CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI VIETRACO 1.1 Một số khái niệm liên quan: 1.1 Khái niệm khoản phải thu: - Là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị khác hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản phải thu là những tiêu chỉ tiêu kinh tế phản ánh mối quan hệ so sánh giữa kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu vốn kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng trong kỳ kinh doanh. Nói cách khác, khoản phải thu của doanh nghiệp là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác, quản lý tài sản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lời tối đa với chi phí thấp nhất.2 Khái niệm quản trị khoản phải thu: Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu bao gồm: - Xác định các tiêu chuẩn tín dụng - Thời hạn tín dụng - Thủ thuật đánh giá tín dụng - Chính sách thu nợ Các quyết định quan trọng với doanh số, lợi nhuận cũng như độ lớn của khoản phải thu trong công ty.
Như vậy, nhà quản trị tài chính cần hết sức thận trọng trong công tác quản trị khoản phải thu. Quản trị khoản phải thu là làm sao phải giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu ở mức thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải. Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ bị mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 - Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ - Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động Do đó quản trị khoản phải thu là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo, linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được.3 Các thuật ngữ liên quan: - Khoản phải thu từ khách hàng: là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn. Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh. - Khoản ứng trước cho người bán: là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao.
- Khoản phải thu nội bộ: là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. - Khoản tạm ứng cho công nhân viên: là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hoá, trả chi phí công tác… - Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ: + Khoản thế chấp: Thường phát sinh trong quan hệ vay vốn. Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 + Khoản ký cược: là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mướn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn.
Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. + Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu,… 1.2 Nội dung quản trị khoản phải thu 1.1 Hoạch định chính sách tín dụng của doanh nghiệp 1.1 Sự cần thiết của chính sách tín dụng: Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò làm người mua lại thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán. Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp. Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản này nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể đến mức không thể kiểm soát nổi.
Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hoá sẽ mất đi cơ hội bán hàng, nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý đối với từng khách hàng.2 Nội dung chính sách tín dụng: Bán chịu hàng hoá là một hình thức doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng của mình và là nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu. Chính sách tín dụng của doanh nghiệp được thực hiện thông qua việc kiểm soát các biến số sau: - Tiêu chuẩn tín dụng: Nguyên tắc chỉ đạo là phải xác định được tiêu chuẩn tín dụng tức là sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vị thế tín dụng có thể chấp nhận được của các khách LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 hàng mua chịu.
Chính vì vậy, trước khi quyết định có bán chịu hàng hoá cho khách hàng của mình hay không, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ khách hàng. Với những khách hàng có những tiêu chuẩn quá thấp thì doanh nghiệp nên từ chối cấp tín dụng theo hình thức bán chịu hàng hoá để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của mình. - Chiết khấu thanh toán Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên.
- Thời hạn bán chịu (thời hạn tín dụng) Là việc quy định độ dài thời gian của các khoản tín dụng đồng thời chỉ rõ hình thức của khoản tín dụng. Ví dụ trong hợp đồng mua bán hàng hoá có quy định thời hạn tín dụng là 3/10 net 60, điều này có nghĩa là doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ chiết khấu 3% nếu hoá đơn bán hàng được thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày kí hợp đồng, hoặc khách hàng sẽ phải thanh toán 100% tiền hàng trong vòng 60 ngày.3 Điều kiện tín dụng: - Điều kiện doanh nghiệp: Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ bị hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản. Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ cần sản phẩm có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn.
- Điều kiện khách hàng: Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau: + Vốn hay sức mạnh tài chính: là thước đo về tình hình tài chính của LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh. + Khả năng thanh toán: được đánh giá qua hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay …của khách hàng. + Tư cách tín dụng: là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng.
Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán. + Vật thế chấp: là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình. + Điều kiện kinh tế: là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ.2 Kiểm soát khoản phải thu 1.1 Phòng ngừa rủi ro Khi DN nới lỏng chính sách tín dụng thường góp phần làm mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu nhưng cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn. Vì vậy, phòng ngừa rủi ro đối với KPT là nhu cầu cần thiết đối với mọi DN để ổn định tình hình tài chính, tăng hiệu quả của chính sách tín dụng.
Rủi ro đối với khoản phải thu thường bao gồm: - Rủi ro do không thu hồi được nợ (rủi ro tín dụng). - Rủi ro tác động của sự thay đổi tỷ giá, lãi suất,… + Phòng ngừa rủi ro tín dụng: Để phòng ngừa rủi ro tín dụng, trước hết DN cần phải tìm hiểu kỹ khách hàng về tình hình tài chính, khả năng thanh toán,… của khách hàng để xác định giới hạn tín dụng phù hợp với từng khách hàng. Bên cạnh đó, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu DN cần phải lập dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng có thể xác định theo những tỷ lệ % nhất định trên từng loại KPT, hoặc theo khách nợ đáng ngờ.
Cách thức này giúp DN có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra.