CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ a. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát” [1, tr. Kiểm soát nội bộ là một thực thể bên trong của đơn vị, do người của đơn vị thực hiện để kiểm sóat xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong các qui chế khi thi hành bổn phận. Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiệu quả và hợp lý hay không. Luan van 8 Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên đơn vị chi phối, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Bản chất của kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tất yếu mỗi đơn vị đều phải tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: rà soát các tiềm năng, xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức, đối chiếu thực tế so với dự toán để tìm ra các nguyên nhân của sự biến động để từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời. Bản chất của KSNB là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã xây dựng. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn. Bất kỳ một đơn vị kinh tế nào, thì KSNB cũng bao gồm cả hai loại: Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.
+ Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác, tin cậy. + Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của cán bộ công nhân viên đối với chính sách quản lý. Đứng trên giác độ tổ chức, vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là như nhau. Tuy nhiên, kiểm soát quản lý chủ yếu đề cập đến các vấn đề liên quan đến tổ chức, chủ trương của đơn vị, ít có quan hệ trực tiếp đối Luan van 9 với sự hợp lý của thông tin kế toán, còn kiểm soát kế toán chủ yếu quan tâm đến tính hợp lý của thông tin kế toán.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các qui định. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. - Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị trường, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm đến lĩnh vực kế toán và mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng bao trùm lên mọi mặt và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Chức năng của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ có các chức năng sau: - Kiểm soát nội bộ tạo điều kiện cho các đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả, đó là các thủ tục kiểm soát giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Kiểm soát nội bộ đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, thể thức đã được quy định.
Luan van 10 - Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong sản xuất kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm, gian lận trong kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vấn đề gian lận là điều không tránh khỏi, bởi vì các hoạt động đều do con người thực hiện. Vì vậy, cần phải có các quy trình kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu để ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định. Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo. KSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán đảm bảo tuân thủ đúng theo các quy định.
- Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các chuẩn mực, qui định hiện hành. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400(VAS 400) thì hệ thống kiểm soát nội bộ được chia làm 3 yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Các bộ phận này được thiết kế nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận Luan van 11 thức và hành động của người quản lý đơn vị, bao gồm các nhân tố sau đây: * Đặc thù về quản lý Đặc thù quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Mọi hoạt động của đơn vị đều được đặt dưới sự điều hành của các nhà quản trị.
Bởi vậy quan điểm, đường lối cũng như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị. Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành của người này; còn nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền.
Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, nhà quản trị cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. * Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Nếu cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần hình thành hệ thống giải quyết thông tin một cách xuyên suốt từ trên xuống dưới và góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: Luan van 12 - Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. Sự phân chia này giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. - Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Ví dụ: bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng là hai bộ phận độc lập tương đối vì chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị.