mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Xét ở góc độ kinh tế, mua được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền (Đồng Thị Thanh Phương, 2002). Ngoài ra dưới góc độ logistics thì mua là các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra nguồn lực đầu vào, liên quan đến tìm nguồn cung ứng, ký kết các hợp đồng mua bán và quản lý lượng tồn kho (An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018). Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Thu mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn.
Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược. Ngoài ra, thu mua còn được hiểu là quá trình thiết kế, hoạch định và đánh giá nhu cầu về vật liệu và dịch vụ trong doanh nghiệp, từ đó đặt hàng và tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp theo điều kiện thuận lợi nhất. So với mua hàng, thu mua chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến thuật, bao gồm các hoạt động như: Tham gia vào phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu, quản lý các hoạt động phân tích giá trị; Quản trị chất lượng 16 nhà cung cấp; Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư như: tận dụng, sử dụng lại các nguyên liệu; Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động chỉ dừng lại ở mức độ tác nghiệp và mức độ chiến thuật thì quản trị mua hàng được xem như đạt tới mức độ chiến lược.
Quản trị mua hàng được hiểu theo hai cách tiếp cận dưới đây: Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động kinh doanh. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng hóa, nguyên vật liệu. nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Riêng đối với những doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất nên ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu do đó ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng. Do chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ phí nên nguyên liệu cũng chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giải thành sản phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giả cả sản phẩm. Mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng ❖ Quản trị mua hàng có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng và luôn phải đáp ứng một số mục tiêu sau: Thứ nhất, đảm bảo an toàn cho sản phẩm khi bán ra. Hàng hóa, nguyên liệu mua phải đủ về số lượng và cơ cấu, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá.
Mặt khác, nguyên vật liệu được mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do doanh nghiệp bán ra. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua và vận chuyển không gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển.) Thứ hai, đảm bảo chất lượng đầu vào phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả 3 giai đoạn sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu thay vì những hàng hóa có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa ở đây được hiểu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bản hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất.
Chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng 17 này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa mang chất lượng tối đa chưa hẳn đã tối ưu. Thứ ba, mua hàng với chi phí thấp nhất. Quản trị mua hàng có trách nhiệm tìm nguồn mua hàng với chi phí thấp, khi đó việc xác định giá thành sản phẩm sẽ trở nên thuận lợi và linh hoạt hơn vì doanh nghiệp có thể điều chỉnh trong một khung giá rộng hơn, từ đó có thể nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Thứ tư, là mục tiêu cuối cùng nhưng có tính chiến lược bao trùm mà quản trị mua hàng hướng tới đó là thiết lập quan hệ với nhà cung cấp để tạo lợi thế khi mua cũng như tạo được nguồn cung ổn định lâu dài cho doanh nghiệp.
❖ Quản trị mua hàng vài trò đặc biệt quan trọng bởi yếu tố đầu vào là yếu tố tiên quyết cho hoạt động doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vậy nên vai trò của quản trị mua hàng được thể hiện cụ thể như sau: Là một bộ phận trong chuỗi các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và là hoạt động mang tính chuyên nghiệp, vì thế, quản trị mua hàng hiệu quả sẽ có tác động lan tỏa đến các hoạt động khác của doanh nghiệp, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp diễn ra ổn định, hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, góp phần cải thiện năng lực cạnh tranh trên thị trường. Nguồn cung ổn định giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục trách đứt đoạn, hoàn thành kịp thời các đơn hàng, qua đó nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Quản trị mua hàng tốt còn đảm bảo chất lượng đầu ra sản phẩm tốt ít chịu rủi ro, tổn thất trong quá trình sản xuất, tái sản xuất. Doanh nghiệp có thể tự tin đem đến cho khách hàng một sản phẩm tốt nhất, đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng.
Đặc biệt, quản trị mua hàng có vai trò giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp hiệu quả và thuận lợi hơn. Quản trị mua hàng giúp cho doanh nghiệp tối ưu hoá được chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh do thu mua được nguồn hàng nguyên vật liệu giá rẻ, vòng quay vốn lưu động ổn định, giảm thiểu tối đa việc lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất do nguồn cung đầu vào ổn định. Khi các sản phẩm được sản xuất ra có lợi thế cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi vốn và lợi nhuận, mang lại hiệu quả tài chính lớn hơn cho doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức của quản trị mua hàng tại doanh nghiệp Mua có vị trí kết nối giữa các bộ phận bên trong doanh nghiệp với các yếu tố môi trường bên ngoài, đặc biệt là kết nối với các nhà cung cấp đầu vào nên thiết kế cấu trúc tổ chức của bộ phận mua trở nên đặc biệt quan trọng trong quản lý tổ chức của doanh nghiệp.
Cấu trúc mua phải được xác lập phù hợp với định hướng chiến lược và cấu trúc tổ chức 18 của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi xác định chiến lược chuỗi cung ứng và chiến lược mua, cần chọn lựa một cơ cấu tổ chức mua thích hợp. ❖ Cấu trúc tập trung: Là cấu trúc trong đó phòng mua đặt tại trụ sở doanh nghiệp hoặc cơ sở sản xuất lớn nhất. Bộ phận này sẽ tập trung các yêu cầu mua từ các vị trí trong mạng lưới của doanh nghiệp, quyết định tất cả các vấn đề mua như số lượng, chính sách giá,… và đánh giá nhà cung cấp.
Một số lợi thế của hình thức này có thể kể đến như: - Giảm chi phí vận chuyển: Do khối lượng hàng mua lớn nên có thể tận dụng triệt để tính kinh tế nhờ quy mô trong vận chuyển. - Hệ thống nhà cung cấp chung: Việc sử dụng hệ thống nhà cung cấp chung giúp tạo điều kiện dễ dàng hơn cho quản lý và đàm phán hợp đồng. - Tránh trùng lặp: Doanh nghiệp chỉ cần phát hành một thư hỏi hàng với khối lượng lớn để mua các nguyên vật liệu giống nhau cho nhiều cơ sở của mình, điều này có thể loại bỏ sự lặp lại các tác nghiệp liên quan đến mua. - Không có sự cạnh tranh giữa các cơ sở của doanh nghiệp: Trong hệ thống phân quyền, khi các cơ sở khác nhau cùng mua một nguyên vật liệu, có thể xảy ra tình trạng cạnh tranh lẫn nhau, đặc biệt khi nguyên vật liệu được mua từ một nhà cung cấp.
Hệ thống tập trung sẽ giúp loại bỏ vấn đề này. - Chuyên môn hóa: Mua tập trung cho phép người mua chuyên môn hóa vào một nhóm (các) mặt hàng cụ thể thay vì chịu trách nhiệm về tất cả (các) mặt hàng và dịch vụ. Cơ chế này giúp bên mua có nhiều thời gian và nguồn lực để tìm hiểu những nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua nên có thể trở thành những người mua chuyên nghiệp. - Tập trung khối lượng: Mua tập trung sẽ có quy mô lớn nên có thể nhận được mức chiết khấu theo quy mô, những điều khoản mua có lợi khác và giảm chi phí vận chuyển.
Quy mô mua lớn cũng làm tăng vị thế và sức mạnh của doanh nghiệp trong quá trình đàm phán. Các nhà cung cấp thường sẵn sàng thương lượng và đưa ra những điều khoản tốt hơn khi số lượng hàng đặt mua lớn. ❖ Cấu trúc phân quyền: Là hệ thống trong đó các phòng mua cục bộ như ở cấp phân xưởng sẽ tự quyết định mua cho bộ phận của mình.