chương 1, tác giả đã giới thiệu tổng quan về công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát về quá trình hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty, đồng thời cũng phân tích tình hình kinh doanh trong 3 năm đại dịch của doanh nghiệp ( 2020 - 2022) và nêu định hướng trong tương lai của doanh nghiệp. Sau hơn 07 năm hoạt động trên thị trường, công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát đã và đang cố gắng hết mình để xây dựng một chiến lược phù hợp với các mục tiêu tăng trưởng cũng như đem lại lợi ích cho khách hàng trong nước và quốc tế, từ đó tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn khi cố gắng khắc phục những tổn thất do đại dịch, suy thoái kinh tế đang diễn ra, nhưng công ty luôn đề ra những biện pháp duy trì sự ổn định, phát triển đồng thời cũng thực hiện tốt các quy định của pháp luật. Tiếp theo Chương 2, tác giả sẽ phân tích phần trọng tâm của bài báo cáo đó là “Quy trình giao nhận thiết bị Camera giám sát được nhập khẩu bằng đường biển” và các vấn đề cần khắc phục để hoàn thiện quy trình của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN THIẾT BỊ CAMERA GHI HÌNH NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT 2. Quy trình giao nhận thiết bị camera ghi hình nhập khẩu bằng đường biển 2. Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng và thông tin lô hàng Công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát hoạt động trên danh nghĩa là một công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa điện tử. Đối tác là công ty PANTECH CORPORATION ( Địa chỉ: 5 - 8 CHOME, SETA, OTSU CITY, SHIGA - KEN, JAPAN).
Hai bên đã hợp tác nhiều lần và doanh nghiệp cũng đã nhập khẩu nhiều lô hàng thành công , đảm bảo chất lượng và uy tín cùng với đối tác này. Trên cơ sở tin SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １３ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh tưởng lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lô hàng mới. Giao dịch được thực hiện dựa trên việc ký kết hợp đồng mua bán giữa CÔNG TY TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT VÀ CÔNG TY PANTECH CORPORATION. - Người xuất khẩu là công ty : PANTECH CORPORATION.
Địa chỉ: 5 - 8 CHOME, SETA, OTSU CITY, SHIGA - KEN, JAPAN. - Người nhập khẩu là công ty TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT Địa chỉ: 70 VÕ OANH, PHƯỜNG 25, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. - Hợp đồng giữa hai bên được ký kết vào ngày 10/06/2023. - Hai bên thỏa thuận buôn bán với nhau loại mặt hàng là “ CAMERA WIFI C22EP”.
Hàng hóa được mô tả chi tiết về số lượng, đơn giá, xem trong chứng từ đính kèm, CÔNG TY TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT sẽ thanh toán cho công ty PANTECH CORPORATION theo hình thức TTR như thỏa thuận trên hợp đồng. Tiến hành thanh toán Tùy theo phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng mà thực hiện thủ tục thanh toán. Công ty thường chọn phương thức chuyển tiền bằng điện - trả trước 100% cho người bán, do giữa các bên đã có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và đã hợp tác được một thời gian dài. Thông thường, trước khi người xuất khẩu giao hàng, công ty sẽ cử nhân viên phòng kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Khi thực hiện thủ tục chuyển tiền bằng điện - trả trước nhân viên kế toán phải có: − 02 lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng − Hồ sơ pháp lý − Hợp đồng nhập khẩu − Hóa đơn thương mại và các chứng từ khác như B/L, C/O,… − Tờ khai hải quan nhập khẩu Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền thanh toán qua cho ngân hàng người xuất khẩu. Khi ngân hàng người xuất khẩu thông báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh toán hoàn tất. SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １４ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh 2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Nhận bộ chứng từ Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, công ty PANTECH CORPORATION sẽ gửi các chứng từ cần thiết cho công ty GIA PHÁT.
Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Gia Phát sẽ nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của công ty PANTECH CORPORATION bao gồm: − Hợp đồng thương mại ( Sales contract) − Hóa đơn thương mại ( Invoice): 01 bản ( sao y bản chính) − Vận đơn ( Bill of Landing): 01 bản ( sao y bản chính) − Bảng kê khai hàng hóa ( Packing list): 01 bản ( sao y bản chính) − Và một số chứng từ khác ( nếu có). Kiểm tra bộ chứng từ Sau khi nhận được bộ chứng từ của đối tác, nhân viên chứng từ phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này cực kỳ quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc chứng từ không hợp lệ thì hải quan sẽ không tiếp nhận cho doanh nghiệp đăng ký tờ khai, và nếu điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn kém. Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, bản kê chi tiết….đều có nội dung giống với nhau về: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều hiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng tàu, số hiệu tàu, số container,… Kiểm tra độ chính xác của hợp đồng ( Sales contract) Thỏa thuận mua bán được hai bên ký vào ngày 10/06/2023 thể hiện rõ ràng các mặt hàng, các điều kiện, các điều khoản ràng buộc của hai bên đồng thời cũng xác nhận bên nhà nhập khẩu sẽ đặt những sản phẩm như trong đơn hàng từ nhà xuất khẩu.
