CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho Định nghĩa hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: Hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; -Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ; Thành phần của hàng tồn kho bao gồm: -Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; -Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; -Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; -Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; -Chi phí dịch vụ dở dang. Tất cả những thứ này được coi là hàng tồn kho và chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp, vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này. Đó là những tài sản sẵn sang đem ra bán hoặc sẽ được đem ra bán.
Nếu để hàng tồn kho quá lâu thì sẽ ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh, bởi vì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng lỗi thời, và thanh lý hàng hư hỏng. Tuy nhiên không dự trữ đủ hàng tồn kho thì doanh nghiệp có khả năng đánh mất những khoản doanh thu bán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu sau này giá cả lên cao mà doanh nghiệp không còn hàng để bán… 1.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho - Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiên các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp. - Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển của hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối.3 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, để quản lý tốt hàng tồn kho cần phải sắp xếp chúng thành những nhóm hàng theo tiêu thức nhất định.
Tiêu thức thông dụng là phân theo công dụng của hàng tồn kho. - Theo kế toán Pháp: hàng tồn kho được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hóa. - Theo kế toán Mỹ: hàng tồn kho được chia ra 3 nhóm chính bao gồm: +Hàng tồn kho thương mại: là những hàng mua vào để bán +Hàng tồn kho sản xuất: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác. +Hàng tồn kho là vật phẩm khác: các thứ hàng tồn kho này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về sử dụng.
-Theo kế toán Việt Nam: hàn tồn kho được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hóa. -Phân loại theo giá trị của sản phẩm hàng hóa hay theo phương pháp ABC. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Phương pháp này chia toàn bộ lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho dự trữ thành 3 loại: +Loại A: hàng có giá trị cao +Loại B: Hàng có giá trị không cao +Loại C: hàng có giá trị thấp Ngoài ra, hàng tồn kho còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho ở khâu dự trữ ( nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ,…); hàng tồn kho ở khâu sản xuất ( giá trị sản phẩm dở dang) và hàng tồn kho ở khâu lưu động ( thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán).4 Vai trò, ý nghĩa của công tác quản trị hàng tồn kho -Vai trò: Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí Kiểm tra tình hình thực hiện, cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời Đảm bảo có đủ hàng hóa thành phẩm để cung ứng ra thị trường -Ý nghĩa: Công tác quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian.
Đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng. Đó là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Doanh nghiệp sản xuất cần phải có vật tư, năng lượng mới có thể tồn tại được. Vì vậy cần đảm bảo nguồn vật tư năng lượng cho sản xuất là tất yếu, là điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội.
Doanh nghiệp thương mại cần phải có hàng hóa thì mới tồn tại được, chính vì vậy cần phải đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường và xã hội.2 Các mô hình quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1 Mô hình tồn kho theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity Model): - Nhu cầu trong một năm ổn định, có thể dự đoán trước; -Thời gian chờ hàng không thay đổi, phải được xác định trước; -Sự thiếu hụt dữ trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện; -Toàn bộ số hàng đặt mua được doanh nghiệp tiếp nhận cùng một lúc; -Doanh nghiệp không thực hiện chiết khấu thương mại. Mục tiêu của mô hình EOQ là tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản, nhằm tối thiểu hóa chi phí phải trả. Mối quan hệ của chúng được thể hiện qua hình sau: Từ hình trên ta thấy: chi phí tồn kho tỉ lệ thuận với mức đặt hàng; chi phí đặt hàng tỉ lệ nghịch với mức đặt hàng. Tổng chi phí được tính theo công thức: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn kho (CP đặt 1 đơn hang (CP tồn kho đơn vị × Mức tồn TC = + × Số đặt hàng) kho bình quân) TC = D/Q×P + H×Q/2 Trong đó: D: nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn nhất định (thường là một năm); Q: lượng hàng trong một đơn đặt hàng; P: chi phí đặt một đơn hàng; H: chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trong giai đoạn tương ứng với giai đoạn xác định D, H được thể hiện bằng công thức: H = C × V, với C là chi phí quản lý 1 đơn vị hàng lưu kho (tỷ trọng so với giá trị hàng dự trữ) và V là giá trị trung bình của 1 đơn vị hàng hóa dự trữ.
Theo công thức trên, tổng chi phí phải trả TC là hàm phụ thuộc vào biến lượng đặt hàng Q. Từ đó, suy ra: Ta có lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất. Điều này xảy ra khi và chỉ khi d(TC)/d(Q)=0, tương đương với : Theo giả định của mô hình EOQ, khi số lượng hàng trong kho giảm xuống 0 thì doanh nghiệp mới tiến hành đặt hàng và nhận được hàng ngay lập tức. Tuy nhiên, trong thực tế, nhà quản trị cần xác định một thời điểm đặt hàng phù hợp sao hàng mới mua về thì hàng tồn kho vừa hết.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Ta có: ROP = d × L = (D / Số ngày sản xuất trong năm) × L Trong đó: ROP: điểm đặt hàng được xác định lại; tROP: thời điểm đặt hàng; d: nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ; D: nhu cầu tiêu dùng trong năm về hàng dự trữ; L: thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng.2 Mô hình dự trữ thiếu (BOQ – Back Order Quantity Model) Trong mô hình EOQ, ta giả thiết không có dự trữ thiếu hụt trong toàn bộ quá trình dự trữ. Trong thực tế, có nhiều trường hợp, trong đó doanh nghiệp có ý định trước về sự thiếu hụt vì nếu duy trì thêm một đơn vị dự trữ thì chi phí thiệt hại còn lớn hơn giá trị thu được. Theo quan điểm hiệu quả, cách tốt nhất trong trường hợp này là doanh nghiệp không nên dự trữ thêm hàng. Mô hình được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt có chủ định trước và do đó ta xác định được chi phí thiếu hụt do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung úng hàng năm.
Nếu ký hiệu: B: chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm; b: lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Q*: lượng đặt hàng tối ưu; b*: lượng hàng còn lại tối ưu sau khi đã trừ đi lượng hàng thiếu hụt có chủ định; Ta có mô hình dự trữ thiếu sau: Tổng chi phí tồn kho được xác định theo công thức: TC = CP đặt hàng + CP tồn kho công ty + CP để hàng lại kho nơi cung ứng 1.3 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model) Để tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi số lượng mua tăng lên cao. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Nếu khách hàng mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp. Do đó, lượng dự trữ tăng lên, kéo theo chi phí lưu kho tăng.