mở đầu của quá trình kinh doanh nên tốc độ và chất lượng mua ảnh hưởng lớn tới chất lượng và hiệu suất kinh doanh. Vậy nên quản trị mua hàng cần chú trọng vào mục tiêu đẩy nhanh tốc độ và giảm thiểu sự gián đoạn cung ứng. - Phát triển quan hệ nhà cung cấp: Hoạt động mua sẽ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có cơ sở nền tảng các nhà cung cấp tốt. Từ đó đặt ra yêu cầu cho quản trị mua phải xây dựng, duy trì các mối quan hệ cũ, tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hợp tác cùng phát triển và giảm thiểu các rủi ro từ thị trường.
Đối với mục tiêu chiến thuật, quản trị mua hàng hướng đến các mục tiêu bao gồm: - Đúng chất lượng: Hàng hóa, dịch vụ cung cấp phải đảm bảo chất lượng, ổn định, phù hợp với yêu cầu đã đề ra. - Đúng số lượng: Phải đảm bảo lượng hàng đầy đủ nhằm đảm bảo phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục, tránh tình trạng thừa, thiếu hàng gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, kinh doanh và phát sinh các chi phí lãng phí. - Đúng thời gian: Cung ứng hàng hóa kịp thời, đúng hạn với yêu cầu của sản xuất, kinh doanh, rút ngắn chu kỳ mua. - Đúng giá: Mức giá được thống nhất phải hợp lý với cả doanh nghiệp và nhà cung cấp, phù hợp với chất lượng mà hàng hóa và dịch vụ cung ứng.
- Đúng nhà cung cấp: Nhà cung cấp được lựa chọn phải đạt các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đề ra. Vai trò của quản trị mua hàng - Tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng: Theo quan điểm truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng. Tuy nhiên, nhìn dưới góc độ chiến lược, sự hài lòng của khách hàng chỉ có được khi sản phẩm và dịch vụ cung ứng đúng thời điểm, có chất lượng tốt, và chi phí hợp lý. Vậy nên quản trị mua có nhiệm vụ rất quan trọng trong mối quan hệ với khách hàng, vì phải nắm bắt được nhu cầu thì mới có thể mua đủ, mua đúng, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và người tiêu dùng.
- Tăng cường liên kết, mở rộng thị trường: Mua kết nối doanh nghiệp với thị trường các nhà cung ứng, từ đó cung cấp thông tin cập nhật về nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, nguồn cung ứng và biến động thị trường. Nắm bắt thông tin thị trường đầu vào giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược mua hiệu quả. Từ đó tạo cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng tầm nhìn, tìm kiếm và tiếp cận đa dạng nguồn cung nhằm đảm bảo sự ổn định, tối ưu hóa chi phí, và gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Phát triển mối quan hệ nhà cung cấp: Quản trị mua hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng lớn các nhà cung cấp tiềm năng.
Công tác nuôi dưỡng và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo nguồn đầu vào ổn định. Đây cũng là cơ sở để xây dựng các mối quan hệ tiềm năng khác có lợi cho doanh nghiệp, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. 6 - Hỗ trợ các chiến lược chức năng trong doanh nghiệp: Các chiến lược về sản xuất, dự trữ, marketing, tài chính, bán hàng,. đều liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua vì đây là hoạt động quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới quy mô kinh doanh và quyết định vận hành của một tổ chức.
Nội dung của quản trị mua hàng tại doanh nghiệp 2. Xây dựng chiến lược mua Theo An Thị Thanh Nhàn (2017), chiến lược mua được hiểu là tập hợp các mục tiêu và kế hoạch dài hạn về tạo nguồn hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự trữ và phân phối tại doanh nghiệp. Tư duy về chiến lược mua đã và đang trở thành kim chỉ nam cho chức năng mua của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Chiến lược mua theo mô hình Kraljic Mô hình Kraljic là mô hình được sử dụng phổ biến trong việc xác lập chiến lược mua dựa trên nguyên tắc hoán đổi giữa chi phí và rủi ro.1: Ma trận phân loại sản phẩm mua Kraljic Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2017) Bước đầu của mô hình là phân loại hàng mua.
Sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua sẽ được phân loại theo mức độ rủi ro từ nguồn cung và tác động của chúng tới lợi nhuận tiềm năng của mỗi loại hàng. Trong đó rủi ro cung ứng là các sự kiện xảy ra bất ngờ tác động tiêu cực tới hoạt động cung ứng, được đo lường bởi tính sẵn có, số lượng nhà cung cấp, khả năng cạnh tranh, rủi ro dự trữ và các khả năng thay thế. Còn ảnh hưởng lợi nhuận là giá trị gia tăng mà mặt hàng đem lại cho tổ chức, được đo lường theo các tiêu chí như lượng mua, tỷ trọng trên tổng chi phí mua và tăng trưởng kinh doanh.1, ta nhận thấy 4 nhóm mặt hàng sẽ được hình thành tương ứng với tỷ lệ rủi ro và lợi nhuận. Sau khi phân tích thị trường nhà quản trị mua có thể định vị nên chiến lược, chiến thuật và lập kế hoạch hành động tương ứng.
Cụ thể là: - Nhóm mặt hàng chiến lược: Đây là các nhóm mặt hàng hiếm, có giá trị vật chất cao và cần sự quan tâm lớn từ phía doanh nghiệp, phù hợp với chiến lược cốt lõi, theo đuổi việc xây dựng thành một khối liên minh với nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể thúc đẩy việc nhà cung cấp tham dự sớm, hợp tác về kỹ thuật, quản lý, gia tăng lượng mua, miễn kiểm, cùng nhau cải thiện chất lượng, chi phí. - Nhóm mặt hàng quan trọng: Đây là nhóm mặt hàng có nguồn cung dồi dào và đem lại lợi nhuận cao cho tổ chức, phù hợp với chiến lược khai thác nhằm tối đa hóa lợi thế thương mại. Doanh nghiệp có thể khai thác quyền chọn mua và môi trường cạnh tranh với các nhà cung cấp thông qua việc việc đấu thầu, mua hàng với quy mô lớn và tập trung,… - Nhóm mặt hàng không quan trọng: là nhóm mặt hàng đơn giản có tình trạng nguồn cung dư thừa.
Chi phí giao nhận của các mặt hàng này thường cao hơn giá trị của chính sản phẩm, vậy nên sẽ phù hợp với chiến lược giảm phiền. Chiến lược với mục tiêu đơn giản hóa quy trình mua sắm cần thực hiện tinh gọn số lượng nhà cung cấp, tăng cường mua tự động, giảm trung gian, giảm dự trữ,… - Nhóm mặt hàng trở ngại: Là nhóm mặt hàng vừa không đem lại lợi nhuận tốt lại còn có rủi ro về nguồn cung cao. Đa phần rủi ro nguồn cung này là do sự khan hiếm về sản xuất và chủ yếu là các nhà cung cấp mới với công nghệ mới. Nhóm mặt hàng này sẽ phù hợp với chiến lược phát triển nhằm đảm bảo nguồn cung liên tục.
Kế hoạch hành động có thể bao gồm: tăng cường trao đổi và hiểu biết với nhà cung cấp, phát triển nhà cung cấp mới, vật liệu mới,… 2. Chiến lược mua theo số lượng nhà cung cấp Chiến lược mua theo số lượng nhà cung cấp dựa vào đặc điểm của mặt hàng mà quyết định xem liệu doanh nghiệp nên sử dụng một nhà cung cấp cho mặt hàng đó hay sử dụng nhiều nhà cung cấp cùng cung ứng chung một mặt hàng. Dựa theo số lượng nhà cung cấp, chiến lược mua chia làm 2 dạng: - Chiến lược một nhà cung cấp: Là chiến lược mà doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất một nhà cung cấp cho một mặt hàng. Nhà cung cấp được chọn sẽ đảm nhiệm toàn bộ việc cung ứng hàng hóa và các dịch vụ đi kèm cho doanh nghiệp.
Chiến lược này phù hợp với các mặt hàng độc quyền, giá trị thấp, quy mô mua nhỏ. Đối với các mặt hàng chiến lược, các doanh nghiệp thường không sử dụng loại hình này vì thiếu tính linh hoạt. Tuy nhiên, việc chỉ sử dụng một nguồn cung cho phép doanh nghiệp thiết lập quan hệ tốt với nhà cung cấp, chi phí mua hàng thấp hơn do quy mô đơn hàng lớn hơn, hoạt động đặt hàng đơn giản, vận chuyển cũng tinh gọn và hiệu quả hơn. - Chiến lược nhiều nhà cung cấp: 8 Trái ngược với chiến lược một nhà cung cấp, với chiến lược nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ đặt mua hàng hóa và dịch vụ từ nhiều nguồn khác nhau.
Chiến lược này kích thích sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, dẫn đến giá cả và chất lượng tốt hơn. Việc phân tán nhà cung cấp cũng làm giảm các rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng, tiếp cận được đa dạng các mặt hàng cùng công nghệ và thông tin từ các nhà cung cấp. Chiến lược này phù hợp cho các mặt hàng có khối lượng mua lớn, chu kỳ mua ngắn hoặc các mặt hàng đòi hỏi sự đổi mới liên tục. Quản trị quy trình mua hàng 2.1 Xác định nhu cầu mua Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu hàng hóa cần mua với các tiêu chí về đặc điểm, số lượng và chất lượng.
Nhu cầu này có thể xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp như bộ phận sản xuất (yêu cầu về thời gian chi phí), bộ phận quản lý chất lượng (yêu cầu về chất lượng, quy cách, kiểu mẫu),. hoặc được yêu cầu từ phía khách hàng. Vì vậy, hoạt động xác định nhu cầu mua hiệu quả cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với khách hàng, liên kết chặt chẽ với nhau về các chỉ tiêu mua và được lượng hóa thành các con số cụ thể. Bộ phận mua cần trao đổi với nhà cung cấp về các yêu cầu nhằm đảm bảo sản phẩm được cung ứng đúng lúc, đúng chỗ và đáp ứng tốt các chỉ tiêu đã đề ra.2 Quyết định mua hay tự làm Các doanh nghiệp mua hàng của nhà cung ứng cần xác định họ nên tự sản xuất hay mua sản phẩm, dịch vụ cho mình để thỏa mãn nhu cầu sử dụng.
Trước khi đưa ra yêu cầu mua hàng cho các nhà cung cấp trên thị trường, doanh nghiệp mua sẽ cân nhắc về các yếu tố sau: - Năng lực cốt lõi, nguồn tài chính, nhân lực và công nghệ của doanh nghiệp - Lợi ích về chi phí của việc tự làm so với mua ngoài - Độ tin cậy và tính linh hoạt của nhà cung cấp Tự làm có thể giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng hàng hóa cho sản xuất, kinh doanh, chất lượng sản phẩm cũng sẽ hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đã đề ra.