Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản trị hiệu quả. Công ty TNHH Một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam (NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam) là một trong những đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, hoạt động trong lĩnh vực biên tập, xuất bản các loại bản đồ và tài liệu chuyên ngành. Giai đoạn 2019-2024, NXB đặt mục tiêu ứng dụng công nghệ mới vào biên tập xuất bản, đồng thời đổi mới phương pháp quản trị văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives - MBO) được lựa chọn để thay thế các phương pháp truyền thống như quản trị theo thời gian hay theo quá trình, vốn còn nhiều hạn chế như thiếu tính chủ động, sáng tạo và đánh giá định tính. MBO tập trung vào việc xác lập, đo lường và đánh giá kết quả dựa trên mục tiêu cụ thể, rõ ràng, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất lao động.

Nghiên cứu này nhằm phân tích thực trạng vận dụng phương pháp MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam, đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả, từ đó đề xuất các giải pháp thúc đẩy áp dụng MBO hiệu quả hơn. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào bộ máy văn phòng của NXB trong khoảng thời gian 5 năm gần đây (2019-2024). Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp nhà nước trong bối cảnh cạnh tranh và đổi mới hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) được Peter Drucker giới thiệu lần đầu năm 1954, là hệ thống quản lý tập trung vào việc xác định và đạt được các mục tiêu cụ thể thông qua sự thỏa thuận giữa nhà quản trị và nhân viên. MBO khác biệt với các phương pháp truyền thống ở chỗ tập trung vào kết quả thay vì quá trình, đồng thời khuyến khích sự chủ động và sáng tạo của nhân viên.

Khung lý thuyết nghiên cứu còn bao gồm nguyên tắc SMARTER trong xây dựng mục tiêu, với các tiêu chí: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Realistic (phù hợp), Time-bound (có thời hạn), Engagement (liên kết), và Relevant (thích đáng). Nguyên tắc này giúp đảm bảo mục tiêu được thiết lập rõ ràng, khả thi và có tính liên kết chặt chẽ giữa các cấp quản lý và nhân viên.

Ngoài ra, nghiên cứu còn tham khảo các công cụ đo lường hiệu quả quản trị như KPI (Key Performance Indicator) và BSC (Balanced Scorecard). KPI giúp đo lường hiệu suất công việc thông qua các chỉ số định lượng, trong khi BSC đánh giá hiệu quả trên bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Sự kết hợp MBO với KPI và BSC tạo nên hệ thống quản trị mục tiêu toàn diện, minh bạch và hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng để khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam.

Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu thu thập từ khảo sát thực tế tại văn phòng NXB trong 5 năm gần đây (2019-2024), các báo cáo nội bộ, văn bản quy phạm pháp luật liên quan, cùng tài liệu học thuật và nghiên cứu trước đó về MBO và quản trị văn phòng.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp phi xác suất, tập trung vào cán bộ nhân viên văn phòng và lãnh đạo các phòng ban có liên quan. Cỡ mẫu khảo sát khoảng 50-70 người nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của kết quả.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm, phân tích định tính qua phỏng vấn chuyên gia và đánh giá chuyên môn. Quá trình nghiên cứu được tiến hành theo timeline từ năm 2019 đến 2024, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ hiểu biết và vận dụng MBO tại NXB: Khoảng 85% cán bộ nhân viên văn phòng có nhận thức cơ bản về phương pháp MBO, tuy nhiên chỉ khoảng 60% thực sự áp dụng hiệu quả trong công việc hàng ngày. Tỷ lệ này cho thấy sự chênh lệch giữa nhận thức và thực hành, phản ánh nhu cầu đào tạo và hướng dẫn thêm.

  2. Hiệu quả quản trị văn phòng khi áp dụng MBO: Qua khảo sát, 70% nhân viên đánh giá việc áp dụng MBO giúp tăng tính chủ động và sáng tạo trong công việc, đồng thời giảm 15% thời gian hoàn thành nhiệm vụ so với trước đây. MBO cũng góp phần nâng cao sự minh bạch trong đánh giá kết quả công việc với tỷ lệ hài lòng của nhân viên đạt 75%.

  3. Những hạn chế trong vận dụng MBO: Khoảng 40% phản ánh việc phân bổ mục tiêu chưa rõ ràng, thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, việc giám sát và đánh giá kết quả còn mang tính hình thức, chưa có hệ thống báo cáo và đo lường hiệu quả đồng bộ.

  4. Ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài: Môi trường pháp lý, kinh tế và công nghệ có tác động lớn đến việc điều chỉnh mục tiêu và phương pháp quản trị. Ví dụ, sự thay đổi trong luật đấu thầu và xu hướng chuyển đổi số buộc NXB phải cập nhật mục tiêu đào tạo và áp dụng công nghệ mới trong quản trị văn phòng.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy MBO là phương pháp quản trị phù hợp và có tính khả thi cao trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam. Việc áp dụng MBO giúp nâng cao hiệu quả công việc, tạo động lực cho nhân viên và tối ưu hóa nguồn lực. Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả, cần khắc phục các hạn chế về phân bổ mục tiêu và hệ thống giám sát.

So sánh với các nghiên cứu trước đây trong lĩnh vực quản trị nhân sự và kinh doanh, kết quả này tương đồng với nhận định rằng MBO thúc đẩy sự chủ động và sáng tạo, đồng thời cải thiện tính minh bạch trong đánh giá hiệu quả công việc. Tuy nhiên, khác với các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước như NXB còn gặp khó khăn trong việc xây dựng hệ thống đo lường và báo cáo kết quả do đặc thù tổ chức và nguồn lực hạn chế.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ phần trăm nhân viên hiểu và áp dụng MBO, biểu đồ so sánh thời gian hoàn thành công việc trước và sau khi áp dụng MBO, cùng bảng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả vận dụng MBO. Những biểu đồ và bảng này sẽ giúp minh họa rõ nét hơn về thực trạng và hiệu quả của phương pháp quản trị theo mục tiêu tại NXB.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về MBO: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về phương pháp MBO cho cán bộ nhân viên và lãnh đạo các cấp nhằm nâng cao hiểu biết và kỹ năng vận dụng. Mục tiêu đạt 90% nhân viên được đào tạo trong vòng 12 tháng tới.

  2. Xây dựng hệ thống phân bổ mục tiêu rõ ràng, liên kết chặt chẽ: Áp dụng nguyên tắc SMARTER trong thiết lập mục tiêu cá nhân, phòng ban và tổ chức, đảm bảo sự liên kết và đồng bộ. Thiết lập bảng mô tả vị trí việc làm và ma trận trách nhiệm rõ ràng trong 6 tháng tới.

  3. Hoàn thiện hệ thống giám sát, đo lường và báo cáo kết quả: Phát triển hệ thống KPI và BSC phù hợp với đặc thù văn phòng NXB, xây dựng quy trình báo cáo định kỳ và cơ chế phản hồi hiệu quả. Mục tiêu triển khai hệ thống trong vòng 1 năm.

  4. Thúc đẩy văn hóa làm việc theo mục tiêu và khuyến khích sáng tạo: Xây dựng chính sách khen thưởng, động viên dựa trên kết quả đạt được theo MBO, tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự chủ động và sáng tạo của nhân viên. Triển khai chính sách trong 9 tháng tới.

  5. Linh hoạt điều chỉnh mục tiêu theo biến động môi trường bên ngoài: Thiết lập cơ chế rà soát và điều chỉnh mục tiêu định kỳ dựa trên các yếu tố pháp lý, kinh tế, xã hội và công nghệ nhằm đảm bảo tính phù hợp và khả thi của mục tiêu. Thực hiện đánh giá hàng quý.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước: Giúp hiểu rõ về phương pháp quản trị theo mục tiêu, áp dụng hiệu quả để nâng cao năng suất và tối ưu hóa nguồn lực.

  2. Chuyên viên quản trị nhân sự và hành chính: Cung cấp kiến thức về xây dựng mục tiêu, đánh giá hiệu quả công việc dựa trên KPI và BSC, hỗ trợ công tác quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn vận dụng MBO trong môi trường doanh nghiệp nhà nước.

  4. Các tổ chức đào tạo và tư vấn quản trị: Cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết kế các chương trình đào tạo, tư vấn cải tiến quản trị văn phòng theo hướng hiện đại, hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

  1. Phương pháp MBO khác gì so với các phương pháp quản trị truyền thống?
    MBO tập trung vào việc xác lập và đạt được mục tiêu cụ thể, đo lường kết quả công việc dựa trên mục tiêu đã thỏa thuận, trong khi các phương pháp truyền thống thường chú trọng vào quá trình hoặc thời gian làm việc. Ví dụ, MBO giúp nhân viên chủ động và sáng tạo hơn trong công việc.

  2. Làm thế nào để xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER?
    Mục tiêu cần rõ ràng (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), phù hợp (Realistic), có thời hạn (Time-bound), liên kết chặt chẽ (Engagement) và thích đáng (Relevant). Ví dụ, mục tiêu “Nâng 95% sự hài lòng của cán bộ nhân viên trong năm 2024” đáp ứng các tiêu chí này.

  3. KPI và BSC có vai trò gì trong quản trị theo mục tiêu?
    KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất công việc cụ thể, còn BSC đánh giá hiệu quả trên bốn khía cạnh quan trọng. Kết hợp KPI và BSC giúp theo dõi tiến độ và chất lượng thực hiện mục tiêu một cách toàn diện và minh bạch.

  4. Những khó khăn thường gặp khi áp dụng MBO trong doanh nghiệp nhà nước?
    Khó khăn gồm thiếu sự hiểu biết sâu về MBO, phân bổ mục tiêu chưa rõ ràng, hệ thống giám sát chưa đồng bộ và sự thay đổi môi trường pháp lý, kinh tế gây ảnh hưởng đến mục tiêu. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt và đào tạo liên tục.

  5. Làm sao để duy trì hiệu quả vận dụng MBO lâu dài?
    Cần xây dựng văn hóa làm việc theo mục tiêu, thường xuyên rà soát và điều chỉnh mục tiêu phù hợp, áp dụng hệ thống đánh giá và khen thưởng công bằng, đồng thời tăng cường đào tạo và truyền thông nội bộ. Ví dụ, tổ chức đánh giá định kỳ và phản hồi kịp thời giúp duy trì động lực.

Kết luận

  • Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) là công cụ quản lý hiệu quả, phù hợp với đặc thù quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam.
  • Việc áp dụng MBO giúp nâng cao tính chủ động, sáng tạo và minh bạch trong công việc, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực văn phòng.
  • Nghiên cứu đã chỉ ra các hạn chế trong vận dụng MBO hiện nay, đặc biệt là về phân bổ mục tiêu và hệ thống giám sát, đo lường.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể như đào tạo, xây dựng hệ thống KPI-BSC, hoàn thiện quy trình và chính sách khen thưởng nhằm thúc đẩy hiệu quả vận dụng MBO.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, xây dựng hệ thống đo lường và đánh giá, đồng thời thiết lập cơ chế điều chỉnh mục tiêu linh hoạt theo biến động môi trường.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam, góp phần phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại mới.