Chương 1: Tổng quan nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Melody Logistics tại Hà Nội Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Melody Logistics tại Hà Nội 15 16 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển 2. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Giao nhận là một hoạt động kinh tế rất rộng liên quan tới hầu hết các công việc trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận nhanh chóng và hiệu quả nhất. Có nhiều khái niệm khác nhau khi đề cập đến giao nhận hàng hóa.
Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA) thì giao nhận vận tải được định nghĩa như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận lần đầu tiên được đề cập tại điều 163 Luật Thương mại 1997 với nội dung tương tự như khái niệm của FIATA: “Giao nhận hàng hoả là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác". Theo sự phát triển, dịch vụ giao nhận trở nên hoàn hảo hơn và có sự kết hợp với các hoạt động khác để phục vụ khách hàng tốt hơn nên thay vì 17 đưa ra khái niệm về dịch vụ giao nhận, điều 233 Luật Thương mại 2005 đã đưa ra khái niệm về dịch vụ logistics với nội dung không khác nhiều so với khái niệm dịch vụ giao nhận của FIATA: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. Như vậy, qua các khái niệm nêu trên, hiểu một cách đơn giản, dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển là tập hợp những dịch vụ thương mại có liên quan tới quá trình vận tải đường biển nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.
Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển có vai trò to lớn tới hoạt động thương mại quốc tế. Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển là yếu tố không thể tách rời và thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế phát triển, đảm nhận vai trò quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển phát triển góp phần làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong thương mại quốc tế. Nó tạo điều kiện cho các nước trao đổi hàng hóa với nhau thuận lợi, góp phần mở rộng thị trường trong thương mại quốc tế.
Đối với một quốc gia, dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển có thể tác động tích cực đến nền kinh tế, làm thay đổi cán cân thanh toán quốc tế. Giao nhận hàng hóa phát triển mạnh mẽ sẽ thúc đẩy 18 các ngành nghề kinh tế phát triển, tạo công ăn việc làm cho người lao động. Nội dung của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển có những đặc điểm sau: Giao nhận hàng hóa bằng đường biển có năng lực chuyên chở lớn. Trọng tải tàu biển rất lớn và có xu hướng tăng lên với tất cả các nhóm tàu nhờ các tiến bộ khoa học kỹ thuật.
Trong cùng một chuyến đường biển có thể tổ chức chạy nhiều chuyến tàu trong cùng một thời gian cho cả hai chiều. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển thích hợp cho việc vận chuyển hầu hết các loại hàng hóa, đặc biệt hiệu quả với các hàng có khối lượng lớn và giá trị thấp như than đá, quặng,… Chi phí cho dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển thấp. Nguyên nhân chủ yếu là do trọng tải tàu biển lớn, cự ly chuyên chở trung bình dài và năng suất lao động cao. Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên.
Do đó, người ta không đòi hỏi phải đầu tư nhiều vốn, sức lao động, nguyên vật liệu để xây dựng và bảo trì các tuyến vận tải đường biển, trừ việc đầu tư xây dựng các cảng biển và một số kênh đào. Tuy nhiên, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên. Điều kiện thời tiết, thủy văn trên biển ảnh hưởng đến quá trình chuyên chở. Thậm chí, thiên tai, rủi ro bất ngờ trên biển có thể gây ra tổn thất về hàng hóa và thiệt hại về tính mạng con 19 người.
Bên cạnh đó, giao nhận hàng hóa bằng đường biển có tốc độ vận chuyển thấp. Tốc độ một tàu chở hàng bình thường là 16-20 hải lý/giờ. Khái quát về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm về quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là một quy trình phức tạp mà nhà quản trị sẽ phải cân nhắc lựa chọn và đưa ra các quyết định tổ chức, thực hiện giao nhận, vận chuyển nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình di chuyển.
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển có vai trò rất quan trọng và nó tương ứng với các chủ thể tham gia vào quá trình. Đối với các chủ hàng, việc thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn và thu về lợi nhuận. 20 Đối với người chuyên chở, việc thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hỏa giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận.
Đối với người nhận hàng, việc thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nội dung của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Ý nghĩa việc lập kế hoạch Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp, dễ xảy ra sai sót ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng cách tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định các nội dung công việc và phân bổ các nguồn lực sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa cho nhà quản trị: Thứ nhất, một kế hoạch giao nhận vận chuyển tốt sẽ giúp nhà quản trị xác định được rõ nội dung các công việc, yêu cầu thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức tiến hành để các chủ thể thực hiện công việc một cách chủ động, có khả năng kiểm soát, điều khiển tốt quá trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Thứ hai, nhà quản trị có thể phối hợp để sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong từng khâu của quá trình giao nhận. Thứ ba, nhà quản trị có thể triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá quá trình cung cấp dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu, từ đó rút ra được kết quả đã đạt, tồn tại và nguyên nhân để đưa ra những bài học kinh nghiệm cần thiết. 21 Căn cứ lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ. Trước tiên là hợp đồng vận tải/ yêu cầu dịch vụ.
Dựa trên hợp đồng vận tải, người giao nhận có thể xác định được loại hàng hóa, khối lượng hàng; cảng bốc hàng (Port of Loading - POL), cảng dỡ hàng (Port of Discharge - POD); thời gian khởi hành dự kiến (Estimated time of departure - ETD), thời gian đến dự kiến (Estimated time of arrival - ETA); vận chuyển hàng FCL (Full container load) hay hàng LCL (Less than container load),. Tiếp theo là khối lượng và đặc điểm hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm vận chuyển, bốc xếp và bảo quản khác nhau. Ví dụ như hàng thực phẩm tươi sống cần được vận chuyển bằng container lạnh với điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, độ thông gió thích hợp.
Do đó, nhà quản trị cần phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa để lựa chọn các phương án đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Căn cứ tiếp nữa là điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần căn cứ dựa trên thực tế các nguồn lực của mình như nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất. Nhà quản trị căn cứ vào kinh nghiệm, trình độ của nhân sự, sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để lên kế hoạch.
Nhà quản trị cũng cần căn cứ vào năng lực tài chính để đưa ra các quy định về tài chính cho các đơn hàng.