Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị và quản lý giáo dục, việc chuyển đổi từ hình thức quản lý thủ công sang các hệ thống thông tin tập trung là một định hướng trọng điểm của các cơ quan quản lý nhà nước tại Việt Nam. Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường (NCSW) phối hợp cùng Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội xây dựng và triển khai phần mềm Quản lý giáo dục ESAMS trên quy mô toàn thành phố, phục vụ công tác quản lý từ cấp mầm non đến trung học phổ thông. Mặc dù hệ thống phần mềm được xây dựng trên nền tảng kỹ thuật hiện đại, quá trình triển khai thực tế tại các cơ sở giáo dục phát sinh nhiều khó khăn liên quan đến tài liệu hướng dẫn, năng lực nhân sự hỗ trợ, hạ tầng vận hành và sự phối hợp giữa các bên liên quan.

Khóa luận được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác triển khai phần mềm ESAMS, với các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phần mềm, chu trình phát triển phần mềm và quy trình, thủ tục triển khai phần mềm quản lý.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quy trình, thủ tục triển khai phần mềm Quản lý giáo dục ESAMS tại Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường trong giai đoạn 2016–2017.
  3. Xác định các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại; từ đó đề xuất mô hình quy trình và thủ tục triển khai cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm tại các cơ sở giáo dục.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình và thủ tục triển khai phần mềm Quản lý giáo dục ESAMS.
  • Khách thể nghiên cứu: Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động triển khai phần mềm tại Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường và các cơ sở giáo dục trên địa bàn thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu báo cáo tài chính, hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016–2017 và số liệu khảo sát thực tế trong quá trình thực tập năm 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết kỹ nghệ phần mềm và khoa học quản lý giáo dục:

  • Khung lý thuyết: Chu trình phát triển phần mềm (Software Development Life Cycle - SDLC) gồm 7 giai đoạn: Nghiên cứu sơ bộ (Feasibility Study), Phân tích yêu cầu (Analysis), Thiết kế hệ thống (Design), Xây dựng phần mềm (Construction/Coding), Thử nghiệm hệ thống (System Testing), Triển khai (Implementation) và Bảo trì/Nâng cấp (Maintenance). Tác giả vận dụng các khái niệm về công cụ hỗ trợ kỹ nghệ phần mềm (Computer-Aided Software Engineering - CASE), bao gồm Upper CASE (phân tích, mô hình hóa nghiệp vụ) và Lower CASE (thiết kế vật lý, gỡ lỗi, kiểm thử).
  • Khung pháp lý: Căn cứ theo Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định sử dụng phần mềm tự do mã nguồn mở trong các cơ sở giáo dục; Quyết định số 2406/QĐ-SGD&ĐT của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội về quy chế quản lý và sử dụng sổ điểm điện tử từ năm học 2016–2017.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh năm 2016–2017 từ phòng Hành chính - Nhân sự và Kế toán của NCSW; tài liệu biểu mẫu quản lý chất lượng nội bộ; các tài liệu học thuật trong nước (Lê Đức Trung, FPT, Nguyễn Văn Vỵ & Nguyễn Việt Hà) và quốc tế (Roger Pressman, David White, Matt Watson).
    • Dữ liệu sơ cấp: Thiết kế bảng hỏi gồm 18 câu hỏi khảo sát trực tiếp 20 nhân viên thuộc các bộ phận liên quan đến hoạt động triển khai tại NCSW.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Kết hợp phương pháp định lượng và định tính. Phân tích thống kê tần số, tỉ lệ phần trăm, phân loại dữ liệu thông qua phần mềm SPSS và Microsoft Excel.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về phần mềm, phân loại phần mềm (phần mềm hệ thống, thời gian thực, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, phần mềm nhúng, máy tính cá nhân, trí tuệ nhân tạo, công cụ kỹ nghệ) và 4 giai đoạn tiến hóa của phần mềm từ thập niên 1950 đến sau năm 1990. Tác giả làm rõ khái niệm quy trình triển khai phần mềm (chuỗi hoạt động đưa phần mềm vào trạng thái sẵn sàng sử dụng) và thủ tục triển khai (quy tắc, thể lệ, trình tự cụ thể để thực hiện quy trình).

