CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XÂY DỰNG TRUNG HOA Hoạt động kinh doanh xây lắp là hoạt động sản xuất vật chất quan trọng mang tính công nghiệp nhằm tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Cũng như các lĩnh vực hoạt động khác, sau những năm thực hiện chuyển đổi cơ chế quản lý, hoạt động kinh doanh xây lắp ngày một thích nghi và phát triển. Hoạt động kinh doanh xây lắp mang những đặc điểm riêng biệt so với các hoat động khác. Chính vì vậy mà tổ chức hạch toán ở doanh nghiệp kinh doanh xây lắp phải dựa trên những đặc điểm đó.
Đặc điểm sản phẩm xây lắp của Công ty Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc… Đơn vị tính bằng km nếu làm đường hoặc cầu, còn làm nhà, sân bay đơn vị tính chiếc. Mà Hoạt động xây lắp được diễn ra dưới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn định, luôn biến đổi theo địa điểm và gia đoạn thi công. Do vậy, doanh nghiệp thường phải thay đổi, lựa chọn phương án tổ chức thi công thích hợp cả về mặt thi công đến tiến độ. Nên Công ty tổ chức hoạt động theo tổ đội.
Chu kỳ sản xuất kéo dài, dễ gặp những rủi ro ngẫu nhiên theo thời gian như hao mòn vô hình, thiên tai…Do vậy, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này cần tổ chức sản xuất hợp lý, đẩy nhanh tiến độ thi công là điều kiện quan trọng để tránh những tổn thất, rủi ro và ứ đọng vốn trong đầu tư kinh doanh. Quá trình sản xuất diễn ra trong một phạm vi hẹp với số lượng công nhân và vật liệu lớn. Đòi hỏi tổ chức công tác xây lắp phải có sự phối hợp đồng bộ và chặt chẽ giữa các bộ phận và giai đoạn công việc. GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh 3 SV: Nguyễn Thị Hà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Sản xuất XDCB thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên.
Trong điều kiện thời tiết không thuận lợi ảnh hưởng đến chất lượng thi công, có thể sẽ phát sinh các thiệt hại do ngừng sản xuất hay do phải phá đi, làm lại, vì vậy doanh nghiệp cần có kế hoạch điều độ, phù hợp sao cho có thể tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nước ta phổ biến là theo phương thức “khoán gọn” các công trình, HMCT, khối lượng hoặc các công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp. Trong giá khoán gọn không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. Việc giao khoán trên sẽ giúp cho việc nâng cao trách nhiệm trong quản lý xây dựng của các đội xây dựng, xí nghiệp tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh tiến độ thi công.
Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp lâu dài đòi hỏi chất lượng công trình phải đảm bảo. Đặc điểm này đòi hỏi công tác kế toán phải được tổ chức tốt, cho chất lượng sản phẩm đạt như dự toán, thiết kế, tạo điều kiện cho việc bàn giao công trình, ghi nhận doanh thu và thu hồi vốn. Sản phẩm có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất xây lắp lâu dài. Do vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kế, thi công.
Sản phẩm xây lắp hoàn thành không thể nhập kho mà được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước, do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm không được thể hiện rõ. Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất và phân bổ trên nhiều vùng lãnh thổ còn các điều kiện sản xuất (xe, máy, phương tiện thiết bị thi công, người lao động…) phải di chuyển theo địa điểm của công trình xây lắp. Đặc điểm này đòi hỏi công tác sản xuất phải có tính lưu động cao và thiếu tính ổn GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh 4 SV: Nguyễn Thị Hà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân định đồng thời gây nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đặc điểm sản phẩm dở dang: Sản phẩm dở dang trong sản xuất xây lắp được xác định bằng phương pháp kiểm kê hàng tháng.
Việc tính giá sản phẩm dở dang trong sản xuất phụ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành giữa bên nhận thầu và chủ đầu tư: Sản phẩm dở dang ở doanh nghiệp xây lắp có thể là công trình, hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành hay khối lượng xây lắp dở dang trong kỳ chưa được, chấp nhận thanh toán. Đánh giá sản phẩm dở dang tức là tính toán, xác định chi phí sản xuất đã phát sinh liên quan đến khối lượng sản phẩm chưa hoàn thành cuối kỳ theo một nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá sản phẩm dở dang hợp lý là một trong những yếu tố quyết định đến tính trung thực hợp lý của giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ. Muốn đánh giá sản phẩm dở dang hợp lý trước hết phải tổ chức kiểm kê chính xác khối lượng xây lắp chưa hoàn thành trong kỳ, đồng thời xác định đúng đắn mức độ hoàn thành của khối lượng xây lắp dở dang so với khối lượng hoàn thành theo quy ước của từng giai đoạn thi công trong kỳ.
