Nghiên cứu quản trị văn phòng theo phương pháp MBO tại NXB Tài nguyên Môi trường và Bản đồ Việt Nam

Tài liệu chuyên sâu Quản trị văn phòng hiệu quả với phương pháp MBO tại NXB ..., phân tích đa chiều, cung cấp kiến thức nền tảng vững chắc cho chuyên

• Tác giả: Phùng Thị Thủy
• Người hướng dẫn: TS. Cam Anh Tuấn
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng định hướng ứng dụng
• Đề tài: Vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MBO) VÀ VẬN DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
• 1.1. Một số khái niệm có liên quan
• 1.2. Khái quát về phương pháp quản trị theo mục tiêu và vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng
• 1.2.1. Nội dung phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)
• 1.2.2. Phân biệt phương pháp MBO và một số phương pháp quản trị khác
• 1.2.3. Tầm quan trọng của việc vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)
• 1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng
• 1.3. Các công cụ đo lường, đánh giá quản trị văn phòng theo phương pháp quản trị theo MBO
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU TRONG LĨNH VỰC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NXB TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM
• 2.1. Khái quát về NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• 2.2. Sơ lược về bộ máy văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• 2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng giai đoạn 2019 - 2024
• 2.4. Mức độ phù hợp của việc vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• 2.5. Quá trình triển khai vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• 2.6. Kết quả phân tích về mức độ vận dụng MBO với hiệu quả quản trị văn phòng ở văn phòng NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• 2.7. Đánh giá chung về thực trạng vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB
• 2.8. Những ưu điểm khi vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam
• 2.9. Những nhược điểm trong vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY VẬN DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NXB TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM
• 3.1. Nhóm giải pháp quản trị hệ thống
• 3.1.1. Nâng cao năng lực, trình độ, trách nhiệm của nhà quản trị các cấp
• 3.1.2. Cụ thể hóa mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER
• 3.2. Thiết lập hệ thống đánh giá, đo lường, cơ chế báo cáo kết quả hoàn thành mục tiêu cho từng vị trí việc làm
• 3.3. Nhóm giải pháp tổ chức thực hiện
• 3.3.1. Hoàn thiện bộ mô tả vị trí việc làm lấy cơ sở phân bổ mục tiêu các cấp
• 3.3.2. Lập bảng kế hoạch hành động bổ sung thêm cách kiểm tra, kiểm soát và các nguồn lực thực hiện
• 3.3.3. Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá theo quy chế
• 3.3.4. Xây dựng quy chế, quỹ thi đua khen thưởng/kỷ luật hoặc điều chỉnh thang bảng lương theo Nghị quyết
• 3.3.5. Thường xuyên sửa đổi, bổ sung, cập nhật các quy trình, quy định, hướng dẫn có liên quan
• 3.4. Sản phẩm ứng dụng của luận văn
• 3.4.1. Báo cáo kết quả đánh giá thực hiện mục tiêu phòng
• 3.4.2. Bảng mô tả vị trí việc làm
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về phương pháp MBO trong quản trị văn phòng

Phương pháp quản trị văn phòng theo mục tiêu (MBO) là một trong những phương pháp hiện đại giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc. MBO không chỉ đơn thuần là một kỹ thuật quản lý mà còn là một triết lý quản trị, trong đó các mục tiêu được xác định rõ ràng và được mọi thành viên trong tổ chức đồng thuận. Theo đó, việc quản lý nhân sự và đánh giá hiệu suất trở nên minh bạch hơn. MBO khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình thiết lập mục tiêu, từ đó tạo ra động lực làm việc và nâng cao hiệu quả công việc. Việc áp dụng MBO tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người đều có thể phát huy tối đa khả năng của mình.

1.1. Khái niệm và nguyên tắc của MBO

MBO là phương pháp quản lý dựa trên việc xác định các mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và nhóm trong tổ chức. Nguyên tắc cơ bản của MBO bao gồm việc thiết lập mục tiêu rõ ràng, đo lường kết quả và đánh giá hiệu suất dựa trên các mục tiêu đã đề ra. Điều này không chỉ giúp quản lý thời gian hiệu quả mà còn tạo ra một hệ thống đánh giá hiệu suất công bằng và minh bạch. MBO cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp giữa các cấp quản lý và nhân viên, từ đó tạo ra sự đồng thuận và cam kết trong việc đạt được các mục tiêu chung.

II. Thực trạng áp dụng MBO tại NXB Tài nguyên Môi trường và Bản đồ Việt Nam

Tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam, việc áp dụng phương pháp MBO đã được thực hiện từ năm 2019. Tuy nhiên, thực trạng cho thấy rằng mức độ vận dụng MBO còn hạn chế. Nhiều nhân viên vẫn chưa quen với việc thiết lập và theo dõi mục tiêu cá nhân. Việc quản lý dự án và quản lý tài nguyên cũng chưa được tối ưu hóa. Một số nhân viên cho rằng việc áp dụng MBO chỉ là hình thức và không thực sự mang lại lợi ích rõ rệt. Để khắc phục tình trạng này, cần có sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo trong việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên về phương pháp MBO, cũng như thiết lập các công cụ đo lường hiệu quả công việc.

2.1. Đánh giá hiệu quả của MBO trong quản trị văn phòng

Đánh giá hiệu quả của MBO tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam cho thấy rằng phương pháp này đã giúp cải thiện hiệu suất làm việc của một số phòng ban. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thách thức trong việc duy trì động lực làm việc và sự cam kết của nhân viên. Việc đào tạo nhân viên về MBO và thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc là rất cần thiết. Các cuộc khảo sát cho thấy rằng nhân viên cảm thấy cần có sự hỗ trợ nhiều hơn từ cấp trên trong việc thiết lập và theo dõi mục tiêu cá nhân.

III. Giải pháp thúc đẩy vận dụng MBO trong quản trị văn phòng

Để nâng cao hiệu quả của phương pháp MBO tại NXB Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam, cần thiết phải thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần tổ chức các khóa đào tạo nhân viên về MBO, giúp họ hiểu rõ hơn về quy trình và lợi ích của phương pháp này. Thứ hai, cần thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng, trong đó các mục tiêu cá nhân được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung của tổ chức. Cuối cùng, cần có sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo trong việc khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

3.1. Tăng cường đào tạo và hỗ trợ nhân viên

Việc tăng cường đào tạo nhân viên về MBO là rất quan trọng. Các khóa học nên tập trung vào việc giúp nhân viên hiểu rõ cách thiết lập mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Có thời hạn). Ngoài ra, cần có các buổi hội thảo để chia sẻ kinh nghiệm và thực tiễn tốt nhất trong việc áp dụng MBO. Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo cũng rất cần thiết để tạo động lực cho nhân viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản trị hiệu quả. Công ty TNHH Một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam (NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam) là một trong những đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, hoạt động trong lĩnh vực biên tập, xuất bản các loại bản đồ và tài liệu chuyên ngành. Giai đoạn 2019-2024, NXB đặt mục tiêu ứng dụng công nghệ mới vào biên tập xuất bản, đồng thời đổi mới phương pháp quản trị văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives - MBO) được lựa chọn để thay thế các phương pháp truyền thống như quản trị theo thời gian hay theo quá trình, vốn còn nhiều hạn chế như thiếu tính chủ động, sáng tạo và đánh giá định tính. MBO tập trung vào việc xác lập, đo lường và đánh giá kết quả dựa trên mục tiêu cụ thể, rõ ràng, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất lao động.

Nghiên cứu này nhằm phân tích thực trạng vận dụng phương pháp MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam, đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả, từ đó đề xuất các giải pháp thúc đẩy áp dụng MBO hiệu quả hơn. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào bộ máy văn phòng của NXB trong khoảng thời gian 5 năm gần đây (2019-2024). Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp nhà nước trong bối cảnh cạnh tranh và đổi mới hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) được Peter Drucker giới thiệu lần đầu năm 1954, là hệ thống quản lý tập trung vào việc xác định và đạt được các mục tiêu cụ thể thông qua sự thỏa thuận giữa nhà quản trị và nhân viên. MBO khác biệt với các phương pháp truyền thống ở chỗ tập trung vào kết quả thay vì quá trình, đồng thời khuyến khích sự chủ động và sáng tạo của nhân viên.

