phần mở đầu, kết luận, luận văn đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: CHƢƠNG 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp CHƢƠNG 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty CP Thƣơng mại và Dƣợc phẩm Hƣng Việt CHƢƠNG 3: Định hƣớng giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty CP Thƣơng mại và Dƣợc phẩm Hƣng Việt LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.1 Khái niệm và vai trò của mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Yếu tố đầu vào ( hay nguồn hàng) của doanh nghiệp thƣơng mại đƣợc tạo ra từ hoạt động mua hàng đầu tiên. Muốn nguồn hàng đầu vào đầy đủ, đúng kế hoạch tiêu thụ, đúng tiêu chuẩn, chất lƣợng và phù hợp với thị hiếu của khách hàng thì rất cần dành sự quan tâm đến công tác mua hàng. Ở nhiều góc độ, có thể nói công tác mua hàng và bán hàng trái ngƣợc nhau. Coi bán hàng là tạo ra nguồn cầu về hàng hóa dịch vụ đồng thời tìm ra cách phát triển ý thức con ngƣời về nhu cầu đó thì mua hàng lại phụ nhận nhu cầu ấy đến khi mà tìm ra đƣợc điều kiện mua hàng phù hợp.
Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp có thể hiểu là các hoạt động nghiệp vụ sau khi kiểm tra, đánh giá, tìm hiểu và thƣơng thảo, thỏa thuận kí hợp đồng mua bán, thanh toán, giao nhận với chủ hàng hóa để tạo ra nguồn hàng trong doanh nghiệp với chi phí tối thiểu nhằm đáp ứng đƣợc số lƣợng, chất lƣợng và nhu cầu dự trữ cũng nhƣ bán cho khách hàng. Do là nghiệp vụ khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên công tác mua hàng luôn cần đƣợc dành sự quan tâm lớn. Không sai khi nói bán hàng khó hơn mua hàng vì đó là khâu trực tiếp tạo ra doanh thu, là khâu quyết định sự sống còn của mỗi doanh nghiệp. Song nếu khâu mua hàng – tiền đề cho khâu bán hàng cũng đƣợc sát sao, mua đúng hàng, đúng chủng loại cần thiết, đảm bảo chất lƣợng hàng hóa thì sẽ đạt đƣợc lợi nhuận lớn hơn khi bán ra.
Trong thời buổi nền kinh tế thị trƣờng hiện đại, việc mua hàng đã LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 nắm giữ một vai trò hết sức quan trọng đối với cá nhân nhà quản trị cũng nhƣ tập thể doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trƣờng thì cần có yếu tố đầu vào là hàng hóa hay nguyên vật liệu. Để có đƣợc yếu tố đầu vào đó thì phải trải qua quá trình mua hàng, từ đó mới đến bán hàng, tạo ra lợi nhuận. Muốn tối đa hóa lợi nhuận thì một trong những cách có thể kể đến là tổi thiểu hóa chi phí mua hàng mà vẫn đảm bảo đủ số lƣợng cần thiết, tránh mua thừa gây lãng phí hay mua thiếu hàng không đủ phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Để hạn chể những yếu tố ảnh hƣởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp cần quản lí khâu mua hàng sát sao từ khâu đặt hàng, vận chuyển cho đến khi hàng hóa về kho bảo quản, lƣu trữ. Từ đó mới không làm tăng giá trị đầu vào của hàng hóa dẫn đến tăng giá bán ra ngoài thị trƣờng. Ngày nay, các doanh nghiệp chủ yếu dùng chính sách về giá cả để cạnh tranh với nhau trên cùng một dòng sản phẩm, bên nào báo giá thấp hơn mà vẫn đảm bảo đƣợc tiêu chuẩn số lƣợng, chất lƣợng thì chiến thắng, thu hút đƣợc nhiều tập khách hàng. Mà muốn bán hàng tốt thì cần đầu tƣ, chọn lọc hàng hóa đầu vào cho tốt.
Từ đó mang về nhiều lợi thế cho doanh nghiệp trên thị trƣờng. Nếu doanh nghiệp lơ là trong công tác mua hàng từ đầu, hàng bán ra cho khách kém chất lƣợng, kém thẩm mĩ và không làm thỏa mãn nhu cầu ngày một cao của khách hàng thì công việc kinh doanh sẽ đi vào bế tắc. Khách hàng là ngƣời tạo ra lợi nhuận chính cho doanh nghiệp, vì vậy phải mua hàng để bán ra phù hợp với yêu cầu, thị hiếu của khách hàng, giao vận thì kịp thời chính xác, đẩy nhanh tốc độ lƣu thông hàng hóa, vừa xây dựng niềm tin vừa quảng bá thƣơng hiệu cho doanh nghiệp. Từ đó thiết lập đƣợc tập khách hàng quen thuộc, giữ chân đƣợc khách mua hàng cho mình thƣờng xuyên, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công việc kinh doanh thuận lợi thì doanh nghiệp mới tạo ra nhiều giá trị thặng dƣ, chăm lo tốt đời sống nhân viên, đóng góp vào LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 nền kinh tế xã hội, xây dựng nền kinh tế vƣơn tầm thế giới. Vì lí do ấy mà mua hàng là mắt xích vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh cũng nhƣ quá trình tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.2 Khái niệm, mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng tại doanh nghiệp - Khái niệm: Trƣớc tiên ta cần định nghĩa việc mua hàng nhƣ sau: “ Mua hàng là hệ thống các công tác để tạo nên lực lƣợng hàng hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất hàng bán vối tổng chi phí thấp nhất” hay hiểu về mặt kinh tế hơn thì “Mua hàng là hành vi thƣơng mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu thƣơng mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng” Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. Để thực hiện tốt việc mua hàng cũng cần có chu trình phân tích đánh giá phù hợp, liên tục. Cần thực hiện việc này lặp đi lặp lại rồi mới dẫn tới kết quả lựa chọn đáp án trả lời cho câu hỏi mua hàng gì, ở đâu, hàng của nhà cung cấp nào, số lƣợng ra sao, báo giá thế nào.
Đây là một chu trình tƣơng đối phức tạp và phải kết hợp phân tích các yếu tố khác trong quản lí nguồn cung ứng. - Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp: Vì hoạt động mua hàng là bƣớc đầu tiên trong chu trình kinh doanh, là điều kiện cần để doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh thƣơng mại, nên muốn công tác quản trị mua hàng đạt hiệu quả thì cần đặt ra mục tiêu cụ thể nhƣ luôn luôn đảm bảo việc mua hàng với chất lƣợng tốt, hàng phải bán ra thị trƣờng hợp pháp và hiệu quả, đồng thời chi phí mua hàng là thấp nhất. Đầu tiên, đảm bảo việc bán hàng với chất lƣợng tốt thể hiện trƣớc tiên ở việc khách hàng công nhận và chấp nhận mua lại hàng hóa ấy. Theo quan LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 điểm hiện đại, tối ƣu hóa chất lƣợng hàng bán chứ đừng tối đa.
Doanh nghiệp thu đƣợc nhiều lợi nhuận nhất từ công tác bán khi mà hàng hóa đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách mua. Mà mỗi khách mua lại có một yêu cầu riêng đòi hỏi bên bán hay bên sản xuất phải linh hoạt đáp ứng nhiều yêu cầu đặt ra cùng lúc cho từng mặt hàng. Còn tối đa hóa chất lƣợng hàng bán cũng tốt song công việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có trình độ chuyên sâu và sử dụng các yếu tố đầu vào hết sức hợp lí, một sai sót nhỏ có thể làm hỏng cả dây chuyền tạo ra sản phẩm. Tiếp theo, mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả cũng nhƣ hợp pháp của hàng hóa khi bán ra thị trƣờng đầu tiên thể hiện ở công tác đặt mua đúng hàng dựa trên phân tích dự đoán số lƣợng hàng bán ra bao nhiêu.
Doanh nghiệp cần tránh mua dƣ quá nhiều hàng để tồn kho, ứ đọng ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng hàng cũng nhƣ vấn đề lƣu thông sau này. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về việc buôn bán các mặt hàng có điều kiện (ví dụ nhƣ mặt hàng nguyên vật liệu trong ngành dƣợc phẩm) cũng là vấn đề cần kiểm soát chặt chẽ. Cần xây dựng bộ dữ liệu để phân tích nhu cầu, dự đoán thị trƣờng sắp tới mặt hàng nào sẽ “hot”, cần mua dự trữ trƣớc để đến khi bán ra đƣợc giá, đem lại lợi nhuận to lớn, giúp doanh nghiệp vừa giữ chân khác hàng vừa tạo chữ tín trên thị trƣờng. Cuối cùng, mua hàng với chi phí thấp nhất sẽ đảm bảo cho giá thành sản phẩm bán ra thuận lợi hơn với ngƣời tiêu dùng.
Cạnh tranh về giá là phƣơng pháp phổ biến nhiều doanh nghiệp áp dụng. Do đó bên nào có giá cả vừa với túi tiền của ngƣời tiêu dùng hơn thì sẽ dành phần thắng. Muốn giảm giá thành sản phẩm thì đầu vào từ chi phí giao dịch, chi phí marketing, chi phí vận chuyển,. đều phải đƣợc tối thiểu hóa.
Ba mục tiêu trên cần đi liền và gắn kết với nhau. Tuy nhiên trên thực tế chúng không thể đồng nhất xảy ra trọn vẹn vì nhiều lí do khách quan. Lấy ví LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 dụ về giá thành bán ra với chất lƣợng sản phẩm. Nếu chỉ tập trung tìm mọi cách để hạ giá bán thì đi kèm với đó doanh nghiệp không thể đảm bảo chất lƣợng sản phẩm tốt đến tay ngƣời tiêu dùng và ngƣợc lại.
Tùy từng điều kiện ở các doanh nghiệp cụ thể, đặt trong môi trƣờng kinh doanh khác nhau mà có cách phối kết hợp thực hiện các mục tiêu sao cho hòa hợp, ƣu tiên đúng lúc đúng chỗ để phát huy tối đa hiệu quả nó mang lại. Tất cả đóng góp xây dựng lên mục tiêu chung lớn mạnh cho doanh nghiệp. - Vai trò của quản trị mua hàng: Tầm quan trọng của công tác quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thể hiện ở việc cần có sự chỉ đạo, kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập mua hàng, lên kế hoạch chi tiết để lƣu chuyển hàng về đúng hạn, kịp thời cung cấp cho các khách hàng đặt mua. Đồng thời kiểm tra sát sao chất lƣợng hàng mua về có đảm bảo quy chuẩn, nguồn gốc xuất xứ, chất lƣợng kiểm định rõ ràng hay chƣa.
Quá trình này tƣởng đơn giản song lại vô cùng phức tạp, cần thực hiện liên tục và ứng biến kịp thời với bất kì sự thay đổi nhanh chóng nào của thị trƣờng kinh doanh. Từ những yếu tố bên trong doanh nghiệp nhƣ tình hình tài chính, dự đoán cung – cầu, cho đến các yếu tố bên ngoài nhƣ cơ cấu thị trƣờng, giá cả hiện hành, chi phí lƣu kho bãi, lãi suất ngân hàng, tỷ giá hối đoái.