Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH TM DV Hàng hóa ANC

Báo cáo thực tập phân tích thực trạng công tác kế toán thanh toán cho người mua và người bán. Tổng hợp quy trình, chứng từ, sổ sách tại công ty ANC.

• Tác giả: Lữ Trúc Châu
• Người hướng dẫn: ThS. Ngô Ngọc Nguyên Thảo
• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ Tp. Hcm
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Thực Trạng Công Tác Kế Toán Thanh Toán Người Mua Và Người Bán Tại Công Ty Tnhh Thương Mại – Dịch Vụ Hàng Hoá A.c
• Loại tài liệu: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và Tầm quan trọng của Kế toán Thanh toán

Kế toán thanh toán người mua và người bán là một lĩnh vực quan trọng trong hệ thống kế toán tài chính của các doanh nghiệp. Công tác này bao gồm quản lý nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp, là những khoản tiền phát sinh từ các giao dịch mua bán hàng hoá và dịch vụ. Tầm quan trọng của kế toán thanh toán nằm ở việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời trong ghi chép các khoản nợ. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính, kiểm soát dòng tiền mặt, và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Bên cạnh đó, kế toán nợ phải thu và phải trả còn giúp công ty duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp, từ đó tạo nên sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

1.1. Định nghĩa Nợ phải thu khách hàng

Nợ phải thu khách hàng là những khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền yêu cầu thanh toán từ khách hàng do đã bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ trước đó. Đây là một tài sản hiện tại của công ty, thể hiện khả năng thanh toán trong tương lai. Phân loại phải thu khách hàng bao gồm nợ ngắn hạn (dưới 12 tháng) và nợ dài hạn (trên 12 tháng).

1.2. Định nghĩa Nợ phải trả người bán

Nợ phải trả người bán là các khoản tiền mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán cho nhà cung cấp sau khi nhận hàng hoá hoặc dịch vụ. Đây là công nợ thụ động, thể hiện các khoản nợ hiện tại mà công ty phải trả trong tương lai gần.

II. Nguyên tắc và Phương pháp Hạch toán

Công tác kế toán thanh toán người mua và người bán tuân theo các nguyên tắc kế toán quốc tế được quy định tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Nguyên tắc chủ yếu là ghi nhận giao dịch khi nợ phát sinh, không chờ thanh toán. Phương pháp hạch toán phải đảm bảo việc theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng nhà cung cấp, và lập sổ kế toán theo quy định. Các chứng từ hạch toán bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, và các chứng từ khác. Tài khoản sử dụng chủ yếu là tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) và tài khoản 331 (Phải trả người bán). Việc áp dụng đúng các phương pháp hạch toán giúp đảm bảo thông tin kế toán chính xác, đúng quy định pháp luật.

2.1. Các chứng từ hạch toán

Các chứng từ hạch toán chính gồm: Hóa đơn GTGT bán hàng, Hóa đơn GTGT mua hàng, Biên lai thanh toán, Phiếu thu tiền, Phiếu chi tiền, và Bảng kê công nợ. Mỗi chứng từ phải có đầy đủ thông tin, chữ ký của người có thẩm quyền, và được lưu giữ đúng quy định.

2.2. Sổ kế toán và Tài khoản

Các sổ kế toán sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng khách hàng, Sổ tổng hợp phải thu khách hàng, Sổ cái tài khoản 131 và 331. Tài khoản 131 ghi nhận phải thu, tài khoản 331 ghi nhận phải trả người bán.

III. Thực trạng tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Hàng Hoá A

Tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Hàng Hoá A.C, công tác kế toán thanh toán được thực hiện theo quy định của Pháp lệnh Kế toán và Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhân công kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán. Các giao dịch mua bán được ghi nhận chi tiết theo từng khách hàng và nhà cung cấp. Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 131 để theo dõi nợ phải thu, và sổ chi tiết tài khoản 331 cho nợ phải trả. Luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy trình: Nhân viên bán hàng/mua hàng → Bộ phận kế toán → Ghi sổ → Báo cáo quản lý. Tuy nhiên, công ty vẫn còn một số hạn chế trong quản lý công nợ và cập nhật thông tin.

