chương 1 Trước khi xác định khe hổng, tác giả cũng giúp người đọc biết được tầm quan trọng của sự tham gia dự toán ngân sách đến kết quả công việc của nhân viên. Bên cạnh đó, tác giả cũng trình bày kết quả khảo sát lý thuyết từ các nghiên cứu trước đã xác định những nhân tố tác động đến sự tham gia dự toán ngân sách, cũng như xem xét tình hình thực tế các đề tài luận văn liên quan đến dự toán ngân sách tại Việt Nam. Nhờ những bước công việc trên, tác giả chọn đề tài nghiên cứu “Tác động của phong cách lãnh đạo, sự không rõ ràng trong công việc đến kết quả công việc thông qua sự tham gia vào dự toán ngân sách: bằng chứng thực nghiệm tại Việt Nam”. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 12 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Dự toán ngân sách Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức (Horgren và các cộng sự, 1999).
Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ảnh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị (Hilton, 1991). Dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định, được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị (Huỳnh Lợi,2009). Ngân sách cung cấp phương tiện thiết lập mục tiêu thông qua kế hoạch và tương tác với các hoạt động của công ty.
Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết. Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra. Ngân sách không chỉ là kế hoạch tài chính bao gồm việc thiết lập doanh thu, chi phí mà còn là một công cụ để kiểm soát, phối hợp, đánh giá thành tích công việc và tạo động lực để hoàn thành tốt công việc (Kenis 1979). Ngân sách là một công cụ tổ chức phổ biến thường được sử dụng để lập kế hoạch, phối hợp, đánh giá và kiểm soát.
Nó cung cấp một sự thống nhất các chức năng trong tổ chức (Horngren, 2004), ngân sách ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi nhiều loại cá thể, cấu trúc, quy trình vĩ mô trong tổ chức. Ngân sách có thể được sử dụng theo cách áp đặt hoặc có sự tham gia. Ban đầu ngân sách thường được mô tả như là một cách tiếp cận từ trên xuống (top-down approach) nghĩa là dựa trên chiến lược hoạt động, nhà quản lý cấp cao sẽ thống nhất ngân sách mỗi năm. Sau đó các TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 13 kế hoạch này sẽ được chuyển xuống nhà quản lý cấp thấp hơn.
Thời gian sau, mọi người chuyển sang phương pháp tiếp theo là một cách tiếp cận từ dưới lên (bottom- up approach) để khuyến khích sự tham gia từ cấp dưới. Như vậy, dự toán ngân sách là việc thiết lập kế hoạch trong một thời kỳ nhất định, tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài chính cụ thể của doanh nghiệp bằng những chỉ tiêu nhằm giúp nhà quản lý có thể nắm rõ nguồn lực của mình cũng như những phán đoán trước tình hình xảy ra với đơn vị, từ đó giúp doanh nghiệp định hướng và sử dụng hiệu quả nguồn lực để đạt mục tiêu mà công ty đề ra.Các mô hình dự toán ngân sách Mô hình lập dự toán ngân sách là một hệ thống xác định vị trí, mối quan hệ các nhà quản trị, các bộ phận trong việc thực thi dự toán ngân sách. Có ba mô hình dự toán ngân sách gồm mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên. Mô hình thông tin từ trên xuống Mô hình thông tin từ trên xuống là mô hình các chỉ tiêu dự toán ngân sách được chỉ định từ nhà quản trị cấp cao sau đó được truyền xuống nhà quản trị cấp trung gian.
Nhà quản trị cấp trung gian sẽ tiếp nhận và truyền thông tin xuống nhà quản trị cấp cơ sở. Nhà quản trị cấp cơ sở sẽ trực tiếp xây dựng kế hoạch tại các bộ phận TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 14 trong công ty (Huỳnh Lợi, 2009). Theo mô hình này thông tin được truyền đạt một chiều từ cấp trên và không nhận được phản hồi thông tin từ cấp dưới. Mô hình thông tin phản hồi Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, được phân bổ xuống các đơn vị cấp trung gian.
Trên cơ sở đó quản trị cập trung phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở. Cán bộ cấp cơ sở dựa trên khả năng và năng lực của mình xác định các chỉ tiêu và phản hồi với cấp trên. Quản trị cấp cao tổng hợp kết quả từ các bộ phận trung gian kết hợp với chiến lược toàn doanh nghiệp để xét duyệt dự toán cho từng bộ phận trung gian. Mô hình thông tin từ dưới lên TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 15 Các nhà quản lý cấp cơ sở căn cứ vào nhu cầu và năng lực thực tế tại đơn vị để lập các chỉ tiêu dự toán ngân sách, sau đó trình lên cấp quản lý trung gian.
Cấp trung gian tổng hợp chỉ tiêu dự toán cấp dưới cộng với kết quả dự toán tại đơn vị mình để trình lên nhà quản lý cấp cao. Dựa trên kết quả tổng hợp chỉ tiêu của các cấp dưới kết hợp với chiến lược phát triển của công ty, quản lý cấp cao sẽ xét duyệt các chỉ tiêu ở cấp cơ sở và cấp trung gian.3 Sự tham gia dự toán ngân sách Sự tham gia dự toán ngân sách được định nghĩa là một quy trình trong đó kết quả của từng cá nhân được ghi nhận, được đánh giá dựa vào kết quả họ đạt được so với dự toán ban đầu họ được tham gia xây dựng (Brownell 1980, Greenberg, Greenberg và cộng sự, 1994, Chong và Johnson 2007). Nhà quản lý thường sử dụng những thông tin liên quan đến ngân sách để làm tiêu chuẩn đánh giá kết quả làm việc của từng cá nhân. Một số tác giả khác như (Milani 1975, Hassel và Cunningham 1993) định nghĩa sự tham gia dự toán ngân sách là phương tiện truyền thông và ảnh hưởng của nhà quản lý trong quá trình lập ngân sách và mức độ ảnh hưởng của họ đối với việc thiết lập các mục tiêu ngân sách.4 Phong cách lãnh đạo Northouse (2015) định nghĩa phong cách lãnh đạo là một quá trình ảnh hưởng đến nhóm cá nhân và hướng mọi người để đạt mục tiêu chung.
Nhà lãnh đạo là những người có hành vi ảnh hưởng đến người khác nhiều hơn hành vi của người khác ảnh hưởng đến họ. Hai hình thức lãnh đạo thông thường gồm được chỉ định (assigned) và tự chủ (emergent). Lãnh đạo được chỉ định dựa trên sức mạnh từ chức vụ hoặc vị trí chính thức trong một tổ chức. Kết quả lãnh đạo tự chủ xuất hiện từ những gì đã làm và làm thế nào để có được sự ủng hộ của những người dưới quyền.
Trong tác phẩm của mình Gregoire và Arendt (2014) đã tập hợp định nghĩa về phong cách lãnh đạo trong 100 năm qua: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 16 Hemphill và Coons (1957): lãnh đạo là hành vi của một cá nhân có ảnh hướng đến các hoạt động của một nhóm hướng tới mục tiêu chung " Burns (1978), lãnh đạo là khi mọi người huy động cả thể chế, chính trị, tâm lý, và các nguồn lực khác để khơi dậy, khuyến khích tham gia và cũng như cố gắng thỏa mãn động lực làm việc của nhân viên cấp dưới Jacobs (1970), lãnh đạo là sự tương tác giữa những con người trong đó một người trình bày những thông tin để những người khác trở nên bị thuyết phục với những kết cục của anh ta và kết cục này sẽ được hoàn thiện khi đối tượng cư xử theo những điều được đề nghị hoặc được đòi hỏi. Richards và Engle (1986), lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng tới những hoạt động của nhóm có tổ chức để đạt tới mục tiêu. Schein (1990) lãnh đạo là khả năng bứt phá khỏi văn hóa.nhằm thực hiện một quá trình thay đổi tiến hóa mang tính thích ứng cao. House, Hanges và cộng sự, (lãnh đạo là khả năng của một cá nhân nhằm gây ảnh hưởng, thúc đẩy, làm cho mọi người góp phần vào hiệu quả và thành công của tổ chức họ đang làm thành viên.
Yukl, Gordon và cộng sự, (2002),lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến người khác để họ hiểu và đồng ý về những công việc cần thực hiện và thực hiện nó như thế nào một cách hiệu quả.quá trình tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân và tập thể nỗ lực đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra. Qua các định nghĩa trên, tác giả có thể kết luận phong cách lãnh đạo là khả năng một cá nhân ảnh hưởng, tác động thông qua môi trường, điều kiện, cũng như phong cách làm việc đến người khác để khuyến khích sự tự nguyện tham gia của họ nhằm hoàn thành mục tiêu công việc của tổ chức. Những đặc điểm của phong cách lãnh đạo : + Phong cách lãnh đạo liên quan đến sức ảnh hưởng của cấp trên đến cấp dưới, nếu không có sức ảnh hưởng thì phong cách lãnh đạo sẽ không tồn tại. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 17 + Phong cách lãnh đạo diễn ra trong một nhóm vì nó liên quan đến việc gây ra ảnh hưởng của một cá nhân đến một nhóm cá nhân khác những người có chung mục tiêu.
+ Phong cách lãnh đạo liên quan đến mục tiêu chung. Nhà lãnh đạo cố gắng gắn kết mọi người trong tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ chung. Khái niệm phong cách lãnh đạo (leadership) và quản lý (management) rất dễ gây nhầm lẫn và bị trùng lắp. Quản lý truyền thống tập trung vào các quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển, và kiểm soát.
Trong khi phong cách lãnh đạo nhấn mạnh đến quá trình gây ảnh hưởng bằng khuyến khích sự tự giác tham gia của nhân viên với mục đích cả tập thể hoàn thành nhiệm vụ. Trong khi quản lý cố gắng thiết lập trật tự và ổn định thì phong cách lãnh đạo liên quan đến sự thích nghi và thay đổi cơ cấu. Sự nhầm lẫn, không rõ ràng và có sự trùng lắp này vì cả hai đều liên quan đến mục tiêu chung của một nhóm cá nhân.