phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng 7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Việc xây dựng hệ thống KSNB là nhu cầu tất yếu nhằm tăng khả năng cạnh tranh và là công cụ không thể thiếu của mọi tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế nhƣ: con ngƣời, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, vấn đề KSNB tốt để đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp rất cấp thiết và đƣợc chú trọng.
Do đó đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề này. Trong quá trình thực hiện luận Luan van 4 văn, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể: Đề tài của tác giả Đăng Thị Cẩm Hà (2012) “Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Đặc điểm doanh thu và tiền thu bán hàng của Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Đà Nẵng là số lƣợng khách hàng lớn và đa dạng, từ khách hàng cá nhân đến khách hàng doanh nghiệp, tổ chức nên việc KSNB có nhiều tồn tại cần khắc phục nhƣ: Chƣa có bộ phận độc lập nào kiểm tra, kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng; Ít coi trọng công tác kiểm soát hợp đồng cung cấp và tiêu thụ nƣớc làm ảnh hƣởng đến doanh thu trong kỳ; Việc ghi chỉ số đồng hồ nƣớc chƣa đƣợc kiểm tra dễ xảy ra sai sót, gian lận nhƣ thƣờng xảy ra tình trạng nhân viên biên đọc ghi sai chỉ số đồng hồ nƣớc rồi tháng sau mới phát hiện ra và điều chỉnh; Hóa đơn thu tiền nƣớc không có dấu và chữ ký ngƣời kiểm tra; Việc kiểm soát tiền thu từ đội ngũ nhân viên thu ngân trực tiếp đi thu tại nhà khách hàng chƣa chặt chẽ dẫn đến bị lợi dụng chiếm dụng vốn; Tổ chức kế toán tại các chi nhánh cấp nƣớc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Tác giả đã đƣa ra một số biện pháp nhằm tăng cƣờng KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng nhƣ: Chứng từ hóa đơn tiền nƣớc phải có đủ chữ ký của các bên liên quan nhân viên thu ngân, ngƣời kiểm soát…; Hóa đơn tiền nƣớc cần đánh số liên tục trùng với số thứ tự ghi chỉ số đồng hồ nƣớc trong sổ theo dõi chỉ số đồng hồ nƣớc để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn; Nhân viên thu ngân phải ký vào hóa đơn tiền nƣớc trƣớc khi giao khách hàng, cần có chế độ khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng đối với nhân viên thu ngân, nên có sự luân chuyển nhân viên trong tổ phát hành hóa đơn, công nợ để tránh tình trạng câu kết chiếm dụng tiền quỹ dử dụng dài ngày; Tăng cƣờng công tác quyết toán hóa đơn; Tăng cƣờng kiểm soát công tác quản lý nợ… Luan van 5 Đề tài của tác giả Lê Thị Thanh Huyền (2012) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty CP Gạch men Cosevco” – Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Công ty CP Gạch men Cosevco sản xuất và kinh doanh sản phẩm chính là gạch lát, gạch ốp. Luận văn đã trình bày khá rõ thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Trên cơ sở thực tế tại Công ty, tác giả đã nêu ƣu nhƣợc điểm của công tác KSNB hoạt động bán hàng và thu tiền.
Từ đó tác giả đã đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty: Việc lập kế hoạch tiêu thụ phải có sự tham gia của bộ phận chuyên môn nghiên cứu thị trƣờng; Mở rộng đối tƣợng áp dụng chính sách tín dụng, chiết khấu không chỉ cho đại lý, khách hàng quen mà cần nhắm tới khách hàng mới; Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn để khách hàng có thể đặt hàng chính xác; Kiểm tra đột xuất quỹ tiền mặt bởi ngƣời thứ ba độc lập với kế toán và thủ quỹ; Việc lập và duyệt hợp đồng nên tách rời nhau; Quy định chế độ báo cáo định kỳ hằng ngày, hằng tuần về hoạt động bán hàng thu tiền của chi nhánh về Công ty, trên cơ sở đó kế toán Công ty kiểm tra doanh thu bán với lƣợng tiền chuyển về tài khoản Công ty có phù hợp không; Cần quy định xử phạt trƣờng hợp chiếm dụng tiền tạm thời của Công ty… Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc (2012) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Luận văn đã nghiên cứu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền với đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất và kinh doanh phôi thép, thép xây dựng và thép phế liệu. Do hình thức bán hàng tại Công ty chủ yếu là bán hàng trả chậm nên các thủ tục KSNB chú trọng kiểm soát ba nội dung: hoạt động bán hàng, nợ phải thu và thu tiền bán hàng. Luận văn đã trình bày rõ Luan van 6 quy trình và thủ tục kiểm soát tƣơng ứng trong từng giai đoạn của chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty, tác giả đã tìm ra những mặt đạt đƣợc và hạn chế trong công tác KSNB. Một số biện pháp giúp hoàn thiện thủ tục KSNB đƣợc đƣa ra nhƣ: Quy định rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý và trả lời khách hàng chỉ do một bộ phận chịu trách nhiệm, đồng thời nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng thống nhất của Công ty; Xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính khách hàng giúp công tác xét duyệt hiệu quả hơn; Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ để có biện pháp thu nợ đối với từng khách hàng… Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013)“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Petec Bình Định”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Với đặc điểm của công ty là công tác kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phƣơng thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đối với ngành hàng xăng dầu và xi măng đã làm phát sinh nhiều rủi ro trong việc bán hàng và thu tiền. Tác giả đã phát hiện đƣợc hạn chế về môi trƣờng kiểm soát nhƣ hoạt động của ban kiểm soát mang nặng tính hình thức, các kế hoạch xây dựng chƣa chính xác…; hạn chế về thủ tục kiểm soát nhƣ: phần lớn đi sâu mảng kế toán, việc tiếp nhận đơn đặt hàng chƣa thống nhất, kiểm soát ghi nhận doanh thu chƣa thƣờng xuyên, kịp thời… Từ đó đƣa ra các giải pháp nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống KSNB của công ty.
Các luận văn trên đều đã nghiên cứu chuyên sâu về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của từng doanh nghiệp với những đặc thù riêng của từng ngành. Các tác giả đã tìm hiểu các đặc điểm của Công ty và nhận diện đƣợc các thiếu sót cần điều chỉnh, khắc phục. Từ đó đƣa ra các biện pháp giúp tăng cƣờng hiệu quả KSNB hơn nữa. Nhƣ vậy, kế thừa những nghiên cứu của các Luan van 7 tác giả trƣớc đó, tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền.
Kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng KSNB tại Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng, luận văn đƣa ra các giải pháp góp phần tăng cƣờng công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận sai sót có thể xảy ra. Luan van 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm về KSNB Sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các nhà đầu tƣ, ngân hàng, các giám đốc điều hành, các kế toán và kiểm toán viên… đến vấn đề KSNB của doanh nghiệp rất lớn.
Thực tế trên đã tạo ra rất nhiều định nghĩa, quan điểm khác nhau về KSNB cũng nhƣ cách thức đánh giá thế nào là một hệ thống KSNB hữu hiệu giữa các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và học giả. * Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; - Sự tin cậy của báo cáo tài chính; - Sự tuân thủ pháp luật và các qui định.” KSNB là một quá trình. Các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB có mặt trong tất cả các hoạt động, các bộ phận, gắn chặt với quá trình hoạt động của tổ chức.
KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Chính con ngƣời sẽ vạch ra mục tiêu, đƣa ra biện pháp kiểm soát và vận hành hệ thống KSNB. Luan van 9 Chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích mà nó mang lại từ quá trình kiểm soát đó. Vì các hạn chế tiềm tàng của KSNB nên KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.