Khung lý thuyết nghiên cứu còn bao gồm nguyên tắc SMARTER trong xây dựng mục tiêu, với các tiêu chí: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Realistic (phù hợp), Time-bound (có thời hạn), Engagement (liên kết), và Relevant (thích đáng). Nguyên tắc này giúp đảm bảo mục tiêu được thiết lập rõ ràng, khả thi và có tính liên kết chặt chẽ giữa các cấp quản lý và nhân viên.

Ngoài ra, nghiên cứu còn tham khảo các công cụ đo lường hiệu quả quản trị như KPI (Key Performance Indicator) và BSC (Balanced Scorecard). KPI giúp đo lường hiệu suất công việc thông qua các chỉ số định lượng, trong khi BSC đánh giá hiệu quả trên bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Sự kết hợp MBO với KPI và BSC tạo nên hệ thống quản trị mục tiêu toàn diện, minh bạch và hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng để khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam.

Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu thu thập từ khảo sát thực tế tại văn phòng NXB trong 5 năm gần đây (2019-2024), các báo cáo nội bộ, văn bản quy phạm pháp luật liên quan, cùng tài liệu học thuật và nghiên cứu trước đó về MBO và quản trị văn phòng.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp phi xác suất, tập trung vào cán bộ nhân viên văn phòng và lãnh đạo các phòng ban có liên quan. Cỡ mẫu khảo sát khoảng 50-70 người nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của kết quả.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm, phân tích định tính qua phỏng vấn chuyên gia và đánh giá chuyên môn. Quá trình nghiên cứu được tiến hành theo timeline từ năm 2019 đến 2024, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Mức độ hiểu biết và vận dụng MBO tại NXB: Khoảng 85% cán bộ nhân viên văn phòng có nhận thức cơ bản về phương pháp MBO, tuy nhiên chỉ khoảng 60% thực sự áp dụng hiệu quả trong công việc hàng ngày. Tỷ lệ này cho thấy sự chênh lệch giữa nhận thức và thực hành, phản ánh nhu cầu đào tạo và hướng dẫn thêm.

2. Hiệu quả quản trị văn phòng khi áp dụng MBO: Qua khảo sát, 70% nhân viên đánh giá việc áp dụng MBO giúp tăng tính chủ động và sáng tạo trong công việc, đồng thời giảm 15% thời gian hoàn thành nhiệm vụ so với trước đây. MBO cũng góp phần nâng cao sự minh bạch trong đánh giá kết quả công việc với tỷ lệ hài lòng của nhân viên đạt 75%.

3. Những hạn chế trong vận dụng MBO: Khoảng 40% phản ánh việc phân bổ mục tiêu chưa rõ ràng, thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, việc giám sát và đánh giá kết quả còn mang tính hình thức, chưa có hệ thống báo cáo và đo lường hiệu quả đồng bộ.

4. Ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài: Môi trường pháp lý, kinh tế và công nghệ có tác động lớn đến việc điều chỉnh mục tiêu và phương pháp quản trị. Ví dụ, sự thay đổi trong luật đấu thầu và xu hướng chuyển đổi số buộc NXB phải cập nhật mục tiêu đào tạo và áp dụng công nghệ mới trong quản trị văn phòng.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy MBO là phương pháp quản trị phù hợp và có tính khả thi cao trong quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam. Việc áp dụng MBO giúp nâng cao hiệu quả công việc, tạo động lực cho nhân viên và tối ưu hóa nguồn lực. Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả, cần khắc phục các hạn chế về phân bổ mục tiêu và hệ thống giám sát.

So sánh với các nghiên cứu trước đây trong lĩnh vực quản trị nhân sự và kinh doanh, kết quả này tương đồng với nhận định rằng MBO thúc đẩy sự chủ động và sáng tạo, đồng thời cải thiện tính minh bạch trong đánh giá hiệu quả công việc. Tuy nhiên, khác với các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước như NXB còn gặp khó khăn trong việc xây dựng hệ thống đo lường và báo cáo kết quả do đặc thù tổ chức và nguồn lực hạn chế.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ phần trăm nhân viên hiểu và áp dụng MBO, biểu đồ so sánh thời gian hoàn thành công việc trước và sau khi áp dụng MBO, cùng bảng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả vận dụng MBO. Những biểu đồ và bảng này sẽ giúp minh họa rõ nét hơn về thực trạng và hiệu quả của phương pháp quản trị theo mục tiêu tại NXB.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về MBO: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về phương pháp MBO cho cán bộ nhân viên và lãnh đạo các cấp nhằm nâng cao hiểu biết và kỹ năng vận dụng. Mục tiêu đạt 90% nhân viên được đào tạo trong vòng 12 tháng tới.

2. Xây dựng hệ thống phân bổ mục tiêu rõ ràng, liên kết chặt chẽ: Áp dụng nguyên tắc SMARTER trong thiết lập mục tiêu cá nhân, phòng ban và tổ chức, đảm bảo sự liên kết và đồng bộ. Thiết lập bảng mô tả vị trí việc làm và ma trận trách nhiệm rõ ràng trong 6 tháng tới.

3. Hoàn thiện hệ thống giám sát, đo lường và báo cáo kết quả: Phát triển hệ thống KPI và BSC phù hợp với đặc thù văn phòng NXB, xây dựng quy trình báo cáo định kỳ và cơ chế phản hồi hiệu quả. Mục tiêu triển khai hệ thống trong vòng 1 năm.

4. Thúc đẩy văn hóa làm việc theo mục tiêu và khuyến khích sáng tạo: Xây dựng chính sách khen thưởng, động viên dựa trên kết quả đạt được theo MBO, tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự chủ động và sáng tạo của nhân viên. Triển khai chính sách trong 9 tháng tới.

5. Linh hoạt điều chỉnh mục tiêu theo biến động môi trường bên ngoài: Thiết lập cơ chế rà soát và điều chỉnh mục tiêu định kỳ dựa trên các yếu tố pháp lý, kinh tế, xã hội và công nghệ nhằm đảm bảo tính phù hợp và khả thi của mục tiêu. Thực hiện đánh giá hàng quý.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Lãnh đạo và quản lý văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước: Giúp hiểu rõ về phương pháp quản trị theo mục tiêu, áp dụng hiệu quả để nâng cao năng suất và tối ưu hóa nguồn lực.

2. Chuyên viên quản trị nhân sự và hành chính: Cung cấp kiến thức về xây dựng mục tiêu, đánh giá hiệu quả công việc dựa trên KPI và BSC, hỗ trợ công tác quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn vận dụng MBO trong môi trường doanh nghiệp nhà nước.

4. Các tổ chức đào tạo và tư vấn quản trị: Cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết kế các chương trình đào tạo, tư vấn cải tiến quản trị văn phòng theo hướng hiện đại, hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

1. Phương pháp MBO khác gì so với các phương pháp quản trị truyền thống?
   MBO tập trung vào việc xác lập và đạt được mục tiêu cụ thể, đo lường kết quả công việc dựa trên mục tiêu đã thỏa thuận, trong khi các phương pháp truyền thống thường chú trọng vào quá trình hoặc thời gian làm việc. Ví dụ, MBO giúp nhân viên chủ động và sáng tạo hơn trong công việc.

2. Làm thế nào để xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER?
   Mục tiêu cần rõ ràng (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), phù hợp (Realistic), có thời hạn (Time-bound), liên kết chặt chẽ (Engagement) và thích đáng (Relevant). Ví dụ, mục tiêu “Nâng 95% sự hài lòng của cán bộ nhân viên trong năm 2024” đáp ứng các tiêu chí này.

3. KPI và BSC có vai trò gì trong quản trị theo mục tiêu?
   KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất công việc cụ thể, còn BSC đánh giá hiệu quả trên bốn khía cạnh quan trọng. Kết hợp KPI và BSC giúp theo dõi tiến độ và chất lượng thực hiện mục tiêu một cách toàn diện và minh bạch.

4. Những khó khăn thường gặp khi áp dụng MBO trong doanh nghiệp nhà nước?
   Khó khăn gồm thiếu sự hiểu biết sâu về MBO, phân bổ mục tiêu chưa rõ ràng, hệ thống giám sát chưa đồng bộ và sự thay đổi môi trường pháp lý, kinh tế gây ảnh hưởng đến mục tiêu. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt và đào tạo liên tục.

5. Làm sao để duy trì hiệu quả vận dụng MBO lâu dài?
   Cần xây dựng văn hóa làm việc theo mục tiêu, thường xuyên rà soát và điều chỉnh mục tiêu phù hợp, áp dụng hệ thống đánh giá và khen thưởng công bằng, đồng thời tăng cường đào tạo và truyền thông nội bộ. Ví dụ, tổ chức đánh giá định kỳ và phản hồi kịp thời giúp duy trì động lực.

Kết luận

• Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) là công cụ quản lý hiệu quả, phù hợp với đặc thù quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam.
• Việc áp dụng MBO giúp nâng cao tính chủ động, sáng tạo và minh bạch trong công việc, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực văn phòng.
• Nghiên cứu đã chỉ ra các hạn chế trong vận dụng MBO hiện nay, đặc biệt là về phân bổ mục tiêu và hệ thống giám sát, đo lường.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể như đào tạo, xây dựng hệ thống KPI-BSC, hoàn thiện quy trình và chính sách khen thưởng nhằm thúc đẩy hiệu quả vận dụng MBO.
• Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, xây dựng hệ thống đo lường và đánh giá, đồng thời thiết lập cơ chế điều chỉnh mục tiêu linh hoạt theo biến động môi trường.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên — Môi trường và Bản đồ Việt Nam, góp phần phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại mới.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 TONG QUAN VE PHƯƠNG PHÁP QUAN TRI THEO MỤC TIÊU (MBO) VA VAN DUNG PHUONG PHAP QUAN TRI THEO MUC TIEU TRONG QUAN TRI VAN PHONG 1.1 Một số khái niệm có liên quan 1.1 Quản trị theo mục tiêu (MBO): “Mục tiêu là thứ mà tổ chức co gắng dé đạt được hay là đích được tổ chức hướng tới”. Nói một cách lượng hóa, mục tiêu là trạng thái, là kết qua, là số liệu, là cột mốc mà t6 chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian xác định. Các mục tiêu là phương tiện dé hoàn thành sứ mệnh và là căn cứ dé định hướng hành động hay các quyết định điều hành của tổ chức. Như vậy có thể thấy, mục tiêu cần phải rõ ràng, theo hướng hành động được và đo lường được.

Thông thường một cơ quan, tô chức sẽ có 04 lĩnh vực mục tiêu chính: Mục tiêu tài chính; Mục tiêu nội bộ (quy trình phòng/ban, liên phòng ban, cá nhân, xây dựng văn hóa ứng xử.); Mục tiêu khách hang (trong và ngoài cơ quan, tổ chức); Mục tiêu học hỏi & phát triển. Từ định nghĩa “Mục fiêu” như trên, học viên cho rằng: “Quản trị theo mục tiêu (MBO) là phương pháp quản trị tập hợp những biện pháp nhằm xác lập, do lường và đánh giá kết quả định hướng mục tiêu chung của tô chức thông qua việc thỏa thuận, cam kết thực hiện mục tiêu giữa nhà quản trị và những thuộc cấp của mình ”. Ví dụ: Quản trị mục tiêu cho Ban Nhân sự - Lao động — Tiền lương - Duy tri mức lương, thưởng cao hon 5% so với mức trung bình của thị trường ngành Xuất bản. - Nâng 95% sự hài long của CBNV về Ban - Lap kế hoạch “Định biên Nhân sự” trước ngày 15/12 hàng năm 2 Định nghĩa theo “Tir điển Anh - Việt dành cho học sinh — Oxford standard The Windy”, nội dung 1: “Objective (O): Something that you are trying to achive; an aim”, NXB Dai hoc Quoc gia Hà Nội, nam 2019 18 Khác với cách quản trị bằng đầu vào hay theo quá trình thực thi.

Quản trị theo mục tiêu (MBO) quan tâm nhiều hơn tới kết quả của nhiệm vụ đã được đề ra mà ít chú ý tới cách thức đạt được mục tiêu. Như vậy, MBO xét về mặt bản chat, còn được hiểu như một phương pháp đối lập với phương pháp quan trị truyền thống, quan liêu hay quản trị theo quy trình đến nay vẫn còn được áp dụng tương đối phô biến, nhất là trong các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước. Một phần khác biệt quan trọng nữa của MBO là đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên với các tiêu chuẩn tự họ đã đặt ra nên họ sẽ có nhiều khả năng hoàn thành trách nhiệm của mình hơn.2 Quản trị văn phòng và mục tiêu của quản trị văn phòng Có rất nhiều quan niệm khác nhau về “Quản trị văn phòng” ở các góc độ tiếp cận khác nhau, chủ yếu tập trung vào phạm vi hoạt động của văn phòng theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Trên cơ sở tổng hợp các kết quả nghiên cứu, đồng thời căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của văn phòng, giáo trình “Ly /uận về quản trị văn phòng” của nhóm tác giả Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, trong khuôn khổ của bài luận, tác giả kế thừa khái niệm này từ góc độ tiếp cận mục tiêu theo nghĩa như sau: “Quản trị văn phòng là trách nhiệm và biện pháp của người đứng dau cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người được uy quyên, nhằm hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát đề hoạt động của bộ máy văn phòng được khoa học, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được những mục tiêu chung”.

Từ định nghĩa trên, khái niệm “Quản trị văn phòng” được xác định gồm các yêu tô sau: 3 Theo “Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng”, PGS.TS Vũ Thị Phụng (chi biên), TS. Cam Anh Tuấn, TS. Nguyễn Hồng Duy, TS. Nguyễn Thị Kim Bình, TS.

Phạm Thị Diệu Linh — NXB Đại học Quốc Gia 2021, Trang 64 - 65 và Tham khảo từ kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng — Lý luận và thực tiễn của NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005. 19 - Chủ thể của quản trị văn phòng là người đứng đầu các cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp và người được ủy quyền (tùy theo từng cơ quan/ tô chức). Ví dụ: Người đứng đầu doanh nghiệp thường là Tổng giám đốc, giám đốc, người được ủy quyền là các Phó tổng giám đốc, giám đốc đơn vị, Chánh văn phòng/ Phó chánh văn phòng, các trưởng phòng hành chính/ phòng tổ chức hành chính/ phòng hành chính — nhân sự. - Doi tượng của quản trị văn phòng là các hoạt động văn phòng như: Văn thư -lưu trữ, lễ tân khánh tiết, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, kiểm soát chi phi.

- Chức năng, phương pháp quản trị van phòng gồm: hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát thông qua các phương pháp, biện pháp cụ thé - Mục tiêu quản trị văn phòng hướng tới là hoạt động của bộ máy văn phòng được tô chức khoa học, hiệu quả, tăng năng suất, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và giup co quan, tô chức dat được những mục tiêu đã định. Mục tiêu của quản trị văn phòng có thé thay đổi theo thời gian hoặc tùy thuộc vào định hướng phát triển của tô chức. Mục tiêu cụ thể của quản trị văn phòng như sau: 1. Trụ sở hoặc nơi làm việc có quy mô và kiến trúc phù họp với tính chất, đặc điểm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, có không gian, cảnh quan đáp ứng yêu cẩu toi thiểu hoặc cao hơn, tạo cho người lao động môi trường sạch, dep, thuận tiện, thoải mái và an toàn.

Vị dụ: Phụ lục II, nghị định số 152/2017/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ có quy định “diện tích làm việc của các chức danh thuộc cấp Huyện” thì một chuyên viên và các chức danh tương đương có diện tích tối đa cho 1 chỗ làm việc là 10 m2/ người. Hoặc các doanh nghiệp quy định diện tích tối thiêu cho 1 nhân viên làm việc là 3 m2/ người. Đề đáp ứng được các yêu cầu trên, ở góc độ quản trị văn phòng, các cơ quan cần áp dụng các biện pháp cụ thê như sau: 20 - Xác định tính chất, đặc điểm hoạt động và điều kiện của cơ quan, doanh nghiệp như cơ quan nhà nước hay trường học hay bệnh viện hay doanh nghiệp. - Xác định quy mô, kiến trúc của trụ sở như diện tích, tòa nhà làm việc, nơi sản xuất, kinh doanh, các công trình phụ trợ.

Nếu là cơ quan nhà nước thì phải căn cứ vào quy định chung. - Lựa chọn địa điểm, tổ chức thiết kế, thi công hoặc thuê trụ sở làm việc hoặc cải tạo trên nền trụ sở đã có sao cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện của cơ quan/ tô chức/ doanh nghiệp 2/ Dam bao day đủ điều kiện và phương tiện làm việc ở mức tối thiểu hoặc cao hơn cho người lao động, bao gồm công cụ, phương tiện làm việc như: Phòng làm việc, bàn ghé, thiết bị ánh sáng, văn phòng phẩm, máy tính, máy in, máy đếm tiên, chỗ để xe. và các tiện nghỉ khác. Vi dụ: Vitadairy† Việt Nam đưa ra tiêu chuẩn trang thiết bị, công cụ dụng cụ làm việc cho vi trí nhân viên văn thư — lưu trữ bao gồm: 1 vị trí làm việc, Ibộ bản ghé, 1 bộ đồng phục, 1 bộ máy tính dé ban cấu hình Core i5, ram 8GB, màn hình 16 inch, 1 máy in Canon 2900, 1 máy photo tài liệu, 1 tủ hồ sơ kích thước 2m x 1,8 mx 0,4 m, | kho chứa tài liệu diện tích 10 m2, phần mềm base — quản ly văn bản, các loại văn phòng phẩm.

Đề đáp ứng yêu cầu, các cơ quan/ đơn vị cần thực hiện các biện pháp sau: - Có định hướng và kế hoạch cụ thê để đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc cho khu vực văn phòng. - Tổ chức mua sắm, bảo dưỡng thường xuyên các trang thiết bị văn phòng. - Có quy định rõ ràng trách nhiệm của người quản lý, người sử dụng. - Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất đối với các phương tiện, điều kiện làm việc.

- Tổ chức thanh lý khi các phương tiện, trang thiết bị hết giá trị sử dụng. 3/ Chuẩn hóa các hoạt động quản lý hành chính 4 Công ty cô phần sữa Vitadairy Việt Nam 21 Ví dụ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO), cải cách hành chính, chuyền đổi số và kê khai điện tử, xây dựng bảng mô tả công việc,. Đề hoạt động quản lý hành chính của văn phòng được thống nhất, nề nếp và hiệu quả, việc chuẩn hóa các hoạt động hành chính là vô cùng cấp thiết, thông qua các biện pháp sau: - Phổ biến các chuân mực do nha nước và cơ quan cấp trên ban hành (thê hiện qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn) - Họp bàn, thảo luận ban hành hệ thống quy phạm nội bộ gồm các quy ché, quy định, quy trình hoặc tiêu chuẩn, quy chuẩn làm cơ sở cho việc tô chức, thực thi các hoạt động hành chính (có biểu mẫu đính kém) - Phé biến, hướng dẫn thực hiện các quy chế pháp lý của nha nước, cấp trên va các chuẩn mực, quy phạm nội bộ đến các đối tượng liên quan - Kiểm tra, đánh giá, xử lý kết quả việc thực hiện công việc theo chuẩn mực đã ban hành 4/ Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành Đảm bảo, kiểm soát tốt nguồn thông tin sẽ làm cơ sở cho việc ban hành các quyết định quan ly.