CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về kế toán mua hàng trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm quá trình mua hàng hóa a. Khái niệm Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán.
Hoạt động trao đổi, mua bán sản phẩm hàng hoá vật chất trong nền kinh tế tạo ra tiền đề và cơ hội cho sự hình thành và phát triển của một lĩnh vực kinh doanh: kinh doanh thương mại. Kinh doanh thương mại là sự đầu tư tiền của, công sức của một cá nhân hay một tổ chức vào việc mua bán hàng hoá để bán lại hàng hoá đó nhằm tìm kiếm lợi nhuận. + Kinh doanh thương mại trước hết đòi hỏi phải có vốn kinh doanh. Vốn kinh doanh là các khoản vốn bằng tiền và các tài sản khác.
+ Kinh doanh thương mại đòi hỏi phải thực hiện hành vi mua để bán. Xét trên toàn bộ và cả quá trình thì hoạt động kinh doanh thương mại phải thực hiện hành vi mua hàng, nhưng mua hàng không phải để mình dùng mà mua hàng để bán cho người khác. Đó là hoạt động buôn bán. Đặc điểm – Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua, bán thanh toán tiền hàng nhất định.
– Doanh thu đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay 1 loại hàng hóa khác. – Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán. Đặc điểm kinh doanh thương mại Kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau: 1 - Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá.
- Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. - Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. - Bán buôn hàng hoá: Là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng. - Bán lẻ hàng hoá: Là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp, từng cái từng ít một.
- Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại. Đặc điểm quy trình mua bán hàng hóa - Chủ thể: thương nhân hoặc thương nhân và các chủ thể khác có nhu cầu về hàng hóa. - Đối tượng của quan hệ mua bán hàng hóa theo quy định của Luật Thương mại là hàng hóa theo quy định tại khoản 2 điều 3 Luật Thương maị. - Hình thức: Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hoá mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó. Quá trình thực hiện hành vi mua bán hàng hóa gắn liền với quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ bên bán sang bên mua. Nhiệm vụ của kế toán mua bán hàng hóa – Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, qui cách, thời điểm ghi nhận mua hàng. 2 – Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
– Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý. – Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác về số lượng, chủng loại, qui cách, thời điểm ghi nhận bán hàng. Kế toán mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp 1. Quy định về kế toán hàng hóa 1.
Xác định giá trị nhập hàng hóa Nguyên tắc đánh giá Khi đánh giá hàng hóa phải tuân thủ các nguyên tắc sau: *Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 hàng tồn kho) vật tư, hàng hóa phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hóa- là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được các vật tư, hàng hóa ở địa điểm và trạng thái hiện tại. *Nguyên tắc thận trọng: - Vật tư, hàng hóa được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua 2 chỉ tiêu: + Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa. + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá). *Nguyên tắc nhất quán: các phương pháp kế toán sử dụng trong đánh giá vật tư, hàng hóa phải đảm bảo tính nhất quán ; tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Doanh nghiệp có thể 3 thay đổi thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Trị giá nhập hàng hóa *Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm: Giá mua (giá ghi trên hóa đơn ) và chi phí thu mua ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ. thuê bến bãi ) Giá trị thuần: Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Đối với vật tư hàng hóa mua bằng ngoại tệ Đối với hàng hóa mua vào bằng ngoại tệ, phần giá mua phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh để ghi giá trị hàng hóa đã nhập kho (trừ trường hợp có ứng trước tiền cho người bán thì giá trị hàng hóa tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá tại thời điểm ứng trước).
Phần thuế nhập khẩu phải nộp được xác định theo tỷ giá tính thuế nhập khẩu của cơ quan Hải quan theo quy định của pháp luật. Kế toán chi tiết mua bán hàng hóa 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng a. Chứng từ – Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
– Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn. – Phiếu nhập kho – Phiếu xuất kho – Hóa đơn (GTGT) – Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ… b. Sổ sách – Sổ chi tiết 156, 632, 511 – Sổ chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa – Thẻ kho 4 1. Kế toán tổng hợp mua bán hàng hóa a.
Tài khoản sử dụng – Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này dung để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản. Tài khoản cấp 2: TK 1561 “Giá mua hàng hóa” TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” TK 1567 “Hàng hóa bất động sản” Kết cấu tài khoản: TK 156 - Trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn mua - Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại hàng (Bao gồm các loại thuế không được lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia hoàn lại); công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh; - Chi phí thu mua hàng hóa; - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa trong kỳ; - Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng (Gồm giá mua và chi phí gia công); - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; - Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán; - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê; - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê; - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); - Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc - Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định. Số dư cuối kỳ ghi bên nợ: Trị giá mua của hàng hóa tồn kho; Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho; - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” 5 Tài khoản này phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Kết cấu tài khoản: TK 151 - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi - Trị giá hàng hóa vật tư đã mua đang đường đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng Số dư cuối kỳ ghi bên nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho doanh nghiệp) b.