Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu ngày càng sâu rộng, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam phát triển mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu về dịch vụ thủ tục hải quan hàng nhập khẩu tăng cao. Theo báo cáo của ngành, trong giai đoạn 2019-2021, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlog đã phục vụ hàng trăm khách hàng với số lượng lô hàng nhập khẩu tăng từ 374 lô năm 2019 lên 557 lô năm 2021, phản ánh sự phát triển ổn định của dịch vụ thủ tục hải quan. Tuy nhiên, quy trình dịch vụ này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng dịch vụ.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng quy trình dịch vụ thủ tục hải quan hàng nhập khẩu tại Công ty Vnlog, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2019-2021 tại trụ sở chính và các kho vận của công ty tại Hà Nội và Hải Phòng.

Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học cho công ty trong việc cải tiến quy trình dịch vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động logistics, thúc đẩy phát triển kinh tế quốc gia thông qua việc tối ưu hóa thủ tục hải quan hàng nhập khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý dịch vụ logistics và thủ tục hải quan, bao gồm:

  • Lý thuyết dịch vụ logistics: Nhấn mạnh vai trò của dịch vụ thủ tục hải quan trong chuỗi cung ứng, đặc biệt là tính vô hình, tính đa dạng và tính đồng thời của dịch vụ.
  • Mô hình quy trình dịch vụ: Mô tả các bước tuần tự trong quy trình cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan, từ tiếp nhận hồ sơ đến giao hàng.
  • Khái niệm về thủ tục hải quan hàng nhập khẩu: Theo Luật Thương mại 2005 và Công ước Kyoto, thủ tục hải quan là các hoạt động nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật hải quan, bao gồm khai báo, kiểm tra, tính thuế và giải phóng hàng hóa.
  • Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình dịch vụ: Bao gồm môi trường chính trị pháp luật, kinh tế, công nghệ, văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhân lực, cơ sở vật chất và mối quan hệ với cơ quan hải quan, hãng tàu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định lượng và định tính:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập số liệu từ báo cáo tài chính, hồ sơ chứng từ, hệ thống quản lý tờ khai hải quan của Công ty Vnlog giai đoạn 2019-2021; phỏng vấn sâu với nhân viên các phòng ban và khách hàng.
  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê mô tả số liệu tài chính, nhân sự, số lượng tờ khai, tỷ lệ tờ khai hợp lệ và phân luồng; phân tích SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức; so sánh với các tiêu chuẩn ngành và nghiên cứu tương tự.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2022, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tăng trưởng số lượng khách hàng và lô hàng: Số khách hàng sử dụng dịch vụ tăng từ 70 năm 2019 lên 128 năm 2020, giảm nhẹ còn 124 năm 2021; số lô hàng nhập khẩu tăng từ 374 lên 597 năm 2020, giảm còn 557 năm 2021. Điều này cho thấy sự phát triển ổn định của dịch vụ, mặc dù có ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19.

  2. Tỷ lệ tờ khai hợp lệ và phân luồng: Tỷ lệ tờ khai bị hủy giảm từ 0,7% năm 2019 xuống khoảng 0,3% năm 2021; tờ khai luồng xanh tăng từ 62,3% lên 85,6% trong cùng giai đoạn, cho thấy chất lượng khai báo hải quan được cải thiện rõ rệt.

  3. Tỷ lệ chứng từ đạt yêu cầu tăng: Tỷ lệ chứng từ đạt yêu cầu như hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ đều có xu hướng tăng, ví dụ tỷ lệ bổ sung thông tin hóa đơn giảm từ 19,8% năm 2019 xuống còn 7,1% năm 2021.

  4. Doanh thu và lợi nhuận biến động: Doanh thu năm 2020 tăng khoảng 52% so với 2019 nhưng lợi nhuận chỉ bằng 9% do chi phí phát sinh cao; năm 2021 doanh thu đạt 70% so với 2020 và lợi nhuận tăng gấp 4 lần, phản ánh hiệu quả quản lý chi phí và mở rộng dịch vụ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân tăng trưởng khách hàng và lô hàng là do công ty đã xây dựng được uy tín trong lĩnh vực dịch vụ thủ tục hải quan, đặc biệt với các mặt hàng nhập khẩu thông thường từ Trung Quốc và Hàn Quốc. Việc cải thiện tỷ lệ tờ khai hợp lệ và tăng tỉ lệ luồng xanh phản ánh sự nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên và áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong khai báo hải quan.

Tuy nhiên, tồn tại các hạn chế như sai sót trong khai báo tờ khai, tỷ lệ tờ khai luồng vàng còn chiếm tỷ lệ nhất định, gây kéo dài thời gian thông quan. Nguyên nhân chủ yếu do sự phức tạp của thủ tục đối với hàng hóa đặc biệt, thiếu kinh nghiệm và kỹ năng xử lý tình huống của nhân viên, cũng như hạn chế về hệ thống vận chuyển và quản lý chi phí.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành logistics, các vấn đề về thủ tục hành chính và năng lực nhân sự là những thách thức phổ biến, đồng thời việc xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan và hãng tàu được xem là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả dịch vụ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượng khách hàng và lô hàng, bảng phân tích tỷ lệ tờ khai hợp lệ và phân luồng, biểu đồ tỷ lệ chứng từ đạt yêu cầu qua các năm, giúp minh họa rõ nét xu hướng và hiệu quả cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Lập kế hoạch kiểm soát chi phí và dự toán thời gian: Thiết lập hệ thống dự toán chi phí chi tiết cho từng khâu trong quy trình dịch vụ, kiểm soát chặt chẽ chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý phát sinh. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và phòng Kế toán; thời gian: triển khai trong 6 tháng tới.

  2. Nâng cao năng lực nhân viên kiểm tra chứng từ: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ thủ tục hải quan, cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới, kỹ năng xử lý thông tin và giao tiếp với khách hàng, người xuất khẩu. Chủ thể: Phòng Nhân sự phối hợp với Học viện đào tạo; thời gian: liên tục hàng quý.

  3. Khắc phục sai sót trong khai và truyền tờ khai hải quan: Áp dụng quy trình kiểm tra chéo trước khi truyền tờ khai chính thức, tăng cường giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên chứng từ, sử dụng phần mềm hỗ trợ kiểm tra tự động. Chủ thể: Phòng Chứng từ và Ban Quản lý; thời gian: 3 tháng đầu năm 2024.

  4. Mở rộng và đa dạng hóa đối tác vận chuyển: Tìm kiếm, lựa chọn các công ty vận chuyển uy tín có chính sách rõ ràng về thời gian lấy hàng, giá cả hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho và rút ngắn thời gian giao nhận. Chủ thể: Phòng Giao nhận và Ban Giám đốc; thời gian: 6 tháng.

  5. Xây dựng chiến lược marketing và phát triển thương hiệu: Thành lập bộ phận truyền thông chuyên trách, phát triển website, tăng cường hoạt động trên các nền tảng mạng xã hội để thu hút khách hàng mới, đặc biệt là các mặt hàng nhập khẩu đặc biệt. Chủ thể: Ban Giám đốc và phòng Marketing; thời gian: 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp logistics và forwarder: Nghiên cứu giúp cải tiến quy trình dịch vụ thủ tục hải quan, nâng cao năng lực cạnh tranh và chất lượng dịch vụ.

  2. Cơ quan quản lý nhà nước về hải quan: Tham khảo để hiểu rõ thực trạng và khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, từ đó đề xuất chính sách hỗ trợ phù hợp.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành quản lý logistics, thương mại quốc tế: Cung cấp kiến thức thực tiễn về quy trình dịch vụ thủ tục hải quan, các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp cải tiến.

  4. Khách hàng doanh nghiệp nhập khẩu: Hiểu rõ quy trình, các bước và yêu cầu trong dịch vụ thủ tục hải quan, giúp lựa chọn đối tác dịch vụ phù hợp và tối ưu hóa chi phí.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quy trình dịch vụ thủ tục hải quan hàng nhập khẩu gồm những bước nào?
    Quy trình gồm 7 bước chính: xác định loại hàng nhập khẩu, kiểm tra bộ chứng từ, khai và truyền tờ khai hải quan, lấy lệnh giao hàng, chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, nộp thuế và hoàn tất thủ tục, chuyển hàng về kho bảo quản. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hợp pháp.

  2. Tỷ lệ tờ khai bị hủy ảnh hưởng thế nào đến chất lượng dịch vụ?
    Tỷ lệ tờ khai bị hủy thấp (dưới 5%) thể hiện chất lượng khai báo tốt, giảm thiểu thời gian xử lý và chi phí phát sinh. Công ty Vnlog đạt tỷ lệ khoảng 0,3%, cho thấy năng lực khai báo hải quan khá tốt, góp phần nâng cao uy tín dịch vụ.

  3. Những nhân tố nào ảnh hưởng đến quy trình dịch vụ thủ tục hải quan?
    Bao gồm môi trường chính trị pháp luật, kinh tế, công nghệ, văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, trình độ nhân viên, cơ sở vật chất kỹ thuật và mối quan hệ với cơ quan hải quan, hãng tàu. Sự phối hợp hiệu quả giữa các yếu tố này quyết định chất lượng dịch vụ.

  4. Làm thế nào để giảm thiểu sai sót trong khai báo tờ khai hải quan?
    Cần đào tạo nhân viên chuyên môn, áp dụng quy trình kiểm tra chéo, sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo, và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

  5. Tại sao việc lựa chọn đối tác vận chuyển lại quan trọng?
    Đối tác vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao nhận hàng, chi phí lưu kho và sự hài lòng của khách hàng. Lựa chọn đối tác uy tín, có chính sách rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro, chi phí phát sinh và nâng cao hiệu quả quy trình dịch vụ.

Kết luận

  • Quy trình dịch vụ thủ tục hải quan hàng nhập khẩu tại Công ty Vnlog đã đạt được nhiều kết quả tích cực với sự tăng trưởng về số lượng khách hàng, lô hàng và cải thiện tỷ lệ tờ khai hợp lệ.
  • Các hạn chế như sai sót trong khai báo, tỷ lệ tờ khai luồng vàng còn cao và hạn chế về vận chuyển vẫn tồn tại, ảnh hưởng đến hiệu quả dịch vụ.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực nhân viên, kiểm soát chi phí, cải tiến quy trình khai báo và mở rộng đối tác vận chuyển.
  • Mục tiêu đến năm 2025 là trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ thủ tục hải quan hàng nhập khẩu, đa dạng hóa dịch vụ và phát triển thương hiệu mạnh trên thị trường trong nước và quốc tế.
  • Khuyến nghị công ty triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm tới để nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Hành động tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai các giải pháp, tổ chức đào tạo nhân viên và phát triển hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình thủ tục hải quan.