Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình" được tác giả Nguyễn Thị Bích thực hiện năm 2018 tại Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến.
Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn
Theo trình bày của tác giả, trong bối cảnh nền kinh tế đổi mới, hội nhập quốc tế và sự phát triển của khoa học công nghệ, các cơ quan và doanh nghiệp phải liên tục thiết lập, củng cố các mối quan hệ nội bộ lẫn bên ngoài. Bộ phận văn phòng được xác định là "cửa ngõ", "bộ mặt" và "sợi dây gắn kết" của tổ chức thông qua hệ thống văn bản và hoạt động quản trị hậu cần, tham mưu tổng hợp.
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình được thành lập ngày 13/12/2010 bởi Dược sĩ Lê Thị Bình. Sau gần 8 năm xây dựng và phát triển trên thị trường dược phẩm thảo dược, quy mô công ty mở rộng với mạng lưới phân phối rộng khắp. Tuy nhiên, hoạt động quản trị văn phòng của công ty bên cạnh các kết quả đạt được vẫn bộc lộ những điểm bất cập, hạn chế về năng lực soạn thảo văn bản, tổ chức nhân sự và quy trình xử lý thông tin. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại doanh nghiệp này là đòi hỏi thực tiễn cấp thiết.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận và khảo sát thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Văn bản xác định 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và quản trị văn phòng.
- Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình.
- Nhận xét, đánh giá về thực tế công tác quản trị văn phòng tại công ty.
- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác quản trị văn phòng của doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị văn phòng của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình.
- Phạm vi địa bàn và thời gian: Nghiên cứu tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình từ năm 2016 đến năm 2018.
- Giới hạn nội dung: Khảo sát thực trạng và đề xuất biện pháp về công tác tổ chức, cách thức quản lý của lãnh đạo đối với công tác quản trị văn phòng.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng
Tác giả tiếp cận công tác quản trị văn phòng từ các giáo trình chuyên ngành và văn bản pháp luật hiện hành:
- Khái niệm văn phòng và quản trị văn phòng: Tác giả trích dẫn định nghĩa từ Từ điển Tiếng Việt (1992); Giáo trình Quản trị văn phòng của Nguyễn Hữu Tri (NXB Khoa học và kỹ thuật, 2005); Giáo trình Quản trị văn phòng của Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2012); Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng (Trường Đại học Sài Gòn, 2014); các lý thuyết quản trị của Koontz & O’Donnell, Stoner & Robbins, Sisk, và Giáo trình Quản trị học của Nguyễn Hải Sản (NXB Thống kê, 1998, 2005).
- Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 35 Luật Doanh nghiệp (về trụ sở chính của doanh nghiệp); Bộ luật Lao động; Điều 3 Luật Thi đua, khen thưởng số 15/2003/QH11.
- Lý luận nghiệp vụ văn thư - lưu trữ: Sử dụng tài liệu Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011) và Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Chu Thị Hậu (NXB Lao động, 2016).
Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận áp dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu thực tiễn và lý thuyết:
- Phương pháp khảo sát thực tế: Thu thập dữ liệu trực tiếp tại các phòng ban thuộc trụ sở và cơ sở của Công ty Dược phẩm Tâm Bình.
- Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi cách tổ chức, điều hành của ban lãnh đạo và các thao tác nghiệp vụ của nhân viên văn phòng.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, lập bảng biểu phản ánh cơ cấu nhân sự, số lượng chương trình kế hoạch và số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2016-2018.
- Phương pháp so sánh: Đối chiếu việc thực hiện công tác quản trị văn phòng giữa các giai đoạn và so với các chuẩn mực lý luận quản trị.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích văn bản nội bộ, số liệu điều hành để đưa ra lập luận khoa học và đánh giá khách quan.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, mạng Internet: Khảo cứu giáo trình, bài giảng, khóa luận liên quan và tài liệu ngành dược.
Nguồn dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được thu thập từ Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Dược phẩm Tâm Bình, bao gồm: hồ sơ nhân sự, bảng mô tả công việc, nội quy lao động, quy định gửi báo cáo và họp giao ban, sổ đăng ký văn bản đi/đến, báo cáo mục tiêu và kế hoạch sản xuất kinh doanh các năm 2016, 2017 và 9 tháng đầu năm 2018.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng về văn phòng và quản trị văn phòng trong tổ chức:
- Khái niệm và vai trò: Văn phòng được định nghĩa là bộ máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin trợ giúp quản lý và chăm lo dịch vụ hậu cần vật chất. Quản trị văn phòng đóng vai trò như "bộ nhớ" của người chỉ huy, giúp hệ thống vận hành thông suốt, giảm thời gian lãng phí, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất lao động.
- Bốn chức năng của quản trị văn phòng:
- Hoạch định: Xây dựng chương trình công tác, lịch hội họp, các chuyến công tác của lãnh đạo, dự toán kinh phí và trang thiết bị vật chất.
- Tổ chức: Thiết kế bộ máy văn phòng gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ, biên chế và phân bổ nhân sự vào vị trí việc làm.
- Quản trị (lãnh đạo): Tác động, hướng dẫn đội ngũ nhân viên qua hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, sử dụng và đào tạo phát triển.
- Kiểm tra: So sánh, đối chiếu hiện trạng công tác với tiêu chuẩn thông qua 3 nội dung: kiểm tra hành chính, kiểm tra công việc và kiểm tra nhân sự.
- Nội dung của công tác quản trị văn phòng: Tác giả phân tích chi tiết 11 nghiệp vụ cấu thành: (1) Tổ chức xây dựng bộ máy; (2) Xây dựng chương trình kế hoạch công tác; (3) Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động; (4) Đảm bảo thông tin; (5) Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ; (6) Tổ chức hội họp; (7) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo; (8) Công tác hậu cần; (9) Tổ chức phòng làm việc khoa học; (10) Công tác lễ tân; (11) Công tác thi đua khen thưởng.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình
Chương này đi sâu khảo sát quy mô doanh nghiệp và đánh giá từng mảng nghiệp vụ văn phòng trên số liệu thực tế:
- Khái quát doanh nghiệp: Công ty có trụ sở chính tại số 349 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội; nhà máy sản xuất rộng hơn 8.200 m² tại Lô CN-03-12 KCN Ninh Hiệp (Gia Lâm, Hà Nội); chi nhánh tại số 243/9/21 Tô Hiến Thành (Quận 10, TP. Hồ Chí Minh) và 2 cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Quy mô nhân sự đạt gần 200 người, mạng lưới 350 đại lý tại 63 tỉnh thành. Cơ cấu quản lý cao nhất gồm Tổng Giám đốc (Lê Thị Bình), Phó Tổng Giám đốc (Nguyễn Thế Hùng), Ban kiểm soát, Nhà máy sản xuất, Chi nhánh và các phòng ban chuyên môn.
- Cơ cấu bộ máy văn phòng: Chức năng quản trị văn phòng được giao cho Phòng Hành chính - Nhân sự, gồm 9 nhân sự. Tác giả thống kê thực trạng nhân sự văn phòng về độ tuổi và trình độ học vấn:
| STT |
Vị trí / Bộ phận |
Tổng số |
Độ tuổi: Dưới 30 |
Độ tuổi: 30 - 35 |
Độ tuổi: 36 - 40 |
Trình độ: Trên ĐH |
Trình độ: Đại học |
Trình độ: Cao đẳng |
Trình độ: Trung cấp |
Trình độ: Dưới TC |
| 1 |
Trưởng phòng |
1 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| 2 |
Hành chính – Nhân sự |
1 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
| 3 |
Văn thư – Lưu trữ |
1 |
1 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
| 4 |
Lễ tân |
2 |
2 |
0 |
0 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
| 5 |
Lái xe văn phòng |
1 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
0 |
| 6 |
IT (Công nghệ thông tin) |
1 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
| 7 |
Hậu cần - Tạp vụ |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
| 8 |
Bảo vệ |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
| Tổng |
Toàn bộ phận |
9 |
3 |
3 |
3 |
1 |
4 |
1 |
1 |
2 |
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Dược phẩm Tâm Bình, 2018)
- Xây dựng chương trình, kế hoạch: Được tổ chức theo chu kỳ năm, quý (gửi trước ngày 15 của tháng cuối quý trước), tháng (họp giao ban thứ Sáu/thứ Bảy cuối tháng) và tuần (báo cáo sáng thứ Bảy hàng tuần, đăng ký phiếu công việc và lịch Gmail). Số lượng chương trình, kế hoạch tăng dần: năm 2016 có 70 kế hoạch; năm 2017 có 75 kế hoạch; 9 tháng đầu năm 2018 đạt 82 kế hoạch.
- Xây dựng nội quy, quy chế: Ban hành và thực hiện các văn bản: Nội quy lao động, Quy định chức năng nhiệm vụ, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế văn hóa ứng xử, Quy định về công tác văn thư - lưu trữ, Quy định gửi báo cáo và họp giao ban, Quy định cấp phát văn phòng phẩm.
- Công tác đảm bảo thông tin: Thu thập thông tin có hệ thống (báo cáo quý, năm) và không hệ thống (sự việc phát sinh). Quy trình xử lý gồm 6 bước: Thu nhận thông tin -> Xác minh thông tin -> Chọn lọc thông tin -> Tổng hợp thông tin -> Ra kế hoạch -> Trình lãnh đạo.
- Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ:
- Soạn thảo văn bản thực hiện theo 2 bước (chuyên viên soạn thảo trên máy vi tính -> lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung -> chuyển Phòng HC-NS kiểm tra thể thức và trình lãnh đạo công ty ký -> văn thư đăng ký, đóng dấu, nhân bản, phát hành).
- Quản lý văn bản đi ghi nhận sự gia tăng khối lượng rõ rệt:
| STT |
Tên loại văn bản đi |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
9 tháng đầu năm 2018 |
| 1 |
Quyết định |
32 |
36 |
42 |
| 2 |
Quy định |
30 |
34 |
40 |
| 3 |
Kế hoạch |
70 |
75 |
82 |
| 4 |
Quy chế |
12 |
15 |
18 |
| 5 |
Hướng dẫn |
15 |
18 |
22 |
| 6 |
Báo cáo |
45 |
52 |
65 |
| 7 |
Tờ trình |
10 |
13 |
16 |
| 8 |
Thông báo |
22 |
25 |
29 |
| 9 |
Công văn |
16 |
19 |
22 |
| 10 |
Giấy mời |
85 |
98 |
106 |
| 11 |
Biên bản |
18 |
25 |
18 |
| 12 |
Hợp đồng |
26 |
32 |
40 |
| Tổng cộng |
|
381 |
442 |
500 |
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Dược phẩm Tâm Bình, 2018)
- Hạn chế phát hiện tại doanh nghiệp:
- Vẫn còn tình trạng bệnh thành tích trong xây dựng kế hoạch; một số chỉ tiêu đưa ra mang tính hình thức hoặc khó thực hiện trên thực tế (điển hình như chỉ tiêu tuyển dụng 95% và 100% qua thử việc dẫn đến việc nhận người quen của lãnh đạo chưa đáp ứng kỹ năng, thiếu kinh nghiệm).
- Trình độ soạn thảo văn bản không đồng đều do cán bộ tại các phòng ban kiêm nhiệm, văn bản trình ký còn mắc nhiều lỗi thể thức, chính tả, cách diễn đạt khiến Trưởng phòng phải trả lại sửa đổi nhiều lần.
- Quản lý văn bản đến chưa tập trung hoàn toàn tại nhân viên văn thư, một số văn bản do cá nhân, phòng ban tự giải quyết mà không qua đăng ký tập trung.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình
Trên cơ sở các hạn chế chỉ ra ở Chương 2, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp thực hiện:
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo về công tác văn phòng: Quán triệt vai trò tham mưu và quản trị hậu cần của văn phòng trong việc điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Đổi mới khâu tuyển dụng theo hướng minh bạch, đúng tiêu chuẩn vị trí việc làm, hạn chế can thiệp cá nhân; đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng định kỳ kỹ năng hành chính, tin học văn phòng và kỹ năng mềm cho đội ngũ nhân viên.
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ: Chuẩn hóa thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản theo chuẩn hành chính hiện hành; tập huấn cho các phòng ban nhằm chấm dứt lỗi văn bản bị trả lại.
- Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và tăng cường phối kết hợp: Thúc đẩy trao đổi thông tin nội bộ giữa Phòng Hành chính - Nhân sự với các phòng nghiệp vụ và nhà máy; phân định rõ trách nhiệm xử lý công việc.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ thông tin và thanh tra kiểm tra: Nâng cấp trang thiết bị phòng làm việc; áp dụng phần mềm chuyên môn trong quản lý văn bản, điều hành công việc; duy trì kiểm tra hành chính, kiểm tra công việc và kiểm tra nhân sự định kỳ.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động văn phòng: Thiết lập quy trình làm việc chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 nhằm kiểm soát chất lượng văn bản, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục và nâng cao tính chuyên nghiệp của bộ máy văn phòng.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính từ dữ liệu văn bản
- Làm rõ cơ cấu và định biên nhân sự của Phòng Hành chính - Nhân sự tại một công ty dược tư nhân quy mô 200 lao động: gồm 9 nhân sự phụ trách 8 vị trí chuyên biệt; tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học đạt 66,6% (6/9 người).
- Phản ánh sự tăng trưởng nhanh chóng về khối lượng công việc hành chính qua các chỉ số: Số lượng chương trình, kế hoạch tăng từ 70 (năm 2016) lên 82 (9 tháng 2018); tổng lượng văn bản ban hành tăng từ 381 văn bản (năm 2016) lên 442 (năm 2017) và đạt 500 văn bản chỉ trong 9 tháng đầu năm 2018, trong đó "Giấy mời", "Kế hoạch", "Báo cáo" là các thể loại chiếm tỷ trọng cao nhất.
- Khái quát hóa được quy trình luân chuyển thông tin 6 bước và quy trình soạn thảo văn bản 2 bước áp dụng trong điều kiện vận hành thực tế tại doanh nghiệp tư nhân.
Giải pháp đề xuất
Khóa luận đã đưa ra hệ thống giải pháp đồng bộ từ nhận thức, công tác tổ chức nhân sự, chuẩn hóa quy trình chuyên môn văn thư - lưu trữ, đến đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT và định hướng áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015.
Đóng góp của đề tài
Theo tác giả tự đánh giá trong phần lịch sử nghiên cứu, các công trình trước đây (như nghiên cứu của Vũ Thị Thùy Dương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Đình Vũ hay Phạm Thị Huyền tại Công ty TNHH SX&TM Hoàng Thành) chủ yếu tiếp cận công tác văn phòng tại các loại hình doanh nghiệp khác. Đề tài của tác giả là công trình khảo sát cụ thể, chuyên sâu về công tác quản trị văn phòng gắn liền với đặc thù sản xuất - kinh doanh dược phẩm thảo dược tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình, không bị trùng lặp về phạm vi và địa bàn khảo sát.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu thực hiện trong giới hạn thời gian đào tạo khóa học; phạm vi số liệu mới cập nhật đến hết Quý III năm 2018; nguồn dữ liệu khảo sát chủ yếu tập trung tại trụ sở chính của Công ty Tâm Bình mà chưa phân tích sâu hoạt động hành chính tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh hay nhà máy sản xuất tại Ninh Hiệp; việc đánh giá các công đoạn lưu trữ chuyên sâu chưa được phân tích toàn diện.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang đánh giá hiệu quả thực tế của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào quản trị văn phòng doanh nghiệp; nghiên cứu giải pháp chuyển đổi số và tự động hóa công tác văn phòng trong các doanh nghiệp ngành dược giai đoạn tiếp theo.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Khóa luận là tài liệu hữu ích cho sinh viên các ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý nhà nước, Quản trị nhân lực; chuyên viên hành chính, nhân viên văn phòng và các nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khối kinh tế tư nhân.
- Nội dung có giá trị tham khảo cao:
- Bản mô tả chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí nhân viên văn phòng (Trưởng phòng, Nhân viên HC-NS, Văn thư - Lưu trữ, Lễ tân, IT, Lái xe, Tạp vụ, Bảo vệ) tại một doanh nghiệp thương mại - sản xuất ngoài quốc doanh.
- Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến và quy trình thu thập, xử lý thông tin nội bộ.
- Bảng tổng hợp số liệu thực tế về chủng loại văn bản hành chính trong doanh nghiệp dược phẩm.
Câu hỏi thường gặp
1. Bộ máy quản trị văn phòng của Công ty Dược phẩm Tâm Bình được tổ chức như thế nào?
Công tác quản trị văn phòng của công ty được đảm nhiệm bởi Phòng Hành chính - Nhân sự, gồm 9 nhân sự phụ trách 8 nhóm chức danh: 01 Trưởng phòng, 01 Nhân viên Hành chính - Nhân sự, 01 Nhân viên Văn thư - Lưu trữ, 02 Nhân viên Lễ tân, 01 Nhân viên IT, 01 Nhân viên Lái xe văn phòng, 01 Nhân viên Hậu cần - Tạp vụ và 01 Nhân viên Bảo vệ.
2. Cơ cấu trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng công ty có đặc điểm gì?
Theo thống kê tại văn bản, toàn bộ 9/9 nhân sự (100%) đều tốt nghiệp THPT. Về chuyên môn: Trên đại học có 1 người (11,1%), Đại học có 4 người (44,4%), Cao đẳng có 1 người (11,1%), Trung cấp có 1 người (11,1%), Dưới trung cấp có 2 người (22,2% - gồm lái xe, tạp vụ, bảo vệ). Đội ngũ có tuổi đời trẻ (6/9 người dưới 35 tuổi).
3. Khối lượng văn bản đi của công ty trong giai đoạn 2016 - 2018 phát triển ra sao?
Số lượng văn bản đi liên tục gia tăng qua các năm: năm 2016 ban hành 381 văn bản, năm 2017 ban hành 442 văn bản, và trong 9 tháng đầu năm 2018 đã ban hành 500 văn bản. Loại văn bản phát hành nhiều nhất là Giấy mời (85 văn bản năm 2016, 98 văn bản năm 2017, 106 văn bản 9 tháng 2018) và Kế hoạch (lần lượt là 70, 75 và 82 văn bản).
4. Những hạn chế chính trong công tác văn thư và nhân sự văn phòng được tác giả chỉ ra là gì?
Khóa luận chỉ ra hai hạn chế nổi bật: (1) Cán bộ soạn thảo văn bản tại các phòng ban mang tính kiêm nhiệm, thiếu chuyên môn văn phòng nên văn bản trình ký còn mắc nhiều lỗi chính tả, thể thức và câu từ; (2) Việc lập kế hoạch nhân sự còn hình thức, có tình trạng tiếp nhận nhân sự là người quen của lãnh đạo chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn và kỹ năng công việc.
5. Tác giả đề xuất áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào để cải thiện công tác quản trị văn phòng?
Tác giả đề xuất nghiên cứu và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 vào toàn bộ quy trình công tác của văn phòng công ty nhằm chuẩn hóa quy trình làm việc, nâng cao tính chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Bích đã hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về văn phòng và các chức năng quản trị văn phòng trong doanh nghiệp. Thông qua các số liệu thống kê thực tế giai đoạn 2016 - 2018, công trình đã phản ánh rõ nét bức tranh tổ chức bộ máy, quy trình luân chuyển thông tin, quản lý văn bản đi/đến và những tồn tại cụ thể tại Công ty Dược phẩm Tâm Bình. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp cơ sở khoa học để doanh nghiệp kiện toàn công tác quản trị hành chính văn phòng trong quá trình phát triển bền vững.
