phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại. Chƣơng 2: Thực trạng quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu Chƣơng 3 : Phương hướng và giải pháp tăng cường quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu. 6 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Sự cần thiết khách quan phải quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thƣơng mại 1.1 Một số khái niệm liên quan đến quản trị mua hàng Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về công tác mua hàng, có thể kể đến một số các khái niệm điển hình sau: Mua hàng là một hoạt động nhằm sở hữu hàng hóa vật tư hay bất kì một vật thể nào thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc qua các công cụ tiền tệ khác. Mua hàng là quá trình mà một tổ chức nào đó ký hợp đồng với bên đối tác để sở hữu những hàng hoá dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức đó theo một cách tiết kiệm và nhanh chóng nhất.
Mua hàng là một hành động nhằm sở hữu hàng hóa, các công cụ vốn, nguyên vật liệu, dịch vụ(bảo trì, sửa chữa, điều hành) thông qua việc trao đổi bằng tiền hoặc các công cụ tiền tệ tương đương. (Principles of Supply Chain Managemnt, Joel D.Winser, Keong Leong and Keal-Choon Tan, Thomson Co., 2005) Nói tóm lại, mua hàng là một hành vi nhằm sở hữu một sản phẩm hàng hóa dịch vụ nào đó thông qua cơ chế trao đổi có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán. Quản trị mua hàng là một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động mua hàng của một doanh nghiệp, tổ chức nhằm mục tiêu tạo nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua hàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay, có hai phương diện tiếp cận Quản trị mua hàng đó là phương diện quản trị theo chức năng và phương diện quản trị tác nghiệp.
Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng 7 nhằm đạt được mục tiêu mua hàng và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là cách tiếp cận phổ biến đối với quản trị mua hàng. Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc triển khai quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận đặt hàng và đàm phán nội dung, theo dõi tiến độ mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng. Công tác mua hàng ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo lập vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Để hoạt động này được diễn ra một cách hiệu quả, tiến trình quản trị công tác mua hàng phải được thực hiện một cách nghiêm túc, tuân thủ đúng các nguyên tắc về công tác quản trị từ khâu lên kế hoạch mua hàng,thực hiện kế họach cho đến giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc mua hàng,… Nếu quy trình quản trị mua hàng được thực hiện hiệu quả sẽ giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan do việc mua sai hàng (qui cách, chất lượng, số lượng, chủng loại,…) gây ra cũng như góp phần bảo đảm chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp đồng thời nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại Mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh thương mại, là điều kiện để hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Vì vậy, Quản trị mua hàng là một phần không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Mục tiêu chung của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại gồm: Thứ nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngành hóa chất có thể diễn ra trôi chảy. Đây là mục tiêu cơ bản, quan trọng trọng nhất và đây cũng chính là lý do tồn tại của bộ phận quản trị mua hàng.
Thứ hai, đảm bảo có nguồn hàng ổn định, chất lượng đảm bảo. Mục tiêu này thể hiện trước hết là doanh nghiệp phải luôn có nguồn hàng ổn định, hàng mua phải đủ số lượng, cơ cấu hàng hóa và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Hàng mua vào cũng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, công nghệ về quản lý chất lượng mà 8 khách hàng có thể chấp nhận được. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sao cho thời gian giao hàng đúng hạn, vận chuyển ít gặp rủi ro….
Thứ ba, quản trị chi phí mua hàng, quản trị mức độ hàng tồn kho. Quản trị chi phí mua hàng là một trong những mục tiêu hàng đầu của quản trị mua hàng. Nhân viên mua hàng phải luôn tìm kiếm nhà cung cấp có giá tốt nhất nhưng chất lượng vẫn phải được đảm bảo. Nhân viên mua hàng còn phải đàm phán về giá cả, chi phí vận chuyển và phương pháp vận chuyển để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.
Quản trị mua hàng cũng bao gồm quản trị mức độ hàng tồn kho. Một mục tiêu chính đó là duy trì nguồn hàng dự trữ càng thấp càng tốt, nhưng vẫn đảm bảo mọi hàng hóa cần thiết để kinh doanh luôn sẵn sang. Khi một doanh nghiệp thương mại đầu tư quá nhiều vào lượng hàng dự trữ không cần thiết làm cho số vốn đầu tư bị đóng băng một cách lãng phí. Bằng cách giám sát mức độ hàng tồn kho và theo dõi xu hướng tăng giảm trong năm, quản trị mua hàng có thể quản trị mức độ hàng tồn kho luôn thích hợp và không lãng phí.
Thứ tƣ, phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp , hợp tác đôi bên cùng có lợi. Quản trị mua hàng còn có mục đích xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp. Doanh nghiệp thương mại có thể phát triển những nguồn nhà cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy đồng thời giữ vững mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện có. - Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu và đáng tin cậy Những nhà cung cấp sẵn sàng hợp tác để cùng giải quyết rắc rối và giảm thiểu tối đa chi phí vật tư của công ty mua hàng, đó chính là những nguồn lực vô giá của công ty đó.
Ngày nay, những công ty tiên tiến có khuynh hướng “mua nhà cung cấp” chứ không đơn thuần là “mua hàng”. Việc phát hiện, điều tra, lựa chọn và trong 1 số trường hợp phát triển những nhà cung cấp nhanh nhạy, thỏa mãn các yêu cầu đặt ra là nhiệm vụ hàng đầu của người mua. Một công ty không thể đạt hiệu suất tối ưu nếu không nhận được nguồn hàng ổn định từ 1 nhóm các nhà cung cấp đáng tin cậy. Chính vì yêu cầu quan trọng này 9 mà rất nhiều công ty đã thiết lập các mối quan hệ chặt chẽ hoặc những liên minh sản xuất chiến lược với những cơ sở cung cấp – một phương pháp hữu hiệu để đạt được mục tiêu của đôi bên.
- Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hiện có. Quan hệ tốt với những nhà cung cấp là hết sức cần thiết, và mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng là vô giá. Về lâu dài, mục tiêu số 5 là khó lòng được đảm bảo nếu 2 bên không duy trì được sự hài lòng về nhau. Những nhà cung cấp tiềm năng rất quan tâm và thiết tha được làm ăn với 1 công ty mà họ nhận thấy đấy là 1 khách hàng tốt.
Và một khi hợp đồng được thỏa thuận sẽ không tránh khỏi có vô số những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên mọi vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng và ổn thỏa nếu giữa 2 bên tồn tại 1 quan hệ tốt đảm bảo được lợi ích mỗi bên. Khi ấy, nhà cung cấp sẵn sàng chia sẻ những thành quả nghiên cứu, cung cấp thông tin về các sản phẩm mới và giá của họ cho người mua hay nói chung họ phục vụ người mua tốt hơn.3 Tầm quan trọng của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại Quản trị mua hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp ngành thương mại, cụ thể như sau: Thứ nhất, quản trị mua hàng giúp doanh nghiệp thương mại tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng được nhanh chóng. Qua đó, nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Thứ hai, quản trị mua hàng cũng giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp ngành hóa chất được thuận lợi: Bán hàng nhanh, thu hồi vốn nhanh, tận dụng được vốn của nhà cung cấp; có lợi nhuận để bù đắp chi phí và phát triển mở rộng kinh doanh; Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Thứ ba, quản trị mua hàng giúp cho các doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng hóa đầu vào ổn định giúp doanh nghiệp hóa chất tăng thêm khả năng cung ứng 10 cho thị trường trong nước và xuất khẩu; tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành.2 Nội dung quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thƣơng mại Quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quá trình là việc triển khai quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận đặt hàng và đám phán các nội dung, theo dõi tiến độ mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng. Đây thực chất là hoạt động nhằm triển khai một cách có hiệu quả quy trình mua hàng. Hoạt động này liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố như đánh giá môi trường hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường, cơ cấu thị trường sản phẩm, giá cả và dự báo, thời hạn giao hàng, khả năng tài chính, giao nhận hàng hoá, đánh giá hiệu quả mua hàng.