I. Phân tích mô hình quản trị chuỗi cung ứng tại Gigamed
Quản trị chuỗi cung ứng trong ngành dược phẩm là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế. Tại Công ty TNHH Dược Phẩm Gigamed, hoạt động này không chỉ là nền tảng cho hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Mô hình chuỗi cung ứng của Gigamed được xây dựng theo cấu trúc đơn giản, bao gồm ba thành phần chính: nhà cung cấp, công ty (sản xuất và lưu kho), và khách hàng (nhà phân phối, bệnh viện, nhà thuốc). Sơ đồ vận hành chuỗi cung ứng bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng tại Phòng Kinh doanh, sau đó chuyển qua lập kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư. Các nhà cung cấp, chủ yếu từ châu Âu và Bắc Mỹ, cung cấp nguyên vật liệu đạt chuẩn GMP và ISO. Sau khi sản xuất, thành phẩm được bảo quản tại các tổng kho đạt tiêu chuẩn GSP và phân phối đến khách hàng. Điểm đặc thù của ngành dược đòi hỏi một hệ thống logistics dược phẩm hiệu quả, đặc biệt là khả năng truy xuất nguồn gốc thuốc và đảm bảo an toàn chuỗi cung ứng. Gigamed nhận thức rõ, một sai sót nhỏ trong bất kỳ khâu nào cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người bệnh và uy tín của công ty. Do đó, việc tối ưu hóa liên tục quy trình, từ khâu lựa chọn quản lý nhà cung cấp đến quản lý tồn kho dược, là ưu tiên hàng đầu. Luận văn của Nguyễn Minh Đức (2023) chỉ ra rằng, mặc dù Gigamed đã có nền tảng vững chắc, việc hoàn thiện chuỗi cung ứng vẫn là một yêu cầu cấp thiết để nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập quốc tế.
1.1. Tầm quan trọng của logistics dược phẩm trong ngành
Logistics trong ngành dược phẩm mang những đặc thù riêng biệt và có vai trò sống còn. Nó không chỉ đơn thuần là vận chuyển và lưu kho, mà là một hệ thống tích hợp nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả của thuốc từ nhà sản xuất đến bệnh nhân. Một trong những yếu tố quan trọng nhất là việc duy trì nhiệt độ bảo quản, hay còn gọi là chuỗi cung ứng lạnh dược phẩm, đặc biệt đối với các sản phẩm như bảo quản vắc xin và sinh phẩm y tế. Bất kỳ sự thay đổi nhiệt độ nào ngoài ngưỡng cho phép đều có thể làm hỏng sản phẩm, gây thiệt hại kinh tế và nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng. Hơn nữa, an toàn chuỗi cung ứng dược phẩm còn liên quan đến việc chống hàng giả, hàng nhái và đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc thuốc một cách minh bạch. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên và ứng dụng công nghệ hiện đại để theo dõi sản phẩm trên toàn bộ hành trình.
1.2. Sơ đồ vận hành chuỗi cung ứng hiện tại của công ty
Theo tài liệu ISO của công ty, quy trình SCM dược phẩm tại Gigamed vận hành theo một luồng tương đối tuyến tính. Khi Phòng Kinh doanh tiếp nhận và xác nhận đơn hàng, yêu cầu sẽ được chuyển đến Phòng Cung ứng vật tư để lập kế hoạch mua nguyên liệu. Nguyên vật liệu sau khi được nhập khẩu và kiểm tra chất lượng sẽ được chuyển đến Tổng kho để bảo quản theo tiêu chuẩn GSP. Dựa trên lệnh sản xuất, nguyên vật liệu được cấp phát cho các nhà máy. Quá trình sản xuất tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn GMP-WHO. Thành phẩm sau khi qua khâu kiểm định chất lượng (QC) sẽ được nhập lại Tổng kho, sẵn sàng cho việc phân phối. Hệ thống phân phối dược phẩm của Gigamed chủ yếu qua hai kênh: kênh một cấp (đến nhà bán lẻ, bệnh viện) và kênh hai cấp (qua nhà bán buôn). Mặc dù mô hình này khá rõ ràng, nghiên cứu cho thấy vẫn còn những điểm nghẽn trong việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, dẫn đến sự thiếu chủ động trong một số khâu.
