CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm mua hàng Theo giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, mua hàng là “hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,. cho doanh nghiệp, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ và sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp nhất”.
Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại.Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng. Hoàng Minh Đường và PGS. Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội) 1. Khái niệm quản trị mua hàng Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, “quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu”.
Nhà cung cấp Giáo trình quản trị logistics kinh doanh có ghi, nhà cung cấp được định nghĩa một cách đơn giản là “các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh cung cấp các nguồn lực mà doanh nghiệp cần đến để sản xuất hàng hóa và dịch vụ: tư liệu sản xuất, hàng háo, sức lao động,. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là “việc doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp có khả năng đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp. Thương lượng và đàm phán Đàm phán, thương lượng là phương tiện dùng để giải quyết mâu thuẫn giữa các bên. Trong hoạt động quản lý dự án, các bên tham gia ít khi có quan hệ cấp trên cấp dưới mà thường là quan hệ đối tác (Chủ đầu tư – Nhà thầu – Tư vấn – Nhà cung cấp – Người thụ hướng dự án) với các lợi ích không cùng chiều nhau.
Để dung hòa các lợi 7 ích không cùng chiều này các bên tham gia phải ngồi vào bàn đàm phán, thương lượng. Đàm phán, thương lượng là hành vi và quá trình điều hòa quan hệ giữa các bên tham gia, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, thương lượng với nhà cung cấp là được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong suốt quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng cũng như hiệu quả của công tác mua hàng.
Giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng Giao nhận hàng hóa là Dịch vụ thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng. Thanh toán tiền hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được nghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán). Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp 1. Tìm kiếm nhà cung cấp Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn.
Vấn đề là tìm họ ở đâu? Bằng cách nào? cần những thông tin gì về các nhà cung cấp đó? Làm sao lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Phân loại nhà cung cấp: + Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho khác hàng trong một thời gian nhất định. Nhà Cung cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên Nhà cung cấp phụ: là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này 8 không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới + Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài.
Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp. Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hệ thương mại với nhà cung cấp này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định.
Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp. + Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp thương mại có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã kí kết.
Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian. Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: + Thông qua nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Các thông tin có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp dã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp (nhà quản trị, nhân viên mua hàng và các nhân viên trong doanh nghiệp); các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trú tại doanh nghiệp + Thông qua nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet,.
+ Thông qua các nhà cung cấp: Thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện bán (người chào hàng), hội chợ, triễn lãm và giới thiệu sản phẩm, hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ của các nhà cung cấp,. Lập hồ sơ nhà cung cấp Để lập được hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập các thông tin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, sau đó rút ra nhận xét, đánh giá và kết luận 9 về từng nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn đã đề ra từ trước. Một hồ sơ nhà cung cấp sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như sau: + Tên hiệu của nhà cung cấp + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh + Phạm vi hoạt động theo thị trường + Chất lượng sản phẩm dịch vụ + Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm + Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ + Khả năng tài chính + Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp 1. Lựa chọn nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp là một công việc vô cùng quan trọng đối với các nhà quản trị cũng như các doanh nghiệp thương mại.
Chính vì vậy, muốn tìm được một nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải dựa vào các phương pháp và đề ra các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp sao cho thật chính xác và hợp lý. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để có thể cọn được nhà cung cấp ưng ý, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Các tiêu chuẩn lựa chọn bao gồm các tiêu chuẩn chính và một số tiêu chuẩn phụ khác đi kèm như sau : + Các tiêu chuẩn chính: Chất lượng của nhà cung cấp; Thời hạn giao hàng; Giá thành hàng mua (bao gồm giá mua và các chi phí mua hàng). + Các tiêu chuẩn khác: Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp; Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì; Khả năng sản xuất của nhà cung cấp; Khả năng tài chính của nhà cung cấp.
Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc chọn lựa cũng cần được xem xét dựa theo hai loại mặt hàng là các mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp (cũng là mặt hàng mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh) và các hàng hóa mới vừa được đưa vào danh mục kinh doanh, từ đó doanh nghiệp sẽ xem xét nên giữ mối quan hệ với nhà cung cấp có sẵn hay là nên tiến hành lựa chọn một nhà cung cấp mới. 10 Dựa vào các tiêu chuẩn lựa chọn thì các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai (hoặc kết hợp cả hai) phương pháp sau: + Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Khi sử dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ thông qua kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình để lựa chọn nhà cung cấp. Ưu điểm của phương pháp này là các quyết định sẽ được ra nhanh chóng và đơn giản.
Tuy nhiên, việc lựa chọn này mang nhiều tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến của nhà quản trị, chính vì thế mà nhược điểm của phương pháp này chính là sự dễ dàng mắc sai lầm trong đánh giá và lựa chọn. + Phương pháp thang điểm: Đối với phương pháp này, nhà quản trị sẽ dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhà cung cấp và cho điểm theo các tiêu chuẩn đó, sắp xếp thứ tự ưu tiên tùy theo tổng điểm cuối cùng của từng nhà cung cấp để đưa ra các quyết định mang tính khách quan hơn.