CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm về kế toán trách nhiệm Mặc dù kế toán trách nhiệm đã được nghiên cứu từ rất lâu, và mỗi nhà nghiên cứu đều đưa ra những quan điểm khác nhau về kế toán trách nhiệm, hiện nay vẫn chưa có một khái niệm thống nhất về kế toán trách nhiệm.TS Đào Văn Tài của Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, “Kế toán trách nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự đoán và thực tế về các “đầu ra” và “đầu vào” của các trung tâm trách nhiệm” [6, tr 88]. Mills (1996), “Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin báo cáo gồm: (1) Phân loại sắp xếp các dữ liệu tài chính thành những phạm vi trách nhiệm trong một tổ chức.
Martin, “Kế toán trách nhiệm là một khái niệm kế toán cơ bản về hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động. Ý nghĩa cơ bản là những tổ chức phân tán rộng lớn thì khó hoặc không thể quản lý như những đơn vị đơn lẻ, do vậy chúng phải được tách hay chia thành nhiều bộ phận để quản lý. Những bộ phận đó được xem như những trung tâm trách nhiệm bao gồm trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Điều này cho phép phân công trách nhiệm cho từng đơn vị quản lý và những đơn vị này phải quản lý một số yếu tố chủ yếu.
Các yếu tố đó bao gồm doanh Luan van 7 thu đối với trung tâm doanh thu, chi phí đối với trung tâm chi phí, đánh giá lợi nhuận đối với trung tâm lợi nhuận và tỷ lệ hoàn vốn đối với trung tâm đầu tư” [9,tr 14]. Mặc dù các nhà nghiên cứu đưa ra những cơ sở khác nhau về kế toán trách nhiệm nhưng hầu hết các ý kiến đều tập trung làm sáng tỏ những nội dung của kế toán trách nhiệm và có thể bổ sung cho nhau. Có thể nói kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ chuyên biệt thuộc phạm vi quản lý của mình. Hệ thống ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động các bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động và chi phí của họ.
Nói cách khác, kế toán trách nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “ đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm. Do đó phải lượng hóa được “ đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm thông qua các chỉ tiêu cụ thể đánh giá kết quả hoạt động từng trung tâm. Như vậy, khái niệm kế toán trách nhiệm có thể được rút ra như sau: “ Kế toán trách nhiệm là phương pháp thu thập, ghi nhận, báo cáo và đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận để đánh giá thành quả của từng bộ phận nhằm kiểm soát hoạt động và chi phí của các bộ phận trong tổ chức, phối hợp các bộ phận đến việc thực hiện mục tiêu chung toàn công ty”. Bản chất của kế toán trách nhiệm a.
Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị - Kế toán trách nhiệm là công cụ để đánh giá và kiểm tra trong công việc phân quyền tại công ty thông qua việc xác định các trung tâm trách nhiệm và nhiệm vụ báo cáo của chúng. Đây là hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những Luan van 8 nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo lên cấp trên trong tổ chức, thông qua đó nhà quản lý cao hơn sử dụng thông tin này đánh giá thành quả các bộ phận đó. - Kế toán trách nhiệm biểu hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp, xác định ai, ở đâu, bộ phận nào chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát hoạt động xảy ra. Kế toán trách nhiệm bao gồm hai mặt thông tin và trách nhiệm.
Trong đó, mặt thông tin, kế toán sẽ tập hợp, báo cáo và đánh giá thông tin mang tính nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh từ cấp quản lý bên dưới lên cấp quản lý cao hơn. Đồng thời quy trách nhiệm về những sự kiện tài chính xảy ra gắn với từng bộ phận quản lý, do đó, trong báo cáo nhà quản trị phải trình bày chi phí, lợi nhuận đơn vị mình đảm nhận, và giải trình từng sự kiện và kết quả tài chính mà mình có quyền kiểm soát. Nói tóm lại, kế toán trách nhiệm là một nội dung quan trọng của kế toán quản trị. Kế toán trách nhiệm không chỉ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn xác định đối tượng nào chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát đối với hoạt động xảy ra.
Kế toán trách nhiệm là một hạt nhân trong hệ thống kiểm soát quản trị Nói đến kế toán quản trị là nói đến vai trò cung cấp thông tin cho kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện để đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Hệ thống kiểm soát quản trị gồm hai yếu tố hạt nhân: Đầu tiên là quá trình lập kế hoạch ngân sách và kế hoạch dài hạn. Quá trình này sử dụng thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch để đánh giá kết quả thực hiện. Luan van 9 Thứ hai là kế toán trách nhiệm mà chủ yếu là tạo ra các trung tâm trách nhiệm, chịu trách nhiệm về kết quả tài chính và tác động hiệu quả từng cá nhân trong tổ chức.
Mục tiêu của kế toán trách nhiệm là tích lũy chi phí, doanh thu… phát sinh trong từng trung tâm trách nhiệm để tính mức chênh lệch so với kế hoạch thực hiện mà có thể quy trách nhiệm cho từng cá nhân đứng đầu trung tâm trách nhiệm. Mỗi trung tâm trách nhiệm đều có triến trình hoạt động sau: Thiết lập mục tiêu Đo lường kết quả thực hiện So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu và báo cáo Phân tích sự sai biệt (độ lệch) Đưa ra ảnh hưởng khi có sự sai biệt đáng kể giữa thực hiện và kế hoạch Hình 1. Sơ đồ tiến trình hoạt động một trung tâm trách nhiệm Tóm lại, kế toán trách nhiệm là công cụ để thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm, tìm ra các sai lệch giữa thực tế và dự toán để kiểm soát hoạt động và chi phí từng bộ phận. Vai trò của kế toán trách nhiệm Nói đến kế toán quản trị là nói đến vai trò cung cấp thông tin cho kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện để có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm đạt các mục tiêu đề ra.
Tuy nhận thức được tầm quan trọng của kế toán Luan van 10 quản trị đối với công tác quản trị doanh nghiệp, nhưng các nhà quản lý vẫn lúng túng khi xây dựng mô hình kế toán quản trị phù hợp với tình hình, đặc điểm của đơn vị mình. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, nhưng bộ máy quản lý cồng kềnh, không hợp lý gây khó khăn và làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán tài chính, kế toán quản trị nói riêng. Xuất phát từ thực tế đó, vào những năm đầu thế kỷ XX, các nhà kinh tế đã đưa ra quan điểm về kế toán trách nhiệm. Kế toán trách nhiệm ngoài việc đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định phạm vi quản lý của mỗi bộ phận, ai là người chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát đối với hoạt động xảy ra.
Trách nhiệm đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Chức năng quản trị Quá trình kế toán Xác định mục tiêu Hình thành các chỉ tiêu kinh tế Xây dựng kế hoạch Lập bảng dự toán Tổ chức thực hiện Thu thập kết quả thực hiện Kiểm tra đánh giá Lập các báo cáo thực hiện Hình 1. Mối quan hệ giữa chức năng quản trị và quá trình kế toán quản trị Luan van 11 Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, về cơ bản cũng thực hiện những nội dung của kế toán quản trị. Thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý ở các bộ phận đối với mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp, đây là chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập dự toán, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra, đánh giá. Nhà quản lý ở mọi cấp độ trong tổ chức đều phải ra quyết định.
Kế toán trách nhiệm bao gồm hai mặt: thông tin và trách nhiệm. Trong đó, mặt thông tin có nghĩa là tập hợp, báo cáo, đánh giá các thông tin mang tính nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ cấp quản lý thấp đến cấp quản lý cao hơn. Mặt trách nhiệm nghĩa là việc quy trách nhiệm về những sự kiên tài chính xảy ra. Nhà quản lý bộ phận phải có nhiệm vụ báo cáo lên cấp quản lý cao hơn về những chi phí và kết quả mà mình đảm nhận và giải trình từng sự kiện về kết quả thuộc trách nhiệm và quyền kiểm soát của mình.
Tuỳ thuộc vào việc sử dụng hai mặt này mà hiệu quả của hệ thống sẽ khác nhau. Nếu hệ thống quá nhấn mạnh đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý, sẽ ảnh hưởng đến thái độ của họ theo chiều hướng tiêu cực, thay vì tìm ra nguyên nhân và khắc phục sai phạm, họ sẽ tìm cách che đậy sai phạm, đối phó và hoài nghi về hệ thống kiểm soát, đánh giá của tổ chức và tìm cách phá vỡ hệ thống này. Lúc này hệ thống kế toán trách nhiệm không hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Nhưng khi hệ thống kế toán trách nhiệm nhấn mạnh mặt thông tin thì nhà quản lý sẽ có những phản ứng tích cực.
Khi phát sinh những chênh lệch bất lợi, họ sẽ giải thích những nguyên nhân dẫn đến sai phạm, tìm cách khắc phục tiêu cực và cố gắng nỗ lực cho thành quả của doanh nghiệp cải thiện hơn. Do vậy, có thể thấy trọng tâm của hệ thống kế toán trách nhiệm là thông tin.