CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1. Tổng quan nghiên cứu trong nước Bùi Việt Dũng (2016) tập trung nghiên cứu về khái niệm, nội dung, các mô hình quản trị hàng tồn kho. Nội dung khóa luận phân tích về thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Vật tư Thiết bị Môi trường Urenco 13, từ đó đưa ra những giải pháp, mô hình tối ưu và phù hợp nhất với tình hình của công ty. Để có được mô hình phù hợp, khóa luận cần dùng một số phương pháp như phương pháp thu thập số liệu và phương pháp xử lý số liệu.
Nguyễn Thị Mai Hương (2011) đã đưa ra các giải pháp để quản trị tốt hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm xây dựng mô hình tính toán số lượng hàng tồn kho dự trữ tối ưu, tăng cường công tác giám sát hạn sử dụng cũng như chất lượng hàng tồn kho, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp cơ bản là vận dụng phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đồng thời kết hợp các phương pháp nghiên cứu tổng hợp, so sánh, phân tích để tiến hành nghiên cứu. Trần Tất Thành (2015), bằng phương pháp so sánh, thống kê mô tả, luận văn đã phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Samsung Electronic Việt Nam và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty. Những khái niệm liên quan đến quản trị Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell (Thập niên 60 của thế kỷ XX): “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả”.
Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức”. Theo James Stoner và Stephen Robbins (Thập niên 80 của thế ky XX): “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt 4 động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước.” Tóm lại, quản trị có thể hiểu là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức. Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức.
Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho 1. Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 ban hành kèm theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì hàng tồn kho là tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Theo Bùi Việt Dũng (2019) cho rằng “Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn vì nó thường bán đi trong vòng một năm hay trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh.
Ở doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về để bán lại. Ở doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Ngoài ra, hàng đã mua đang trên đường đi chưa về nhập kho và hàng đã xuất kho gửi đi bán, hàng để ở cửa hàng nhưng chưa bán cũng bao gồm trong hàng tồn kho của doanh nghiệp”. Như vậy, hàng tồn kho là tất cả các nguồn nhàn rỗi nào của doanh nghiệp được lưu giữ nhằm sử dụng trong tương lai.
Bất cứ giai đoạn nào trong quá trình sản xuất, kinh doanh từ dự trữ, chế tạo, tiêu thụ đều có các nguồn không được sử dụng ngay. Để đảm bảo cho sản xuất được diễn ra liên tục và đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường trong các tình huống cấp bách, doanh nghiệp bắt buộc phải dự trữ. 5 Tuy nhiên khi lượng hàng dự trữ tăng lên, doanh nghiệp sẽ phải tăng thêm những khoản chi phí nhất định. Phân loại hàng tồn kho Theo mục đích sử dụng và công dụng: Theo phương thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,.
Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,. Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo nguồn hình thành, hàng tồn kho được chia thành: Hàng tồn kho được mua vào bao gồm: Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty,… Hàng tồn kho tự gia công: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất gia công tạo thành. Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Ví dụ như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng,… 6 Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất.
Theo yêu cầu sử dụng, hàng tồn kho được chia thành: Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập.
Có thể thấy, mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định. Vai trò hàng tồn kho Hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Theo Nguyễn Thị Thu Hiền (2018) vai trò của hàng tồn kho còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ - sản xuất – tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động 7 không phải lúc nào cũng diễn ra đồng bộ.
Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra, hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán buôn hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, doanh nghiệp có đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường, đáp ứng kịp thời những biến động về nhu cầu của khách hàng, từ đó tối thiểu hóa chi phí cơ hội của khoản doanh thu bị mất đi do thiếu hụt hàng hóa. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho Nhu cầu thị trường: Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Do vậy nhu cầu của sản xuất có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại hàng tồn kho. Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp: Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại. Hệ thống và chi phí vận chuyển: Đây là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu.