Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Chương 2: Một số vấn đề lí luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần quốc tế TICO Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần quốc tế TICO 6 CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Một số khái niệm cơ bản 2. Khái niệm về giao nhận hàng hoá quốc tế Trong hoạt động thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách xa nhau. Việc di chuyển hàng hoá do người vận chuyển đảm nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế.
Để hàng hoá đến được với người mua, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/ dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến. Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận. Khái niệm về dịch vụ giao nhận Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận, thì dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. Luật thương mại Việt Nam 2005 không định nghĩa về giao nhận hàng hóa như Luật thương mại 1997 mà lại định nghĩa về dịch vụ Logistics.
Tuy nhiên, theo luật Thương mại 1997, giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). Như vậy, hiểu một cách ngắn gọn dịch vụ giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu Quản trị: Là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên để hoàn thành các mục tiêu đã định. 7 Theo bài giảng “Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế” Trường Đại học Thương Mại: Quản trị quy trình nhận hàng hóa quốc tế là một hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hàng hóa đến nơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát và điều hành quy trình nhận hàng hóa quốc tế.
Lập kế hoạch: Là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định nội dung công việc, phân bổ các nguồn lực tại công ty giao nhận vận chuyển để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Tổ chức nhận hàng: Là việc thực hiện toàn bộ các công việc của quá trình nhận hàng nhập khẩu như: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ nhận hàng, tổ chức nhận hàng và quyết toán. Giám sát quy trình nhận hàng: Là hoạt động nhận dạng, theo dõi mọi hoạt động gắn liền với quá trình từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và thanh toán các loại chi phí liên quan, nhằm nhận dạng hành động cần làm và thời điểm cần hành động. Điều hành quy trình nhận hàng: Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhận hàng.
Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình nhận hàng được vận chuyển bằng đường biển giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Vai trò và nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu - Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hoá được vận chuyển đúng thời hạn và thu về lợi nhuận. 8 - Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận.
- Đối với người nhận hàng: thực hiện tốt quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu đúng nhận được hàng hoá đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu 2. Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu được người giao nhận xây dựng dựa trên mối quan hệ công việc giữa chủ hàng nhập khẩu, người giao nhận và người vận tải. Việc lập kế hoạch dựa trên một số căn cứ: hợp đồng vận tải, khối lượng và đặc điểm hàng hoá, điều kiện của doanh nghiệp, điều kiện của thị trường giao nhận vận chuyển.
Nội dung kế hoạch có thể bao gồm các vấn đề về mục tiêu doanh số, về thị trường, các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án về nhân sự, phương án về chi phí và phương án về cơ sở vật chất kỹ thuật. Liên quan đến kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu: Bao gồm các công việc như nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hoá tại địa điểm quy định, quyết toán chi phí. Tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu Quy trình nhận hàng nhập khẩu cần nhanh chóng, kết toán chính xác, các chứng từ, biên bản liên quan đến tổn thất hàng hoá được lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ để khiếu nại các bên liên quan. Nắm tình hình Chuẩn bị Nhận hàng hàng hoá và chứng từ nhận hoá tại địa Quyết toán phương tiện vận hàng nhập điểm quy chi phí tải khẩu định Sơ đồ 2.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu Bước 1: Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải 9 Người giao nhận: Cần phối hợp với người nhận hàng (người nhập khẩu) nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải. Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu Người giao nhận: Nhận pre- alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ, kiểm tra đối chiếu MBL, MAWB và HBL(s)/HAWB (s) các chi tiết có khớp nhau không. Nếu có sự khác biệt, báo ngay cho đại lý, yêu cầu chỉnh sửa bill để nộp Manifest. Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của đại lý không.
Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng. Nắm tình hình/thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãngvận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí. Đối chiếu B/L với các thông tin trên D/O để đảm bảo thông tin chính xác, phát hiện sai sót phải yêu cầu hãng sửa. Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận xuất xứ… Bước 3: Nhận hàng hoá tại địa điểm quy định Người giao nhận phối hợp với người nhập khẩu để thực hiện các công việc sau: Khai báo và thông quan cho hàng hoá.
Nếu hàng hoá phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hoá. Tiến hàng kiểm nghiệm, giám định và lấy giấy chứng nhận/ biên bản thích hợp. Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế. Bước 4: Quyết toán chi phí Sau khi nhận hàng hoá, người giao nhận quyết toán chi phí với nhà cung cấp và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), Local charge tại đầu nhập, phí hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác.
10 Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hoá đơn gốc tuỳ thuộc vào thống nhất giữa người giao nhận với các nhà cung cấp và nhà nhập khẩu. Giám sát nhận hàng nhập khẩu Để có thể nhận được nguyên vật liệu, vật tư hàng hoá, đúng chất lượng, số lượng, kịp thời thì sau khi gửi hàng hoá cần đôn đốc, xúc tiến, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình vận chuyển. Hoạt động giám sát cần thực hiện ở những thời điểm khác nhau của quá trình vận chuyển và phải được thực hiện đồng thời. Kiểm tra giám sát ở các nội dung như: Giám sát thuê phương tiện vận tải, giám sát đưa hàng lên phương tiện, giám sát hành trình vận chuyển hàng hoá, giám sát dòng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vận tải.
Để thực hiện giám sát có thể sử dụng các phương pháp thủ công như hồ sơ theo dõi, phiếu giám sát hay sử dụng phương pháp tinh vi như dùng các phương tiện kỹ thuật, định vị GPS để theo dõi lịch trình. Điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu Điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu là tất cả các quyết định cần thiết đề ra để giải quyết những vấn đề không lường trước được, không đưa đầy đủ vào kế hoạch nhận hàng. Nội dung điều hành tập trung giải quyết các vấn đề sau: Chất lượng, hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm, quá trình thanh toán, khiếu nại và tranh chấp. Nhiệm vụ điều hành là của các nhà quản lý.
Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận, nhà quản lý phải nhận dạng được các vấn đề phát sinh, thu thập các thông tin, dữ liệu cần thiết, phân tích nguyên nhân của các phát sinh. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu 2.