CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 Một số khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho a) Khái niệm Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho là tài sản: - Được giữ để bán trong kì sản xuất, kì kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp, bao gồm: hàng hóa đang đi đường; hàng gửi đi bán; hàng hóa gửi đi gia công chế biến; hàng trong kho, trong quầy; bất động sản tồn kho. b) Đặc điểm - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng đúng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nguồn khác nhau với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hoạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ, - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó Luan van 4 hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản , cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. - Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp.
Có rất nhiều loại hàng tồn kho và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ… 1.2 Vai trò và phân loại hàng tồn kho a) Vai trò Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường chiếm 40 – 50%). Do vậy việc quản lý, kiểm soát tốt tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Để đảm bảo sản xuất liên tục và có hiệu quả, tránh gián đoạn, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, cần phải tìm cách tăng dự trữ; ngược lại dự trữ tăng kéo theo các chi phí liên quan đến dự trữ cũng tăng. Do vậy các doanh nghiệp cần phải tìm cách xác định điểm cần bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được do thoả mãn nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất.
b) Phân loại Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang… Luan van 5 - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm… Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành - Hàng tồn kho được mua vào, bao gồm: + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tở chức kinh doanh của doanh nghiệp + Hàng mua nội bộ; là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty Tổng công ty… - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành - Hàng tồn kho nhập từ các nguồn khác nhau: Hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng… Phân loại theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp dùng cho mục đích sản xuất Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ - Hàng tồn kho an toàn: phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành thường xuyên liên tục - Hàng tồn trữ thực tế Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: hàng tồn kho chất lượng tốt, hàng tồn kho kém phẩm chất và hàng tồn kho mất phẩm chất Luan van 6 Cách phân loại này giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào bán ra hợp lý. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu…. - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường.
Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho được phân thành - Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến… - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho, thành phẩm 1.3 Quản trị tồn kho và chức năng quản trị hàng tồn kho a) Khái niệm Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra không bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa Luan van 7 Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. b) Chức năng - Chức năng liên kết Chức năng liên kết chủ yếu của quản trị tồn kho là liên kết giữa 3 giai đoạn Cung ứng – Sản xuất – Tiêu thụ. Khi cung và cầu của một hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các kì thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy cho một kì cao điểm là một vấn đề hết sức càn thiết.
Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt lãng phí trong sản xuất. - Chức năng đề phòng tăng giá, đề phòng lạm phát Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng háo, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vây, tồn kho sẽ là một đầu tư tốt. - Chức năng khấu trừ theo sản lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn.
Việc mua hàng với số lượng lớn có thể giảm bớt chi phí sản xuất, tuy nhiên với số lượng hàng lớn sẽ phải chịu chi phí tồn trữ cao. Do đó, cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ, mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.2 Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho 1.1 Xác định nhu cầu tồn kho - Xác định nhu cầu hàng tồn kho cần dùng Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch. Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch. Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm. Tùy thuộc vào từng loại vật tư, tùng loại sản phẩm và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp.