Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam

Khóa luận hoàn thiện quy trình giao nhận hàng thực phẩm đi Hoa Kỳ tại Công ty Sài Gòn Quý Nam

• Tác giả: Nguyễn Anh Tuấn
• Người hướng dẫn: TS. Tôn Nữ Hải Âu
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ

Hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng hiện đại. Tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam, nhóm hàng thực phẩm chiếm hơn sáu mươi phần trăm tổng lượng đơn xuất khẩu mỗi ngày. Thị trường Hoa Kỳ có dung lượng tiêu thụ lớn với cộng đồng người Việt đông đảo. Nhu cầu gửi các sản phẩm truyền thống như mì khô, hải sản sấy và gia vị luôn ở mức cao. Hàng hóa chủ yếu phục vụ sinh hoạt gia đình và quà biếu thân nhân. Phương thức vận tải hàng không được ưu tiên sử dụng nhờ tốc độ nhanh chóng và độ an toàn cao. Thời gian hành trình ngắn giúp duy trì chất lượng cũng như hạn chế tối đa nguy cơ hư hỏng. Tuy nhiên, hàng thực phẩm xuất khẩu phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiêm ngặt từ Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ. Quy trình giao nhận đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan. Doanh nghiệp cần hoàn thiện từng công đoạn từ tiếp nhận bưu gửi đến phân phối nội địa. Sự chuẩn xác trong khâu lập chứng từ mang tính quyết định đến tiến độ thông quan.

1.1. Đặc điểm nhóm hàng thực phẩm vận chuyển hàng không

Hàng thực phẩm gửi sang Hoa Kỳ tại Sài Gòn Quý Nam đa phần là hàng khô. Danh mục sản phẩm bao gồm bún khô, tôm khô, hạt điều, bánh mứt và cà phê. Những mặt hàng này có hạn dùng tương đối dài và không đòi hỏi thiết bị làm lạnh chuyên dụng. Việc đóng gói bắt buộc áp dụng công nghệ hút chân không để ngăn ngừa ẩm mốc. Mỗi kiện hàng cần dán nhãn thông tin rõ ràng về nguồn gốc, thành phần dinh dưỡng và ngày sản xuất. Trọng lượng mỗi kiện thường dao động từ vài kilôgam đến vài chục kilôgam. Doanh nghiệp giao nhận chịu trách nhiệm kiểm tra ngoại quan trước khi đóng thùng carton tiêu chuẩn. Khâu đóng gói kỹ lưỡng giúp hàng hóa chịu được áp suất cao trong khoang máy bay.

1.2. Chuỗi các bước giao nhận hàng thực phẩm cơ bản

Quy trình giao nhận xuất khẩu qua đường hàng không diễn ra theo trình tự kỹ thuật khép kín. Doanh nghiệp ký kết thỏa thuận dịch vụ vận chuyển với khách hàng gửi bưu phẩm. Nhân viên tiếp nhận đơn, cân đo kích thước và phân loại mặt hàng cụ thể. Tiếp theo, đơn vị làm thủ tục đăng ký chứng nhận an toàn và mã số kiểm dịch cần thiết. Bước kế tiếp là đặt chỗ vận chuyển trên các chuyến bay quốc tế phù hợp. Khi hàng tập kết về kho sân bay, tờ khai hải quan điện tử được truyền lên hệ thống. Lực lượng kiểm soát an ninh sân bay thực hiện soi chiếu kiện hàng trước khi xếp lên máy bay. Sau chuyến bay, đại lý tại Hoa Kỳ làm thủ tục nhập khẩu và phát hàng.

II. Phân tích quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ

Thực tế vận hành tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam bộc lộ nhiều điểm nghẽn kỹ thuật cần khắc phục. Khâu kiểm tra hàng hóa đầu vào còn phụ thuộc nặng nề vào kinh nghiệm thủ công của nhân viên. Hiện tượng khách hàng giấu các mặt hàng cấm như thịt gia súc hoặc sản phẩm tươi sống vẫn thỉnh thoảng xuất hiện. Tình trạng này đe dọa trực tiếp đến việc thông quan của cả lô hàng chung. Bên cạnh đó, chi phí cước hàng không quốc tế biến động mạnh tạo áp lực lớn lên biên lợi nhuận. Sự tăng giá nguyên liệu đóng gói và chi phí lao động khiến hiệu quả tài chính năm 2024 suy giảm rõ rệt. Việc cập nhật thay đổi luật lệ từ cơ quan chức năng Hoa Kỳ đôi khi chưa kịp thời. Sai lệch thông tin trên tờ khai hàng nguy hiểm hoặc hóa đơn thương mại dẫn đến chậm trễ tại cửa khẩu đến. Sự thiếu hụt phần mềm theo dõi hành trình tự động cũng làm giảm trải nghiệm của người gửi. Những hạn chế này đòi hỏi doanh nghiệp phải tái cơ cấu toàn diện hệ thống vận hành.