Nội dung chương trình bày quy trình triển khai 6 bước tiêu chuẩn: (1) Đặc tả yêu cầu, (2) Phân tích thiết kế, (3) Cài đặt và chạy thử, (4) Chuyển đổi dữ liệu và thiết lập hệ thống, (5) Vận hành hệ thống, (6) Kiểm thử và bảo trì. Đồng thời, tác giả phân tích khái niệm quản lý giáo dục và vai trò của phần mềm quản lý giáo dục trong việc tin học hóa nghiệp vụ quản lý sổ điểm, học bạ, tuyển sinh và thống kê báo cáo từ cấp cơ sở đến Phòng và Sở Giáo dục và Đào tạo.

Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng về vấn đề triển khai phần mềm ESAMS quản lý giáo dục tại NCSW

Chương 2 phân tích tình hình hoạt động của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường (thành lập từ Trung tâm CNTT năm 2012, tách thành pháp nhân độc lập năm 2016). Cơ cấu tổ chức công ty gồm 4 khối: Khối Hỗ trợ, Khối Công nghệ, Khối Dự án, Khối Kinh doanh với tổng số 351 nhân viên (trong đó 71,23% có trình độ đại học chuyên ngành CNTT và kinh tế). Phòng Web có 10 người, phòng lập trình ESAMS có 8 người, phòng triển khai ESAMS có 5 người.

Hạ tầng CNTT tại doanh nghiệp gồm 230 máy tính kết nối mạng nội bộ Domain Network và Internet qua nhà mạng FPT; 100% nhân viên được trang bị máy tính làm việc. Hệ thống phần mềm quản lý giáo dục ESAMS được triển khai phục vụ hơn 2.000 trường học và gần 2 triệu tài khoản người dùng tại Hà Nội, bao gồm các phân hệ chính: Tuyển sinh đầu cấp, Sổ điểm điện tử (THCS, THPT), Quản lý kết quả giáo dục tiểu học, Quản lý thi và Sổ liên lạc điện tử.

Quy trình triển khai phần mềm ESAMS tại thời điểm khảo sát gồm 5 thủ tục chính gắn liền với hệ thống biểu mẫu kiểm soát chất lượng:

  1. Xây dựng/điều chỉnh tài liệu hướng dẫn sử dụng (Bộ phận triển khai – biểu mẫu đầu vào NCSW-DA-06-BM-05, đầu ra NCSW-DA-07-BM-01).
  2. Đào tạo/hướng dẫn nội bộ (Bộ phận triển khai – đầu ra NCSW-DA-07-BM-02, NCSW-DA-07-BM-03).
  3. Khai báo chức năng và phân quyền (Bộ phận quản trị hệ thống – đầu ra NCSW-DA-07-BM-05).
  4. Bàn giao sản phẩm và triển khai (Bộ phận triển khai – đầu ra NCSW-DA-07-BM-10, NCSW-DA-07-BM-11).
  5. Tiếp nhận yêu cầu và phản hồi (Bộ phận triển khai – tuân theo quy trình NCSW-DA-08).
Chỉ tiêu tài chính / Khảo sát thực trạng Giá trị năm 2016 / Kết quả Giá trị năm 2017 / Tỉ lệ
Doanh thu bán hàng > 13 tỷ VND Tăng 29,7% so với 2016
Lợi nhuận sau thuế 1.786.000.000 VND 2.888.000.000 VND (tăng 40,2%)
Chi phí quản lý doanh nghiệp - Tăng 28% (đầu tư PRO ERP)
Mức độ hài lòng về quy trình triển khai (n=20) Tạm hài lòng: 45% (9/20) Rất hài lòng: 5% (1/20); Khá: 15% (3/20); Chưa hài lòng: 10% (2/20)
Nguyên nhân triển khai kém hiệu quả Nguồn nhân lực: 25% (5/20) Phần cứng/mạng: 15% (3/20); Quy trình: 10% (2/20); Khác: 20%
Mức độ quan tâm của Ban Giám đốc Rất quan tâm: 25% (5/20) Khá quan tâm: 30% (6/20); Quan tâm: 45% (9/20); Không quan tâm: 0%
Nhu cầu mở lớp đào tạo, tập huấn triển khai Rất cần thiết: 75% (15/20) Khá cần thiết: 15% (3/20); Cần thiết: 10% (2/20)

Qua đánh giá thực trạng, nghiên cứu chỉ ra các hạn chế chính: Bộ phận triển khai (5 người) bị quá tải do phải kiêm nhiệm toàn bộ các khâu từ biên soạn tài liệu, đào tạo nội bộ, đào tạo khách hàng đến trực tiếp hỗ trợ kỹ thuật; thiếu nhật ký theo dõi hỗ trợ chi tiết; hạ tầng máy chủ và đường truyền chưa đáp ứng tốt trong đợt cao điểm nhập điểm dẫn đến tình trạng treo hệ thống (35% nhân viên phản ánh nhận được phản hồi hệ thống bị treo từ người dùng); lực lượng cộng tác viên/thực tập sinh thiếu kinh nghiệm thực tế.

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất quy trình, thủ tục triển khai phần mềm Quản lý giáo dục ESAMS

Chương 3 đề xuất định hướng phát triển và giải pháp hoàn thiện quy trình triển khai dựa trên 3 nhóm yếu tố: Hạ tầng kỹ thuật, Con người và Quy trình thủ tục, bám sát ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc NCSW (Phó Giám đốc Bùi Thanh Hương).

Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Thành lập bộ phận chuyên trách đào tạo người sử dụng (tách biệt khỏi bộ phận triển khai kỹ thuật).
  2. Phối hợp với các trường học thành lập tổ công tác/bộ phận chuyên trách phần mềm ESAMS tại cơ sở để làm đầu mối tiếp nhận chuyển giao và hướng dẫn lại cho giáo viên.
  3. Chuẩn hóa và linh hoạt hóa việc biên soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng (xây dựng tài liệu trên môi trường thử nghiệm Beta, chuyển đổi tài liệu đào tạo sang định dạng trình chiếu PowerPoint súc tích).
  4. Thiết lập chế độ giao ban định kỳ rút kinh nghiệm và áp dụng bắt buộc hệ thống nhật ký hỗ trợ khách hàng.

Quy trình triển khai cải tiến được thiết kế với các bước và biểu mẫu tương ứng:

  • Bước 1: Xây dựng/điều chỉnh tài liệu hướng dẫn sử dụng: Do Bộ phận triển khai thực hiện trên môi trường Beta, tạo ra tài liệu hướng dẫn sử dụng mã hiệu NCSW-DA-07-BM-01.
  • Bước 2: Đào tạo/hướng dẫn nội bộ cho bộ phận đào tạo: Bộ phận triển khai tổ chức đào tạo cho nhân viên Bộ phận đào tạo; lập danh sách ký xác nhận NCSW-DA-07-BM-02 (nếu trên 3 người) và Biên bản đào tạo nội bộ NCSW-DA-07-BM-03.
  • Bước 3: Chuẩn bị tài liệu đào tạo: Bộ phận đào tạo chuyển hóa nội dung thành bộ bài giảng PowerPoint trực quan mã hiệu NCSW-DA-07-BM-04.
  • Bước 4: Khai báo chức năng và phân quyền: Bộ phận quản trị hệ thống (hoặc bộ phận kiểm thử) cấu hình hệ thống theo thông báo phát hành NCSW-DA-06-BM-05 và ban hành hướng dẫn phân quyền NCSW-DA-07-BM-05.
  • Bước 5: Đào tạo khách hàng: Bộ phận đào tạo trực tiếp hướng dẫn tại các trường học, thu thập biên bản và nhật ký triển khai.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu: Khóa luận phản ánh toàn diện thực trạng triển khai phần mềm quy mô lớn (hơn 2.000 trường, 2 triệu tài khoản) tại một doanh nghiệp phần mềm cụ thể. Khảo sát định lượng chỉ ra tỷ lệ hài lòng tuyệt đối của nhân viên với quy trình cũ chỉ đạt 5%, trong khi 75% khẳng định tính cấp thiết của việc chuẩn hóa đào tạo.
  • Giải pháp quy trình: Thiết lập mô hình phân định rõ ràng trách nhiệm giữa 3 nhóm nhân sự nội bộ (Triển khai kỹ thuật - Đào tạo người dùng - Quản trị hệ thống) và tổ công tác đầu mối tại các trường học. Hệ thống hóa toàn bộ quy trình bằng mã hiệu tài liệu chuẩn theo chuẩn quản lý chất lượng (NCSW-DA-06, NCSW-DA-07, NCSW-DA-08).
  • Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận giải quyết khoảng trống giữa lý thuyết triển khai phần mềm tổng quát và thực tiễn triển khai phần mềm hành chính công/giáo dục tại Việt Nam, cung cấp bộ thủ tục thao tác chuẩn có tính ứng dụng trực tiếp tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dung lượng mẫu khảo sát còn nhỏ (n = 20), giới hạn trong phạm vi nhân sự nội bộ của công ty Nhật Cường Software, chưa thực hiện khảo sát diện rộng đối với người dùng cuối là ban giám hiệu, giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục tại 2.000 trường học trên địa bàn Hà Nội.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát đánh giá mức độ hài lòng và năng lực tiếp nhận công nghệ của giáo viên tại các trường học; đo lường hiệu quả vận hành thực tế sau khi áp dụng mô hình phân tách bộ phận đào tạo chuyên trách và quy trình biểu mẫu cải tiến.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Thương mại điện tử, Quản trị công nghệ thông tin và Công nghệ phần mềm khi thực hiện đề tài về phân tích, triển khai và vận hành hệ thống thông tin.
  • Các nhà quản trị dự án, chuyên viên triển khai phần mềm (Implementation Specialist) trong việc xây dựng quy trình bàn giao, đào tạo người dùng và kiểm soát chất lượng dịch vụ trong các dự án công nghệ khối chính quyền điện tử và giáo dục số (EdTech).

