ngân sách nhà nước vẫn rất lớn khi nguồn ngân sách cấp vẫn chiếm tỷ trọng chi phối từ 45% đến 65% tổng kinh phí hoạt động thường xuyên hàng năm.

Thứ tư, công tác kiểm tra kế toán nội bộ tại 4/5 trường (chiếm 80%) chỉ dừng lại ở mức độ định kỳ 1 lần vào cuối năm tài chính hoặc khi có yêu cầu quyết toán của cơ quan chủ quản, hoàn toàn thiếu vắng hoạt động tự kiểm tra định kỳ hàng quý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ thói quen quản lý bao cấp kéo dài, sự chậm trễ trong việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ chi tiết và việc ứng dụng phần mềm kế toán chưa được đồng bộ hóa toàn diện. Khi đối chiếu với các công trình trước đây, kết quả này hoàn toàn tương đồng với nghiên cứu của Lê Thị Thanh Hương (2012) tại các bệnh viện công lập và nghiên cứu của Nguyễn Trung Thị Châm (2012) tại các trường cao đẳng kinh tế Hà Nội, khẳng định rằng việc thiếu vắng công cụ kế toán quản trị làm giảm tới 30% hiệu quả ra quyết định tài chính của ban giám hiệu. So với nghiên cứu của Nguyễn Thị Xuân Hiền (2011) tại các trường đại học sư phạm trọng điểm, các trường cao đẳng tại Thanh Hóa có quy mô nguồn thu dịch vụ nhỏ hơn (chỉ chiếm khoảng 35% đến 55% tổng nguồn thu), do đó áp lực cân đối chi phí càng nặng nề hơn.

Dữ liệu thực trạng có thể được hệ thống hóa rõ nét thông qua bảng tổng hợp so sánh quy mô nhân sự phòng kế toán tại 5 trường và biểu đồ cơ cấu nguồn tài chính (trong đó ngân sách nhà nước cấp chiếm 55%, thu học phí chiếm 35%, thu dịch vụ đào tạo và liên kết chiếm 10%). Việc trực quan hóa này chứng minh rằng việc hoàn thiện tổ chức kế toán không chỉ đơn thuần là kỹ thuật ghi sổ, mà là đòn bẩy quản trị chiến lược cho các đơn vị sự nghiệp có thu.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm chuẩn hóa tổ chức kế toán tại các trường cao đẳng công lập tỉnh Thanh Hóa, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ:

  1. Tái cấu trúc và chuyên môn hóa bộ máy kế toán: Ban Giám hiệu các trường cần kiện toàn sơ đồ nhân sự, phân tách rõ ràng trách nhiệm giữa kế toán thanh toán, kế toán tài sản và phân công 1 nhân sự chuyên trách kế toán quản trị. Mục tiêu là giảm 40% tình trạng kiêm nhiệm chồng chéo, hoàn thành triển khai trong quý 3 năm 2017 dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.

  2. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán chi tiết: Phòng Kế hoạch - Tài chính cần xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4 cho các tài khoản thu (Tài khoản 511, 531) và tài khoản chi (Tài khoản 631, 661) nhằm phân loại chi phí theo từng chương trình đào tạo, chuyên ngành và hợp đồng liên kết. Target đặt ra là nâng độ chính xác trong phân bổ chi phí lên 95%, áp dụng từ niên độ tài chính năm 2018.

  3. Đẩy mạnh hiện đại hóa công nghệ và quy trình luân chuyển sổ sách: Nâng cấp đồng bộ phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, kết nối dữ liệu trực tiếp với Kho bạc Nhà nước tỉnh Thanh Hóa và cổng thanh toán điện tử. Đích đến là rút ngắn 50% thời gian lập các báo cáo tổng hợp mẫu B02-H và B03-H, hoàn tất trong giai đoạn 2017 - 2018 do Tổ tin học phối hợp Phòng Tài vụ thực hiện.

  4. Thiết lập quy chế kiểm tra kế toán nội bộ thường xuyên: Ban Giám hiệu cần ban hành quy chế tự kiểm tra tài chính định kỳ 4 lần trong năm (theo từng quý), kiểm soát chặt chẽ quy trình lập chứng từ ban đầu và bảo đảm trích lập chuẩn xác 15% Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp cũng như Quỹ bổ sung thu nhập không vượt quá 2 lần quỹ lương. Kế hoạch triển khai từ quý 4 năm 2017 do Kế toán trưởng và Ban thanh tra nhân dân chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng sau:

Thứ nhất, Ban Giám hiệu và Hội đồng trường tại các trường đại học, cao đẳng công lập: Cung cấp khung tham chiếu toàn diện để rà soát bộ máy quản lý, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tối ưu và thiết lập lộ trình tự chủ tài chính vững chắc theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP.

Thứ hai, Kế toán trưởng và kế toán viên các đơn vị sự nghiệp có thu: Nắm bắt cẩm nang nghiệp vụ thực chiến về phương pháp thiết lập tài khoản chi tiết, kiểm soát chứng từ thu chi học phí và chuẩn hóa kỹ thuật lập báo cáo tài chính mẫu B02-H, B03-H đúng chuẩn mực kế toán nhà nước.

Thứ ba, Cơ quan quản lý nhà nước như Sở Tài chính, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thanh Hóa: Sử dụng dữ liệu thực tế của 5 trường để làm căn cứ thẩm định dự toán ngân sách 3 năm, xây dựng cơ chế đặt hàng đào tạo và nâng cao hiệu quả thanh tra, quyết toán kinh phí công lập.

Thứ tư, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Khai thác kho tư liệu học thuật giá trị, bộ câu hỏi điều tra thực tế và các mô hình phân tích chi phí để phát triển các công trình nghiên cứu chuyên sâu về kế toán công tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nào là tối ưu nhất cho các trường cao đẳng công lập tại địa bàn tỉnh Thanh Hóa? Mô hình kế toán tập trung là giải pháp tối ưu nhất cho 5 trường cao đẳng tại địa phương nhờ đặc thù đào tạo trong một khuôn viên tập trung với quy mô từ 1.000 đến 5.000 học sinh, sinh viên. Mô hình này giúp tinh gọn bộ máy còn 4 đến 6 nhân sự, bảo đảm sự chỉ đạo trực tiếp, thông suốt từ Kế toán trưởng và tiết kiệm khoảng 20% chi phí vận hành so với mô hình phân tán.

Quy định trích lập các quỹ tài chính từ nguồn chênh lệch thu chi được thực hiện như thế nào theo văn bản hiện hành? Theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, các trường thuộc nhóm tự bảo đảm một phần chi thường xuyên phải trích tối thiểu 15% chênh lệch thu lớn hơn chi vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp để tăng cường cơ sở vật chất. Quỹ bổ sung thu nhập được trích tối đa không quá 2 lần quỹ lương ngạch bậc, chức vụ và Quỹ phúc lợi khen thưởng tối đa 2 tháng tiền lương thực hiện.

Những vướng mắc phổ biến nhất khi vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại các trường cao đẳng là gì? Vướng mắc lớn nhất tại 80% đơn vị là chưa mở tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4 cho các tài khoản chi phí (Tài khoản 631, 661). Tình trạng này khiến các trường không thể hạch toán riêng biệt chi phí đào tạo theo từng chuyên ngành hay từng hợp đồng liên kết đào tạo ngắn hạn, gây khó khăn lớn cho việc tính giá thành dịch vụ và quyết toán với cơ quan thuế.

Luận văn đã sử dụng hệ thống báo cáo tài chính nào để phục vụ công tác khảo sát và đánh giá thực trạng? Nghiên cứu căn cứ vào 4 biểu mẫu báo cáo tài chính bắt buộc theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC: Báo cáo tổng hợp kinh phí và quyết toán kinh phí (Mẫu B02-H), Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (Mẫu F02-1H), Bảng đối chiếu dự toán tại Kho bạc Nhà nước (Mẫu F02-3aH) và Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp (Mẫu B03-H) của quý 1 năm 2017.

Làm thế nào để nâng cao tính độc lập và hiệu quả của công tác tự kiểm tra kế toán trong nhà trường? Các trường cần chuyển từ hình thức hậu kiểm cuối năm sang kiểm soát định kỳ 4 quý trong năm gắn liền với từng giai đoạn luân chuyển chứng từ. Kế toán trưởng cần phối hợp với Ban thanh tra nhân dân kiểm tra tính hợp pháp của 100% chứng từ phát sinh, lập biên bản xử lý kịp thời các khoản tạm ứng tồn đọng trước khi khóa sổ niên độ.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh khung lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần chi thường xuyên theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 16/2015/NĐ-CP.
  • Phản ánh chân thực bức tranh thực trạng công tác kế toán tại 5 trường cao đẳng công lập ở Thanh Hóa với quy mô gần 500 cán bộ và hơn 10.000 sinh viên.
  • Chỉ rõ những nút thắt cốt lõi về việc thiếu hụt tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 và hạn chế trong công tác tự kiểm tra kế toán nội bộ.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá, có tính khả thi cao nhằm hoàn thiện bộ máy, chứng từ, tài khoản, công nghệ thông tin và cơ chế kiểm soát.
  • Cung cấp lộ trình thực thi rõ ràng cho giai đoạn 2017 - 2020, góp phần chuẩn hóa quy trình quản lý tài chính và bảo đảm tỷ lệ trích lập 15% Quỹ phát triển sự nghiệp.

Luận văn của thạc sĩ Cao Phương Thảo là tài liệu tham khảo khoa học xuất sắc, giải quyết thấu đáo bài toán quản trị tài chính cho khối giáo dục nghề nghiệp công lập. Ban Giám hiệu và các nhà quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp hãy nghiên cứu, vận dụng ngay những đề xuất thực tiễn này để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn vốn và nâng cao chất lượng đào tạo ngay trong năm học này.