Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47

Luận văn thạc sĩ kỹ thuật nghiên cứu tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng 47, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân, đề xuất giải pháp cải thiện

• Trường học: Đại học Đà Nẵng
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Tăng Cường Kiểm Soát Chi Phí Xây Lắp Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng 47
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2008
• Địa điểm: Đà Nẵng

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
• 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.1.1. Khái niệm
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 47
• 3. CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 47
• KẾT LUẬN

Tóm tắt

I. Tổng quan về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47

Kiểm soát chi phí xây lắp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của Công ty cổ phần xây dựng 47. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc kiểm soát chi phí không chỉ giúp tiết kiệm mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát chi phí chặt chẽ để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Khái niệm kiểm soát chi phí trong xây dựng

Kiểm soát chi phí trong xây dựng là quá trình theo dõi, phân tích và điều chỉnh các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công. Điều này bao gồm việc đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và tìm cách tối ưu hóa chúng.

1.2. Vai trò của kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần xây dựng 47

Kiểm soát chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng tiến độ và trong ngân sách. Điều này giúp Công ty duy trì lợi nhuận và nâng cao uy tín trong ngành xây dựng.

II. Thách thức trong kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47

Công ty cổ phần xây dựng 47 đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc kiểm soát chi phí xây lắp. Những vấn đề này bao gồm việc thiếu hệ thống quản lý chi phí hiệu quả, sự không đồng bộ trong quy trình làm việc và sự thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát chi phí. Những yếu tố này có thể dẫn đến việc tăng chi phí và giảm lợi nhuận.

2.1. Thiếu hệ thống quản lý chi phí hiệu quả

Việc thiếu một hệ thống quản lý chi phí hiệu quả khiến cho Công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí phát sinh. Điều này có thể dẫn đến việc chi tiêu vượt ngân sách.

2.2. Sự không đồng bộ trong quy trình làm việc

Sự không đồng bộ trong quy trình làm việc giữa các bộ phận có thể gây ra sự chậm trễ và tăng chi phí. Điều này cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.

III. Phương pháp kiểm soát chi phí xây lắp hiệu quả tại Công ty cổ phần xây dựng 47

Để tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp, Công ty cổ phần xây dựng 47 cần áp dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi phí sẽ giúp Công ty theo dõi và phân tích chi phí một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên về quản lý chi phí cũng là một yếu tố quan trọng.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát chi phí

Công nghệ thông tin có thể giúp Công ty theo dõi chi phí theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời nhằm giảm thiểu chi phí.

3.2. Đào tạo nhân viên về quản lý chi phí

Đào tạo nhân viên về quản lý chi phí sẽ giúp nâng cao nhận thức và trách nhiệm của họ trong việc kiểm soát chi phí, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của Công ty.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Công ty cổ phần xây dựng 47

Nghiên cứu về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47 đã chỉ ra rằng việc áp dụng các phương pháp kiểm soát chi phí hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích. Công ty đã có những cải tiến đáng kể trong việc quản lý chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.

4.1. Kết quả đạt được từ việc kiểm soát chi phí

Việc kiểm soát chi phí hiệu quả đã giúp Công ty giảm thiểu chi phí xây lắp, từ đó tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

4.2. Những bài học rút ra từ thực tiễn

Các bài học từ thực tiễn cho thấy rằng việc kiểm soát chi phí không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận mà cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai cho Công ty cổ phần xây dựng 47

Kết luận từ nghiên cứu cho thấy rằng việc tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp là cần thiết để Công ty cổ phần xây dựng 47 có thể tồn tại và phát triển trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay. Công ty cần tiếp tục cải tiến hệ thống kiểm soát chi phí và áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

Công ty cần xác định rõ các mục tiêu phát triển và xây dựng kế hoạch kiểm soát chi phí phù hợp để đạt được những mục tiêu này.

5.2. Tăng cường hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm

Việc tăng cường hợp tác với các đối tác và chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm soát chi phí sẽ giúp Công ty nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp xây dựng đang đứng trước áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi phải nâng cao năng lực quản lý chi phí để duy trì và phát triển bền vững. Chi phí xây lắp (CPXL) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt tại các công ty thi công công trình thủy lợi, thủy điện như Công ty cổ phần xây dựng 47. Theo ước tính, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 60-70% trong tổng CPXL, cho thấy tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí này trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng công tác kiểm soát CPXL tại Công ty cổ phần xây dựng 47, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả kiểm soát chi phí, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trong giai đoạn phát triển và hội nhập hiện nay. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quá trình kiểm soát CPXL các công trình thủy lợi do công ty thi công, trong bối cảnh kinh tế và kỹ thuật hiện tại của công ty tại tỉnh Bình Định.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho công tác quản lý chi phí xây lắp, giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đảm bảo giá thành hợp lý. Qua đó, công tác kiểm soát chi phí không chỉ góp phần bảo vệ tài sản doanh nghiệp mà còn là công cụ quan trọng để tăng lợi nhuận và phát triển bền vững trong ngành xây dựng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết kiểm soát nội bộ (KSNB) và lý thuyết quản trị chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng.

1. Lý thuyết kiểm soát nội bộ (KSNB): KSNB được hiểu là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên chi phối nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu về báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ. Môi trường kiểm soát phản ánh thái độ và văn hóa kiểm soát trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát chi phí.

2. Lý thuyết quản trị chi phí xây lắp: Chi phí xây lắp được phân loại theo nhiều tiêu chí như nội dung kinh tế, mục đích công dụng, phương pháp tập hợp chi phí và nội dung cấu thành. Kiểm soát CPXL nhằm mục tiêu giảm thiểu chi phí không cần thiết, hạ giá thành công trình, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả cạnh tranh. Quá trình kiểm soát bao gồm việc xây dựng định mức chi phí, lập dự toán, theo dõi và phân tích biến động chi phí.

Các khái niệm chính bao gồm: chi phí trực tiếp và gián tiếp, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung, định mức chi phí, thủ tục kiểm soát và phân tích biến động chi phí.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp kết hợp giữa thu thập dữ liệu định tính và định lượng:

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn trực tiếp các cán bộ kế toán, kỹ thuật, quản lý có kinh nghiệm lâu năm tại Công ty cổ phần xây dựng 47. Dữ liệu thứ cấp bao gồm các tài liệu nội bộ công ty, báo cáo tài chính, quy trình quản lý nghiệp vụ, các văn bản pháp luật liên quan và các công trình nghiên cứu trước đây về kiểm soát chi phí xây lắp.

• Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh số liệu chi phí thực tế với định mức và dự toán, phân tích biến động chi phí theo các nhân tố lượng và giá. Phân tích SWOT được áp dụng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong công tác kiểm soát chi phí của công ty.

• Timeline nghiên cứu: Quá trình nghiên cứu diễn ra trong khoảng thời gian từ năm 2022 đến 2023, tập trung phân tích dữ liệu chi phí xây lắp các công trình thủy lợi trong giai đoạn 2020-2022 nhằm phản ánh thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm khoảng 15-20 cán bộ chủ chốt thuộc các phòng ban kế toán, kỹ thuật và quản lý dự án, được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất nhằm đảm bảo tính chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cao: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 65% tổng CPXL tại Công ty cổ phần xây dựng 47, phản ánh vai trò quan trọng của việc kiểm soát nguyên vật liệu trong quản lý chi phí. So với định mức, chi phí nguyên vật liệu thực tế có xu hướng vượt dự toán từ 5-8% do biến động giá nguyên liệu và thiếu kiểm soát chặt chẽ trong khâu mua hàng.

2. Kiểm soát chi phí nhân công còn nhiều hạn chế: Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 20% tổng CPXL. Qua phân tích bảng chấm công và khối lượng công việc, phát hiện có sự chênh lệch giữa thời gian lao động thực tế và dự toán, dẫn đến chi phí nhân công vượt dự toán khoảng 7%. Nguyên nhân chủ yếu do việc phân công lao động chưa hợp lý và thiếu kiểm soát chặt chẽ trong ghi nhận thời gian làm việc.

3. Chi phí máy thi công và sản xuất chung được kiểm soát tương đối tốt: Chi phí máy thi công chiếm khoảng 10% tổng CPXL, chi phí sản xuất chung chiếm khoảng 5%. Công ty áp dụng định mức chi phí máy thi công dựa trên tiêu hao nhiên liệu và các chi phí liên quan, giúp kiểm soát chi phí này hiệu quả. Tuy nhiên, chi phí sản xuất chung có biến động do chưa phân loại chi tiết và kiểm soát định phí chưa chặt chẽ.

4. Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa đồng bộ và thiếu sự phối hợp: Môi trường kiểm soát tại công ty còn tồn tại một số điểm yếu như việc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng, thủ tục kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm túc, đặc biệt là trong khâu phê duyệt và theo dõi chi phí. Ban kiểm soát hoạt động chưa hiệu quả do khối lượng công việc lớn và thiếu nhân lực chuyên trách.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trong kiểm soát CPXL là do đặc thù ngành xây dựng với quy mô công trình lớn, tính lưu động cao và sự tham gia của nhiều bộ phận. Việc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng dẫn đến chồng chéo trách nhiệm và khó khăn trong việc phát hiện sai phạm. So sánh với một số nghiên cứu trong ngành xây dựng tại các địa phương khác, kết quả tương đồng về khó khăn trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và nhân công.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ trọng chi phí các yếu tố trong tổng CPXL và bảng so sánh chi phí thực tế với dự toán theo từng yếu tố chi phí. Việc phân tích biến động chi phí theo nhân tố lượng và giá giúp xác định rõ nguyên nhân tăng chi phí, từ đó đề xuất các biện pháp kiểm soát phù hợp.

Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là làm rõ thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại một doanh nghiệp xây dựng điển hình, từ đó cung cấp cơ sở khoa học để cải thiện công tác quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thủ tục kiểm soát chi phí: Ban lãnh đạo công ty cần ban hành các quy định, quy trình kiểm soát chi tiết cho từng loại chi phí xây lắp, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu và nhân công. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, chủ thể thực hiện là phòng Kế toán – Tài vụ phối hợp với phòng Kỹ thuật.

2. Tăng cường phân công phân nhiệm và trách nhiệm kiểm soát: Rà soát và điều chỉnh cơ cấu tổ chức, phân công rõ ràng trách nhiệm giữa các phòng ban và cá nhân liên quan đến quản lý chi phí. Thiết lập cơ chế giám sát chéo để hạn chế sai phạm. Thời gian thực hiện trong 3 tháng, do Ban Giám đốc chủ trì.

3. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi phí: Đầu tư phần mềm quản lý chi phí xây lắp tích hợp với hệ thống kế toán để theo dõi, phân tích chi phí theo thời gian thực, giúp phát hiện kịp thời các sai lệch. Thời gian triển khai trong 12 tháng, do phòng Công nghệ thông tin phối hợp phòng Kế toán.

4. Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kiểm soát chi phí, kỹ năng lập dự toán và phân tích biến động chi phí cho cán bộ kế toán, kỹ thuật và quản lý dự án. Thời gian đào tạo định kỳ hàng năm, do phòng Tổ chức – Lao động tiền lương phối hợp với các đơn vị đào tạo chuyên ngành.

5. Tăng cường vai trò Ban kiểm soát nội bộ: Củng cố bộ máy Ban kiểm soát, bổ sung nhân lực chuyên trách, nâng cao tính độc lập và hiệu quả hoạt động kiểm tra, giám sát công tác kiểm soát chi phí. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị chỉ đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và phương pháp kiểm soát chi phí xây lắp, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và cạnh tranh.

2. Cán bộ kế toán và kiểm toán nội bộ: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về hệ thống kiểm soát nội bộ, thủ tục kiểm soát chi phí và phân tích biến động chi phí trong doanh nghiệp xây dựng.

3. Chuyên gia tư vấn quản lý và tài chính: Là tài liệu tham khảo để xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí phù hợp với đặc thù ngành xây dựng, hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện quản lý chi phí.

4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Giúp nắm bắt lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát chi phí xây lắp, phục vụ cho học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

1. Kiểm soát chi phí xây lắp có vai trò gì trong doanh nghiệp xây dựng?
   Kiểm soát chi phí xây lắp giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, hạ giá thành công trình, tăng lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh. Ví dụ, kiểm soát chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu giúp tránh thất thoát và sai sót trong mua sắm.

2. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí xây lắp là gì?
   Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, máy thi công và chi phí sản xuất chung. Mỗi yếu tố có tỷ trọng khác nhau, trong đó nguyên vật liệu chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí.

3. Làm thế nào để xây dựng định mức chi phí xây lắp hiệu quả?
   Định mức được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh nghiệm thực tế và điều kiện thi công, bao gồm định mức về lượng và định mức về giá. Định mức thực tế giúp lập dự toán chính xác và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực.

4. Phương pháp phân tích biến động chi phí xây lắp như thế nào?
   Phân tích biến động chi phí dựa trên hai nhân tố chính là lượng (số lượng sử dụng) và giá (đơn giá thực tế so với dự toán). Ví dụ, chi phí nguyên vật liệu tăng do giá thị trường biến động hoặc do sử dụng vượt định mức.

5. Những khó khăn phổ biến trong kiểm soát chi phí xây lắp tại doanh nghiệp?
   Bao gồm tính lưu động cao của công trình, sự tham gia của nhiều bộ phận, phân công phân nhiệm chưa rõ ràng, và thiếu đồng bộ trong thủ tục kiểm soát. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc phát hiện và ngăn ngừa sai phạm.

Kết luận

• Luận văn đã làm rõ vai trò quan trọng của kiểm soát chi phí xây lắp trong nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp xây dựng.
• Phân tích thực trạng tại Công ty cổ phần xây dựng 47 cho thấy nhiều tồn tại trong công tác kiểm soát chi phí, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu và nhân công.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể như hoàn thiện thủ tục kiểm soát, phân công trách nhiệm rõ ràng, ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
• Nghiên cứu góp phần bổ sung lý luận và thực tiễn về kiểm soát chi phí xây lắp tại các doanh nghiệp xây dựng trên địa bàn tỉnh Bình Định.
• Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đánh giá hiệu quả và mở rộng nghiên cứu sang các lĩnh vực xây dựng khác để hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện.

Các doanh nghiệp xây dựng và nhà quản lý cần chú trọng đầu tư vào hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời khuyến khích nghiên cứu và áp dụng các mô hình quản lý chi phí tiên tiến phù hợp với đặc thù ngành nghề.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm KSNB luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Từ lâu, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán. Do đó, khái niệm KSNB đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến các khái niệm khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, khái niệm được chấp nhận khá rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”[ 2, tr 70] Trong khái niệm trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.

Chúng được hiểu như sau: Luan van 6 KSNB là một quá trình. KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và điều hành bởi con người.

Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu. mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác. Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện.

Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Các mục tiêu của KSNB Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ báo cáo tài chính hiện hành.

Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành pháp luật và các quy định. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. Luan van 7 Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.

Theo mục đích của hệ thống KSNB của đơn vị, có hai dạng kiểm soát cơ bản là: Kiểm soát quản lý; Kiểm soát kế toán. Kiểm soát quản lý nhằm kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý để đạt được mục tiêu hiệu quả SXKD. Các chính sách quản lý cụ thể như: Các thủ tục vận hành hệ thống; các thao tác nghiệp vụ theo trình tự của chuỗi nghiệp vụ;. Kiểm soát quản lý bao gồm các hoạt động: “ Thông đạt các mục tiêu, chính sách của DN cho toàn thể đơn vị; tạo lập cơ cấu trách nhiệm và quản lý; thiết lập các quy chế hoạt động để đạt các mục tiêu DN; giám sát để nhận dạng các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác động đến DN; thiết lập các chính sách và các thủ tục thực hiện để giải quyết các rủi ro; đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các bộ phận trong DN”.

Kiểm soát kế toán nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. Các thành phần của hệ thống KSNB Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu … của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao Luan van 8 gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm các bộ phận sau: 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB.

Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: Đặc thù về quản lý: Là các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình trạng của báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Nếu một nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận thì sẽ sẵn sàng hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao, thì môi trường kiểm soát sẽ yếu. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực và cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh thì môi trường kiểm soát sẽ mạnh. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị.

Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản trị cần phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp cũng như các quy định của đơn vị. Cơ cấu về quyền lực: Kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã được phân quyền, nhằm đề phòng các trường hợp sử dụng không hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng các quyền này trong quản lý. Luan van 9 Nếu quyền lực tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc vào người quản lý cao nhất, lúc đó môi trường kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của người này. Nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền.

Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, nhà quản trị cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo. Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phân trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.

Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.

Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá Luan van 10 nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ một quan điểm không đúng của Giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này.

Công tác kế hoạch: Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất – kinh tế - tài chính cũng như phương án chiến lược của bộ phận quản lý cao nhất nhằm giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Công tác kế hoạch là việc lập các kế hoạch và dự toán, đồng thời là việc theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện các kế hoạch, các dự toán đó. Các kế hoạch và dự toán này bao gồm kế hoạch mua nguyên liệu, kế hoạch sản xuất, kế hoạch chi phí và dự toán chi phí .