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu việc triển khai phần mềm ESAMS tại đơn vị nào và quy mô triển khai ra sao?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường (NCSW). Phần mềm ESAMS được triển khai tại hơn 2.000 cơ sở giáo dục từ cấp mầm non đến THPT trên địa bàn thành phố Hà Nội với quy mô gần 2 triệu tài khoản người dùng.

2. Điểm nghẽn lớn nhất trong cơ cấu nhân sự triển khai phần mềm ESAMS tại NCSW là gì?
Nhân sự bộ phận triển khai ESAMS chỉ có 5 người nhưng phải đảm nhiệm toàn bộ chuỗi công việc: viết tài liệu hướng dẫn, đào tạo nội bộ, trực tiếp đào tạo khách hàng, bàn giao và tiếp nhận hỗ trợ sự cố, dẫn đến tình trạng quá tải nghiêm trọng trong các giai đoạn cao điểm.

3. Khóa luận đề xuất bổ sung bộ phận nào trong quy trình triển khai cải tiến?
Tác giả đề xuất thành lập riêng Bộ phận Đào tạo chuyên trách tại công ty (chịu trách nhiệm biên soạn slide PowerPoint, trực tiếp đào tạo và lập nhật ký hỗ trợ tại trường học) và kiến nghị các trường thành lập Tổ công tác chuyên trách ESAMS làm đầu mối tiếp nhận kỹ thuật.

4. Dữ liệu khảo sát thực nghiệm trong khóa luận được thực hiện với quy mô mẫu như thế nào?
Khảo sát được thực hiện thông qua phiếu điều tra gồm 18 câu hỏi gửi tới 20 nhân viên trực tiếp tham gia và liên quan đến hoạt động triển khai tại NCSW, kết hợp phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2016–2017.


Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nghiêm Xuân Nam đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và đánh giá chi tiết thực trạng quy trình, thủ tục triển khai phần mềm Quản lý giáo dục ESAMS tại Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Nhật Cường. Bằng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phân tích tài liệu thứ cấp và khảo sát thực nghiệm nội bộ, tác giả đã chỉ rõ các nút thắt về nhân lực, quy trình và hạ tầng kỹ thuật của doanh nghiệp. Đề xuất cải tiến quy trình triển khai thông qua việc thành lập bộ phận đào tạo chuyên trách và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu quản lý chất lượng mang lại giá trị thực tiễn cao cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục.