CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER 1. Khái quát về hoạt động nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container 1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận Dịch vụ giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Khái niệm về người giao nhận - Theo FIATA: Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa.
Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Đặc điểm, vai trò giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1.1 Đặc điểm 7 Hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container nói riêng mang đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh dịch vụ. Cụ thể như sau: Không tạo ra sản phẩm vật chất Hoạt động giao nhận hàng hóa XNK chỉ làm thay đổi vị trí đối tượng về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó. Mang tính thụ động Hoạt động giao nhận hang hóa phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về luật pháp, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba,…) Mang tính thời vụ Hoạt động giao nhận hàng hóa XNK phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu.
Mà thường hoạt động xuất nhập khẩu mang tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ. Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hoàn thành công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất và kinh nghiệm của người giao nhận.2 Vai trò Trong xu thế càng ngày càng mở rộng giao thương hợp tác giữa các nước thì hoạt động giao nhận trở nên co vai trò quan trọng hơn bao giờ hết: Điều này được thể hiện ở : Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hoá lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết 8 kiệm mà không có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận vào tác nghiệp. Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, tận dụng được một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗ trợ khác. Giao nhận làm giảm giá thành hàng hoá xuất nhập khẩu.
Giao nhận cũng giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho tàng bến bãi của người giao nhận hay do người giao nhận thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công. Ưu/Nhược điểm phương thức nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container Với đề tài khóa luận: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container tại công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs ”, em sẽ tập trung trình bày về quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container tức là có thể vận chuyển theo đường sắt, đường biển, đường bộ, chủ yếu là đường biển. Ưu điểm: Container được thiết kế với rất nhiều kiểu dáng và tùy thuộc vào côngdụng chuyên chở. Vì vậy, vận chuyển bằng Container có khả năng bảo vệ hàng hóa chuyên chở với khoảng cách xa, vượt biển rất tốt.
Container có thiết kế thiết bị để thuận lợi cho việc xếp dỡ hàng, sễ thay đổi phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác. Nhược điểm: 9 Giá thành vận chuyển bằng Container khá cao. Trọng lượng vỏ Container nặng nên chi phí cho việc vận chuyển bằng Container cũng tốn kém. Quy trình đóng gói hàng hóa vào Container cũng đòi hỏi cả một quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh những tổn thất khi vận chuyển.
Không phải hàng hóa nào cũng phù hợp với vận chuyển bằng Container do cấu tạo ban đầu sẵn có của Container. Vì vậy, những hàng hóa có thể chở bằng Container bao gồm những mặt hàng có thể tích hợp lý và phù hợp với các điều kiện bảo quản của Container như: đồ gỗ, quặng sắt… 1. Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container 1. Khái niệm quản trị nhận hàng hóa quốc tế Quản trị nhận hàng hóa quốc tế là hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hàng hóa đến nơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát và điều hành quy trình nhận hàng hóa quốc tế.
Ý nghĩa, vai trò của quản trị nhận hàng nhập khẩu 1.1 Ý nghĩa Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và nhận hàng hóa nhập khẩu nói riêng là nghiệp vụ rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Để tiếp nhận hàng nhập khẩu tốt thì công tác quản trị quy trình hàng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng. Việc quản trị hàng nhập khẩu tốt giúp cho việc tiến hành giao nhận thuận lợi, tránh những sai lầm, nêu rõ trách nhiệm của cán bộ giao nhận giúp việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Vai trò Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị nhận hàng hóa nhập khẩu giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa nhận về đúng tiến độ, đúng thời hạn, lợi nhuận thu về.
Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị nhận hàng nhập khẩu giúp nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị nhận hàng nhập khẩu giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container 1. Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container Ý nghĩa việc lập kế hoạch - Việc lập một kế hoạch nhận hàng tốt sẽ giúp cho hàng hóa được giao đúng thời gian, hàng hóa được chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất.
- Lập kế hoạch nhận hàng tốt sẽ định hướng cho các hoạt động của quá trình giao nhận, xác định rõ nội dung công việc vào từng thời điểm và yêu cầu với các nội dung công việc đó. - Lập kế hoạch giao nhận hàng tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định. Nội dung kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu - Chuẩn bị để nhận hàng hóa 11 - Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển - Lập chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi của chủ hàng - Quyết toán. Tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container Quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container: Bước 1: Chuẩn bị để nhận hàng - Khai thác chứng từ - Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán (nếu có) - Lập phương án nhận hàng - Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp… - Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận.
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển - Làm thủ tục hàng nhập khẩu - Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có. - Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu - Nộp thuế nhập khẩu (nếu có). - Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải Hàng không lưu kho, bãi cảng - Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhân hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa. - Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải.
12 Hàng phải lưu kho, bãi cảng - Cảng nhận hàng từ tàu: Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm). Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Cán bộ giao nhân phải cung cảng lập) Đưa hàng về kho bãi Hàng nguyên container (FCL) - Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O. - Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt). - Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. Hàng lẻ container (LCL) - Chủ hàng mang O.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai. Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho.
Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. 13 - Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra.