Doctoral thesis of project management exploring contingent employment policy in it impacts upon it project management capabilities enhancement in large hong kong organisations

Luận án tiến sĩ về quản lý dự án, khám phá chính sách lao động tạm thời và tác động của nó đến khả năng quản lý dự án tại các tổ chức lớn ở Hong Kong.

• Tác giả: Ng, Chui-Ha (Tracy)
• Người hướng dẫn: Professor Derek Walker
• Trường học: RMIT University
• Chuyên ngành: Project Management
• Đề tài: Tác động của Chính sách Lao động Tạm thời đến Năng lực Quản lý Dự án CNTT tại các Tổ chức Lớn ở Hồng Kông
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: Hồng Kông

Tóm tắt

I. Tổng Quan Chính Sách Lao Động Tạm Thời Quản Lý CNTT

Bài viết này khám phá tác động của chính sách lao động tạm thời đến năng lực quản lý dự án CNTT tại các tổ chức lớn ở Hồng Kông. Trong bối cảnh thị trường lao động CNTT Hồng Kông ngày càng cạnh tranh, các công ty phải đối mặt với áp lực tìm kiếm và giữ chân nhân tài. Chính sách lao động tạm thời nổi lên như một giải pháp, nhưng đồng thời cũng đặt ra những thách thức nhất định cho việc quản lý dự án. Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích cách thức các chính sách này ảnh hưởng đến hiệu quả dự án, chi phí, rủi ro và khả năng đổi mới sáng tạo. Việc hiểu rõ những tác động này là rất quan trọng để các tổ chức có thể đưa ra các quyết định chiến lược về nguồn nhân lực và quản lý dự án một cách hiệu quả. Bài viết sẽ đi sâu vào các khía cạnh khác nhau của vấn đề, từ góc độ của tổ chức đến góc độ của người lao động.

1.1. Bối Cảnh Thị Trường Lao Động CNTT Hồng Kông

Thị trường lao động CNTT tại Hồng Kông đang trải qua những thay đổi đáng kể, với sự gia tăng nhu cầu về các kỹ năng chuyên môn và sự cạnh tranh gay gắt để thu hút và giữ chân nhân tài. Các tổ chức lớn đang phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng để tìm kiếm các giải pháp linh hoạt cho nhu cầu nhân sự của họ. Chính sách lao động tạm thời đã trở thành một lựa chọn phổ biến, nhưng nó cũng mang lại những thách thức riêng biệt. Nghiên cứu này sẽ xem xét các yếu tố kinh tế và xã hội ảnh hưởng đến thị trường lao động CNTT Hồng Kông.

1.2. Vai Trò Của Quản Lý Dự Án CNTT Trong Tổ Chức

Quản lý dự án CNTT đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thành công của các sáng kiến công nghệ trong các tổ chức lớn. Khả năng quản lý hiệu quả các dự án CNTT có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể, cải thiện hiệu quả hoạt động và thúc đẩy đổi mới. Tuy nhiên, việc quản lý các dự án CNTT ngày càng trở nên phức tạp hơn do sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và sự gia tăng của các yêu cầu kinh doanh. Nghiên cứu này sẽ đánh giá tầm quan trọng của năng lực quản lý dự án CNTT trong bối cảnh hiện tại.

II. Thách Thức Chính Sách Lao Động Tạm Thời Rủi Ro Dự Án

Chính sách lao động tạm thời mang lại sự linh hoạt, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro cho quản lý dự án CNTT. Sự thiếu ổn định của nguồn nhân lực CNTT, kiến thức bị thất thoát khi nhân viên tạm thời rời đi, và khó khăn trong việc xây dựng văn hóa làm việc gắn kết là những thách thức lớn. Các tổ chức cần phải tìm ra cách để giảm thiểu những rủi ro này và tận dụng tối đa lợi ích của việc sử dụng lao động tạm thời. Nghiên cứu này sẽ phân tích các loại rủi ro khác nhau liên quan đến chính sách lao động tạm thời và đề xuất các biện pháp phòng ngừa.

2.1. Mất Mát Kiến Thức Và Kinh Nghiệm Dự Án

Một trong những rủi ro lớn nhất của chính sách lao động tạm thời là sự mất mát kiến thức và kinh nghiệm dự án khi nhân viên tạm thời rời đi. Điều này có thể dẫn đến việc lặp lại các sai lầm trong quá khứ, giảm hiệu quả và tăng chi phí. Các tổ chức cần phải có các quy trình để thu thập và lưu trữ kiến thức dự án một cách hiệu quả. Việc sử dụng các công cụ quản lý tri thức và các phương pháp đào tạo và phát triển có thể giúp giảm thiểu rủi ro này.

2.2. Khó Khăn Trong Xây Dựng Văn Hóa Làm Việc Gắn Kết

Việc xây dựng một văn hóa làm việc gắn kết có thể gặp khó khăn khi có sự tham gia của nhiều nhân viên tạm thời. Nhân viên tạm thời có thể không cảm thấy gắn bó với tổ chức và có thể không có động lực để đóng góp hết mình cho dự án. Các tổ chức cần phải tạo ra một môi trường làm việc chào đón và hỗ trợ cho tất cả nhân viên, bất kể tình trạng việc làm của họ. Việc sử dụng các hoạt động đội nhóm và các chương trình chính sách đãi ngộ có thể giúp cải thiện sự gắn kết của nhân viên.

III. Giải Pháp Tối Ưu Chính Sách Lao Động Tạm Thời Cho CNTT

Để giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích, các tổ chức cần có chính sách nhân sự rõ ràng và hiệu quả cho lao động tạm thời. Điều này bao gồm việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm, cung cấp đào tạo đầy đủ, và tạo cơ hội cho sự phát triển nghề nghiệp. Việc xây dựng mối quan hệ tốt với các công ty cung cấp dịch vụ outsourcing CNTT cũng rất quan trọng. Nghiên cứu này sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện quản lý nguồn nhân lực trong bối cảnh chính sách lao động tạm thời.

3.1. Xây Dựng Chính Sách Nhân Sự Rõ Ràng Và Minh Bạch

Một chính sách nhân sự rõ ràng và minh bạch là rất quan trọng để quản lý hiệu quả lao động tạm thời. Chính sách này nên bao gồm các quy định về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, và chấm dứt hợp đồng. Việc truyền đạt rõ ràng các quy định này cho tất cả nhân viên, bao gồm cả nhân viên tạm thời, là rất quan trọng để tránh hiểu lầm và xung đột. Chính sách cũng nên đảm bảo rằng nhân viên tạm thời được đối xử công bằng và được trả lương xứng đáng.

3.2. Tăng Cường Đào Tạo Và Phát Triển Cho Lao Động Tạm Thời

Việc cung cấp đào tạo và phát triển đầy đủ cho lao động tạm thời là rất quan trọng để đảm bảo rằng họ có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Đào tạo nên bao gồm cả các kỹ năng kỹ thuật và các kỹ năng mềm, chẳng hạn như giao tiếp và làm việc nhóm. Các tổ chức cũng nên tạo cơ hội cho nhân viên tạm thời để phát triển nghề nghiệp của họ, chẳng hạn như thông qua các chương trình cố vấn hoặc các khóa học trực tuyến.

IV. Ứng Dụng Nâng Cao Năng Lực Quản Lý Dự Án CNTT Thực Tế

Nghiên cứu này sẽ trình bày các ví dụ thực tế về cách các tổ chức lớn ở Hồng Kông đã áp dụng các giải pháp để nâng cao năng lực quản lý dự án CNTT trong bối cảnh chính sách lao động tạm thời. Các ví dụ này sẽ minh họa các phương pháp hiệu quả để giảm thiểu rủi ro, cải thiện hiệu quả dự án, và thúc đẩy đổi mới sáng tạo. Nghiên cứu cũng sẽ phân tích các yếu tố thành công và thất bại trong các trường hợp này.

4.1. Nghiên Cứu Trường Hợp Tổ Chức Ứng Dụng Thành Công

Nghiên cứu sẽ đi sâu vào phân tích các trường hợp cụ thể, ví dụ như tổ chức C1-PB, một tổ chức sử dụng CNTT lớn, và C2-VD, một tổ chức cung cấp dịch vụ CNTT và truyền thông, cả hai đều sử dụng một tỷ lệ cao (trên 50%) lao động CNTT tạm thời. Phân tích sẽ tập trung vào cách họ quản lý nguồn nhân lực CNTT tạm thời, các chính sách tuyển dụng và đào tạo mà họ áp dụng, và kết quả mà họ đạt được.

4.2. Bài Học Kinh Nghiệm Từ Các Dự Án CNTT Thực Tế

Nghiên cứu sẽ rút ra các bài học kinh nghiệm từ các dự án CNTT thực tế, tập trung vào các yếu tố như hiệu quả dự án CNTT, chi phí dự án CNTT, và rủi ro dự án CNTT. Phân tích sẽ xem xét cách chính sách lao động tạm thời ảnh hưởng đến các yếu tố này, và đề xuất các biện pháp để cải thiện hiệu quả dự án và giảm thiểu rủi ro.

V. Kết Luận Tương Lai Của Lao Động Tạm Thời Trong Quản Lý CNTT

Chính sách lao động tạm thời sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án CNTT tại các tổ chức lớn ở Hồng Kông. Tuy nhiên, các tổ chức cần phải chủ động giải quyết các thách thức liên quan đến chính sách này và tận dụng tối đa lợi ích mà nó mang lại. Nghiên cứu này sẽ đề xuất các hướng nghiên cứu tiếp theo để hiểu rõ hơn về tác động của chính sách này và phát triển các phương pháp quản lý hiệu quả hơn.

5.1. Xu Hướng Phát Triển Của Thị Trường Lao Động CNTT

Thị trường lao động CNTT đang trải qua những thay đổi nhanh chóng, với sự gia tăng của các công nghệ mới và sự thay đổi trong nhu cầu kỹ năng. Các tổ chức cần phải theo dõi các xu hướng này và điều chỉnh chính sách nhân sự của họ cho phù hợp. Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển cho nhân viên, bao gồm cả nhân viên tạm thời, là rất quan trọng để đảm bảo rằng họ có các kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

5.2. Đề Xuất Nghiên Cứu Tiếp Theo Về Quản Lý Dự Án CNTT

Nghiên cứu này đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về tác động của chính sách lao động tạm thời đến năng lực quản lý dự án CNTT tại các tổ chức lớn ở Hồng Kông. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều câu hỏi cần được trả lời. Nghiên cứu tiếp theo nên tập trung vào việc khám phá các phương pháp quản lý hiệu quả hơn cho lao động tạm thời, đánh giá tác động của chính sách này đến sự đổi mới sáng tạo, và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhân viên.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Exploring Contingent Employment Policy in IT – Impacts upon IT Project Management Capabilities Enhancement in Large Hong Kong Organisations A thesis submitted in partial fulfilment of the requirement for the degree of Doctor of Project Management Ng, Chui-Ha (Tracy) Master of Education (Workplace), RMIT, Australia. Master of Business Administration, CUHK, Hong Kong. Bachelor of Science (Computer Science), CUHK, Hong Kong. School of Property, Construction and Project Management RMIT University October 2012 Declaration I certify that except where due acknowledgement has been made, the work is that of the author alone; the work has not been submitted previously, in whole or in part, to qualify for any other academic award; the content of thesis is the result of work which has been carried out since the official commencement date of approved research program; and, any editorial work, paid or unpaid, carried out by a third party is acknowledged.

Signed: Ng, Chui-Ha (Tracy) June, 2012 ii Acknowledgements I would like to express my sincere thanks to everyone who assisted me during the various stages of this thesis. I sincerely acknowledge the time, energy and patience from my supervisor, Professor Derek Walker and co-supervisor Dr. Ginger Levin, who spent time reading drafts, providing comments, correcting my grammar and giving me the required guidance to enable me to complete this thesis. More importantly, they provided the inspiration and encouragement throughout the entire length of this thesis.

Derek has even made a special transit via Hong Kong on his way to a conference to talk with me face to face about my thesis at the airport. Thank you to the sponsorships from the senior managers of the three case study organisations and participants in the case study organisations who took the time to participate in interviews, validate interview summaries and comment on the case study reports. I would also like to mention the four pilot interview participants who are senior project management practitioners in the Hong Kong IT sector. They provided me great insight to this thesis and fulfilled some of the gaps in my knowledge.

I am also grateful to all the friends from the postgraduate students at RMIT for being my antecedents on the path to attain the doctoral degree. I met them at the RMIT University, Australia at the beginning of my doctoral study. They are Eric, Kate, Eshan, Tee, Atif and Titus; they demonstrated to me the path is difficult but fruitful. In Hong Kong, I am also lucky to have my friends Lousia, Daisy, Olivia and Hung, who have access to local university libraries and helped me a lot on book rentals.

I would also like to express thanks to the boss of my part-time job, Tommy, for his trust and for giving me the complete flexibility to manage my time among work, study and family. Last but not least, I would like to thank my parents and family members who supported me to pursue this doctoral degree. In particular, I would like to acknowledge my parents. My father, who passed away in the mid-way on my path to complete this thesis, was a talented man with little formal education because of war.

He always encouraged his children to learn and pursue the highest education they could. My mother, with low literacy, is also a genius. She took care of neighbours’ kids to support our family. Most of these kids, including her four children, have been able to obtain territory education and have become contributing citizens to the society.

This thesis is dedicated to the memory of my late father. He gave me the courage to overcome all odds. iii Abstract “How can a project-based enterprise accumulate its core competencies when it rents all the human capital?” is a question from DeFillippi & Arthur (1998, p. 125) and is also a question that the researcher wants to answer as a project management veteran in the Hong Kong Information Technology (IT) sector.

Today, large Hong Kong organisations have an increasing reliance on IT and IT projects to sharpen their competitive edge. In parallel, contingent employment on IT projects has become a global trend and is only expected to increase. There are various concerns about the risks on the projects and the project organisations because of the turnover of project team members. Organisational knowledge generated from the projects is rarely retained when the contingent workers leave the project organisations; individual contingent workers might be frustrated by the lack of commitment on their future in the project organisations.

It is assumed that the contingent employment policy contributes to the risk of knowledge drainage, prohibits organisational learning, adversely affects the IT project management capabilities of organisations and thus risks the survival of organisations in the competition. Nevertheless, it was found that there was limited referential research undertaken on IT project management capability enhancement through the use of contingent employment even though there were numerous studies about IT project management, contingent employment, and enhancing IT project management capabilities (the three core themes of this thesis). The link joining these themes is missing; there is a gap in the existing knowledge areas. Based on this background, this thesis was commenced with the objectives to (i) explore the importance of continuous advancement of IT project management capabilities to business successes; (ii) identify and explain the contingent and permanent employment policies of IT professionals (including project managers) in large Hong Kong organisations; (iii) investigate and explain the impacts of contingent employment policies on enhancing IT project management capabilities; (iv) identify and explain the practices of advancing IT project management capabilities as an individual, as a group and as a large organisation; and (v) identify and present possible solutions to satisfy the needs to advance IT project management capabilities using contingent employment.

The thesis research followed a constructivist assumption to claim knowledge. The strategy of inquiry was the case study taking the multiple-case, comparative design. Three case studies were conducted in this thesis. The research method mainly relied on open-ended interviews supported by semi-structured interviews and triangulations using documentation and archival records.

It basically took the qualitative approach. The three case study organisations are typical large organisations and major employers of the Hong Kong IT workforce. The first and second case study organisations (C1-PB and C2-VD) are representative of a large IT users organisation and an IT and communications services organisation (the two key categories of IT employers) respectively employing a high percentage (over iv 50%) of contingent IT workers. The third case study organisation (C3-FI) is a contrast case since it employs a low percentage (below 20%) of contingent IT workers and is a typical IT users organisation.

The case studies and comparative analysis conclude that the degree of projectisation, project resource strategies and investment on IT project management capabilities have to fit the organisation’s specific business dynamics and change over time. The business situation of organisations determines the IT projects’ scale and complexity. These factors lead the IT groups to be organised along the spectrum as functional, balanced matrix or projectised structures. An organisation with higher projectisation is likely to have a higher reliance on contingent IT workers and more resource varieties as its IT project resource strategy.

