CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LU ẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN K Ế TOÁN VÀ H Ệ THỐNG ERP 1.1 Hệ thống thông tin k ế toán (HTTTKT) 1.1 Khái niệm Là m ột hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung c ấp thông tin k ế toán cho người sử dụng.2 Cá Cácc tthà hành nh ph phần ần · Chứng từ Thu thập · Tài kho ản dữ liệu · Đối tượng quản lý Thủ · Quy trình xử lý tục · Bộ máy xử lý kiểm Xử lý · Phương thức xử Lưu trữ soá lý · Báo cáo tài chính Thông tin · Sổ kế toán · Báo cáo quản trị 1.3 Chức hức năng năng 2 Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày c ủa doanh nghiệp Lập và cung c ấp các báo cáo cho cácđối tượng bên ngoài Hỗ trợ ra quyết định cho nhà qu ản lý doanh nghi ệp. Hoạch định chiến lược kinh doanh Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ 1.4 Tổ ch chức ức hệ hệ thống thống tthôn hôngg tin tin k ế toán toán Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin k ế toán Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên ơc sở các mục tiêuđã đề ra Việc tổ chức một HTTTKT không ph ải là công vi ệc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan vàả nh hưởng đến toàn doanh nghi ệp Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thực hiện theo 1 trình tự 1.5 Quá trình ổt chức Nhu cầu thay thay đổi AIS Vận hành h ệ thống Phân tích h ệ Thực hiện hệ thống thống Thiết kế hệ thống 3 Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán 1.6 Nộ Nộii du dung ng tổ chứ chứcc Phân tích h ệ thống: xem xét, đánh giáệhthống hiện hành và đưa ra các yêu ầcu, giải pháp phát ểtrin Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình v ẽ, văn bản các thành phần của HTTTKT HTTTKT theo theo yêu ầcu của của giai đoạn đoạn phân tíc tích. Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống vào trong doanh nghi ệp và chuy ển đổi sang hệ thống mới Vận hành h ệ thống: Tiến hành s ử dụng và đánh giá ứmc độ đápứng của hệ thống mới.1 Khái niệm: ERP – Enterprise Resources Planning là m ột khái niệm về việc hoạch định tổng thể các nguồn lực hiện có c ủa doanh nghiệp. Các nguồn lực này có th ể là con ng ười, máy móc, trang thiết bị, tài s ản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… S ự ra đời của khái niệm ERP xuất phát ừt mong muốn liên kết thông tin t ừ các ĩlnh vực hoạt động sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế toán,… đđểể từ đó l ập nên một bức tranh đầy đủ về tình tình hình hoạt động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong m ột doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược hoạt động kinh doanh hiệu quả.2 Ý ngh ĩa của hệ thống ERP Phần mềm ERP là công c ụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo hướng ERP.
Một phần mềm được gọi là ERP thì ph ải quản lý được tất cả các chu trình 4 sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tích hợp các mảng hoạt động trong doanh nghiệp phải được thực hiện một cách xuyên ốsut, thông tin ph ải có tính k ế thừa, tập trung và qua đó các tài nguyên có thể được quản lý m ột cách hiệu quả bởi doanh nghiệp. Năng suất lao động động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào ch ỉ phải phải nhập một lần cho cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáođược thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có kh ả năng kiểm soát ốtt hơn các hạn mức về tồn kho, công n ợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có kh ả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… v ừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có kh ả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin nh ư khách hàng, đối tác, ổc đông. Khách hàng sẽ hài lòng h ơn do việc giao hàng s ẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao ch ất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, phí, tăng lợ lợii nhuận, tăng năng lực lực cạnh tr tranh anh và phát triển thươ thương ng hiệu của DN. Ứng dụng ERP là công c ụ quan trọng để DN nâng cao n ăng lực cạnh tranh, đồng thời nó c ũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.
Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nh ỏ sẽ có thu ận lợi là d ễ triển khai và DN s ớm đi vào n ề nếp. DN nào ch ậm trễ ứng dụng ERP, DN đó s ẽ tự gây khó kh ăn cho mình và t ạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên,ứng dụng ERP không ph ải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có th ể ứng dụng thành công nh ư: nhận thức và quy ết tâm cao c ủa ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực 5 hiện dự án; ẵsn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hi ện hữu trong DN (đây là vi ệc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào t ạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào t ạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên tráchếtip thu quản trị hệ thống… 1. Phân lo ại o Hiện tại có tthh ể phân lo ại ại thành thành 3 nhóm s ản phẩm ERP: 1.
High En Endd bao gồm: gồm: SAP, Oracle 2. Mid Market bao ggồm: ồm: Solomon Solomon,, Dynamics, Info, Info, Exact,. Local thì có r ất nhiều nhưng phẩ phẩnn lớn chỉ là ph ần mềm kế toán hoặc có h ỗ trợ sâu chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ o Các nhà nhà cung cấp phần phần mềm ERP phổ phổ bi biến ến (tổng (tổng doanh doanh thu cho cho toàn toàn Công Công ty): ty): Người bán hàng Doanh thu Doanh thu Năm (tiền tệ) (Triệu $) SAP 9400000000 EUR 12401.401,4 Cácứng dụng Oracle 14380000000 14380.380,0 Thông tin thi ếu Global Solutions 2,1 tỷ USD 2100.100,0 2006 Tập đoàn Sage 935.1 409,1 2008 Phần mềm Lawson 390.1 384,1 2006 Visma 1, 907triệu NOK 305.5 305,5 2005 6 Công nghi Công nghi ệp và H ệ th thống ống tài chính chính 288.0 225,0 2006 Tổng công ty Consona 130.000 USD 130 130 2007 Giải pháp COA Ltd 50.2 67,2 2006 Phần mềm ABAS 45.6 62,6 2006 Hệ thống Ramco 2.7 18,7 không rõ Một công ngh ệ 108.000 AUD 101 101 2008 Pronto Software 51.9 54,9 2008 Hệ thống Plex 22. Các thành phần của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có c ấu trúc phân hệ (module).
Phần mềm có c ấu trúc phân hệ là m ột tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng ẻl, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân h ệ có th ể hoạt động độc lâp nh ưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin v ới các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có th ể như sau: · Kế toán: Phân hệ này c ũng có th ể chia thành nhi ều phân h ệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công n ợ phải trả, tài s ản cố định, quản lý ti ền mặt, danh mục đầu tư, v. Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP · Quản lý chu ỗi cung ứng (SCM – ERP m ở rộng) 7 · Quản lý quan h ệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP m ở rộng)… · Mua hàng · Hàng t ồn kho · Quản lý nhân s ự và tính l ương · Sản xuất · Bán hàng 1.
Quá trình triển khai ERP tại DN Giống như bất kì một dự án nào khác, ựd án triển khai ERP cũng có nh ững giai đoạn khác nhau. Không có sự phân bi ệt rõ ràng cho t ừng giai đoạn và trong nhi ều tình huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó k ết thúc. Nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giaiđoạn mà chúng ta bàn luận ở đây có th ể không được áp dụng trong mọi trường hợp.
Ví dụ, trong nhiều trường hợp, công ty có th ể đã tìm được gói ph ần mềm phù hợp, thì sẽ không c ần thiết thực hiện việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá ảgi pháp ERP. Các giaiđoạn triển khai dự án ERP như sau: Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening Đánh giá ảgi pháp phần mềm /Package Evaluation Lập kế hoạch dự án /Project Planning Phân tích s ự khác biệt /Gap Analysis Tái ấcu trúc /Reengineering Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration ào t ạo đội triển khai /Implementation Team Training Kiểm tra, thử nghiệm /Testing Đào t ạo người sử dụng /End-user Training Chạy thật hệ thống /Going Live Hỗ trợ vận hành h ệ thống /Post-Implementation Mặc dù những giai đoạn này d ường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giaiđoạn này hoàn toàn linh động. Trong nhiều trường hợp, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, nhiều phân h ệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau. Vì thế 11 tại một thời điểm, nhiều hơn một giai đoạn có th ể được tiến hành.
M ột số công ty l ựa chọn chiến lược triển khai chỉ một giai đoạn – “Big Bang”, trong khi nhi ều công ty khác lại thực hiện chiến lược tuần tự “cu ốn chiếu” – m ỗi công ty có nhu c ầu khác nhau. Nhưng với với phương pháp triển khai “Big Bang” hay ttuu ần tự thì thì các giaiđoạn giaiđoạn triển khai khai ERP vẫn giống nhau. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening Khi một công ty quy ết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu.