Hoàn thiện quy trình giao nhận camera giám sát nhập khẩu đường biển - Cty Gia Phát

Quy trình giao nhận camera giám sát nhập khẩu đường biển tại Gia Phát. Hướng dẫn chi tiết, đảm bảo hàng hóa an toàn, nhanh chóng, hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thúy Vy
• Người hướng dẫn: Trần Tuấn Anh
• Trường học: Trường Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận thiết bị camera giám sát được nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát
• Loại tài liệu: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan quy trình giao nhận Camera nhập khẩu đường biển 55

Hoạt động thương mại quốc tế và toàn cầu hóa thúc đẩy các quốc gia vươn ra thị trường quốc tế. Xuất nhập khẩu trở thành yếu tố cốt lõi phát triển kinh tế và duy trì quan hệ giao thương. Vận tải ngoại thương đóng vai trò cầu nối, tăng cường thương mại, mở rộng thị trường tiêu thụ. Giao nhận xuất nhập khẩu chiếm tỉ trọng lớn trong hoạt động vận tải này. Doanh nghiệp cần nắm vững quy trình giao nhận hàng hóa để vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Thiếu nghiệp vụ này, hoạt động mua bán với khách hàng không thể thực hiện được. Quy trình giao nhận có vai trò then chốt trong lưu thông, phân phối hàng hóa, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vận tải quốc tế đường biển chiếm vị trí quan trọng trong chuyên chở hàng hóa, chiếm gần 80% tổng khối lượng vận chuyển toàn cầu. Nó cung cấp dịch vụ vận chuyển rộng rãi, từ hàng hóa quý hiếm đến thông thường, tiết kiệm và bền vững. Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển ở Việt Nam diễn ra sôi nổi. Ngành công nghiệp điện tử trong nước phát triển, đặc biệt là chế tạo và xuất khẩu sản phẩm điện tử viễn thông. Nhu cầu nhập khẩu thiết bị điện tử tăng lên đáng kể. Doanh nghiệp nhập khẩu đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm đội ngũ nhân viên chưa đủ chuyên môn, cạnh tranh khốc liệt và rủi ro về chính trị và thương mại. Công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát liên tục cải tiến nghiệp vụ, tìm kiếm giải pháp tối ưu để củng cố vị trí. Đề tài "Hoàn thiện quy trình giao nhận thiết bị Camera giám sát được nhập khẩu bằng đường biển" được chọn làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.

1.1. Tầm quan trọng của quy trình giao nhận Camera nhập khẩu

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt là đối với các mặt hàng công nghệ như camera giám sát, đóng vai trò then chốt trong sự thành công của doanh nghiệp. Việc tối ưu quy trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí, và đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Theo một nghiên cứu gần đây, các doanh nghiệp có quy trình giao nhận hiệu quả có thể tiết kiệm đến 15% chi phí vận hành so với các doanh nghiệp khác. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc đầu tư vào việc hoàn thiện quy trình này. Ngoài ra, việc nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến thủ tục nhập khẩu camera cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.

1.2. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu quy trình nhập khẩu Camera

Báo cáo này tập trung vào việc phân tích và đánh giá hiện trạng quy trình giao nhận thiết bị Camera giám sát nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát. Mục tiêu chính là đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng cao quy trình giao nhận, giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong phạm vi chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, sử dụng dữ liệu có sẵn từ công ty Gia Phát (2020 - 2022). Phương pháp nghiên cứu bao gồm quan sát, nghiên cứu thực tế, thống kê, đánh giá và phân tích - tổng hợp.

