CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1 Khái niệm Khoản phải thu Khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản phải thu là những chỉ tiêu kinh tế phản ánh mối quan hệ so sánh giữa kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu vốn kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng trong kỳ kinh doanh. Nói cách khác, Khoản phải thu của doanh nghiệp là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác, quản lý tài sản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lời tối đa với chi phí thấp nhất. (Trích: Quản trị tài chính – Đặng Văn Ngữ, Học viện Tài chính, xuất bản 2003) Khoản phải thu là một vấn đề phức tạp có liên quan đến tất cả các yếu tố của quá trình SXKD (ĐTLĐ, TLLĐ) cho nên doanh nghiệp chỉ có thể nâng cao hiệu quả trên cơ sở sử dụng các yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh một cách có hiệu quả.
Để đạt được hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải giải quyết được các vấn đề như: thu hồi khoản phải thu đúng hạn, kịp thời, huy động thêm để mở rộng hoạt động SXKD của mình và DN phải đạt được các mục tiêu đề ra trong quá trình quản trị các khoản phải thu.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu gồm: - Xác định các tiêu chuẩn tín dụng - Thời hạn tín dụng - Thủ thuật đánh giá tín dụng - Chính sách thu nợ Các quyết định này quan trọng với doanh số, lợi nhuận cũng như độ lớn của khoản phải thu trong công ty. Như vậy, nhà quản trị tài chính cần hết sức thận trọng trong công tác quản trị khoản phải thu. SVTH: Ngô Việt Anh Lớp: K49H1 Luan van Khoá luận tốt nghiệp 5 GVHD: Th.S Đàm Thị Thanh Huyền Quản trị khoản phải thu là làm sao phải giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu ở mức thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải.
Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ bị mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: - Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ - Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động Do đó quản trị khoản phải thu là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo, linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được.3 Một số thuật ngữ có liên quan Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: - Khoản phải thu từ khách hàng - Khoản ứng trước cho người bán - Khoản phải thu nội bộ - Khoản tạm ứng cho công nhân viên - Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ - Vòng quay các KPT - Kỳ thu tiền bình quân - Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn.
Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh. - Khoản ứng trước cho người bán: là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao. SVTH: Ngô Việt Anh Lớp: K49H1 Luan van Khoá luận tốt nghiệp 6 GVHD: Th.S Đàm Thị Thanh Huyền - Khoản phải thu nội bộ: là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. - Khoản tạm ứng cho công nhân viên: là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hoá, trả chi phí công tác… - Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ: + Khoản thế chấp: thường phát sinh trong quan hệ vay vốn.
Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn. + Khoản ký cược: là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mướn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. + Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu,… - Vòng quay các KPT: Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu / bình quân các khoản phải thu Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ biến đổi các khoản phải thu thành tiền mặt.
Hệ số vòng quay các khoản phải thu càng lớn chứng tỏ tốc độ thu hồi nợ của doanh nghiệp càng nhanh, khả năng chuyển đổi các khoản nợ phải thu sang tiền mặt cao, điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao luồng tiền mặt, tạo ra sự chủ động trong việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong sản xuất. Ngược lại, nếu hệ số này càng thấp thì số tiền của doanh nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, lượng tiền mặt sẽ ngày càng giảm, làm giảm sự chủ động của doanh nghiệp trong việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong sản xuất và có thể doanh nghiệp sẽ phải đi vay ngân hàng để tài trợ thêm cho nguồn vốn lưu động này. - Kỳ thu tiền bình quân: số ngày thu tiền bình quân càng nhỏ thì tốc độ thu hồi công nợ phải thu của doanh nghiệp càng nhanh. SVTH: Ngô Việt Anh Lớp: K49H1 Luan van Khoá luận tốt nghiệp 7 GVHD: Th.S Đàm Thị Thanh Huyền 1.2 Nội dung quản trị khoản phải thu 1.1 Hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp Có thể thấy rằng trong mối quan hệ tài chính tín dụng giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò làm người mua lại thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp. Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản này nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu và hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hoá sẽ mất đi cơ hội bán hàng, nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần hoạch định chính sách tín dụng một cách chính xác để vẫn có thể đảm bảo được nguồn vốn kinh doanh ổn định. Cụ thể trong những trường hợp này hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp có nhiệm vụ như: đánh giá thẩm định giá trị tài sản của những doanh nghiệp đi vay, những khách hàng nợ đọng vốn… thẩm định tình hình tài sản – nguồn vốn của họ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô, đối tác, thị trường, mục tiêu dài hạn, ngắn hạn của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp phải xét đến các điều kiện tín dụng như: - Điều kiện doanh nghiệp: Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ bị hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản.
Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ cần sản phẩm có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. - Điều kiện khách hàng: Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau: SVTH: Ngô Việt Anh Lớp: K49H1 Luan van Khoá luận tốt nghiệp 8 GVHD: Th.S Đàm Thị Thanh Huyền (1)Vốn hay sức mạnh tài chính: là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh. (2)Khả năng thanh toán: được đánh giá qua hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay …của khách hàng.
(3)Tư cách tín dụng: là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng. Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán. (4)Vật thế chấp: là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình. (5)Điều kiện kinh tế: là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị khoản phải thu 1.