Chương 1: Cơ sở lý luÁn về chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liáu và thanh toán cho nhà cung cÃp. Chương 2: Thực tr¿ng chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liáu và thanh toán cho nhà cung cÃp t¿i công ty TNHH ThiÁt LÁp Chương 3: NhÁn xét và kiÁn nghị. SVTH: Lê Xuân Trường 2 Khóa luÁn tốt nghiáp GVHD: Nguyßn Hồ Trúc Mai CH¯¡NG 1: C¡ Sæ LÝ LUÂN VÀ CHU TRÌNH MUA, NHÂP KHO NGUYÊN VÂT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP 1. Chu trình mua, nhÃp kho nguyên vÃt liãu 1.
Trình tÿ các b°ãc trong chu trình mua nguyên vÃt liãu Đặt hàng vãi ng°åi cung cÃp Đây là ho¿t động đầu tiên cāa chu trình, ho¿t động này bao gồm: Nhận yêu cầu mua hàng: NhÁn yêu cầu mua hàng từ các bộ phÁn liên quan. Nhu cầu mua hàng được xác định từ các bộ phÁn chăc năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phÁn sử dÿng trực tiÁp các hàng hay dịch vÿ này. Đó là những yêu cầu liên quan tới nguyên vÁt liáu với đơn vị sÁn xuÃt, hàng hóa với đơn vị thương m¿i hoặc là các lo¿i văn phòng phẩm, công cÿ dÿng cÿ hay tài sÁn cố định cho tÃt cÁ các lo¿i hình doanh nghiáp. NÁu là các nhu cầu liên quan tới văn phòng phẩm hay tài sÁn cố định, nghĩa là nhu cầu mua phát sinh không thường xuyên và tương đối ít, thì thông thường nhu cầu được đề xuÃt từ các bộ phÁn hoặc phòng ban sử dÿng trực tiÁp.
NÁu nhu cầu liên quan tới nguyên vÁt liáu hoặc hàng hóa, các lo¿i được kiểm soát chặt ch¿ qua há thống kho hàng, thì nhu cầu này thường bắt đầu từ há thống kiểm soát kho hàng. Há thống kiểm soát kho hàng là một há thống gồm kiểm soát trực tiÁp hàng trong kho và phương pháp quÁn lý tính toán hàng dự trữ cũng như đặt hàng. Các phương pháp quÁn lý tính toán hàng dự trữ và đặt hàng phổ biÁn như phương pháp xác định lượng đặt hàng kinh tÁ nhÃt (economic order quantity-EOQ), phương pháp lÁp kÁ ho¿ch yêu cầu nguyên vÁt liáu (materials requirements planning system). Trong các doanh nghiáp quy mô lớn và kiểm soát kho hàng chặt ch¿, há thống kiểm soát kho hàng thường được tin học hóa, và các yêu cầu hàng được lÁp hoặc thông báo tự động trên cơ sở dữ liáu lưu trữ về hàng trong kho, và chương trình xác định hàng dự trữ tối thiÁu cũng như thời điểm cần bổ sung hàng dữ trự.
Trong các doanh nghiáp chưa có há thống kiểm soát kho hàng tự động thì nhân viên quÁn lý kho dựa vào các ghi chép hàng tồn kho và định măc dự trữ s¿ xác định và lÁp các chăng từ yêu cầu hàng. Các nhu cầu này cần được kiểm tra l¿i nhằm khẳng định các nhu cầu này là phù hợp và tổng hợp các nhu cầu. SVTH: Lê Xuân Trường 3 Khóa luÁn tốt nghiáp GVHD: Nguyßn Hồ Trúc Mai Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng: Căn că yêu cầu mua hàng gửi từ các bộ phÁn có nhu cầu, bộ phÁn mua hàng kiểm tra, xét duyát nhu cầu này và tổng hợp các nhu cầu được xét duyát, tìm kiÁm người cung cÃp phù hợp và lÁp các thā tÿc đặt hàng với người bán. Các đơn vị khác nhau có các thā tÿc tìm kiÁm người cung cÃp và xét duyát đặt hàng cÿ thể khác nhau trước khi gửi cho người bán.
Về nguyên tắc cơ bÁn, viác tìm kiÁm và lựa chọn người bán tùy thuộc vào chính sách quÁn lý cũng như yêu cầu ho¿t động cāa mỗi doanh nghiáp. Tiêu thăc chính dùng làm căn că cân nhắc khi lựa chọn người bán là: giá cÁ hàng hợp lý, chÃt lượng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính tin cÁy cāa người bán. Sau khi tìm kiÁm, lựa chọn người bán phù hợp, đơn vị tiÁn hành ho¿t động đặt hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, về giá cÁ, giao hàng và vÃn đề thanh toán. Người bán xem xét đặt hàng và trÁ lời chÃp nhÁn hay không chÃp nhÁn đặt hàng này.
Lúc này bộ phÁn mua hàng thông báo đặt hàng được chÃp thuÁn cho các bộ phÁn liên quan như một āy quyền cho các bộ phÁn này thực hián các công viác tiÁp theo liên quan đặt hàng mua NhÃn và bÁo quÁn nguyên vÃt liãu Tới ngày giao hàng, người bán tiÁn hành giao hàng cho doanh nghiáp theo địa chỉ doanh nghiáp yêu cầu và bộ phÁn nhÁn hàng thực hián viác nhÁn hàng gồm hai công viác cơ bÁn là: Đối chiÁu hàng giao so với đặt hàng và chÃp nhÁn giao hàng, chuyển hàng tới nơi bÁo quÁn hay sử dÿng. Trường hợp hàng nhÁn phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chÃt lượng và số lượng s¿ được chÃp nhÁn và chuyển giao cho thā kho chịu trách nhiám quÁn lý hàng trong kho, hoặc giao cho bộ phÁn sử dÿng hàng theo như yêu cầu ban đầu. Trường hợp hàng không đ¿t các yêu cầu về chÃt lượng hoặc sai lách về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phÁn nhÁn hàng s¿ từ chối hàng và thông báo hoặc làm viác trực tiÁp với người bán. Tùy theo thõa thuÁn tiÁp theo giữa người bán và bộ phÁn nhÁn hàng , các thā tÿc liên quan s¿ được thực hián ví dÿ như người bán s¿ giÁm giá hàng bán, điều chỉnh l¿i hóa đơn về số lượng hoặc giá cÁ, hoặc nhÁn l¿i hàng đã giao nhưng không được chÃp nhÁn.
Bộ phÁn mua hàng và nơi bÁo quÁn hàng có nhiám vÿ ghi nhÁn và thông báo tÃt cÁ thông tin nhÁn hàng này cho các bộ phÁn liên quan. SVTH: Lê Xuân Trường 4 Khóa luÁn tốt nghiáp GVHD: Nguyßn Hồ Trúc Mai NhÃn hóa đ¢n, theo dõi nÿ phÁi trÁ Quy trình chÃp thuÁn hóa đơn và theo dõi công nợ bao gồm chÃp thuÁn hóa đơn mua hàng và ghi chép, theo dõi công nợ. Khi nhÁn được hóa đơn mua hàng từ người bán, kÁ toán phÁi trÁ tiÁn hành kiểm tra hóa đơn, so sánh đối chiÁu các thông tin trên hóa đơn với các thông tin về nhÁn hàng và đặt hàng. NÁu các thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đā và chính xác thì kÁ toán phÁi trÁ chÃp nhÁn hóa đơn, ghi nhÁn thông tin về nghĩa vÿ thanh toán với người bán và lưu trữ hồ sơ gồm toàn bộ các chăng từ liên quan tới viác mua hàng, như chăng từ hóa đơn mua hàng, chăng từ ghi thông tin về đặt hàng được chÃp nhÁn và chăng từ ghi nhÁn thông tin nhÁn hàng.
Trường hợp doanh nghiáp sử dÿng há thống chăng từ thanh toán <Voucher system=, kÁ toán phÁi trÁ lÁp kÁ ho¿ch thanh toán và theo dõi thanh toán trên tờ <Chăng từ thanh toán – disbursement voucher=. Lúc này bộ hồ sơ theo dõi công nợ bao gồm: Chăng từ thanh toán – disbrsement voucher, hóa đơn mua hàng được chÃp nhÁn, chăng từ nhÁn hàng và chăng từ đặt hàng. Thanh toán cho ng°åi bán Tới h¿n thanh toán, kÁ toán phÁi trÁ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyát thanh toán và chuyển cho bộ phÁn tài vÿ thanh toán tiền, kÁ toán thanh toán thực hián các thā tÿc lÁp phiÁu chi và trình duyát thanh toán, rồi sau đó chuyển cho bộ phÁn tài vÿ chi tiền. Trường hợp doanh nghiáp sử dÿng há thống chăng từ thanh toán (disbursement voucher) thì không tiÁn hành lÁp phiÁu chi.
Tới ngày thanh toán như kÁ ho¿ch trong bộ hồ sơ theo dõi công nợ ( gồm: chăng từ thanh toán, hóa đơn mua hàng được chÃp nhÁn, chăng từ nhÁn hàng và chăng từ đặt hàng), kÁ toán phÁi trÁ chuyển toàn bộ hồ sơ này cho bộ phÁn tài vÿ để xét duyát và thanh toán tiền. Thā quỹ căn că vào bộ chăng từ chuyển sang s¿ tiÁn hành thanh toán cho người bán, ghi bổ sung thông tin thanh toán vào bộ hồ sơ và chuyển bộ hồ sơ này ngược l¿i cho kÁ toán phÁi trÁ. Dựa vào thông tin thanh toán tiền, kÁ toán phÁi trÁ định khoÁn cho nghiáp vÿ thanh toán người bán. Các thā tÿc hay quy trình thực hián cÿ thể s¿ được trình bày cÿ thể hơn trong phần chăng từ và các thā tÿc kiểm soát liên quan SVTH: Lê Xuân Trường 5 Khóa luÁn tốt nghiáp GVHD: Nguyßn Hồ Trúc Mai 1.
Các māc tiêu trong chu trình mua nguyên vÃt liãu Dÿ toán chu trình mua nguyên vÃt liãu và dòng tiÁn trong công ty Dự toán chu trình mua NVL nhằm thiÁt lÁp một chu trình có tính khÁ thi cao được sử dÿng trong kỳ ho¿t động trong tương lai. Nó cung cÃp cho nhà quÁn lý thông tin về kÁ ho¿ch thực hián chu trình một cách có há thống và đ¿t hiáu quÁ cũng như lường trước được những khó khăn khi thực hián các mÿc tiêu trong chu trình để có bián pháp xử lý kịp thời. Dự toán dòng tiền trong công ty là một bÁng tổng hợp về tiền thu và chi ra liên quan đÁn các ho¿t động cāa công ty trong từng kỳ kÁ toán. Dự toán dòng tiền nhằm xác định lượng tiền mặt có được trong kỳ, nÁu cân đối thu, chi sau khi dự trữ tiền mặt cần thiÁt thì công ty không phÁi lo về vÃn đề thiÁu vốn trong kinh doanh.
Theo dõi viãc mua nguyên vÃt liãu tć nhà cung cÃp Viác này trợ giúp các nhà quÁn lý lÁp các kÁ ho¿ch mua NVL, thanh toán cho nhà cung cÃp được đầy đā, chính xác và đúng thời gian. Bên c¿nh đó viác theo dõi mua NVL từ nhà cung cÃp giúp công ty có thể lường trước được các rāi ro trong trường hợp nhà cung cÃp không có hoặc không đā NVL cung cÃp công ty có thể kịp thời tính đÁn trường hợp mua NVL từ nhà cung cÃp khác. Theo dõi sß tiÁn phÁi trÁ và thanh toán phù hÿp, đúng thåi gian cho nhà cung cÃp Khi nhÁn được hóa đơn cāa bên bán, bên mua s¿ tiÁn hành theo dõi các khoÁn nợ phÁi trÁ nhằm tính toán, phÁn ánh một cách chính xác, đầy đā từng khoÁn nợ phÁi trÁ theo từng chā nợ. Đối chiÁu số tiền phÁi trÁ để xác định số nợ phÁi trÁ, đã trÁ và số nợ còn l¿i để thanh toán một cách hợp lý.
Công ty phÁi thường xuyên chā động chuẩn bị nguồn tài chính phÿc vÿc viác thanh toán cho nhà cung cÃp đúng thời gian và hợp lý vì đây là nghĩa vÿ phÁi thực hián được ký kÁt trong hợp đồng cāa hai bên. Theo dõi các mÁu tin liên quan nhà cung cÃp Dựa vào m¿u tin nay giúp công ty có cái nhìn tổng thể , biÁt rõ về đối tác cāa mình s¿ dß dàng hơn trong viác tiÁp cÁn, trao đổi, hợp tác mua bán.