II. Thách thức khi nhập khẩu Camera giám sát đường biển 58

Doanh nghiệp nhập khẩu camera giám sát tại Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức. Đội ngũ nhân viên có thể chưa đủ chuyên môn và kinh nghiệm, dẫn đến sai sót trong thủ tục nhập khẩu, kiểm tra chất lượng. Sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ trong và ngoài nước đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cải tiến. Rủi ro về chính trị và thương mại, biến động tỷ giá hối đoái cũng ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận. Sự thay đổi trong chính sách nhập khẩu camera của nhà nước cũng tạo ra những khó khăn cho doanh nghiệp. Ví dụ, việc áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật mới có thể đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào việc kiểm tra và chứng nhận sản phẩm. Ngoài ra, thuế nhập khẩu camera và các loại phí khác cũng là một gánh nặng đối với doanh nghiệp. Theo số liệu thống kê, chi phí tuân thủ các quy định pháp luật chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí nhập khẩu. Điều này cho thấy việc quản lý hiệu quả các chi phí này là rất quan trọng.

2.1. Khó khăn về thủ tục hải quan nhập khẩu Camera

Một trong những thách thức lớn nhất trong quy trình nhập khẩu camera là thủ tục hải quan. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu camera, khai báo chính xác thông tin hàng hóa, áp mã HS phù hợp, và nộp thuế đúng hạn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật. Sai sót trong quá trình này có thể dẫn đến chậm trễ trong thông quan, phát sinh chi phí phạt, thậm chí là bị tịch thu hàng hóa. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hoặc sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói từ các công ty logistics uy tín.

2.2. Vấn đề kiểm tra chất lượng Camera giám sát nhập khẩu

Chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt để đảm bảo uy tín và cạnh tranh của doanh nghiệp. Kiểm tra chất lượng camera nhập khẩu là một khâu quan trọng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn. Tuy nhiên, việc kiểm tra chất lượng đòi hỏi trang thiết bị hiện đại, đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ, và quy trình kiểm tra nghiêm ngặt. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự kiểm tra chất lượng, hoặc thuê các tổ chức kiểm định độc lập. Việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào năng lực tài chính, quy mô hoạt động, và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận.

2.3. Biến động về cước vận chuyển đường biển Camera

Cước vận chuyển camera đường biển chịu ảnh hưởng lớn từ các yếu tố bên ngoài như giá nhiên liệu, tình hình cung cầu vận tải, và các yếu tố địa chính trị. Sự biến động của cước vận chuyển có thể ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao tình hình thị trường, lựa chọn các hãng tàu uy tín, và đàm phán giá cước hợp lý. Ngoài ra, việc sử dụng các điều khoản Incoterms nhập khẩu camera phù hợp cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận chuyển.

III. Quy trình giao nhận Camera nhập khẩu tại Gia Phát 55

Công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát hoạt động trên danh nghĩa là công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa điện tử. Đối tác là công ty PANTECH CORPORATION (Nhật Bản). Hai bên đã hợp tác nhiều lần, doanh nghiệp nhập khẩu nhiều lô hàng thành công, đảm bảo chất lượng và uy tín. Giao dịch dựa trên hợp đồng mua bán giữa hai công ty. Hàng hóa được mô tả chi tiết về số lượng, đơn giá. Công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát thanh toán cho công ty PANTECH CORPORATION theo hình thức TTR. Tùy theo phương thức thanh toán mà hai bên thỏa thuận trong hợp đồng mà thực hiện thủ tục thanh toán. Công ty thường chọn phương thức chuyển tiền bằng điện trả trước 100% cho người bán, do hai bên có sự tin tưởng trong kinh doanh và đã hợp tác lâu dài. Trước khi người xuất khẩu giao hàng, công ty cử nhân viên phòng kế toán đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán.

3.1. Nhận chứng từ và kiểm tra tính hợp lệ Camera

Sau khi giao hàng lên tàu, công ty PANTECH CORPORATION gửi các chứng từ cần thiết cho công ty GIA PHÁT. Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Gia Phát nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng. Sau khi nhận được bộ chứng từ của đối tác, nhân viên chứng từ phải kiểm tra chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Bộ chứng từ hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, bản kê chi tiết đều có nội dung giống nhau về: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều hiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng tàu, số hiệu tàu, số container.

3.2. Khai báo hải quan điện tử và nộp thuế nhập khẩu Camera

Để tiến hành đăng ký một tờ khai Hải quan mới khi nhập khẩu cần phải triển khai các bước sau: đăng nhập và đăng ký thông tin doanh nghiệp vào phần mềm Ecus, vào Menu tờ khai hải quan nhập khẩu chọn “ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”, nhập thông tin, truyền tờ kê khai hải quan, khai chính thức tờ khai, lấy kết quả phân luồng. Sau đó, nộp thuế. Sau 30 ngày nhận hàng hóa, doanh nghiệp nhập khẩu phải đóng thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa nhập khẩu tại Kho bạc nhà nước. Sau khi cán bộ hải quan sẽ kiểm tra xem liệu công ty đã hoàn thành việc đóng thuế đầy đủ chưa, nếu đã hoàn thành thì nhân viên giao nhận sẽ nhận lại “ Chứng từ ghi sổ thuế phải thu”.

3.3. Nhận hàng và vận chuyển Camera về kho công ty

Sau quá trình đăng kí tờ khai xong, nhân viên giao nhận kiểm tra xem hồ sơ của mình tới bước nào bằng các nhập số tờ khai vào máy tính, khi có kết quả người xử lí văn phòng đội hàng hóa nhập khẩu trả tờ khai. Nhân viên giao nhận tới cửa thu lệ phí hải quan. Sau khi nhận được tờ khai hải quan, nhân viên sẽ photo lấy một tờ khai, rồi sau đó tới phòng thương mại làm thủ tục và nhận phiếu EIR. Cuối cùng nhận hàng. Nhân viên dự kiến thời gian hoàn tất thủ tục hải quan rồi báo cho công ty biết để sắp xếp và điều xe đi nhận hàng, chuyển hàng về kho hàng mà Công ty Gia Phát đã chỉ định.

IV. Đánh giá quy trình nhập khẩu Camera của Gia Phát 57

Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5 giúp công ty Gia Phát tiết kiệm thời gian. Đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn tốt và tinh thần trách nhiệm cao. Tuy nhiên, trong quy trình khi doanh nghiệp nhập khẩu camera giám sát thỉnh thoảng sẽ xảy ra những vấn đề như đối tác xuất khẩu gửi thiếu chứng từ, khi nhận bộ chứng từ nhân viên giao nhận không kiểm tra kỹ lưỡng, các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ. Mặc dù đã có hệ thống khai báo điện tử hỗ trợ, giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian, tuy nhiên, trong quá trình nhập khai báo hải quan điện tử còn xảy ra một vài sai sót như nhập sai mã hàng hóa khiến việc khai báo phải thực hiện lại, dẫn đến việc thông quan hàng bị chậm trễ. Các sai sót này phần lớn là do năng lực công tác của nhân viên trong cơ quan gây nên. Nguyên nhân sâu xa hơn là do Bộ phận chứng từ của công ty chỉ gồm 1 nhân viên đảm nhận nhiệm vụ xử lý các chứng từ cần thiết cho quy trình nhập khẩu hàng hóa.

4.1. Ưu điểm trong quy trình nhập khẩu Camera của Gia Phát

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Gia Phát là việc áp dụng khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5. Điều này giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình khai báo. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn tốt và tinh thần trách nhiệm cao cũng là một lợi thế lớn. Sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và chính xác.

4.2. Nhược điểm cần khắc phục khi nhập khẩu Camera

Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu của Gia Phát vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục. Đôi khi xảy ra tình trạng đối tác xuất khẩu gửi thiếu chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau. Việc này có thể do lượng công việc của nhân viên quá lớn, hoặc do năng lực công tác chưa tốt. Ngoài ra, việc chỉ có một nhân viên đảm nhận nhiệm vụ xử lý các chứng từ cần thiết cũng tạo ra áp lực lớn và có thể dẫn đến sai sót.

4.3. Phân tích SWOT quy trình nhập khẩu Camera của Gia Phát

Để có cái nhìn tổng quan về quy trình nhập khẩu của Gia Phát, chúng ta có thể sử dụng mô hình SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Điểm mạnh (S) bao gồm nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Điểm yếu (W) là thiếu nhân sự ở bộ phận chứng từ và giao nhận. Cơ hội (O) đến từ việc nhà nước khuyến khích doanh nghiệp mở rộng giao thương. Thách thức (T) là sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và các chính sách đối với hàng hóa nhập khẩu còn phức tạp.

V. Giải pháp hoàn thiện thủ tục nhập khẩu Camera đường biển 59

Để khắc phục những điểm yếu và vấn đề nêu trên, tác giả đề xuất một vài biện pháp giúp doanh nghiệp khắc phục sai sót và nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của bộ phận xuất nhập khẩu. Về vấn đề đối tác xuất khẩu gửi thiếu chứng từ, sai sót thông tin giữa các chứng từ, sau khi nộp hồ sơ Hải quan mới phát hiện khai sai thông tin. Các sai sót này chủ yếu là do các điểm yếu như khi nhận bộ chứng từ nhân viên giao nhận, không kiểm tra kỹ lưỡng. Để khắc phục những vấn đề trên cần chú trọng khâu làm chứng từ và nghiệp vụ Khai báo hải quan điện tử.

5.1. Tăng cường kiểm tra chứng từ nhập khẩu Camera

Khi gửi yêu cầu chứng từ cần thiết cho đối tác xuất khẩu, cần lưu ý lại các chứng từ quan trọng nhất định phải có để tránh trường hợp đối tác gửi thiếu chứng từ. Ngay khi tiếp nhận bộ chứng từ từ đối tác , nhân viên chứng từ cần phải thực hiện việc kiểm tra và so sánh tỉ mỉ giữa các chứng từ với nhau, nếu phát hiện có sự không khớp thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu xem nguyên nhân nào đã dẫn đến sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt nguồn từ chứng từ nào, cần phải liên hệ ngay tới đối tác nhập khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu đối chiếu cho ăn khớp với nhau.

5.2. Nâng cao nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử Camera

Để tránh việc gây ra những sau sót không đáng có, công ty nên tổ chức các buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo khi có bất kỳ thay đổi, nếu gặp phải lỗi khi sử dụng phần mềm nhân viên có thể hỏi bộ phận IT hoặc liên lạc với công ty phân phối phần mềm để được giải đáp và khắc phục sự cố. Nhằm khắc phục sự nhầm lẫn trong việc áp mã thuế cần mua bổ sung và thay đổi cuốn Biểu thuế xuất nhập khẩu theo từng năm, thuế VAT áp dụng đối với hàng hóa.

5.3. Bổ sung nhân sự cho bộ phận xuất nhập khẩu Camera

Việc tuyển thêm nhân sự ở 2 bộ phận chứng từ và giao nhận để san sẻ lượng công việc của các nhân viên hiện tại, từ đó giúp nhân viên giảm bớt được áp lực, có thể tập trung vào công việc chính của mình, nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp, đồng thời có thêm nhân viên để hỗ trợ giúp Công ty có thể nhận và hoàn thành được nhiều đơn hàng hơn, nâng cao uy tín của Công ty đối với khách hàng và thu về lợi nhuận.

VI. Kết luận và khuyến nghị về giao nhận Camera nhập khẩu 55

Trong xu thế kinh tế mở rộng, các doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích phát triển nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Gia Phát luôn nỗ lực khai thác tiềm năng, khắc phục nhược điểm, củng cố vị thế và tìm kiếm thị trường mới, hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. Mặc dù mới thành lập 8 năm và chịu ảnh hưởng của dịch bệnh, công ty vẫn cố gắng duy trì hoạt động. Số lượng nhân sự tuy ít nhưng trình độ nghiệp vụ tương đối cao. Quá trình nhập hàng vận tải bằng container được diễn ra theo đúng trình tự của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu, tuân thủ luật lệ Hải quan. Tuy nhiên, cạnh tranh khốc liệt tạo nhiều khó khăn đối với ngành xuất nhập khẩu Việt Nam nói chung, và Gia Phát nói riêng. Doanh nghiệp cần cố gắng khắc phục sai sót khi thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu và tuyển dụng thêm những nhân viên có năng lực phù hợp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên tích cực chuẩn bị đầu tư mở rộng và trang bị thêm cơ sở vật chất kỹ thuật để có thể hoà nhập vào nền kinh tế mở.

6.1. Tóm tắt những điểm cần lưu ý về giao nhận Camera

Để quy trình giao nhận thiết bị Camera giám sát nhập khẩu bằng đường biển diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau: kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ, tuân thủ quy định pháp luật về hải quan, nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên, và chủ động ứng phó với các rủi ro phát sinh. Việc đầu tư vào việc hoàn thiện quy trình này là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

6.2. Triển vọng và cơ hội phát triển nhập khẩu Camera

Thị trường camera giám sát tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển lớn, do nhu cầu về an ninh và giám sát ngày càng tăng. Điều này tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối camera. Tuy nhiên, để tận dụng được cơ hội này, doanh nghiệp cần phải liên tục cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1, tác giả đã giới thiệu tổng quan về công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát về quá trình hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty, đồng thời cũng phân tích tình hình kinh doanh trong 3 năm đại dịch của doanh nghiệp ( 2020 - 2022) và nêu định hướng trong tương lai của doanh nghiệp. Sau hơn 07 năm hoạt động trên thị trường, công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát đã và đang cố gắng hết mình để xây dựng một chiến lược phù hợp với các mục tiêu tăng trưởng cũng như đem lại lợi ích cho khách hàng trong nước và quốc tế, từ đó tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn khi cố gắng khắc phục những tổn thất do đại dịch, suy thoái kinh tế đang diễn ra, nhưng công ty luôn đề ra những biện pháp duy trì sự ổn định, phát triển đồng thời cũng thực hiện tốt các quy định của pháp luật. Tiếp theo Chương 2, tác giả sẽ phân tích phần trọng tâm của bài báo cáo đó là “Quy trình giao nhận thiết bị Camera giám sát được nhập khẩu bằng đường biển” và các vấn đề cần khắc phục để hoàn thiện quy trình của doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN THIẾT BỊ CAMERA GHI HÌNH NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT 2. Quy trình giao nhận thiết bị camera ghi hình nhập khẩu bằng đường biển 2. Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng và thông tin lô hàng Công ty TNHH TMDV Thiết Bị Kỹ Thuật Gia Phát hoạt động trên danh nghĩa là một công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa điện tử. Đối tác là công ty PANTECH CORPORATION ( Địa chỉ: 5 - 8 CHOME, SETA, OTSU CITY, SHIGA - KEN, JAPAN).

Hai bên đã hợp tác nhiều lần và doanh nghiệp cũng đã nhập khẩu nhiều lô hàng thành công , đảm bảo chất lượng và uy tín cùng với đối tác này. Trên cơ sở tin SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １３ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh tưởng lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lô hàng mới. Giao dịch được thực hiện dựa trên việc ký kết hợp đồng mua bán giữa CÔNG TY TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT VÀ CÔNG TY PANTECH CORPORATION. - Người xuất khẩu là công ty : PANTECH CORPORATION.

Địa chỉ: 5 - 8 CHOME, SETA, OTSU CITY, SHIGA - KEN, JAPAN. - Người nhập khẩu là công ty TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT Địa chỉ: 70 VÕ OANH, PHƯỜNG 25, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. - Hợp đồng giữa hai bên được ký kết vào ngày 10/06/2023. - Hai bên thỏa thuận buôn bán với nhau loại mặt hàng là “ CAMERA WIFI C22EP”.

Hàng hóa được mô tả chi tiết về số lượng, đơn giá, xem trong chứng từ đính kèm, CÔNG TY TNHH TMDV THIẾT BỊ KỸ THUẬT GIA PHÁT sẽ thanh toán cho công ty PANTECH CORPORATION theo hình thức TTR như thỏa thuận trên hợp đồng. Tiến hành thanh toán Tùy theo phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng mà thực hiện thủ tục thanh toán. Công ty thường chọn phương thức chuyển tiền bằng điện - trả trước 100% cho người bán, do giữa các bên đã có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và đã hợp tác được một thời gian dài. Thông thường, trước khi người xuất khẩu giao hàng, công ty sẽ cử nhân viên phòng kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.

Khi thực hiện thủ tục chuyển tiền bằng điện - trả trước nhân viên kế toán phải có: − 02 lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng − Hồ sơ pháp lý − Hợp đồng nhập khẩu − Hóa đơn thương mại và các chứng từ khác như B/L, C/O,… − Tờ khai hải quan nhập khẩu Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền thanh toán qua cho ngân hàng người xuất khẩu. Khi ngân hàng người xuất khẩu thông báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh toán hoàn tất. SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １４ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh 2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Nhận bộ chứng từ Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, công ty PANTECH CORPORATION sẽ gửi các chứng từ cần thiết cho công ty GIA PHÁT.

Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty Gia Phát sẽ nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của công ty PANTECH CORPORATION bao gồm: − Hợp đồng thương mại ( Sales contract) − Hóa đơn thương mại ( Invoice): 01 bản ( sao y bản chính) − Vận đơn ( Bill of Landing): 01 bản ( sao y bản chính) − Bảng kê khai hàng hóa ( Packing list): 01 bản ( sao y bản chính) − Và một số chứng từ khác ( nếu có). Kiểm tra bộ chứng từ Sau khi nhận được bộ chứng từ của đối tác, nhân viên chứng từ phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này cực kỳ quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc chứng từ không hợp lệ thì hải quan sẽ không tiếp nhận cho doanh nghiệp đăng ký tờ khai, và nếu điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn kém. Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, bản kê chi tiết….đều có nội dung giống với nhau về: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều hiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng tàu, số hiệu tàu, số container,… Kiểm tra độ chính xác của hợp đồng ( Sales contract) Thỏa thuận mua bán được hai bên ký vào ngày 10/06/2023 thể hiện rõ ràng các mặt hàng, các điều kiện, các điều khoản ràng buộc của hai bên đồng thời cũng xác nhận bên nhà nhập khẩu sẽ đặt những sản phẩm như trong đơn hàng từ nhà xuất khẩu.

Trong tường hợp đặt hàng này, do hai bên đã có mối quan hệ thương mại trong thời gian dài cho nên các điều khoản trong hợp đồng đều đã được giản lược và nêu rất ít các điều kiện ràng buộc đối với hai bên. Những nội dung cần lưu ý như: − Nhà xuất khẩu ( người bán ): PANTECH CORPORATION SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １５ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh − Nhà nhập khẩu ( người mua ): GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICES TRADING COMPANY LIMITED − Tên sản phẩm: CAMERA WIFI C22EP - Thiết bị giám sát Camera IP HD Hồng Ngoại 8MP, ống kính 8mm, 3.8mm, Hàng mới 100% − Số lượng hàng: 5,000 SET − Đơn giá của một sản phẩm riêng lẻ: 20 USD / SET − Tồng trị giá của toàn bộ lô hàng: 100,0000.00 USD − Điều kiện giao hàng: CFR − Điều kiện thanh toán: bằng phương thức chuyển tiền trả trước ( TTR) bên nhập khẩu sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày − Cảng xếp hàng: NAGOYA PORT − Cảng dỡ hàng: HO CHI MINH PORT − Chuyển tải: Được phép − Giao hàng từng phần: Được phép Hóa đơn thương mại ( invoice) và phiếu đóng gói ( packing list) − Tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải chính xác theo như hợp đồng − Số invoice: PA/GP23.05 − Ngày phát hành hóa đơn: 21/06/2023 − Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, trị giá, đồng tiền thanh toán, điều kiện giao hàng phải phù hợp với hợp đồng và phiếu đóng gói. − Kiểm tra Packing list: Kiểm tra tên người nhận hàng, người gửi hàng, phải giống tên người nhận hàng trên hóa đơn - invoice, đơn vị tính, số lượng carton, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, quy cách đóng gói, loại bao bì − Số lượng: 5,000 SET − Net Weight: 2,000 KGS − Gross Weight: 2,200.000 KGS Invoice và Packing List là hai chứng từ quan trọng và thiết yếu để nhận được hàng. Vì vậy, nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện tờ khai thật chính xác và kiểm tra tờ SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １６ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh khai thật kỹ chứng từ này.

Nếu có sai sót thì sẽ phải chỉnh sửa ngay để đảm bảo tính đồng bộ của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của quá trình giao nhận hàng. Vận tải đơn ( Bill of Landing) − Khi nhận vận đơn từ khách hàng cần kiểm tra kỹ các nội dung sau: − Vận đơn số: 023785851 − Ngày vận đơn: 22/06/2023 − Kiểm tra tên hàng, tên cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng….trên B/L có phù hợp với hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói chưa. − Kiểm tra tổng số hàng trên B/L có trùng khớp với hóa đơn hay không: Tổng số hàng là 5,000 SET. − Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ: đây là một khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình Nhập khẩu hàng hóa vì nó giúp nhân viên chứng từ hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí ( phí lưu container, lưu kho bãi,.

− Kiểm tra tên, địa chỉ nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, tên mặt hàng, số lượng, điều kiện giao hàng, tên cảng đi, tên cảng đến, xuất xứ trong tất cả các chứng từ có giống nhau hay không. − Nếu thông tin hoặc số liệu giữa các chứng từ không giống nhau, thì nhân viên ở bộ phận chứng từ sẽ có nhiệm vụ liên lạc với bên đối tác để kịp thời thông báo cho người bán sửa chữa hoặc bổ sung thông tin. − Lỡ như xảy ra trường hợp chứng từ không được chỉnh sửa hoặc không được bổ sung một cách kịp thời mà nguyên nhân chính là do lỗi của bên đối tác thì công ty đối tác sẽ chịu toàn bộ chi phí có liên quan đến việc sửa chữa bổ sung chứng từ sau đó. Nhận thông báo hàng đến và D/O và cược container Trước khi tài cập bến từ 2 đến 3 ngày sẽ nhận được thông báo hàng đến và debit note phí local charge.

Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice/ AN) + Nhân viên xem tên và địa chỉ của người nhận hàng có đúng không SVTH: Nguyễn Thị Thúy Vy １７ Báo cáo thực tập GVHD: Trần Tuấn Anh + Tên người nhận: GIA PHAT TECHNOLOGY EQUIPMENT SERVICE TRADING COMPANY LIMITED + Địa chỉ: 70 Vo Oanh Street, Ward 25, Binh Thanh District, HCM City + Kiểm tra tên tàu/ số chuyến: WAN HAI 262/ S043 + Cập cảng ngày: 30/06/2023 + Kiểm tra ngày tàu cập cảng để sắp xếp chuẩn bị chứng từ mở tờ khai Hải quan + Số container/ seal: WHSU2354272 40DC WHLL166640 + Số lượng: 5,000 SET + Tên hàng hóa: CAMERA WIFI C22EP + Kiểm tra trọng lượng ( Gross weight): 2,200.000 KGS có giống với hợp đồng hay không.