chương 1, tác giả khái quát các vấn đề cơ bản về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ: một số khái niệm; nội dung; nguyên tắc; đối tượng quản trị rủi ro trong lưu trữ, các quy định pháp lý về quản trị rủi ro. Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Trong chương 2, tác giả khái quát về Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia, khảo sát tình hình quản trị rủi ro trong lưu trữ tại cơ quan với các nội dung chính như sau: bộ máy nhân sự trong công tác lưu trữ; số lượng, thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ; nhận diện nguy cơ rủi ro trong công tác lưu trữ; đo lường và đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro; kiểm soát phòng ngừa rủi ro. Qua các nội dung khảo sát được tác giả thực hiện đánh giá ưu điểm, hạn chế về tình hình quản trị rủi ro trong lưu trữ tại Trung tâm. Chương 3: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia Tại chương 3, tác giả đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia bao gồm: Nâng cao nhận thức của cán bộ về quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ; ban hành các văn bản về quản trị rủi ro; hoàn thiện bộ máy nhân sự; nâng cao hoạt động quản lý; đầu tư cơ sở vật chất và xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro trong công tác lưu trữ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Quản trị Hiện nay thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm khác nhau nhưng nhìn chung có thể hiểu: “Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường” [15] “Quản trị là trách nhiệm và biện pháp của những người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc định hướng (tạo ra khuôn khổ) và kiểm soát, điều hành, điều khiển sao cho con người và mọi hoạt động đi đúng hướng, đạt được mục tiêu với hiệu quả cao” [9] 1. Rủi ro “Rủi ro (risk) là khả năng của một tình huống hoặc một điều gì đó, có thể trở thành nguy hiểm hay có hậu quả tồi tệ ở một lúc nào đó trong tương lai” [19;1313] “Rủi ro là hậu quả gây thiệt hại ít nhiều có thể dự đoán được một hành vi mà việc thực hiện không chỉ phụ thuộc vào ý chí của đương sự, không tốt, bất ngờ xảy đến, rủi ro đồng nghĩa với sự không may” [7;694] Theo tiêu chuẩn Quốc gia ISO 3100:2011 về “Quản lý rủi ro – Nguyên tắc và Hướng dẫn” xác định: Rủi ro là tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu.
Những tác động này là một sai lệch so với dự kiến – tích cực hoặc tiêu cực” [14] “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác. Rủi ro là sự không chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết 7 quả, số lượng các kết quả có thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng lớn.” [6] Từ những khái niệm, định nghĩa về “rủi ro” đã nêu trên ta có thể hiểu rằng: “rủi ro là những điều bất ngờ xảy đến theo các chiều hướng khác nhau” 1.
Quản trị rủi ro “Quản trị rủi ro là quá trình quản lý và các hoạt động nhằm làm giảm đến mức thấp nhất những hậu quả và thiệt hại do rủi ro gây ra doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được. Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công. Quản trị rủi ro trong công tác Lưu trữ Theo luận án tiến sĩ “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế tại lưu trữ trữ Việt Nam)”, tác giả Trần Thanh Tùng cho rằng: “Quản trị rủi ro trong lưu trữ là quá trình xác định rủi ro, nguy cơ rủi ro và thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn, phòng tránh những thiệt hại, tổn thất trong lưu trữ” Hiện nay công tác quản trị rủi ro trong lưu trữ ngày càng được quan tâm xong khái niệm “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ” vẫn chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật nào cũng như chưa được làm sáng tỏ hay công bố trong giáo trình nào. Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu các khái niệm có liên quan có thể hiểu: “quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ là quá trình chủ động xác định các rủi ro có thể xảy ra từ đó xây dụng lên những kế hoạch nhằm làm giảm ảnh hưởng của rủi ro trong công tác lưu trữ xuống mức thấp nhất” 1.
Vai trò của quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ 1. Đối với hoạt động quản lý Quản trị rủi ro giúp góp phần hình thành tư duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý lưu trữ. Việc tiếp cận tới QTRR trong công tác lưu trữ sẽ giúp các nhà 8 quản lý lưu trữ chủ động được việc nhận thức đúng, đủ và chính xác các tình huống RR có thể xảy ra đối với hoạt động lưu trữ. Từ đó đề ra các phương pháp, nguyên tắc trong việc xử lý các tình huống RR có thể xảy ra.
Qua đó QTRR góp phần trong việc xây dựng kịp thời, đầy đủ hơn vào hệ thống các văn bản quy định về công tác lưu trữ của cơ quan. Bản chất của QTRR là việc chủ động nhận diện, đánh giá, đo lường các RR có thể xảy ra, xây dựng những kế hoạch nhằm kiểm soát những nguyên nhân dẫn đến rủi ro nhằm giảm thiệt hại xuống mức thấp nhất. Qua việc chủ động nhận diện, xây dựng kế hoạch giúp cho cán bộ làm lưu trữ có thể xây dựng, lập kế hoạch lưu trữ trong tháng, quý và năm sao cho phù hợp nhất để hoạt động lưu trữ diễn ra hiệu quả nhất, không bị ngắt quãng và gián đoạn. QTRR còn giúp cho việc dự trù kinh phí trong hoạt động lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý và chủ động, xử lý kịp thời được những tình huống rủi ro bất ngờ xảy ra.
QTRR trong lưu trữ giúp tăng cường hiệu quả công tác thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ. Bởi các RR được nhận diện ngay trong những hoạt động lưu trữ thực tiễn; thống kê, tổng kết tình hình thực hiện công tác lưu trữ có đúng, có đủ mới giúp việc nhận diện RR mới được đầy đủ và chính xác. Qua đó cũng giúp nâng cao vai trò, trách nhiệm của bộ phận phụ trách công tác lưu trữ trong cơ quan. Đối với hoạt động nghiệp vụ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản… các cán bộ lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này.
Mỗi một hoạt động nghiệp vụ trên đều tiềm ẩn những RR có thể xảy ra bất cứ lúc nào chính vì vậy việc chủ động nhận diện, đánh giá mức độ ảnh hưởng của RR mang lại là rất quan trọng. Giúp các cán bộ làm lưu trữ hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp, thái độ kính nghiệp trong hoạt động nghiệp 9 vụ lưu trữ góp phần giúp cho người làm lưu trữ thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các nguyên tắc và yêu cầu nghiệp vụ để tránh gây ra những thiệt hại không đáng có. QTRR trong lưu trữ đảm bảo cho các nghiệp vụ thực hiện đúng quy trình, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Đối với hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan không ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu các đơn vị sẽ không xác định rõ được Phòng/ đơn vị mình có thuộc nguồn nộp lưu hay không dẫn đến tình trạng tài liệu không được giao nộp đúng thời hạn, hoạt động thu thập không được thực hiện định kỳ hàng năm các tài liệu sẽ không được bảo quản phù hợp dẫn tới tình trạng cơ quan không quản lý được hết tài liệu lưu trữ, nhiều tài liệu thiếu thành phần hồ sơ, mất mát.
Trong quá trình xác định giá trị tài liệu thực hiện không chính xác có thể loại, huỷ nhầm những tài liệu có giá trị. Quá trình chỉnh lý không thực hiện đúng quy trình quy định có thể gây mất mát, xáo trộn thứ tự tài liệu có trong hồ sơ. Hay các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản như khử axit, khử nấm mốc, diệt côn trùng… nếu không tuân thủ theo quy trình, kỹ thuật có thể khiến tài liệu bị hư hỏng nặng, ảnh hưởng đến sức khoẻ của những người tiếp xúc với tài liệu. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ 1.
Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản… Chính vì vậy QTRR trong công tác lưu trữ cũng được thực hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau của lưu trữ như cơ sở vật chất, tài liệu lưu trữ, quy trình lưu trữ, điều kiện bảo quản… QTRR trong lưu trữ phải được thực hiện trên cơ sở đánh giá toàn diện các khía cạnh của lưu trữ để có thể thấy được mối liên hệ giữa các vấn đề từ đó nhận diện, loại bỏ được các yếu tố trực tiếp, gián tiếp tạo lên các RR. Mỗi một nghiệp vụ trong lưu trữ đều có những vấn đề cần quan tâm khác nhau ví dụ xác định giá trị tài liệu quan tâm đến giá trị của tài liệu đó, bảo quản tài 10 liệu cần quan tâm đến môi trường bảo quản tài liệu… Chính vì vậy cần có sự thống nhất trong công tác lưu trữ tránh tạo ra những kẽ hở trong việc thực hiện nghiệp vụ cũng như quản lý.