3.1. Tổ chức công tác kế toán tại công ty

Phòng Kế toán của công ty bao gồm các nhân viên chuyên trách cho kế toán thanh toán. Bộ máy kế toán có cấu trúc rõ ràng với từng vị trí có trách nhiệm cụ thể. Quy trình ghi sổ kế toán được tiến hành hàng ngày, định kỳ kiểm tra duyệt công nợ, lập báo cáo công nợ quá hạn.

3.2. Các vấn đề chung và quy trình luân chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty bắt đầu từ phòng bán hàng/mua hàng chuẩn bị hoá đơn, sau đó gửi đến phòng kế toán để ghi nhận. Chứng từ mua hàng được kiểm tra, so đối với đơn đặt hàng, rồi ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Việc kiểm soát chứng từ giúp giảm thiểu sai sót.

IV. Nhận xét Kiến nghị và Bài học Kinh nghiệm

Qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Hàng Hoá A.C, công tác kế toán thanh toán người mua và người bán cơ bản tuân thủ các quy định pháp luật. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số nhược điểm cần cải thiện như: Việc cập nhật công nợ chưa kịp thời, hệ thống quản lý nợ phải thu quá hạn còn yếu, việc lập dự phòng nợ khó đòi chưa thực hiện đầy đủ. Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán nợ phải thu và phải trả, công ty nên: Tăng cường kiểm soát công nợ, xây dựng chính sách thu nợ hiệu quả, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý, đào tạo nhân viên kế toán về chuẩn mực kế toán mới nhất. Bài học kinh nghiệm cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định, lập chứng từ cẩn thận, và kiểm soát công nợ thường xuyên.

4.1. Các nhược điểm hiện tại

Nhược điểm chính bao gồm: Kiểm soát nợ phải thu quá hạn còn lỏng lẻo, việc lập dự phòng nợ khó đòi chưa đủ, hệ thống báo cáo công nợ chưa toàn diện, cập nhật thông tin không kịp thời. Cần tập trung cải thiện các khía cạnh này.

4.2. Kiến nghị cải thiện

Để cải thiện công tác kế toán thanh toán, công ty cần: Xây dựng chính sách quản lý công nợ rõ ràng, tăng tần suất kiểm tra công nợ quá hạn, sử dụng phần mềm kế toán hiện đại, đảm bảo lập dự phòng nợ khó đòi đầy đủ, đào tạo nhân viên liên tục.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN PHẢI THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN 1. Kế toán phải thu khách hàng 1. Khái niệm phải thu khách hàng Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Khoản phải thu khách hàng còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Nguyên tắc hạch toán - Khoản phải thu của khách hàng phải được theo dõi theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thanh toán một cách kịp thời. - Kiểm tra đối chiếu có xác nhận bằng văn bản về số nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán của khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán. - Theo dõi nguyên tệ và quy đổi ra đồng VNĐ theo tỷ giá giao dịch được công bố.

- Trường hợp hàng đổi hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc phải xử lý khoản nợ khó đòi, cần có đủ các chứng cứ hợp pháp, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xóa nợ… Cuối kỳ lập bản thanh toán bù trừ, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh ngay 1. Chứng từ hạch toán Hoá đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo có, Biên bản bù trừ công nợ,… 1. Sổ kế toán Kế toán theo dõi các khoản phải thu khách hàng trên các loại sổ sau: - Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán), nếu có nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ thì dùng sổ chi tiết thanh với người mua (người bán) bằng ngoại tệ - Kế toán tổng hợp: Căn cứ theo trình tự phát sinh của các nghiệp vụ, kế toán ghi 1 chép các khoản nợ phải thu với số tồn quỹ cuối ngày trên sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký bán hàng 1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, kế toán sử dụng TK131-“Phải thu của khách hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ.

TK 131 – Phải thu khách hàng BÊN NỢ BÊN CÓ - Số tiền phải thu của khách hàng về vật - Số tiền khách hàng đã trả nợ tư, sản phẩm, hàng hóa đã giao, đã cung - Doanh thu của số hàng đã bán bị người cấp và được xác định là tiêu thụ mua trả lại - Số tiền thừa trả lại cho người mua - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng - Số tiền giảm giá cho khác hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại - Số tiền chiết khấu cho người mua Số dư bên nợ: số tiền còn phải thu ở khách hàng Sơ đồ 1: Sơ đồ TK 131 2 1. Một số phương pháp hạch toán chủ yếu - Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu ngay bằng tiền Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Hàng bán bị khách hàng trả lại Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 131 - Phải thu của khách hàng - Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu khách hàng Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 131- Phải thu của khách hàng 1. Sơ đồ hạch toán tổng hợp phải thu khách hàng 3 TK511 TK131 TK111,112 Doanh thu bán sản Khách hàng thanh toán tiền phẩm,hàng hoá,dịch vụ hoặc ứng trước TK33311 TK152,153,156 Thu nợ bằng vật tư,hàng hoá TK1331 Thuế GTGT đầu TK515,711 TK531, 532 Giao giá hàng bán HMBTL Doanh thu từ hoạt động tài TK33311 chính, bất thường phải thu Giảm thuế GTGT cho KH TK139 TK111,112 Các khoản phải thu khó TK642 Số chi hộ hoặc trả lại tiền đòi không thểthu hồi được thừa cho người bán phải xử lý xoá sổ TK641 Số tiền hoa hoàng phải trả cho các đại lý bán hàng của DN TK635, 512 Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho người mua Sơ đồ 2: Sơ đồ hoạch toán tổng hợp TK 131 4 1. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi 1.

Khái niệm Trong quan hệ thanh toán hoặc mua bán vật tư hàng hóa, doanh nghiệp có những khoản nợ phải thu nhưng chủ nợ không có khả năng thanh toán. Các khoản nợ không thu được đó gọi là nợ khó đòi và được xác định là một khoản lỗ. Để đề phòng hạn chế tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra đồng thời đảm bảo giữa việc ghi nhận doanh thu và chi phí trong kỳ thì cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào chi phí quản lý kinh doanh của năm báo cáo. Như vậy dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu không có khả năng thu được trong năm kế hoạch.

Điều kiện, mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi 1. Mức trích lập dự phòng a) Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: - 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. b) Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa, khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau: - 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng. - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng. - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng.

- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 12 tháng trở lên. c) Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định: Tổ chức kinh tế đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; 5 Đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết; Hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú; Khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án thì doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán) để trích lập dự phòng. Điều kiện, căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi Theo Khoản 1, Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC quy định điều kiện: là các khoản nợ phải thu khó đòi như sau: - Khoản nợ được xác định là các khoản phải thu khó đòi phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của bên nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Theo đó, các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.

Căn cứ để xác định là khoản nợ phải thu khó đòi là: + Các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn phải thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế giữa hai bên, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết vay nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết 1. Chứng từ hạch toán Hợp đồng kinh tế, Biên bản xóa nợ, Biên bản bù trừ công nợ,… 1. Sổ kế toán - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Bảng tổng hợp công nợ - Sổ nhật ký chung 6 1.

Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK229 - “Dự phòng tổn thất tài sản”. Tài khoản này dùng để phản ánh hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản dự phòng tổn thất. TK 229 BÊN NỢ BÊN CÓ - Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập từ trước chưa sử dụng hết - Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự - Trích lập các khoản dự phòng tổn thất phòng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài ra chính - Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xoá sổ Số dư bên có: Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ Sơ đồ 3: Sơ đồ TK 229 1.