Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 2: Một số vấn đề lý thuyết về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế Fingroup Chương 4: Định hướng phát triển cà đề xuất với quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế Fingroup 5 2. CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) là bất kỳ loại lịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có luên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
– Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của FIATA. Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác. – Theo Điều 163 Luật Thương mại Việt Nam 1997. Nhìn chung, dịch vụ giao nhận là tập hợp tất cả các dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng), trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời ký hợp đồng đối ứng với người vận tải (carrier) để thực hiện dịch vụ.
Người giao nhận (FWD) có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ 3 khác. Từ khái niệm về dịch vụ giao nhận ta có thể suy ra dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là tập hợp tất cả các dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải quốc tế nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ quốc gia này (nơi gửi hàng) sang quốc gia khác (nơi nhận hàng). Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển là tập hợp tất cả các dịch vụ thương mại có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác bằng đường biển, nơi nhận và gửi hàng là cảng biển tại hai quốc gia khác nhau. Nội dung dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Nền kinh tế phát triển nhanh, nhu cầu nhập khẩu hàng hóa để sản xuất và kinh doanh cũng tăng nhanh đáng kể, thúc đẩy dịch vụ giao nhận hàng hóa kéo theo sự phát 6 triển của dịch vụ nhận hàng.
Trừ trường hợp người xuất khẩu hay người nhập khẩu muốn trực tiếp tham gia vào bất kỳ khâu thủ tục, chứng từ nào đó còn không người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hoặc nhận hàng) hoàn thành toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến tay người nhận cuối cùng. Người giao nhận đứng trên danh nghĩa của chủ hàng nhận hàng hóa và vận chuyển về kho lưu trữ của khách hàng hoặc đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Người giao nhận thường là các công ty logistics cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế đường biển. Các công việc mà người nhận hàng đảm nhận bao gồm: nhận và kiểm tra các chứng từ phục vụ cho việc nhận hàng; nhận hàng từ người chuyên chở (hãng tàu) và trả các cước phí vận chuyển; tiến hành khai báo thủ tục hải quan thông quan hàng hóa nhập khẩu; thu xếp việc lưu kho nếu cần; sắp xếp phương tiện vận tải nội địa giao hàng đến địa điểm được chỉ định; giúp khách hàng giải quyết các khiếu nại nếu có.
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển góp phần hoàn thiện quá trình giao nhận hàng hóa từ người xuất khẩu tới người nhập khẩu, giúp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp làm dịch vụ và lợi ích cho khách hàng. Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất tiết kiệm thời gian, chi phí (chủ yếu là chi phí vận tải); giảm thiểu rủi ro nếu sảy ra sai sót; đáp ứng được các yêu cầu, giấy tờ thủ tục pháp lý phức tạp. Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển càng hoàn thiện và phát triển sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, từ đó giảm giá cả hàng hóa, tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2.
Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu có hiệu quả bằng cách phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong môi trường thay đổi. Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Từ khái niệm trên, có thể hiểu quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình nhận hàng nhập 7 khẩu được vận chuyển bằng đường biển giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Vai trò quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đối với chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn và thu về lợi nhuận.
Đối với người nhận hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín doanh nghiệp và thu được lơi nhuận. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Ý nghĩa của việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Do quá trình vận chuyển hàng hóa liên quan đến nhiều đơn vị bên ngoài và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp giao nhận nên dễ xảy ra sai sót và rủi ro, ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
Do đó, việc lập một kế hoạch nhận hàng nhập khẩu sẽ giúp cho các nhà quản trị công ty giao nhận: − Xác định nội dung công việc, yêu cầu thời điểm tiến hành, kết thúc, các thức tiến hành của các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp, giúp các nhân viên năm vững công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát, điều khiển được quá trình thực hiện nghiệp vụ. − Phối hợp các nguồn lực và nỗ lực trong từng khâu của quá trình nhận hàng. − Triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, chỉ ra những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết cho quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế. Nội dung kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Nội dung kế hoạch bao gồm các vấn đề về các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án về nhân sự, phương án về chi phí, phương án về cơ sở vật chất.
8 Liên quan đến các công việc cần thực hiện, công ty giao nhận có thể lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển với những nội dung công việc sau: nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hóa tại địa điểm quy định, quyết toán chi phí. Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cần nhanh chóng, kết toán chính xác, các chứng từ, biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa được lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ để khiếu nại các bên liên quan. Nắm tình Chuẩn bị Nhận hàng Quyết toán hình hàng hóa chứng từ hóa từ người chi phí và phương hàng nhập vận chuyển tiện vận tải khẩu Sơ đồ 2.1: Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Người giao nhận cần liên lạc với chủ hàng và người vận chuyển để nắm được lịch trình của hàng hóa, thời gian hàng đến cảng dự kiến, thời gian bốc dỡ hàng dự kiến để lên phương án chuẩn bị nhân lực, phương tiện vận chuyển kịp thời. Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu − Người giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, kiểm tra đối chiếu giữa MBL và HBL xem các chi tiết có khớp nhau không (POL, POD, Seal, Shipping mark, Description of goods, G.
Nếu có sự khác nhau giữa MBL và HBL cần báo ngay cho đại lý yêu cầu họ kiểm tra lại và chỉnh sửa để nộp Manifest. − Kiểm tra tiền cước Collect trên A/N mà hãng tàu gửi xem có khớp với Pre-alert của đại lý không − Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí. − Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ,… Bước 3: Nhận hàng hóa từ người vận chuyển 9 − Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu. Người giao nhận có thể khai báo dưới tên chủ hàng hoặc tên chính mình (trong trường hợp được ủy thác).