Thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ - Thương mại Nam An

Khóa luận thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An

• Tác giả: Trần Thị Thu Hằng
• Người hướng dẫn: ThS. Phạm Thị Ái Mỹ
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Tài chính - Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ - Thương mại Nam An
• Loại tài liệu: Khóa luận cuối khóa
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán công nợ tại Công ty TNHH DV TM Nam An

Công tác kế toán công nợ giữ vị trí trọng yếu trong quản trị tài chính tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối thương mại và cung ứng dịch vụ. Số lượng giao dịch mua bán hàng hóa diễn ra liên tục hàng ngày. Hệ thống kế toán theo dõi chi tiết từng khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp. Việc ghi nhận số liệu dựa trên cơ sở Thông tư 133/2016/TT-BTC. Doanh thu của doanh nghiệp ghi nhận mức tăng trưởng nhanh trong giai đoạn 2021-2023. Quy mô thị trường mở rộng kéo theo khối lượng công nợ phát sinh gia tăng đáng kể. Nhân viên kế toán phụ trách mở sổ chi tiết cho từng đối tượng đối tác. Các chứng từ gốc như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu chi và biên bản đối chiếu được lưu trữ cẩn thận. Việc luân chuyển chứng từ tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nội bộ. Doanh nghiệp phân loại nợ theo từng nhóm hạn mức tín dụng nhằm kiểm soát dòng tiền mặt. Quản lý chặt chẽ các khoản nợ giúp giảm thiểu nguy cơ chiếm dụng vốn và duy trì tính thanh khoản ổn định.

1.1. Cơ sở lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là một phân hệ quan trọng của hệ thống kế toán tài chính doanh nghiệp. Nghiệp vụ này bao gồm công tác quản lý các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán. Bản chất của khoản phải thu là tài sản của doanh nghiệp bị bên mua chiếm dụng tạm thời. Ngược lại, khoản phải trả người bán phản ánh nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp cần hạch toán chính xác thời điểm ghi nhận công nợ theo hợp đồng kinh tế. Việc phân loại công nợ theo kỳ hạn thanh toán giúp kiểm soát rủi ro mất vốn. Kế toán viên phải ghi chép sổ sách rõ ràng và định kỳ đối chiếu công nợ. Hoạt động này đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính và duy trì quan hệ hợp tác kinh doanh bền vững.

1.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty DV TM Nam An

Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán là Việt Nam Đồng. Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Bộ máy kế toán hoạt động theo mô hình tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý và ghi sổ tại phòng kế toán. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định hiện hành. Tài khoản 131 dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người mua. Tài khoản 331 theo dõi chi tiết nghĩa vụ trả nợ đối với các nhà cung cấp. Sổ kế toán được ghi chép kết hợp giữa máy tính và các biểu mẫu in ấn định kỳ.

II. Phân tích thực trạng kế toán công nợ tại Công ty Nam An

Thực tế công tác kế toán công nợ tại Công ty Nam An phản ánh quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng. Doanh thu bán hàng tăng trưởng mạnh tạo ra áp lực lớn lên bộ phận kế toán. Tình hình theo dõi công nợ phải thu và nợ phải trả bộc lộ một số bất cập trong khâu vận hành. Việc đối chiếu biên bản xác nhận công nợ cuối kỳ chưa được thực hiện đồng bộ với toàn bộ khách hàng. Nhiều khách hàng lẻ không ký xác nhận công nợ đúng thời hạn cam kết. Doanh nghiệp chưa thiết lập quy trình đánh giá xếp hạng tín dụng người mua một cách bài bản. Chính sách bán chịu còn lỏng lẻo nhằm mục đích thúc đẩy doanh số ngắn hạn. Điều này làm tăng tỷ lệ nợ quá hạn và đọng vốn lưu động. Bên cạnh đó, công tác quản lý tài khoản phải trả người bán phát sinh hiện tượng chậm thanh toán hóa đơn vật tư. Kế toán đôi khi phải sử dụng giá tạm tính cho các lô hàng chưa có hóa đơn kịp thời. Các khoản chiết khấu thanh toán chưa được phân bổ nhất quán vào sổ sách chi tiết.

2.1. Thực trạng theo dõi các khoản nợ phải thu khách hàng

Kế toán theo dõi tài khoản 131 chi tiết cho từng đối tượng mua hàng trên phần mềm. Chứng từ đầu vào là hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho. Tuy nhiên, thời gian thu hồi nợ bình quân có xu hướng kéo dài. Công ty thiếu chế tài xử lý nghiêm đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày. Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm thu tiền nhưng thiếu sự phối hợp chặt chẽ với kế toán. Việc gửi thư nhắc nợ định kỳ chưa được tự động hóa. Nhiều khoản nợ quá hạn chưa được trích lập dự phòng đầy đủ theo quy định. Điều này dẫn đến nguy cơ sai lệch chi phí thực tế phát sinh trong kỳ kinh doanh của đơn vị.

2.2. Vấn đề phát sinh trong công tác quản lý nợ phải trả

Nợ phải trả người bán được hạch toán trên tài khoản 331 theo từng hợp đồng mua hàng. Kế toán Nam An thực hiện kiểm tra đối chiếu hóa đơn với biên bản giao nhận hàng hóa. Dù vậy, quy trình thanh toán vẫn gặp khó khăn do dòng tiền thu hồi chậm. Công ty đôi khi chậm trả nợ nhà cung cấp khi đến hạn. Một số khoản chiết khấu thương mại không được khấu trừ trực tiếp ngay trên hóa đơn gốc. Kế toán phải hạch toán bổ sung dẫn đến sự phức tạp trong theo dõi số dư. Việc thiếu kế hoạch dự báo luồng tiền khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động. Mối quan hệ với nhà cung ứng uy tín có thể bị ảnh hưởng tiêu cực nếu tình trạng nợ kéo dài.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán công nợ tại Công ty Nam An

Hoàn thiện hệ thống kế toán công nợ là nhiệm vụ cấp bách nhằm bảo vệ an toàn tài chính cho Công ty Nam An. Ban giám đốc cần ban hành chính sách tín dụng thương mại minh bạch và rõ ràng. Doanh nghiệp cần quy định cụ thể mức giới hạn nợ tối đa cho mỗi nhóm khách hàng. Thời hạn cấp tín dụng phải căn cứ vào lịch sử thanh toán và năng lực tài chính của đối tác. Bộ phận kế toán cần nâng cấp phần mềm chuyên dụng để cập nhật dữ liệu tự động. Phần mềm cần có tính năng cảnh báo hạn thanh toán theo thời gian thực. Việc lập biên bản đối chiếu công nợ phải tiến hành định kỳ hàng tháng thay vì chỉ làm vào cuối năm tài chính. Đối với nợ phải trả, công ty cần chủ động lập kế hoạch thanh toán tuần hoàn. Kế toán lập bảng dự toán lưu chuyển tiền tệ chi tiết để cân đối nguồn thu và chi. Doanh nghiệp nên tận dụng tối đa các khoản chiết khấu thanh toán sớm từ phía nhà cung cấp. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí mua sắm vật tư và gia tăng lợi nhuận ròng.

3.1. Phương pháp phân loại và kiểm soát nợ phải thu

Doanh nghiệp cần xây dựng bảng phân tích tuổi nợ chi tiết theo từng mốc thời gian. Các mốc nợ bao gồm dưới 30 ngày, từ 30 đến 60 ngày và trên 90 ngày. Việc phân tích này giúp kế toán nhận diện sớm các khoản nợ có khả năng mất vốn. Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu tiền mặt để khuyến khích người mua thanh toán sớm. Đồng thời, doanh nghiệp cần ràng buộc trách nhiệm của nhân viên kinh doanh với việc thu hồi nợ. Mỗi nhân viên chỉ được nhận hoa hồng khi khách hàng đã tất toán hợp đồng. Kế toán phải định kỳ gửi biên bản đối chiếu và thư xác nhận nợ qua thư điện tử hoặc văn bản bảo đảm.

3.2. Quy trình tối ưu hóa thanh toán nợ phải trả người bán

Quy trình quản lý nợ phải trả đòi hỏi sự chặt chẽ từ khâu đặt hàng đến khi chi trả tiền mặt. Kế toán cần xây dựng lịch thanh toán nợ khoa học theo từng tuần. Các hóa đơn sắp đến hạn phải được ưu tiên xử lý trước để tránh bị tính lãi phạt chậm trả. Doanh nghiệp cần chủ động đàm phán kéo dài kỳ hạn thanh toán với các nhà cung ứng lâu năm. Việc duy trì uy tín trả nợ đúng hạn giúp công ty nhận được nhiều ưu đãi về giá hàng hóa. Kế toán viên phải đối chiếu số dư tài khoản 331 với sao kê ngân hàng và sổ phụ kế toán định kỳ. Điều này ngăn chặn tình trạng thất thoát quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.

IV. Kết luận và ứng dụng nâng cao hiệu quả kế toán công nợ

Tổ chức công tác kế toán công nợ hiệu quả là nền tảng cốt lõi cho sự phát triển vững mạnh của Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An. Việc ghi chép chính xác và phân tích kịp thời các khoản nợ giúp doanh nghiệp duy trì năng lực thanh khoản an toàn. Nhà quản trị có căn cứ vững chắc để đưa ra các quyết định mở rộng kinh doanh đúng đắn. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp công nghệ số trong quản lý công nợ sẽ rút ngắn chu kỳ luân chuyển vốn. Doanh nghiệp cần thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh là yếu tố then chốt giúp thu hồi nợ nhanh chóng. Kiểm soát tốt nợ phải thu và nợ phải trả không chỉ phòng ngừa rủi ro phá sản mà còn củng cố vị thế thương hiệu trên thị trường thương mại. Mô hình kế toán công nợ tại Nam An là bài học thực tiễn giá trị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong cùng ngành.

4.1. Ứng dụng công nghệ số trong tự động hóa kế toán nợ

Ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp thương mại. Công ty Nam An nên tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống hóa đơn điện tử và ngân hàng điện tử. Sự liên kết này giúp tự động ghi nhận giao dịch thanh toán ngay khi phát sinh. Kế toán không cần nhập liệu thủ công nhiều lần, từ đó hạn chế tối đa sai sót số liệu. Hệ thống tự động tạo lập báo cáo công nợ định kỳ và cảnh báo nợ quá hạn tức thời qua email. Ban lãnh đạo có thể theo dõi bảng cân đối dòng tiền trực tiếp trên điện thoại di động mọi lúc mọi nơi.

4.2. Đánh giá hiệu quả kinh tế từ việc kiểm soát công nợ

Việc tối ưu hóa công tác kế toán công nợ mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho doanh nghiệp. Thời gian thu hồi tiền mặt được rút ngắn giúp công ty chủ động nguồn vốn phục vụ kinh doanh. Doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lãi vay ngân hàng do không bị chiếm dụng vốn lưu động quá mức. Tỷ lệ nợ xấu giảm xuống mức tối thiểu, bảo toàn vốn chủ sở hữu an toàn. Đồng thời, uy tín tín dụng nâng cao giúp công ty dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn vay ưu đãi. Hiệu quả sử dụng tài sản và tỷ suất sinh lời của doanh nghiệp được cải thiện vững chắc qua từng năm tài khóa.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An" do sinh viên Trần Thị Thu Hằng (mã sinh viên 21K4050147, niên khóa 2021 – 2025), ngành Tài chính – Kế toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế thực hiện dưới sự hướng dẫn chuyên môn của ThS. Phạm Thị Ái Mỹ vào năm 2024.

Lý do lựa chọn đề tài xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong công tác quản trị dòng tiền của doanh nghiệp thương mại. Trong môi trường cạnh tranh, dòng tiền là yếu tố sống còn bảo đảm tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh. Các thông tin về công nợ, bao gồm các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp, đóng vai trò nền tảng để đánh giá năng lực thanh toán, cơ cấu nguồn vốn và mức độ rủi ro tín dụng. Kế toán công nợ thực hiện nhiệm vụ ghi nhận, tổng hợp và phân tích dòng công nợ nhằm cung cấp dữ liệu kịp thời cho nhà quản trị trong việc ban hành chính sách tín dụng thương mại và thu hồi nợ.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể như sau:

• Mục tiêu nghiên cứu chung: Phân tích chi tiết hệ thống kế toán công nợ, làm rõ các vấn đề lý luận cơ bản; đưa ra nhận xét tổng quan về những thành tựu đạt được và hạn chế trong công tác kế toán công nợ nhằm hoàn thiện quy trình kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.
• Mục tiêu nghiên cứu cụ thể:
  1. Tìm hiểu các lý luận cơ bản về kế toán công nợ trong doanh nghiệp.
  2. Nghiên cứu và mô tả thực trạng về kế toán nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.
  3. Tiến hành phân tích, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm tối ưu hóa kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Lý luận cơ bản và thực trạng tổ chức công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.
• Phạm vi nội dung: Tiếp cận dưới góc độ kế toán tài chính, tập trung nghiên cứu 4 nội dung trọng tâm: kế toán phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, phải trả cho người bán và người mua trả tiền trước.
• Phạm vi không gian: Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.
• Phạm vi thời gian: Nghiên cứu hệ thống lý luận và khảo sát dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2021 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại Việt Nam:

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13: Vận dụng Khoản 3 Điều 3 về định nghĩa chứng từ kế toán và Điều 16 quy định 7 nội dung chủ yếu bắt buộc phải có trên chứng từ kế toán.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, trọng tâm là Điều 17 (nguyên tắc và kết cấu Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng), Điều 40 (nguyên tắc và kết cấu Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán), và Điều 88 (nguyên tắc lập, bảo quản, lưu trữ hệ thống sổ kế toán).
• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Tham chiếu hệ thống 10 loại tài khoản kế toán doanh nghiệp (từ Loại 1 đến Loại 0) và Phụ lục 4 về nguyên tắc, đặc trưng của các hình thức ghi sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán trên máy vi tính).
• Mối quan hệ đối ứng tài khoản trong phần hành công nợ: Khóa luận hệ thống hóa mối quan hệ đối ứng giữa tài khoản công nợ với các tài khoản liên quan gồm: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 156 (Hàng hóa), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 6421 (Chi phí bán hàng) và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
• Hệ thống báo cáo kế toán: Tổng kết khung lý thuyết gồm báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ), báo cáo quản lý, báo cáo thuế, báo cáo kiểm toán và báo cáo mục đích đặc biệt.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai gồm hai nhóm:

• Phương pháp thu thập số liệu:
  • Phương pháp quan sát và giao tiếp: Ghi nhận thực tế trình tự luân chuyển chứng từ và thao tác nghiệp vụ tại phòng kế toán.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân sự phòng kế toán của công ty kết hợp tham vấn giảng viên hướng dẫn.
  • Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Khai thác giáo trình chuyên ngành kế toán, sách chuyên khảo tại thư viện.
• Phương pháp xử lý số liệu:
  • Phương pháp so sánh: Đánh giá số liệu qua các năm 2021 – 2023 bằng số tuyệt đối và số tương đối.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích: Thu thập, phân loại, sắp xếp các chỉ tiêu tài chính trên báo cáo tài chính.
  • Phương pháp thống kê, mô tả: Mô tả thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán số liệu trên sổ sách kế toán.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ Báo cáo tài chính, các biểu mẫu chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy báo Có, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ) và hệ thống sổ chi tiết, sổ cái giai đoạn 2021 – 2023 của Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận cơ bản về kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về công nợ và kế toán công nợ trong doanh nghiệp thương mại:

• Khái niệm và nhiệm vụ: Công nợ phản ánh mối quan hệ tín dụng kinh tế phát sinh khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ nhưng việc thanh toán diễn ra ở kỳ sau. Kế toán công nợ đảm nhận 5 nhiệm vụ chính: (1) Ghi nhận chính xác các giao dịch nợ phải thu, phải trả và đối chiếu số liệu định kỳ; (2) Theo dõi sát kỳ hạn nợ, phát hiện nợ quá hạn và đánh giá rủi ro tín dụng; (3) Phối hợp với bộ phận bán hàng và kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính; (4) Tham mưu điều chỉnh chính sách tín dụng và hạn mức công nợ; (5) Phân tích xu hướng biến động công nợ để hỗ trợ lập kế hoạch tài chính.
• Phương pháp hạch toán 4 nghiệp vụ công nợ trọng yếu:
  • Kế toán phải thu khách hàng (TK 131): Phản ánh nợ phải thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây lắp dở dang; mở sổ chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán và thời hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng). Phân loại nợ để trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Kế toán trả trước cho người bán: Bản chất là khoản tiền bên mua ứng trước để bên bán thực hiện hợp đồng; được theo dõi như một khoản tài sản ngắn hạn bên Nợ TK 331 cho đến khi nhận giao hàng hóa, dịch vụ.
  • Kế toán phải trả cho người bán (TK 331): Theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp; trường hợp hàng đã nhập kho nhưng cuối kỳ chưa có hóa đơn thì hạch toán theo giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận hóa đơn chính thức.
  • Kế toán người mua trả tiền trước: Phân định rõ bản chất nợ phải trả. Trường hợp nhận tiền trước khi chưa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc chưa hoàn thành dịch vụ thì ghi nhận vào khoản mục Người mua trả tiền trước (bên Có TK 131); chỉ ghi nhận Doanh thu chưa thực hiện khi nghiệp vụ liên quan đến một phần dịch vụ đã tạo ra doanh thu nhưng chưa hoàn thành toàn bộ.
• Hệ thống sổ kế toán: Phân tích quy trình ghi sổ theo 4 hình thức quy định tại chế độ kế toán gồm Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng tổ chức bộ máy, chính sách kế toán, tình hình tài chính và nghiệp vụ hạch toán công nợ thực tế:

• Tổng quan doanh nghiệp:
  • Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An.
  • Địa chỉ: Lô 6-E3, đường A, Khu đô thị Phú Mỹ An, Phường An Đông, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
  • Mã số thuế: 3301678965; người đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Lan; thành lập ngày 07/07/2020; quản lý bởi Chi cục Thuế Thành phố Huế.
  • Ngành nghề chính: Mã ngành 4662 (Bán buôn kim loại và quặng kim loại - trừ vàng), kết hợp các ngành kinh doanh phụ trợ gồm mã 4299, 4663, 5320, 5510, 5610, 5630, 6810, 7710, 9610.
• Bộ máy quản lý và bộ máy kế toán:
  • Bộ máy quản lý: Thiết lập theo cơ cấu trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó giám đốc và 4 phòng ban: Phòng Hành chính, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật.
  • Bộ máy kế toán: Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo Kế toán bán hàng, Kế toán thuế, và Kế toán kho kiêm kế toán công nợ (giữa các vị trí có quan hệ đối chiếu nghiệp vụ).
• Chính sách và chế độ kế toán áp dụng:
  • Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; phần mềm kế toán Acsoft SME theo hình thức Chứng từ ghi sổ, kết hợp Excel, Word và phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK).
  • Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ: VNĐ.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền; phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Bình quân cuối kỳ.
  • Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng; phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ; phương pháp tính giá thành: Giản đơn.
• Tình hình tài chính giai đoạn 2021 – 2023 (số liệu tổng hợp theo báo cáo tài chính):

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
Tổng tài sản	10.401	26.021	23.620	+166,65%	-11,49%
- Tiền và tương đương tiền	3.671	22.545	12.671	+654,67%	-43,59%
- Các khoản phải thu	1.667	2.597	9.038	+46,77%	+219,34%
- Hàng tồn kho	3.380	431	1.190	-88,75%	+148,08%
- Tài sản cố định	769	598	427	-22,22%	-28,57%
- Tài sản khác	437	6	37	-98,47%	+454,74%
Tổng nguồn vốn	10.401	26.021	23.620	+166,65%	-11,49%
- Nợ phải trả	7.063	24.873	21.047	+235,96%	-13,00%
+ Phải trả người bán	1.435	4.818	5.020	+237,13%	+11,41%
+ Người mua trả tiền trước	0	13.825	10.862	+100,00%	-21,99%
+ Thuế và các khoản nộp NSNN	7	50	50	+598,93%	-1,13%
+ Vay và nợ thuê tài chính	5.050	6.000	5.664	+10,47%	-12,48%
- Vốn chủ sở hữu	2.100	2.148	2.354	-10,91%	+3,09%
+ Vốn góp chủ sở hữu	3.000	3.000	3.500	0,00%	+16,67%
+ Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối	193	-482	-904	-177,45%	-87,58%
Kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán hàng và CCDV	9.925	21.682	22.840	+124,81%	-
- Lợi nhuận sau thuế TNDN	193	-482	-422	-75,92%	-

(Ghi chú: Đơn vị tính và số liệu rút gọn được trích xuất nguyên văn theo bảng biểu phân tích của tác giả trong văn bản).

• Thực tiễn công tác kế toán công nợ:
  • Kế toán phải thu khách hàng: Sử dụng hóa đơn GTGT đầu ra, phiếu xuất kho theo giá vốn và giá xuất kho, giấy báo Có của ngân hàng Vietinbank, sổ chi tiết TK 131 theo dõi đối tác tiêu biểu là Công ty TNHH Thương mại Cư Trinh.
  • Kế toán phải trả người bán: Minh chứng quy trình tiếp nhận hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi mở tại Ngân hàng Vietcombank, giấy báo Nợ và sổ chi tiết TK 331 phản ánh giao dịch với nhà cung cấp chính là Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tứ Hưng.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tế và định hướng giải pháp:

• Đánh giá ưu điểm: Công ty đã trang bị phần mềm kế toán Acsoft SME giúp tin học hóa quá trình ghi chép; chứng từ luân chuyển được kiểm tra đối chiếu; tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công rõ người phụ trách công nợ kiêm nhiệm kho.
• Đánh giá hạn chế: Tỷ trọng nợ phải trả trên tổng nguồn vốn duy trì ở mức rất cao (năm 2022 chiếm 90,62%, năm 2023 chiếm 89,08%); các khoản phải thu năm 2023 tăng mạnh lên 9.038 (tăng 219,34%) tiềm ẩn nguy cơ nợ đọng; hoạt động kinh doanh phát sinh thua lỗ kéo dài khi lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm 2022 âm 482 và năm 2023 âm 904.
• Nhóm giải pháp đề xuất: Tác giả đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ, nâng cao hiệu lực thu hồi nợ, hoàn thiện quy trình đối chiếu và kiểm soát nợ phải trả nhằm bảo đảm an toàn tài chính cho công ty.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên việc tổng hợp và xử lý dữ liệu thực tế:

• Làm rõ bức tranh tài chính của Công ty Nam An giai đoạn 2021 – 2023: Quy mô tài sản tăng trưởng từ 10.401 năm 2021 lên 26.021 năm 2022 (tăng 166,65%) trước khi giảm xuống 23.620 vào năm 2023 (giảm 11,49%). Doanh thu bán hàng năm 2022 tăng 124,81% so với năm 2021.
• Phản ánh trung thực các chỉ tiêu công nợ: Khoản mục Người mua trả tiền trước tăng đột biến trong năm 2022 lên 13.825, chiếm tới 48,94% nguồn vốn; các khoản phải trả người bán tăng từ 1.435 năm 2021 lên 5.020 vào năm 2023; chỉ tiêu trả trước cho người bán năm 2023 chiếm 25,16% tổng tài sản.
• Đóng góp thực tiễn: Khóa luận hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ và thao tác ghi sổ chi tiết các tài khoản công nợ (TK 131, TK 331) trên phần mềm kế toán Acsoft SME tại một doanh nghiệp thương mại kim loại và vật liệu xây dựng, làm cơ sở cho các kiến nghị hoàn thiện quản trị công nợ tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế nghiên cứu: Tác giả tự nhận định do thời gian thực tập ngắn và kiến thức thực tế của sinh viên còn hạn chế nên báo cáo khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định; phạm vi dữ liệu tài chính khảo sát giới hạn trong 3 năm tài chính (2021 – 2023) tại duy nhất một đơn vị thực tập là Công ty Nam An.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát sang các năm tài chính tiếp theo khi công ty ổn định quy mô sau giai đoạn mở rộng thị trường; đồng thời nghiên cứu chuyên sâu về kế toán quản trị công nợ, xây dựng chính sách xếp hạng tín dụng khách hàng thay vì chỉ tiếp cận dưới góc độ kế toán tài chính.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán công nợ, kế toán bán hàng hoặc phân tích tình hình tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại hoạt động theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Cung cấp tài liệu tham khảo về mẫu biểu chứng từ (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho theo giá bán và giá vốn, giấy báo Nợ, giấy báo Có, ủy nhiệm chi) và quy trình hạch toán chi tiết trên phần mềm kế toán máy Acsoft SME.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2016, sử dụng phần mềm kế toán Acsoft SME ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ, kết hợp hỗ trợ từ Excel, Word và phần mềm HTKK.

2. Bộ máy kế toán của công ty được phân công như thế nào và ai chịu trách nhiệm phần hành công nợ?
Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp 3 vị trí chức năng: Kế toán bán hàng, Kế toán thuế, và Kế toán kho kiêm kế toán công nợ (các vị trí này duy trì mối quan hệ đối chiếu số liệu định kỳ).

3. Khóa luận mô tả quy trình hạch toán công nợ chi tiết thông qua các đối tác cụ thể nào?
Văn bản trình bày các biểu mẫu hạch toán chi tiết thực tế với hai đối tác chính: Công ty TNHH Thương mại Cư Trinh đối với phần hành công nợ phải thu (TK 131) và Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tứ Hưng đối với phần hành công nợ phải trả (TK 331).

4. Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Nam An giai đoạn 2021 – 2023 có đặc điểm gì đáng lưu ý?
Nguồn vốn của công ty phụ thuộc chủ yếu vào nợ phải trả với tỷ trọng chiếm tới 90,62% năm 2022 và 89,08% năm 2023. Trong khi đó, vốn chủ sở hữu bị suy giảm do lợi nhuận sau thuế chưa phân phối liên tục ghi nhận lỗ trong năm 2022 (lỗ 482) và năm 2023 (lỗ 904).

5. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào cho hàng tồn kho, tính thuế GTGT và tính khấu hao tài sản cố định?
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Trần Thị Thu Hằng đã giải quyết hoàn chỉnh các mục tiêu nghiên cứu đặt ra về mặt lý luận và thực tiễn kế toán công nợ tại Công ty TNHH Dịch vụ - Thương mại Nam An. Bằng các phương pháp so sánh, tổng hợp và mô tả, công trình đã phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, hạch toán sổ chi tiết trên phần mềm Acsoft SME cũng như phân tích biến động các chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2021 – 2023. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở dữ liệu xác thực cho việc đánh giá công tác quản lý công nợ và đề xuất giải pháp cải thiện tại doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm cơ bản về công nợ và kế toán công nợ 1. Khái niệm về công nợ Công nợ là một thuật ngữ kế toán, phản ánh mối quan hệ tín dụng giữa các chủ thể tham gia vào hoạt động kinh tế. Khi một bên cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc tiền cho bên kia, nhưng việc thanh toán lại không diễn ra ngay lập tức mà chuyển sang kỳ thanh toán sau, thì khoản tiền chưa thanh toán đó được gọi là công nợ.

Kế toán công nợ 1. Khái niệm về kế toán công nợ Kế toán công nợ đóng vai trò cốt lõi trong hệ thống kế toán của mọi doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả các khoản công nợ không chỉ là một yêu cầu mà còn là yếu tố quyết định đến sự bền vững và phát triển của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô sản xuất, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp.

Trong đó, việc tổ chức công tác kế toán công nợ đóng góp đáng kể trong việc đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh thương mại đặc trưng bởi việc trao đổi hàng hoá và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường. Trong quá trình kinh doanh, thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng và nhân viên không ngừng phát sinh. Trên cơ sở các quan hệ thanh toán này làm phát sinh các khoản phải thu hoặc các khoản phải trả.

Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ là hoạt động ghi nhận, phân loại và tổng hợp các khoản nợ này, cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho việc ra quyết định quản lý. Vai trò của kế toán công nợ Kế toán công nợ là một vị trí vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, không chỉ chịu trách nhiệm ghi nhận, đối chiếu và theo dõi các khoản công nợ mà còn cung cấp thông tin hữu ích để hỗ trợ quá trình ra quyết định, giảm thiểu rủi ro tín dụng và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Nhờ có kế toán công nợ, doanh nghiệp có thể 4 kiểm soát dòng tiền hiệu quả, nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ Kế toán công nợ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát và phân tích các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Cụ thể bao gồm: - Ghi nhận tất cả các giao dịch liên quan đến công nợ, bao gồm cả công nợ phải thu và phải trả. Sau đó, đối chiếu số liệu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác và thống nhất, giúp kịp thời phát hiện và xử lí các sai sót nếu có.

- Theo dõi sát sao tình hình các khoản công nợ, đặc biệt là các khoản công nợ đã đến hạn thanh toán, các khoản quá hạn và các khoản nợ khó đòi. Bên cạnh đó, kế toán công nợ còn phải phân tích khả năng thanh toán của khách hàng để đánh giá rủi ro tín dụng. Việc quản lí công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền và giảm thiểu tối đa rủi ro.