In order to continue enhancing IT project management capability, while depending on an increasing percentage of mobile external resources (including contingent workers), an organisation may invest more on project governance and support structures, project management methodologies and tools; it may prefer to retain in-house staff to capture the tacit organisational knowledge and invest in cognitive and operational learning to retain codified organisational knowledge. It may be weak in reflective learning and social learning processes. The social capital development in relation to project management capability is found to be handled primarily by each individually. Within organisational boundaries social capital development is mostly informal.

Learning expanded to beyond the organisational boundary is not well mediated although various forms of social networks within and beyond the organisational boundary exist. It is found to be an under-developed area in large Hong Kong organisations. From the contingent workers’ perspective, they typically get into contingent employment work voluntarily unless they are young IT professionals or older technology IT workers. They enjoy the positive impacts brought from contingent employment although they may dislike or accept the negative impacts associated with this type of employment.

The relationship with an employing organisation may be a multi-contract or resign-and-rejoin relationship as large Hong Kong organisations prefer retaining a pool of stable contingent workers. In order to advance the project management capability to stay marketable, a contingent IT worker is likely to self invest and practise the individual level’s social, reflective, cognitive and operational learning. The thesis contributes to organisations having contingent employment as an IT project resource strategy by suggesting reference models to organise and develop organisational learning practices; and to contingent workers by providing a broad view of contingent employment and their ways to enhance in their project management careers. Academically, this research has three contributions including filling part of the knowledge gap, linking up knowledge areas to suggest reference models of enhancing IT project management capabilities under contingent employment context and identifying new knowledge areas such as the value of social capital and the roles of intermediaries that demands further study.

However, this research has its inherited limitations from theoretical v frameworks and a small number of case studies, the findings cannot be generalised to represent the situation of a typical large Hong Kong organisation. Furthermore, the participants are mostly from the IT group of the case study organisations. The data collected regarding a case study organisation are drawn from a relatively small group within a large organisation. They could be biased.

Keywords: case study, IT project management, contingent employment, enhancing IT project management capabilities, large organisation, organisational learning, Hong Kong vi Table of Contents Declaration. iv Table of Contents. vii List of Tables. xiv List of Figures.

xvi Glossary of Terms. xvii Chapter 1 - Introduction. Background of the Research. Significance of the Research.

Research Scope and Objectives. Research method and processes. Expected contribution and limitations of the research. Structure of the Thesis.

13 Chapter 2 - Hong Kong IT Context. IT in Hong Kong. Knowledge-based economy and growth of IT sector. Challenges of CIOs.

Key IT Trends. Increasing importance of IT role in organisations. Contingent employment trend. The Mainland China integration trend.

Cloud computing trend. The Hong Kong IT Workforce. Employers of IT workforce. IT workers career progression.

IT project managers on demand. Hong Kong contingent workforce in IT sector. IT workforce mutual co-operation with Mainland. IT workforce continuous learning.

29 Chapter 3 - Literature Survey. IT Project Management. Failure of IT projects. Characteristics of IT projects.

IT project management success models. IT project management capabilities. Contingent Employment and IT. New economy and contingent employment.

Advantages of contingent employment. Disadvantages of contingent employment. Contingent IT professionals and project managers. IT specific characteristics fit contingent employment.

Future of contingent employment. Enhancing IT Project Management Capabilities. Project manager career development. Formal and informal PM learning.

Contingent employment and individual learning. Organisational PM capability enhancement in new economy. Learning at three levels: individual, group and organisation. Social capital and communities in project management.

Organisational learning beyond organisation boundary. 70 Chapter 4 - Research Method. Ontology of the thesis. Knowledge claim approach.

Phase I – literature survey. Phase II – pilot interview study. Phase III – case studies. Phase IV – comparative analysis.

Individual case data analysis. Cross-case comparative analysis. 99 Chapter 5 - Pilot Interview Study Analysis. The Two Pilot Interview Study Organisations.

Learning IT Project Management Capabilities. Individual Level PM Capabilities Enhancement. Permanent and contingent employments shared characteristics. Contingent employment specific characteristics.

Group Level PM Capabilities Enhancement. Permanent and contingent employments shared characteristics. Contingent employment specific characteristics. Organisational Level PM Capabilities Enhancement.