Chương 2: Tổ chức bộ máy kế toán, chính sách kế toán và kiểm tra kế toán Mục tiêu: Chương này giúp cho người học nắm được: Cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán; Các mô hình và hình thức tổ chức bộ máy kế toán, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng Tuyển dụng, bố trí nhân sự và phân công lao động kế toán Tiêu chuẩn, nhiệm vụ và quyền hạn của người làm kế toán và kế toán trưởng đơn vị kế toán Lựa chọn chính sách kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán trong đơn vị Nội dung chương 2 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2 Người làm kế toán 2.3 Tổ chức lựa chọn chính sách kế toán 2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1 Cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm kế toán cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1 Cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán trong một đơn vị kế toán là tập hợp nhân lực kế toán trên cơ sở - Đảm bảo tính độc lập trong thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, - Trong mối quan hệ có tính hỗ trợ và hợp tác nhằm đảm bảo toàn bộ khối lượng công tác kế toán của đơn vị được thực hiện.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1 Cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán Để tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý đơn vị kế toán cần dựa vào một số cơ sở quan trọng sau đây: Mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán Khối lượng công việc kế toán, định biên bộ máy kế toán và năng lực trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán Khả năng về tài chính, mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán sử dụng cho công tác kế toán, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nói chung, trong kế toán nói riêng 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2 Yêu cầu bộ máy kế toán Về nhân sự Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ được thể hiện qua bằng cấp đào tạo và kinh nghiệm thực tiễn (nếu có). - Các kĩ năng mềm: kiến thức, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng thông thường, ngoại ngữ….có khả năng làm việc theo nhóm, quan hệ tốt với các bộ phận, phòng ban khác trong đơn vị.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2 Yêu cầu bộ máy kế toán Về nhân sự Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp - Đạo đức nghề nghiệp: người làm kế toán phải có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các nguyên tắc đạo đức cơ bản đối với người hành nghề, các nguy cơ có ảnh hưởng tới sự độc lập của nghề nghiệp, các hành vi sai phạm trong kế toán và các dạng gian lận trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và cam kết tuân thủ các yêu cầu đạo đức nghề nghiệp.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2 Yêu cầu bộ máy kế toán Về tổ chức và phân công công tác Khi tổ chức bộ máy kế toán, phân công công tác, cần đảm bảo - Ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác - Hợp lý trong phân công khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán - Thông suốt trong mối quan hệ chỉ đạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên Việc phân công công tác cần rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, từng bộ phận, từng cá nhân, phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn và sự hiểu biết về công nghệ thông tin trong kế toán.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2 Yêu cầu bộ máy kế toán Về quản lý và kiểm soát - Đảm bảo cung cấp thông tin trung thực và đáng tin cậy - Đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị kế toán - Phải rõ ràng, khoa học, có quy chế và bảng mô tả công việc và các quy định về quan hệ với nội bộ đơn vị hay với các đối tác bên ngoài. - Đảm bảo tính kiểm soát cao, đáp ứng tốt các quy định và các yêu cầu của kiểm soát nội bộ, đặc biệt là các thủ tục kiểm soát trong môi trường tin học.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.3 Các quy định của pháp luật kế toán về tổ chức bộ máy kế toán Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị. Đơn vị kế toán có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.3 Các quy định của pháp luật kế toán về tổ chức bộ máy kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị kế toán do cơ quan có thẩm quyền thành lập đơn vị quyết định.
Trường hợp tổ chức, đơn vị không có cơ quan có thẩm quyền thành lập thì do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Việc tổ chức bộ máy và công tác kế toán của các đơn vị cấp dưới không phải là đơn vị kế toán hoặc đơn vị trực thuộc không phải là đơn vị kế toán do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định. Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước không được bố trí kế toán trưởng, phụ trách kế toán ở các đơn vị không phải là đơn vị kế toán.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.3 Các quy định của pháp luật kế toán về tổ chức bộ máy kế toán Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp tổ chức bộ máy kế toán để kế toán thu, chi ngân sách nhà nước phù hợp với tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ được giao.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.3 Các quy định của pháp luật kế toán về tổ chức bộ máy kế toán Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước tổ chức công tác kế toán theo đơn vị dự toán ngân sách. Trường hợp đơn vị kế toán ở cấp tỉnh không có đơn vị dự toán trực thuộc vừa là đơn vị dự toán cấp trên vừa là đơn vị sử dụng ngân sách và đơn vị kế toán ở cấp huyện vừa là đơn vị dự toán cấp trên vừa là đơn vị sử dụng ngân sách thì được bố trí chung một bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.4 Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp Căn cứ vào cách thức tổ chức thông tin Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tách biệt - Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp - Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung (Mô hình 1 cấp) Toàn đơn vị kế toán chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm duy nhất (ở đơn vị chính), còn các đơn vị trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Đơn vị kế toán chỉ mở một bộ sổ kế toán để thực hiện tất cả các phần hành kế toán. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý và lập báo cáo kế toán, báo cáo quản trị. Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung (Mô hình 1 cấp) Trường hợp đơn vị có các bộ phận trực thuộc, thì các bộ phận trực thuộc - Không được mở sổ kế toán và không có bộ máy kế toán riêng - Chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm; - Toàn bộ công việc ghi sổ các hoạt động đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung (Mô hình 1 cấp) Kế toán trưởng Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế toán kế toán kế toán kế toán kế toán kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung (Mô hình 1 cấp) * Ưu điểm: + Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất, dễ dàng cho việc kiểm tra, giám sát và báo cáo kế toán, đồng thời + Thuận tiện cho việc tin học hóa công tác kế toán vì tất cả các công việc kế toán tập trung xử lý tại một địa chỉ duy nhất.