Tổng quan nghiên cứu

Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) là đơn vị trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, được thành lập năm 2008 với nhiệm vụ đảm bảo truyền tải điện an toàn, liên tục và ổn định cho các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội và quốc phòng. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và sự biến động của nền kinh tế toàn cầu, EVNNPT đối mặt với nhiều thách thức trong việc nâng cao hiệu quả quản trị và vận hành. Nghiên cứu này tập trung vào việc áp dụng quản trị tinh gọn (Lean Management) tại Ban Công nghệ thông tin của EVNNPT trong giai đoạn 2014-2016 nhằm nhận diện và khắc phục các lãng phí trong công tác quản trị, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.

Mục tiêu chính của luận văn là phân tích thực trạng quản trị tại Ban Công nghệ thông tin, nhận dạng các loại lãng phí và nguyên nhân gây ra, đồng thời đề xuất các giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn phù hợp với đặc thù của EVNNPT. Nghiên cứu có phạm vi tập trung tại Ban Công nghệ thông tin, với dữ liệu thu thập từ khảo sát, phỏng vấn và tài liệu nội bộ. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cải thiện các chỉ số hiệu quả quản trị như giảm thời gian chờ đợi, tiết kiệm chi phí không cần thiết và nâng cao chất lượng công tác tham mưu, góp phần vào sự phát triển bền vững của Tổng công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Quản trị tinh gọn là phương pháp quản lý tập trung vào việc loại bỏ lãng phí nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả toàn bộ quá trình sản xuất và kinh doanh. Nghiên cứu dựa trên các nguyên lý nền tảng của quản trị tinh gọn gồm: nhận dạng chuỗi giá trị, tạo dòng chảy liên tục, kéo dòng chảy theo nhu cầu khách hàng và cải tiến liên tục hướng tới sự hoàn hảo. Các công cụ hỗ trợ như 5S, Kaizen, quản lý trực quan và chuẩn hóa quy trình được áp dụng để nhận diện và loại bỏ các lãng phí.

Khái niệm lãng phí được phân loại thành bảy loại chính theo phương pháp Toyota (TPS): sản xuất dư thừa, chờ đợi, di chuyển thừa, tồn kho, thao tác thừa, gia công thừa và lỗi sản phẩm. Ngoài ra, nghiên cứu còn xem xét các lãng phí vô hình như lãng phí trong tư duy và phương pháp làm việc. Tâm thế – sự thấu hiểu và cam kết của con người trong tổ chức – được xem là yếu tố quyết định thành công trong áp dụng quản trị tinh gọn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát bằng bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp với 11 cán bộ, chuyên viên và lãnh đạo Ban Công nghệ thông tin. Bảng hỏi bao gồm các câu hỏi đánh giá hiệu quả quản trị hiện tại, nhận diện lãng phí và mức độ sẵn sàng áp dụng quản trị tinh gọn. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các quy trình, quy định và báo cáo nội bộ của EVNNPT.

Cỡ mẫu khảo sát là toàn bộ nhân sự Ban Công nghệ thông tin gồm 11 người, đảm bảo tính đại diện cho phạm vi nghiên cứu. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả, tính tỷ lệ phần trăm và trung bình để đánh giá mức độ lãng phí và nhận thức về quản trị tinh gọn. Quy trình phân tích gồm tổng hợp kết quả khảo sát, phân loại theo nhóm đối tượng, tham vấn ý kiến chuyên gia và đánh giá thực trạng để làm cơ sở đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả quản trị hiện tại còn hạn chế: Khoảng 45% cán bộ đánh giá phương pháp quản trị hiện tại chưa thực sự hiệu quả, đặc biệt trong việc phối hợp công việc và xử lý thông tin. Tỷ lệ này phản ánh sự cần thiết phải đổi mới phương pháp quản trị.

  2. Tồn tại nhiều loại lãng phí: Qua khảo sát, 63% người được hỏi nhận diện các lãng phí phổ biến như thời gian chờ đợi, thao tác thừa và tồn kho tài liệu không cần thiết. Lãng phí về tư duy và phương pháp làm việc cũng được đánh giá cao với mức độ trung bình trên 3,5/5.

  3. Nguyên nhân lãng phí chủ yếu do quy trình chưa chuẩn hóa và thiếu sự phối hợp: 58% ý kiến cho rằng quy trình làm việc chưa được chuẩn hóa rõ ràng, dẫn đến việc thực hiện công việc không đồng nhất và gây lãng phí thời gian. Ngoài ra, 52% cho biết sự phối hợp giữa các bộ phận còn yếu kém, làm tăng chi phí quản lý.

  4. Sự sẵn sàng áp dụng quản trị tinh gọn cao: 82% cán bộ thể hiện thái độ tích cực và cam kết thực hiện các giải pháp quản trị tinh gọn, đặc biệt là các công cụ 5S và Kaizen nhằm cải tiến liên tục.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy quản trị tinh gọn có thể mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc giảm thiểu các lãng phí tại Ban Công nghệ thông tin EVNNPT. Việc nhận diện lãng phí dựa trên dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được xác nhận qua các biểu đồ phân bố tỷ lệ lãng phí theo từng loại, giúp minh họa trực quan mức độ ảnh hưởng của từng loại lãng phí. So sánh với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, kết quả phù hợp với xu hướng áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp nhà nước và khu vực sản xuất.

Nguyên nhân chủ yếu của lãng phí là do quy trình làm việc chưa được chuẩn hóa và thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, điều này cũng tương đồng với các nghiên cứu trước đây về quản trị tinh gọn trong các tổ chức hành chính và doanh nghiệp Việt Nam. Sự cam kết cao của cán bộ là tiền đề quan trọng để triển khai thành công các giải pháp quản trị tinh gọn, đồng thời thể hiện sự phù hợp của phương pháp với đặc thù văn hóa và tổ chức của EVNNPT.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Chuẩn hóa quy trình làm việc: Xây dựng và ban hành các quy trình chuẩn rõ ràng cho từng công đoạn công tác tham mưu và vận hành tại Ban Công nghệ thông tin, nhằm giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian. Thời gian thực hiện dự kiến 6 tháng, do Ban Quản lý chất lượng phối hợp với Ban CNTT chủ trì.

  2. Áp dụng phương pháp 5S trong quản lý tài liệu và môi trường làm việc: Triển khai 5S để sắp xếp, tổ chức tài liệu, thiết bị khoa học, giúp giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu quả làm việc. Kế hoạch thực hiện trong 3 tháng đầu, do Ban CNTT phối hợp với phòng Hành chính tổ chức đào tạo và giám sát.

  3. Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen): Khuyến khích cán bộ đề xuất các sáng kiến cải tiến quy trình và phương pháp làm việc, tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá và triển khai các ý tưởng. Thời gian triển khai liên tục, do Ban Lãnh đạo EVNNPT và Ban CNTT phối hợp thực hiện.

  4. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về quản trị tinh gọn: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị tinh gọn cho cán bộ, đặc biệt là các công cụ và kỹ thuật nhận diện lãng phí. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Đào tạo và Ban CNTT phối hợp tổ chức.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo doanh nghiệp nhà nước và các tổng công ty: Giúp hiểu rõ về cách áp dụng quản trị tinh gọn trong môi trường doanh nghiệp nhà nước, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành.

  2. Chuyên viên quản trị và nhân sự: Cung cấp kiến thức về các công cụ quản trị tinh gọn như 5S, Kaizen, giúp cải tiến quy trình làm việc và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị công nghệ và phát triển doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn áp dụng quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp Việt Nam.

  4. Các tổ chức tư vấn quản lý và đào tạo: Cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn để xây dựng các chương trình đào tạo và tư vấn phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản trị tinh gọn là gì và tại sao EVNNPT cần áp dụng?
    Quản trị tinh gọn là phương pháp quản lý tập trung vào loại bỏ lãng phí để nâng cao hiệu quả. EVNNPT cần áp dụng để tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng suất và đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

  2. Các loại lãng phí phổ biến tại Ban Công nghệ thông tin là gì?
    Bao gồm thời gian chờ đợi, thao tác thừa, tồn kho tài liệu không cần thiết và lãng phí trong tư duy, phương pháp làm việc. Những lãng phí này làm giảm hiệu quả công việc và tăng chi phí quản lý.

  3. Phương pháp 5S được áp dụng như thế nào trong nghiên cứu này?
    5S được sử dụng để sắp xếp, tổ chức tài liệu và môi trường làm việc khoa học, giúp giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao tính kỷ luật, từ đó cải thiện hiệu quả công tác tham mưu.

  4. Làm thế nào để đảm bảo sự cam kết của cán bộ trong áp dụng quản trị tinh gọn?
    Thông qua đào tạo nâng cao nhận thức, xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và tạo môi trường làm việc khuyến khích sự tham gia của mọi người, đồng thời lãnh đạo cần làm gương và hỗ trợ thực hiện.

  5. Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho các đơn vị khác trong EVNNPT không?
    Có, các giải pháp và phương pháp nghiên cứu tại Ban Công nghệ thông tin có thể được mở rộng áp dụng cho các Ban chức năng khác nhằm nâng cao hiệu quả quản trị toàn Tổng công ty.

Kết luận

  • Quản trị tinh gọn là công cụ hiệu quả giúp EVNNPT nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong công tác quản trị, đặc biệt tại Ban Công nghệ thông tin.
  • Nghiên cứu đã xác định rõ các loại lãng phí phổ biến và nguyên nhân chủ yếu là do quy trình chưa chuẩn hóa và thiếu phối hợp hiệu quả.
  • Các giải pháp đề xuất bao gồm chuẩn hóa quy trình, áp dụng 5S, thúc đẩy văn hóa Kaizen và đào tạo nâng cao nhận thức, có tính khả thi và phù hợp với đặc thù EVNNPT.
  • Sự cam kết và tâm thế của cán bộ là yếu tố quyết định thành công trong triển khai quản trị tinh gọn.
  • Các bước tiếp theo là triển khai thí điểm tại Ban Công nghệ thông tin trong 6-12 tháng, đánh giá hiệu quả và nhân rộng ra toàn Tổng công ty.

Để nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững, EVNNPT cần hành động ngay bằng việc áp dụng các giải pháp quản trị tinh gọn đã được đề xuất trong nghiên cứu này.