Trong tường hợp đặt hàng này, do hai bên đã có mối quan hệ thương mại trong thời gian dài cho nên các điều khoản trong hợp đồng đều đã được giản lược và nêu rất ít các điều kiện ràng buộc đối với hai bên. Những nội dung cần lưu ý như: − Nhà xuất khẩu ( người bán ): PANTECH CORPORATION SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １５ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh − Nhà nhập khẩu ( người mua ): GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES TRADING COMPANY LIMITED − Tên sản phẩm: CAMERA WIFI C22EP - Thiết bị giám sát Camera IP HD Hồng Ngoại 8MP, ống kính 8mm, 3.8mm, Hàng mới 100% − Số lượng hàng: 5,000 SET − Đơn giá của một sản phẩm riêng lẻ: 20 USD / SET − Tồng trị giá của toàn bộ lô hàng: 100,0000.00 USD − Điều kiện giao hàng: CFR − Điều kiện thanh toán: bằng phương thức chuyển tiền trả trước ( TTR) bên nhập khẩu sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày − Cảng xếp hàng: NAGOYA PORT − Cảng dỡ hàng: HO CHI MINH PORT − Chuyển tải: Được phép − Giao hàng từng phần: Được phép Hóa đơn thương mại ( invoice) và phiếu đóng gói ( packing list) − Tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải chính xác theo như hợp đồng − Số invoice: PA/GP23.05 − Ngày phát hành hóa đơn: 21/06/2023 − Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, trị giá, đồng tiền thanh toán, điều kiện giao hàng phải phù hợp với hợp đồng và phiếu đóng gói. − Kiểm tra Packing list: Kiểm tra tên người nhận hàng, người gửi hàng, phải giống tên người nhận hàng trên hóa đơn - invoice, đơn vị tính, số lượng carton, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, quy cách đóng gói, loại bao bì − Số lượng: 5,000 SET − Net Weight: 2,000 KGS − Gross Weight: 2,200.000 KGS Invoice và Packing List là hai chứng từ quan trọng và thiết yếu để nhận được hàng. Vì vậy, nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện tờ khai thật chính xác và kiểm tra tờ SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １６ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh khai thật kỹ chứng từ này.
Nếu có sai sót thì sẽ phải chỉnh sửa ngay để đảm bảo tính đồng bộ của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của quá trình giao nhận hàng. Vận tải đơn ( Bill of Landing) − Khi nhận vận đơn từ khách hàng cần kiểm tra kỹ các nội dung sau: − Vận đơn số: 023785851 − Ngày vận đơn: 22/06/2023 − Kiểm tra tên hàng, tên cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng….trên B/L có phù hợp với hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói chưa. − Kiểm tra tổng số hàng trên B/L có trùng khớp với hóa đơn hay không: Tổng số hàng là 5,000 SET. − Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ: đây là một khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình Nhập khẩu hàng hóa vì nó giúp nhân viên chứng từ hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí ( phí lưu container, lưu kho bãi,.
− Kiểm tra tên, địa chỉ nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, tên mặt hàng, số lượng, điều kiện giao hàng, tên cảng đi, tên cảng đến, xuất xứ trong tất cả các chứng từ có giống nhau hay không. − Nếu thông tin hoặc số liệu giữa các chứng từ không giống nhau, thì nhân viên ở bộ phận chứng từ sẽ có nhiệm vụ liên lạc với bên đối tác để kịp thời thông báo cho người bán sửa chữa hoặc bổ sung thông tin. − Lỡ như xảy ra trường hợp chứng từ không được chỉnh sửa hoặc không được bổ sung một cách kịp thời mà nguyên nhân chính là do lỗi của bên đối tác thì công ty đối tác sẽ chịu toàn bộ chi phí có liên quan đến việc sửa chữa bổ sung chứng từ sau đó. Nhận thông báo hàng đến và D/O và cược container Trước khi tài cập bến từ 2 đến 3 ngày sẽ nhận được thông báo hàng đến và debit note phí local charge.
Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice/ AN) + Nhân viên xem tên và địa chỉ của người nhận hàng có đúng không SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １７ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh + Tên người nhận: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICE TRADING COMPANY LIMITED + Địa chỉ: 70 Vo Oanh Street, Ward 25, Binh Thanh District, HCM City + Kiểm tra tên tàu/ số chuyến: WAN HAI 262/ S043 + Cập cảng ngày: 30/06/2023 + Kiểm tra ngày tàu cập cảng để sắp xếp chuẩn bị chứng từ mở tờ khai Hải quan + Số container/ seal: WHSU2354272 40DC WHLL166640 + Số lượng: 5,000 SET + Tên hàng hóa: CAMERA WIFI C22EP + Kiểm tra trọng lượng ( Gross weight): 2,200.000 KGS có giống với hợp đồng hay không.