Khi đánh giá sản phẩm dở dang cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phân kỹ thuật với tổ chức lao động để xác định mức độ hoàn thành của khối lượng xây lắp dở dang. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của Công ty Quy trình công nghệ của Công ty: được thực hiện theo một quy trình khép kín bao gồm 9 giai đoạn. Mỗi giai đoạn là một mắt xích quan trọng liên kết với nhau, nếu một giai đoạn bị trục trặc nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh 5 SV: Nguyễn Thị Hà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Sơ đồ 1.
Sơ đồ tổ chức sản xuất Tổ chức tham gia đấu thầu Xem xét, ký HĐKT giao nhận thầu Tính khối lượng công việc, lập biện pháp thi công Lập các kế hoạch thi công chi tiết về nhân lực,tổ chức bộ máy… Điều động nhân lực,máy thi công,cung ứng vật tư,tiền cho đơn vị thi công Tổ chức thi công Kiểm tra, nghiệm thu kĩ thuật Bàn giao thanh Q/toán công trình(CT),hạng mục CT.Thanh lý hợp đồng Bảo hành công trình Giai đoạn 1: Tổ chức tham gia đấu thầu: đấy là giai đoạn đầu tiên của quá trình tổ chức sản xuấst sản phẩm, giai đoạn này do Giám Đốc và Phó Giám Đốc sản xuất tiến hành. GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh 6 SV: Nguyễn Thị Hà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Giai đoạn 2: Xem xét, ký hợp đồng kinh tế giao nhận thầu: sau khi việc đấu thầu kết thúc phòng Tư vấn thiết kế xây dựng và phòng Tài chính - kế toán xem xét và ký vào hợp đồng giao nhận thầu vì trong hợp đồng có liên quan đến vấn đề về kỹ thuật và tài chính. Phòng Tư vấn thiết kế xây dựng chịu trách nhiệm về kỹ thuật, còn phòng Tài chính – kế toán chịu trách nhiệm về việc tài chính. Giai đoạn 3: Trưởng phòng và một số kỹ sư lành nghề tính khối lượng công việc và lập biện pháp thi công: do phòng Tư vấn thiết kế xây dựng tiến hành căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết.
Giai đoạn 4: Trưởng phòng cùng với nhân viên lập các kế hoạch thi công chi tiết như về nhân lực, tổ chức bộ máy, an toàn lao động: đây là nhiệm vụ do phòng Kế hoạch, các đội công trình thực hiện. Giai đoạn 5: Điều động: nhân lực do phòng tổ chức hành chính; máy thi công, cung ứng vật tư do phòng Tư vấn thiết kế xây dựng và phòng Kế hoạch; tiền cho đội thi công do phòng Tài chính – kế toán. Giai đoạn 6: Tổ chức thi công: sau khi được cung cấp đầy đủ nhân lực và vật lực các tổ đội công trình tổ chức thi công Giai đoạn 7: Kiểm tra, nghiệm thu kỹ thuật: Trưởng phòng Tư vấn thiết kế xây dựng, các kỹ sư đội công trình, giám sát kỹ thuật (bên A) tiến hành kiểm tra, nếu đúng như trong hợp đồng kinh tế, đúng kỹ thuật sẽ tiến hành nghiệm thu. Giai đoạn 8: Bàn giao, thanh quyết toán công trình, hạng mục công trình, thanh lý hợp đồng: đây là công việc của các phòng Tư vấn thiết kế xây dựng, phòng Tài chính – kế toán, phòng kế hoạch, chủ đầu tư (bên A) Giai đoạn 9: Bảo hành công trình: Phòng Tư vấn thiết kế xây dựng, các đội công trình căn cứ vào hợp đồng kinh tế giao nhận thầu để tiến hành bảo hành công trình, hạng mục công trình đã ký kết.
Lúc này quy trình tổ chức sản xuất đã kết thúc. GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh 7 SV: Nguyễn Thị Hà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 1. Quản lý chi phí sản xuất của Công ty Do đặc thù ngành XDCB và của sản phẩm xây dựng cho nên việc quản lý về đầu tư và xây dựng là quá trình khó khăn, phức tạp, nhất là từ khi chuyển từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trường. Việc quản lý thi công nói chung và quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm nói riêng phải hết sức chặt chẽ.
Đối với sản phẩm xây lắp trước khi thi công nhất thiết phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công). Trong quá trình sản xuất phải thường xuyên đối chiếu với dự toán để kịp thời phát hiện những sai lệch. Có thể nói dự toán được dùng làm thước đo để đáng giá các hoạt động. Do phải thi công ngoài trời nên công tác quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, thiết bị rất phức tạp, hơn nữa do ảnh hưởng thời tiết nên việc hao hụt, mất mát là khó tránh khỏi.
Điều này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao của người sử dụng lao động và yêu cầu người quản lý phải có biện pháp quản lý thích hợp. Sản phẩm có giá trị lớn, nhu cầu về vốn lớn mà trong thi công không phải lúc nào cũng có sẵn, do đó phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm trong khi vẫn bảo đảm chất lượng công trình theo đúng dự toán thiết kế, yêu cầu đảm bảo công trình.