2.1. Rào cản kiểm định và rủi ro quy chuẩn pháp lý Hoa Kỳ

Hoa Kỳ áp dụng hệ thống hàng rào kỹ thuật khắt khe đối với mọi mặt hàng thực phẩm nhập khẩu. Mọi kiện hàng đều phải khai báo trước thông qua hệ thống Thông báo trước của FDA. Chỉ một sai sót nhỏ về tên thương mại hoặc thành phần phụ gia cũng khiến kiện hàng bị giữ lại. Đội ngũ xử lý tại Sài Gòn Quý Nam nhiều lúc gặp lúng túng khi xử lý các chứng từ vệ sinh an toàn dịch bệnh. Những mặt hàng thủy sản khô thường xuyên bị kiểm tra ngặt nghèo về chỉ tiêu vi sinh và kim loại nặng. Chi phí lưu kho tại sân bay đối tác tăng vọt mỗi khi phát sinh nghi vấn kiểm dịch. Doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ bị phạt hành chính và hủy hoại uy tín thương hiệu.

2.2. Áp lực chi phí và hạn chế hạ tầng công nghệ số

Chi phí đầu vào tăng vọt đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Giá cước đường bay giữa Việt Nam và Hoa Kỳ neo ở mức cao do biến động giá nhiên liệu. Trong khi đó, bảng giá dịch vụ áp dụng cho khách hàng cá nhân chậm điều chỉnh để giữ chân thị trường. Hạ tầng kho bãi của đơn vị vẫn còn chật hẹp, thiếu trang thiết bị kiểm tra tự động hiện đại. Dữ liệu vận đơn chủ yếu ghi nhận thủ công trên bảng tính thông thường, gây nguy cơ nhầm lẫn mã bưu gửi. Khách hàng chưa thể tự động tra cứu tình trạng đơn hàng theo thời gian thực. Năng suất lao động chưa tương xứng với khối lượng công việc ngày càng gia tăng.

III. Giải pháp quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ

Để tối ưu hóa chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các nhóm giải pháp chiến lược. Bước đầu tiên là hoàn thiện quy chuẩn kiểm tra hàng hóa ngay tại thời điểm tiếp nhận ban đầu. Nhân viên phải dùng bảng danh mục kiểm tra chi tiết để sàng lọc triệt để các loại thực phẩm không đạt chuẩn. Doanh nghiệp cần phối hợp với các hãng hàng không lớn để ký hợp đồng dịch vụ dài hạn, giữ mức cước ổn định. Bên cạnh đó, việc đào tạo chuyên sâu về quy định FDA cho đội ngũ chứng từ cần được tổ chức định kỳ. Áp dụng công nghệ đóng gói tiên tiến giúp giảm trọng lượng thể tích và bảo vệ hàng hóa tối ưu. Doanh nghiệp cũng nên phân bổ lại cơ cấu giá cước linh hoạt theo từng mùa cao điểm và thấp điểm. Sự chủ động chuẩn bị hồ sơ kiểm dịch trước chuyến bay sẽ rút ngắn thời gian xử lý thủ tục. Đổi mới phương thức vận hành giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các lô hàng xuất ngoại.

3.1. Nâng cao năng lực tuân thủ tiêu chuẩn FDA và bao bì

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ phận chuyên trách về pháp chế và tiêu chuẩn thực phẩm Hoa Kỳ. Nhân sự tại đây có nhiệm vụ rà soát mã đăng ký cơ sở thực phẩm và hướng dẫn dán nhãn chuẩn hóa. Nhãn phụ tiếng Anh bắt buộc thể hiện đầy đủ tên sản phẩm, trọng lượng tịnh và danh sách chất gây dị ứng. Về khâu đóng gói, công ty cần đầu tư máy hút chân không công nghiệp đa buồng. Vật liệu đóng gói phải sử dụng màng ngăn ẩm cao cấp cùng thùng carton năm lớp chịu lực. Cách làm này vừa hạn chế phát tán mùi thức ăn vừa chống biến dạng kiện hàng trong quá trình bốc xếp sân bay. Sự chuẩn hóa mang lại tỷ lệ thông quan cao ngay trong lần khai báo đầu.

3.2. Số hóa quản lý đơn hàng và đàm phán cước vận tải

Ứng dụng chuyển đổi số là chìa khóa then chốt để cắt giảm chi phí và loại bỏ sai sót nghiệp vụ. Sài Gòn Quý Nam cần đưa vào vận hành phần mềm quản trị logistics tích hợp mã vạch định danh. Mỗi kiện thực phẩm khi nhập kho sẽ được quét mã và đồng bộ hóa với hệ thống theo dõi trực tuyến. Khách hàng có thể kiểm tra lộ trình vận chuyển thông suốt từ Việt Nam đến Hoa Kỳ. Đồng thời, ban giám đốc nên mở rộng liên minh gom hàng để thương lượng biểu giá cước ưu đãi với các hãng bay lớn. Cơ chế chia sẻ kho bãi và hợp nhất đơn hàng giúp tiết kiệm đáng kể chi phí nhiên liệu. Hiệu quả kinh doanh sẽ phục hồi rõ nét sau khi tinh gọn quy trình số.

IV. Ứng dụng quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ

Việc chuẩn hóa quy trình giao nhận mang lại bước chuyển biến tích cực cho toàn bộ hoạt động xuất khẩu. Kết quả áp dụng phương pháp mới giúp giảm thiểu tỷ lệ hàng hóa bị giữ lại kiểm tra tại cửa khẩu Hoa Kỳ. Thời gian giao hàng trung bình được rút ngắn từ bảy ngày xuống còn từ ba đến năm ngày làm việc. Sự minh bạch về thông tin giúp củng cố niềm tin vững chắc từ phía cộng đồng người Việt định cư ở nước ngoài. Doanh nghiệp không chỉ bảo vệ được biên lợi nhuận mà còn tạo tiền đề mở rộng thị phần sang Canada và Úc. Nhân viên nắm vững kỹ năng nghiệp vụ giúp giảm tải đáng kể áp lực xử lý khủng hoảng vận hành. Khách hàng cảm thấy an tâm khi các loại đặc sản quê hương giữ trọn hương vị ban đầu. Mô hình hoàn thiện tại Sài Gòn Quý Nam cũng cung cấp bài học thực tiễn giá trị cho ngành logistics xuất khẩu tiểu ngạch. Đây là nền tảng cốt lõi hướng đến sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên thương mại điện tử xuyên biên giới.

4.1. Hiệu quả vận hành và mở rộng thị phần quốc tế

Quy trình cải tiến đem lại những con số tăng trưởng tích cực về doanh thu cũng như lượng bưu gửi. Khối lượng thực phẩm xuất khẩu đều đặn tăng lên nhờ sự giới thiệu truyền miệng của khách hàng thân thiết. Tỷ lệ đơn hàng phát đúng hẹn tại các bang có đông kiều bào như California hay Texas đạt trên chín mươi tám phần trăm. Tình trạng khiếu nại về hàng móp méo hoặc ẩm mốc giảm thiểu xuống mức thấp nhất trong nhiều năm. Nhờ uy tín thương hiệu được nâng cao, doanh nghiệp tự tin mở thêm các tuyến dịch vụ chuyên biệt sang thị trường châu Âu. Hoạt động kinh doanh dần bước qua giai đoạn thua lỗ và xác lập đà tăng trưởng ổn định.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho các đơn vị logistics vừa và nhỏ

Kinh nghiệm thực tiễn từ Sài Gòn Quý Nam khẳng định vai trò cốt tử của tính tuân thủ pháp lý quốc tế. Các đơn vị logistics vừa và nhỏ không nên cạnh tranh thuần túy bằng việc hạ giá dịch vụ bừa bãi. Chiến lược khôn ngoan là tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ và tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu. Việc thấu hiểu tường tận các rào cản kỹ thuật của thị trường đích là điều kiện tiên quyết để tồn tại. Đầu tư bài bản vào con người và công nghệ quản lý đơn hàng luôn mang lại giá trị gia tăng dài hạn. Doanh nghiệp cần chủ động thích ứng với biến động thị trường để xây dựng chuỗi cung ứng bền vững.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động thương mại và xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam sang các thị trường lớn không ngừng gia tăng. Trong đó, Hoa Kỳ là thị trường xuất khẩu trọng điểm với kim ngạch đạt 96,8 tỷ USD trong năm 2023. Nhu cầu tiêu thụ thực phẩm truyền thống của Việt Nam tại thị trường này tăng cao, xuất phát từ cộng đồng người Việt sinh sống, học tập và làm việc tại nước ngoài, cùng sự phát triển của hệ thống các chuỗi siêu thị nhập khẩu. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về các dịch vụ logistics chuyên biệt, đặc biệt là phương thức vận tải hàng không – giải pháp vận chuyển tối ưu về thời gian đối với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, giá trị cao và đòi hỏi điều kiện bảo quản nghiêm ngặt.

Tuy nhiên, xuất khẩu hàng thực phẩm sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không là lĩnh vực đối mặt với nhiều rào cản khắt khe. Các cơ quan quản lý của Hoa Kỳ, tiêu biểu là Cục Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) cùng Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA), thường xuyên thắt chặt quy trình kiểm soát và xử lý nghiêm các lô hàng chứa thành phần thịt, trứng hoặc sữa. Đồng thời, các doanh nghiệp logistics Việt Nam phải đối mặt với áp lực chi phí cước hàng không cao, thủ tục chứng từ phức tạp, rủi ro lưu kho kéo dài và nguy cơ hư hỏng hàng hóa trong quá trình luân chuyển. Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ logistics quốc tế, tập trung mạnh vào tuyến vận chuyển hàng hóa đi Hoa Kỳ bằng đường hàng không. Do đó, việc nghiên cứu đề tài "Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam" mang ý nghĩa thực tiễn rõ nét nhằm nhận diện điểm nghẽn nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả vận hành.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận hàng thực phẩm bằng đường hàng không.
  2. Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng thực phẩm bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam.
  3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao chất lượng bảo quản hàng thực phẩm, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển và tối ưu chi phí logistics.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam.
• Phạm vi không gian: Hoạt động xuất khẩu hàng thực phẩm sang Hoa Kỳ tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam (trụ sở tại Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh).
• Phạm vi thời gian: Khảo sát và sử dụng dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2022 – 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực pháp lý ngoại thương và quy định an toàn thực phẩm quốc tế:

• Khung pháp lý và thương mại: Điều 28 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 về định nghĩa hoạt động xuất khẩu hàng hóa; các điều kiện giao hàng CPT (Carriage Paid To) và CIP (Carriage and Insurance Paid To) theo bộ quy tắc Incoterms 2020 của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC); giáo trình "Giao nhận vận tải quốc tế" của TS. Ngô Thị Hải Xuân.
• Tiêu chuẩn an toàn thực phẩm: Bộ quy tắc Codex Alimentarius do Tổ chức Nông Lương Liên Hợp Quốc (FAO) và Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) phối hợp ban hành; tiêu chuẩn hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000.
• Quy chuẩn chuyên ngành của Hoa Kỳ: Các quy định bắt buộc của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) về đăng ký cơ sở chế biến (Facility Registration), thông báo trước lô hàng (Prior Notice), quy chuẩn ghi nhãn dinh dưỡng và xuất xứ; các quy định của Cơ quan Kiểm tra và An toàn Thực phẩm (FSIS) thuộc Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) đối với hàng hóa có nguồn gốc động vật.
• Hệ thống chứng từ logistics quốc tế: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn hàng không (Air Waybill - AWB), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật (Phytosanitary/Veterinary Certificate), Tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS và Biên bản giao nhận tại kho (Delivery Receipt).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa thu thập số liệu và kỹ thuật phân tích nghiệp vụ:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng dữ liệu thứ cấp nội bộ do Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Chứng từ của Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam cung cấp, bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hồ sơ chứng từ xuất khẩu thực tế, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban. Nguồn dữ liệu thứ cấp bên ngoài được thu thập từ báo cáo thống kê của Cục Hàng không Việt Nam (năm 2023), Tổng cục Thống kê, cùng các giáo trình, luận văn chuyên ngành logistics.
• Phương pháp phân tích:
  • Thống kê mô tả: Tổng hợp, phân nhóm số liệu thành hệ thống bảng biểu và biểu đồ nhằm phản ánh cơ cấu dịch vụ, cơ cấu mặt hàng, cơ cấu thị trường xuất khẩu và các chỉ tiêu tài chính.
  • Phương pháp so sánh: Phân tích, đối chiếu chuỗi số liệu tài chính giai đoạn 2022 – 2024 theo số tuyệt đối (+/-) và số tương đối (%) để đánh giá xu hướng biến động doanh thu, cơ cấu chi phí và kết quả lợi nhuận.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu bằng đường hàng không

Chương 1 hệ thống hóa bản chất của vận tải hàng không trong logistics quốc tế. Vận tải hàng không có ưu thế vượt trội về thời gian luân chuyển (thời gian vận chuyển thông thường từ 1 đến 3 ngày) và mức độ an toàn cao, rất phù hợp với hàng hóa giá trị cao hoặc thời hạn sử dụng ngắn. Tuy nhiên, phương thức này có chi phí vận hành cao nhất trong các phương thức vận tải và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ điều kiện thời tiết, an ninh sân bay cũng như mức phát thải môi trường lớn.

Phương thức	Tốc độ	Chi phí (USD/kg)	Phạm vi	Loại hàng phù hợp	Tính ổn định	Tác động môi trường
Hàng không	1 - 3 ngày	4 - 8	Quốc tế	Giá trị cao, dễ hư hỏng	Dễ bị ảnh hưởng	Gây ô nhiễm cao
Đường biển	15 - 45 ngày	0,1 - 0,3	Quốc tế	Container, hàng rời	Tương đối ổn định	Trung bình
Đường bộ	1 - 5 ngày	0,5 - 1,5	Khu vực, nội địa	Hàng tiêu dùng, phân phối	Phụ thuộc hạ tầng	Gây ô nhiễm cao
Đường sắt	2 - 7 ngày	0,3 - 0,7	Nội địa	Máy móc, vật liệu công nghiệp	Ổn định	Thấp
Đường thủy nội địa	5 - 15 ngày	0,1 - 0,25	Nội địa	Vật liệu xây dựng, hàng khô theo mùa	Ổn định	Thấp
Đường ống	Liên tục 24/7	~0,02 - 0,05	Tuyến cố định	Dầu mỏ, khí đốt, hóa chất	Rất ổn định	Thấp

Tác giả phân loại nhóm hàng thực phẩm thành năm phân nhóm chính phục vụ vận chuyển: thực phẩm tươi sống, thực phẩm đông lạnh (đòi hỏi chuỗi cung ứng lạnh duy trì liên tục ở mức -18°C), thực phẩm khô, thực phẩm chế biến sẵn và thực phẩm chức năng. Về mặt vận hành, quy trình giao nhận tiêu chuẩn gồm chín bước:

1. Ký kết hợp đồng ngoại thương.
2. Chuẩn bị hàng hóa và bao bì đóng gói.
3. Kiểm dịch và xin cấp giấy chứng nhận chuyên ngành.
4. Đặt chỗ vận chuyển (Booking) với hãng hàng không.
5. Khai báo hải quan điện tử và hoàn tất thủ tục xuất khẩu.
6. Giao hàng ra kho hàng sân bay (TCS, SCSC) và soi chiếu an ninh.
7. Vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không.
8. Làm thủ tục hải quan và khai báo FDA nhập khẩu tại Hoa Kỳ.
9. Giao hàng tận tay người nhận cuối cùng (Door to Door).

Đánh giá bối cảnh thực tiễn Việt Nam, sản lượng hàng hóa qua các cảng hàng không năm 2023 đạt 1,3 triệu tấn (tăng 11% so với năm 2022). Tuy nhiên, hạ tầng logistics hàng không trong nước còn nhiều điểm nghẽn: thiếu hụt hệ thống kho lạnh chuyên biệt đạt chuẩn quốc tế, thủ tục kiểm dịch động thực vật còn kéo dài từ 1 đến 3 ngày, chi phí cước bay chặng Việt Nam - Hoa Kỳ duy trì ở mức cao (5 - 8 USD/kg) và khâu xử lý chứng từ tại nhiều doanh nghiệp logistics vẫn mang tính thủ công.

Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam

Chương 2 phân tích chuyên sâu về tình hình tổ chức, kinh doanh và quy trình giao nhận tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam (thành lập ngày 28/11/2014, mã số thuế 0315788659, trụ sở tại 34 Nguyễn Trọng Lội, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh). Quy mô nhân sự công ty đã mở rộng từ 10 nhân viên ban đầu lên hơn 50 nhân sự vào năm 2024, hoạt động dưới sự điều hành của Giám đốc và sáu bộ phận chức năng: Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Makerting, Phòng Chứng từ và Bộ phận CS (Dịch vụ khách hàng kiêm kho vận).

Cơ cấu hoạt động của công ty trong năm 2024 thể hiện định hướng chuyên biệt hóa rõ rệt vào vận tải hàng không quốc tế:

Tiêu chí phân loại	Nhóm cụ thể	Tỷ trọng năm 2024 (%)
Loại hình dịch vụ	Vận chuyển bằng đường hàng không	89,25
	Vận chuyển bằng đường biển	5,25
	Vận chuyển nội địa (đường sắt, đường bộ)	4,50
	Dịch vụ khác (thư từ, đóng gói)	1,00
Cơ cấu hàng hóa	Hàng thực phẩm	40,40
	Hàng thời trang	21,00
	Hàng mỹ phẩm	15,00
	Hàng dược phẩm	13,00
	Hàng gia dụng	5,00
	Hàng hóa khác	5,70
Thị trường xuất khẩu	Hoa Kỳ	28,00
	Singapore	20,40
	Úc	14,60
	Canada	11,70
	Thái Lan	9,30
	Các quốc gia khác	15,70

Tình hình tài chính giai đoạn 2022 – 2024 tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam biến động mạnh do tác động từ thị trường bên ngoài và chiến lược chi phí của doanh nghiệp (đơn vị tính: nghìn đồng):

Chỉ tiêu	Năm 2022	Năm 2023	Năm 2024	So sánh 2023/2022 (%)	So sánh 2024/2023 (%)
Doanh thu vận chuyển quốc tế	3.272.368	1.626.839	2.603.230	-50,29	+59,90
- Trong đó: Đường hàng không	3.125.285	1.542.457	2.512.203	-50,65	+60,20
Tổng doanh thu	3.906.452	1.744.180	2.681.937	-46,40	+59,50
Tổng chi phí	3.390.624	1.932.487	3.672.734	-43,00	+90,05
- Trong đó: Chi phí bán hàng	237.000	961.529	1.827.298	+305,71	+49,95
Lợi nhuận sau thuế	36.638	-93.207	-915.797	-354,40	-881,50

Năm 2023, doanh thu giảm sâu 46,4% do suy giảm nhu cầu vận chuyển toàn cầu và chính sách thắt chặt kiểm soát nhập khẩu từ Mỹ. Để ứng phó, công ty tăng mạnh chi phí bán hàng và tiếp thị (tăng hơn 305% trong năm 2023). Bước sang năm 2024, tổng doanh thu phục hồi 59,5%, đạt 2.681.937 nghìn đồng, song chi phí hoạt động tăng nhanh hơn (đạt 3.672.734 nghìn đồng, riêng chi phí bán hàng lên tới 1.827.298 nghìn đồng), khiến doanh nghiệp ghi nhận mức lỗ 915.797 nghìn đồng.

Đối với hoạt động vận chuyển thực phẩm sang Hoa Kỳ, trung bình mỗi ngày công ty tiếp nhận 20 đến 35 đơn hàng, trong đó mặt hàng thực phẩm chiếm 60% tổng lượng đơn. Nhóm hàng chủ yếu là thực phẩm khô phục vụ kiều bào: mì khô, bún khô, phở khô, cá khô, mực khô, tôm khô, trái cây sấy và gia vị đóng gói hút chân không. Đánh giá quy trình giao nhận thực tế chỉ ra một số tồn tại: khâu tiếp nhận dễ bỏ sót thành phần cấm (thịt, trứng, sữa) dẫn đến nguy cơ bị hải quan Hoa Kỳ tịch thu; thao tác đóng gói thủ công chưa đồng đều; và công tác cập nhật dữ liệu FDA Prior Notice còn xảy ra sai sót thông tin.

Chương 3: Định hướng phát triển và một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam

Chương 3 trình bày các nhóm giải pháp khắc phục hạn chế dựa trên định hướng phát triển mở rộng quy mô vận chuyển quốc tế của công ty:

• Hoàn thiện khâu tiếp nhận và phân loại hàng hóa: Thiết lập quy chuẩn kiểm tra trực tiếp danh mục nguyên liệu sản phẩm ngay tại thời điểm khách hàng gửi hàng tại kho hoặc giao nhận tận nơi. Bộ phận CS bắt buộc đối chiếu bao bì hàng hóa để loại bỏ hoàn toàn các thực phẩm chứa chiết xuất động vật trên cạn (thịt gà, thịt bò, thịt heo, trứng gia cầm) nhằm tuân thủ nghiêm quy định kiểm dịch của CBP và FSIS/USDA.
• Chuẩn hóa quy trình đóng gói và bảo quản: Áp dụng đóng gói chuyên biệt theo tiêu chuẩn hàng không quốc tế: gia cố màng hút chân không hai lớp, chèn xốp giảm chấn, sử dụng thùng carton năm lớp chịu lực để chống ẩm mốc và va đập trong khoang máy bay; phân luồng rõ rệt giữa hàng khô và các lô hàng đòi hỏi kiểm soát mùi.
• Chuyển đổi số trong quản lý chứng từ và khai báo hải quan: Thay thế thao tác giấy tờ thủ công bằng phần mềm quản trị đơn hàng tích hợp; tự động hóa việc xuất mã AWB, liên kết dữ liệu khai báo FDA Prior Notice và truyền tờ khai VNACCS/VCIS nhằm triệt tiêu lỗi nhập liệu thủ công.
• Tối ưu hóa cơ cấu chi phí: Tái đàm phán hợp đồng đại lý cấp 1 với các hãng hàng không vận chuyển hàng đi Mỹ để có mức giá cước ổn định; rà soát, cắt giảm các khoản chi phí bán hàng thiếu hiệu quả để cải thiện biên lợi nhuận kinh doanh.
• Đào tạo nguồn nhân lực: Nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân sự phòng Chứng từ và bộ phận CS về các thay đổi trong luật ngoại thương, tiêu chuẩn ghi nhãn dinh dưỡng của FDA và kỹ năng xử lý vướng mắc với cơ quan hải quan.

Ở phần kiến nghị vĩ mô, tác giả đề xuất các cơ quan quản lý nhà nước cần đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến cấp giấy chứng nhận kiểm dịch xuất khẩu, rút ngắn thời gian thông quan tại sân bay và đẩy mạnh đầu tư mở rộng hạ tầng kho bãi, kho lạnh ngoại quan tại các cảng hàng không Tân Sơn Nhất và Nội Bài.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả nghiên cứu cụ thể: Khóa luận phản ánh chính xác bức tranh hoạt động kinh doanh và dịch vụ của Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam giai đoạn 2022 – 2024 thông qua số liệu thực tế. Nghiên cứu chỉ ra tỷ trọng tuyệt đối của phương thức vận tải hàng không (89,25%), tính trọng yếu của nhóm hàng thực phẩm (chiếm 40,4% cơ cấu hàng hóa và 60% số lượng đơn tiếp nhận mỗi ngày) và vị trí số một của thị trường Hoa Kỳ (chiếm 28,0% doanh thu). Phân tích tài chính đã bóc tách rõ nguyên nhân khiến kết quả kinh doanh năm 2024 rơi vào trạng thái thâm hụt lợi nhuận (-915.797 nghìn đồng) xuất phát từ việc tốc độ tăng chi phí bán hàng (+49,95%) và chi phí vận hành (+90,05%) vượt xa tốc độ phục hồi doanh thu (+59,5%).
• Giải pháp đề xuất: Khóa luận xây dựng hệ thống giải pháp toàn diện, bám sát các hạn chế nội tại của doanh nghiệp, từ khâu tiếp nhận phân loại hàng thực phẩm, kiểm soát danh mục cấm theo tiêu chuẩn CBP/FDA, chuẩn hóa kỹ thuật đóng gói hàng không, đến việc tái cấu trúc chi phí bán hàng và số hóa hồ sơ chứng từ xuất khẩu.
• Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Thay vì chỉ dừng lại ở lý thuyết quy trình giao nhận hàng không chung chung, khóa luận của tác giả đi sâu vào trường hợp điển hình của phân khúc hàng thực phẩm gửi cho cá nhân và kiều bào – một mảng nghiệp vụ có tần suất đơn hàng cao, tính chất hàng hóa phân tán và chịu rủi ro rất lớn từ các rào cản kỹ thuật của cơ quan quản lý thực phẩm Hoa Kỳ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài: Nghiên cứu chủ yếu dựa trên nguồn số liệu thứ cấp nội bộ từ Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam trong khoảng thời gian ba năm (2022 – 2024); đề tài chưa thực hiện được các cuộc khảo sát điều tra xã hội học định lượng về mức độ thỏa mãn của người nhận hàng tại Hoa Kỳ. Đồng thời, nghiên cứu chưa so sánh đối chuẩn (benchmarking) chi tiết với các tập đoàn chuyển phát nhanh quốc tế lớn như FedEx, UPS hay DHL trên cùng tuyến dịch vụ.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mô hình logistics chuỗi cung ứng lạnh (cold chain logistics) đường hàng không đối với nhóm hàng nông sản, thủy sản tươi sống xuất khẩu chính ngạch sang Bắc Mỹ; đánh giá chi tiết tính hiệu quả của mạng lưới liên kết chuyển phát chặng cuối (last-mile delivery) nội địa tại các bang của Hoa Kỳ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực dành cho sinh viên, giảng viên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế và Thương mại điện tử:

• Khung so sánh kinh tế - kỹ thuật giữa các phương thức vận tải quốc tế (Bảng 1.1) cung cấp cái nhìn trực quan về chi phí, tốc độ và tính ổn định của ngành vận tải.
• Toàn bộ hồ sơ quy trình chứng từ xuất khẩu thực phẩm sang Hoa Kỳ (AWB, khai báo FDA, Prior Notice, quy định kiểm tra CBP) là tư liệu thực tế có giá trị cao cho các nghiên cứu về thủ tục hải quan và nghiệp vụ giao nhận hàng air.
• Báo cáo phân tích tài chính và chi phí bán hàng của Công ty Quý Nam là bài học thực tiễn hữu ích về bài toán quản trị biên lợi nhuận cho các doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ trọng của phương thức vận chuyển hàng không và thị trường Hoa Kỳ tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam trong năm 2024 là bao nhiêu? Theo số liệu thống kê tại Chương 2 của khóa luận, vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không là mảng dịch vụ cốt lõi của Quý Nam, chiếm tỷ trọng doanh thu lên tới 89,25% (đường biển chiếm 5,25%, nội địa chiếm 4,5% và dịch vụ khác chiếm 1,0%). Về thị trường xuất khẩu, Hoa Kỳ là thị trường lớn nhất của công ty, đóng góp 28,0% cơ cấu doanh thu năm 2024.

2. Những quy định kỹ thuật nào của cơ quan quản lý Hoa Kỳ ảnh hưởng trực tiếp nhất đến quy trình xuất hàng thực phẩm của công ty? Quy trình giao nhận chịu sự chi phối trực tiếp từ quy định kiểm soát của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) và Cục Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP). Các yêu cầu bắt buộc bao gồm: đăng ký cơ sở sản xuất với FDA, gửi thông báo trước lô hàng (Prior Notice) trước khi hàng bay, tuân thủ ghi nhãn dinh dưỡng, và đặc biệt là quy định cấm triệt để các sản phẩm chứa thành phần thịt gia súc, gia cầm, trứng và sữa chưa qua kiểm dịch nghiêm ngặt của FSIS/USDA.

3. Nguyên nhân chính khiến kết quả kinh doanh năm 2024 của Công ty Quý Nam bị lỗ mặc dù doanh thu phục hồi mạnh là gì? Mặc dù tổng doanh thu năm 2024 tăng 59,5% (đạt 2.681.937 nghìn đồng), công ty lại lỗ 915.797 nghìn đồng. Nguyên nhân là do tổng chi phí tăng nhanh hơn doanh thu (tăng 90,05%, đạt 3.672.734 nghìn đồng). Trong đó, chi phí bán hàng và tiếp thị tăng mạnh từ 237.000 nghìn đồng (năm 2022) lên 961.529 nghìn đồng (năm 2023) và tiếp tục lên 1.827.298 nghìn đồng (năm 2024), kết hợp với việc chi phí thuê ngoài vận chuyển hàng không gia tăng mà giá cước dịch vụ chưa được điều chỉnh tương ứng.

4. Nhóm mặt hàng thực phẩm chủ lực mà công ty thường xuyên tiếp nhận vận chuyển sang Hoa Kỳ gồm những gì? Nhóm hàng thực phẩm chiếm 40,4% tổng lượng hàng vận chuyển của công ty và chiếm 60% số đơn hàng tiếp nhận mỗi ngày (trung bình 20 - 35 đơn/ngày). Các sản phẩm thực tế gồm thực phẩm khô đóng gói hoặc hút chân không như: mì khô, bún khô, phở khô, tôm khô, cá khô, mực khô, các loại mứt, trái cây sấy khô, cà phê và gia vị chế biến sẵn.

5. Hệ thống chứng từ bắt buộc trong quy trình giao nhận hàng thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ bằng đường hàng không gồm những giấy tờ nào? Hệ thống chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn hàng không (Air Waybill - AWB), Giấy chứng nhận kiểm dịch động/thực vật (Phytosanitary/Veterinary Certificate), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy đăng ký cơ sở và xác nhận thông báo trước của FDA (FDA Registration + Prior Notice), Tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS và Biên bản giao nhận tại kho sân bay (Delivery Receipt).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Anh Tuấn đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về nghiệp vụ logistics hàng không và phân tích chi tiết thực trạng quy trình giao nhận thực phẩm xuất khẩu đi Hoa Kỳ tại Công ty TNHH Sài Gòn Quý Nam giai đoạn 2022 – 2024. Công trình làm rõ nét đặc thù của hoạt động gom và gửi hàng thực phẩm cá nhân, chỉ ra những vướng mắc pháp lý nghiêm ngặt từ phía cơ quan kiểm soát Hoa Kỳ (FDA, CBP) cũng như áp lực gia tăng chi phí vận hành nội bộ. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ và bám sát thực tiễn, đóng góp cơ sở khoa học để công ty chuẩn hóa quy trình giao nhận, tối ưu chi phí và duy trì năng lực cạnh tranh trên thị trường vận chuyển quốc tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG THỰC PHẨM XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 1. Tổng quan về hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không 1. Khái niệm vận tải hàng không trong Logistics quốc tế Vận tải hàng không trong logistics quốc tế là một phương thức vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả giữa các quốc gia hoặc khu vực bằng máy bay. Hàng hóa có thể được vận chuyển trong khoang hành lý của máy bay thương mại hoặc khoang chứa hàng của máy bay chuyên dụng, tùy vào loại hàng và yêu cầu vận chuyển.

Các mặt hàng chủ yếu được vận chuyển qua đường hàng không bao gồm thực phẩm tươi sống, dược phẩm, linh kiện điện tử và các mặt hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng [1]. Vận tải hàng không đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt đối với những loại hàng hóa cần giao nhanh chóng hoặc có yêu cầu bảo quản đặc biệt. Mặc dù chi phí vận chuyển bằng hàng không thường cao hơn so với các phương thức khác như đường biển, đường bộ hay đường sắt, nhưng ưu điểm về tốc độ và tính chính xác làm cho vận tải hàng không trở thành lựa chọn hàng đầu đối với những đơn hàng có yêu cầu thời gian giao hàng ngắn. Ngoài việc vận chuyển hàng hóa, dịch vụ vận tải hàng không còn bao gồm các hoạt động liên quan như gom hàng, làm thủ tục hải quan, bốc xếp, lưu kho tạm thời và phân phối hàng hóa tại các điểm đến.

Chính vì vậy, vận tải hàng không không chỉ có ý nghĩa trong việc vận chuyển mà còn trong việc tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Đặc điểm và vai trò của vận tải hàng không trong Logistics quốc tế  Đặc điểm của vận tải hàng không trong Logistics quốc tế Vận tải hàng không là một trong những phương thức vận chuyển quan trọng trong lĩnh vực Logistics quốc tế, đặc biệt nổi bật với ưu điểm về tốc độ nhanh, độ an toàn cao và khả năng kết nối toàn cầu. Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của vận tải hàng không là khả năng vận chuyển hàng hóa với tốc độ vượt trội so với các phương thức khác, giúp rút ngắn đáng kể thời gian giao nhận, đặc biệt phù hợp với các loại hàng hóa 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Tôn Nữ Hải Âu có yêu cầu cao về thời gian như thực phẩm tươi sống, dược phẩm, linh kiện điện tử, hàng mẫu, v.

Bên cạnh đó, vận tải hàng không còn có độ an toàn cao nhờ quy trình kiểm soát nghiêm ngặt và sự phát triển của công nghệ giám sát hiện đại, giảm thiểu nguy cơ mất mát, hư hỏng hàng hóa. Tuy nhiên, phương thức này cũng tồn tại những hạn chế nhất định như chi phí vận chuyển cao, khả năng chuyên chở giới hạn về kích thước và trọng lượng, đồng thời phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng sân bay. Ngoài ra, vận tải hàng không cần phối hợp với các phương thức khác (như đường bộ, đường sắt) để đảm bảo hoàn thiện chuỗi giao nhận “door to door”.  Vai trò của vận tải hàng không trong Logistics quốc tế Về vai trò, vận tải hàng không giữ vị trí quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu nhờ khả năng kết nối nhanh chóng giữa các khu vực cách xa nhau về mặt địa lý.

Phương thức này góp phần rút ngắn thời gian chu chuyển hàng hóa, giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.