II. Top 3 thách thức trong quản trị chuỗi cung ứng Gigamed
Mặc dù đã xây dựng được một quy trình tương đối hoàn chỉnh, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng tại Gigamed vẫn đối mặt với nhiều thách thức cố hữu, ảnh hưởng đến chi phí và khả năng đáp ứng thị trường. Theo phân tích từ luận văn của Nguyễn Minh Đức (2023), những hạn chế này xuất phát từ cả yếu tố nội tại và tác động từ môi trường kinh doanh. Thách thức lớn nhất nằm ở công tác dự báo và lập kế hoạch còn phụ thuộc nhiều vào dữ liệu quá khứ, thiếu linh hoạt trước các biến động đột ngột của thị trường, dẫn đến tình trạng tồn kho cao hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu. Chi phí hàng tồn kho của công ty đã tăng đều qua các năm từ 2020 đến 2022. Thách thức thứ hai là sự phụ thuộc lớn vào nguồn cung nhập khẩu, khiến doanh nghiệp dễ bị ảnh hưởng bởi biến động tỷ giá, chi phí vận chuyển thuốc quốc tế và các thủ tục hành chính phức tạp. Cuối cùng, việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, thiếu một phần mềm quản lý chuỗi cung ứng tích hợp toàn diện, làm giảm hiệu quả kết nối và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Việc giải quyết các thách thức này là bước đi chiến lược để Gigamed tối ưu hóa logistics và nâng cao sức cạnh tranh.
2.1. Hạn chế trong công tác dự báo và quản lý tồn kho dược
Công tác dự báo tại Gigamed chủ yếu dựa vào kết quả kinh doanh các năm trước và đơn hàng từ khách hàng truyền thống. Phương pháp này bộc lộ điểm yếu khi thị trường có biến động bất thường, chẳng hạn như các đợt dịch bệnh. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu thiếu chính xác, gây ra tình trạng hoặc là tồn kho lớn, ứ đọng vốn, hoặc là thiếu hụt khi có đơn hàng đột xuất. Báo cáo tài chính cho thấy chi phí hàng tồn kho tăng từ 179.301 triệu đồng năm 2020 lên 189.131 triệu đồng vào năm 2022. Việc quản lý kho dược vẫn còn thực hiện theo phương pháp thủ công, chưa áp dụng các công nghệ hiện đại như mã vạch, gây tốn kém nguồn nhân lực và làm chậm quá trình xuất nhập kho.
2.2. Rủi ro phụ thuộc nguồn cung và chi phí logistics cao
Phần lớn nguyên vật liệu sản xuất của Gigamed được nhập khẩu từ các nhà cung cấp lớn ở nước ngoài. Mặc dù điều này đảm bảo chất lượng đầu vào, nó cũng tạo ra rủi ro về sự phụ thuộc. Bất kỳ sự gián đoạn nào từ phía nhà cung cấp, hoặc các vấn đề về vận tải quốc tế, đều có thể làm đình trệ sản xuất. Hơn nữa, chi phí logistics dược phẩm quốc tế, bao gồm cả chi phí vận chuyển và thủ tục hải quan, chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm. Công ty cũng chưa có nhiều nhà cung cấp dự phòng, làm tăng rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng. Việc thiếu chủ động trong nguồn cung khiến Gigamed khó đàm phán về giá và các điều khoản ưu đãi khác, ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính chung.
III. Cách Gigamed hoàn thiện quy trình quản trị chuỗi cung ứng
Để vượt qua các thách thức, Gigamed cần tập trung vào việc hoàn thiện và chuẩn hóa các quy trình cốt lõi trong chuỗi cung ứng. Giải pháp không chỉ nằm ở công nghệ mà còn bắt nguồn từ việc cải tiến phương thức vận hành hàng ngày. Trọng tâm đầu tiên là siết chặt việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành như tiêu chuẩn GSP (Thực hành tốt bảo quản thuốc) và tiêu chuẩn GDP (Thực hành tốt phân phối thuốc). Đây là yêu cầu bắt buộc và cũng là lợi thế cạnh tranh, đảm bảo chất lượng sản phẩm không đổi trong suốt quá trình lưu kho và vận chuyển. Thứ hai, cần cải tiến toàn diện quy trình SCM dược phẩm, bắt đầu từ việc đánh giá và đa dạng hóa nhà cung cấp. Thay vì phụ thuộc vào một vài đối tác lớn, việc xây dựng mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp tiềm năng sẽ giúp giảm rủi ro và tăng khả năng thương lượng. Công tác quản lý nhà cung cấp cần được thực hiện định kỳ dựa trên các tiêu chí rõ ràng về chất lượng, thời gian giao hàng và chi phí. Bên cạnh đó, quy trình sản xuất cũng cần được rà soát để loại bỏ các bước thừa, giảm thời gian chờ và tối ưu hóa việc sử dụng máy móc, hướng tới một hệ thống vận hành chuỗi cung ứng tinh gọn và linh hoạt hơn.
3.1. Tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn GSP và tiêu chuẩn GDP
Việc tuân thủ tiêu chuẩn GSP và tiêu chuẩn GDP là nền tảng cho một chuỗi cung ứng dược phẩm đáng tin cậy. Gigamed đã đạt được các chứng nhận này, tuy nhiên, việc duy trì và liên tục cải tiến là rất quan trọng. Đối với GSP, công ty cần đảm bảo hệ thống kho bãi luôn được kiểm soát chặt chẽ về nhiệt độ, độ ẩm, và các điều kiện bảo quản khác, đặc biệt với khu vực quản lý kho dược cho chuỗi cung ứng lạnh dược phẩm. Đối với GDP, cần tối ưu hóa các tuyến đường vận chuyển thuốc, sử dụng các phương tiện chuyên dụng có khả năng theo dõi nhiệt độ, và đào tạo đội ngũ giao nhận về quy trình xử lý sản phẩm dược. Việc thực hiện tốt hai tiêu chuẩn này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác.
3.2. Cải tiến quy trình sản xuất và quản lý nhà cung cấp
Hoạt động sản xuất và cung ứng là hai mắt xích liên kết chặt chẽ. Để cải tiến, Gigamed cần xây dựng một quy trình lựa chọn và đánh giá quản lý nhà cung cấp một cách có hệ thống. Cần thiết lập các chỉ số KPI để đo lường hiệu suất của nhà cung cấp, ví dụ như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ sản phẩm lỗi. Về sản xuất, cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc cũ để tránh hỏng hóc đột xuất gây gián đoạn dây chuyền. Ngoài ra, việc phân loại sản phẩm để áp dụng chiến lược sản xuất phù hợp (sản xuất để dự trữ đối với hàng thông dụng, sản xuất theo đơn hàng đối với hàng đặc thù) sẽ giúp giảm lượng tồn kho thành phẩm không cần thiết và tiết kiệm chi phí.
IV. Bí quyết tối ưu hóa chuỗi cung ứng Gigamed bằng công nghệ
Công nghệ thông tin là đòn bẩy mạnh mẽ nhất để tối ưu hóa logistics và toàn bộ chuỗi cung ứng. Trong bối cảnh hiện tại, việc đầu tư vào công nghệ không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để tồn tại và phát triển. Đối với Gigamed, giải pháp trọng tâm là triển khai một phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hoặc một hệ thống ERP tại Gigamed có module SCM mạnh mẽ. Hệ thống này sẽ đóng vai trò là xương sống thông tin, kết nối tất cả các bộ phận từ kinh doanh, kế hoạch, mua hàng, sản xuất, kho vận đến tài chính trên một nền tảng duy nhất. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, giúp loại bỏ độ trễ và các sai sót do nhập liệu thủ công. Điều này cho phép các nhà quản lý có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Xa hơn nữa, việc nghiên cứu ứng dụng các công nghệ tiên tiến như RFID (Nhận dạng qua tần số vô tuyến) sẽ là một bước đột phá, đặc biệt trong việc truy xuất nguồn gốc thuốc và quản lý hàng tồn kho tự động, góp phần xây dựng một chuỗi cung ứng thông minh và minh bạch.
4.1. Ứng dụng hệ thống ERP và phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
Việc triển khai hệ thống ERP tại Gigamed sẽ giúp giải quyết vấn đề thiếu đồng bộ thông tin hiện nay. Một hệ thống ERP tích hợp sẽ chuẩn hóa quy trình làm việc và tạo ra một nguồn dữ liệu tập trung, đáng tin cậy. Khi bộ phận kinh doanh tạo một đơn hàng, bộ phận kế hoạch và sản xuất có thể ngay lập tức thấy được nhu cầu và chuẩn bị nguồn lực. Tương tự, dữ liệu quản lý tồn kho dược sẽ được cập nhật tự động, giúp bộ phận mua hàng chủ động hơn trong việc đặt nguyên vật liệu. Các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng chuyên dụng còn cung cấp các công cụ phân tích và dự báo nâng cao, giúp công ty xây dựng các mô hình nhu cầu chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro tồn kho và thiếu hụt hàng hóa.
4.2. Tầm nhìn tích hợp RFID để truy xuất nguồn gốc thuốc
Công nghệ RFID mang lại tiềm năng to lớn cho ngành dược. Bằng cách gắn thẻ RFID lên từng sản phẩm hoặc lô hàng, Gigamed có thể theo dõi vị trí và trạng thái của chúng trong toàn bộ chuỗi cung ứng một cách tự động. Điều này giúp việc kiểm kê kho trở nên nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều so với phương pháp thủ công. Quan trọng hơn, nó tạo ra một hệ thống truy xuất nguồn gốc thuốc hoàn hảo, cho phép xác định lịch sử của sản phẩm từ khâu sản xuất đến khi đến tay người tiêu dùng. Đây là công cụ hữu hiệu để chống hàng giả, quản lý hạn sử dụng và thực hiện các đợt thu hồi sản phẩm khi cần thiết, qua đó nâng cao an toàn chuỗi cung ứng lên một tầm cao mới.
