Cẩm nang Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống cho Kinh doanh (ABE)

Tìm hiểu cách quản lý tài nguyên thông tin và hệ thống hiệu quả, tối ưu hóa công nghệ và dữ liệu để thúc đẩy lợi thế cạnh tranh bền vững trong kinh doanh hiện

• Chuyên ngành: Business Management
• Đề tài: Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống trong Kinh doanh
• Loại tài liệu: Study Manual
• Năm xuất bản: 2008
• Địa điểm: New Malden

Tóm tắt

I. Hướng dẫn tổng quan về Quản lý Tài nguyên Thông tin Hệ thống trong Kinh doanh

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, nơi dữ liệu và thông tin là tài sản quý giá, việc Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống trong Kinh doanh trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công và khả năng cạnh tranh của mọi tổ chức. Sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã biến thông tin từ một yếu tố hỗ trợ thành một tài nguyên chiến lược. Một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tạo ra lợi thế khác biệt, hỗ trợ quá trình ra quyết định và thúc đẩy đổi mới. Bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh quan trọng của việc quản lý tài nguyên thông tin, từ định nghĩa, vai trò đến các thách thức và giải pháp tối ưu. Hiểu rõ về hệ thống thông tin doanh nghiệp và cách khai thác chúng sẽ mở ra những cơ hội phát triển vượt bậc cho các tổ chức trong kỷ nguyên số. Theo tài liệu của ABE, thông tin chính là một yếu tố không thể thiếu để đạt được các mục tiêu kinh doanh, và việc tổ chức, kiểm soát nó là nhiệm vụ tối quan trọng. Việc này không chỉ bao gồm các hệ thống máy tính mà còn là cả một chiến lược thông tin toàn diện.

1.1. Định nghĩa và vai trò cốt lõi của tài nguyên thông tin

Thông tin, theo định nghĩa của ABE, là dữ liệu đã được xử lý và có ý nghĩa, mang lại giá trị cho người nhận. Trong kinh doanh, tài nguyên thông tin bao gồm tất cả các dữ liệu, thông tin, kiến thức, và các hệ thống, công nghệ, con người liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin. Vai trò cốt lõi của tài nguyên thông tin là cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định, cải thiện quy trình nghiệp vụ, và tăng cường khả năng thích ứng của doanh nghiệp. Để thông tin thực sự hữu ích, nó cần có các thuộc tính quan trọng như tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, phù hợp, có thể truy cập được, và đáng tin cậy. Thông tin chất lượng cao giúp quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt, từ đó tối ưu hóa hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược. Ví dụ, thông tin về xu hướng thị trường, hành vi khách hàng hoặc hiệu suất nội bộ là không thể thiếu để định hình các chiến lược kinh doanh.

1.2. Các thành phần chính của hệ thống thông tin doanh nghiệp

Một hệ thống thông tin doanh nghiệp (IS) không chỉ đơn thuần là phần mềm hay phần cứng. Nó là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Các thành phần chính của một hệ thống thông tin thường bao gồm: phần cứng (máy tính, thiết bị mạng), phần mềm (ứng dụng, hệ điều hành), dữ liệu (các tập hợp thông tin đã được xử lý hoặc chưa), mạng (cơ sở hạ tầng kết nối), con người (người dùng, nhà quản lý, chuyên gia IT) và quy trình (các bước thu thập và xử lý thông tin). Theo ABE, môi trường hệ thống thông tin thường được xem là một hệ thống xã hội-kỹ thuật, nơi con người và công nghệ tương tác để tạo ra giá trị. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các yếu tố này là nền tảng cho việc quản lý thông tin hiệu quả và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

II. Thách thức và Giải pháp Quản lý Tài nguyên Thông tin Hệ thống hiệu quả

Mặc dù lợi ích của việc Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống trong Kinh doanh là rõ ràng, quá trình này lại đi kèm với nhiều thách thức đáng kể. Các doanh nghiệp phải đối mặt với sự phức tạp ngày càng tăng của công nghệ, khối lượng dữ liệu khổng lồ, và những mối đe dọa an ninh mạng không ngừng biến đổi. Việc thiếu một chiến lược thông tin rõ ràng hoặc sự kém hiệu quả trong việc tích hợp các hệ thống có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, thông tin sai lệch và mất đi lợi thế cạnh tranh. Vượt qua những thách thức này đòi hỏi sự đầu tư không chỉ vào công nghệ mà còn vào quy trình, con người, và một tầm nhìn chiến lược dài hạn. Các giải pháp phải được xây dựng dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về môi trường kinh doanh và khả năng công nghệ hiện có, nhằm tối ưu hóa giá trị từ tài nguyên thông tin.

2.1. Vấn đề an ninh thông tin và quản lý rủi ro dữ liệu

Một trong những thách thức lớn nhất khi quản lý tài nguyên thông tin là đảm bảo an ninh thông tin. Các mối đe dọa từ tấn công mạng, vi phạm dữ liệu, mã độc tống tiền (ransomware) và các lỗ hổng bảo mật luôn rình rập, có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng về tài chính, uy tín và mất mát dữ liệu quan trọng. Việc quản lý rủi ro dữ liệu đòi hỏi một cách tiếp cận đa tầng, bao gồm việc triển khai các giải pháp bảo mật mạnh mẽ (tường lửa, mã hóa, phát hiện xâm nhập), thiết lập chính sách truy cập nghiêm ngặt, đào tạo nhân viên về an toàn thông tin, và xây dựng kế hoạch ứng phó sự cố. Theo ABE, việc bảo vệ thông tin là yếu tố then chốt để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy cập của dữ liệu, từ đó duy trì niềm tin của khách hàng và đối tác.

2.2. Phức tạp khi tích hợp hệ thống thông tin và quy trình kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng đa dạng các hệ thống thông tin khác nhau, từ hệ thống ERP, CRM đến các ứng dụng chuyên biệt. Việc tích hợp các hệ thống này để đảm bảo dòng chảy thông tin liền mạch và nhất quán là một thách thức lớn. Các hệ thống cũ (legacy systems) thường khó kết nối với công nghệ mới, dẫn đến tình trạng 'silos' dữ liệu, nơi thông tin bị cô lập và không thể chia sẻ hiệu quả giữa các phòng ban. Sự phức tạp này làm chậm trễ quá trình ra quyết định, giảm hiệu suất và cản trở khả năng chuyển đổi số doanh nghiệp. Giải pháp đòi hỏi một kiến trúc hệ thống linh hoạt, các giao diện lập trình ứng dụng (API) mạnh mẽ và một chiến lược thông tin tổng thể để đảm bảo rằng tất cả các hệ thống hoạt động hài hòa, hỗ trợ lẫn nhau trong mọi quy trình kinh doanh.

III. Cách triển khai Hệ thống Thông tin Từ nền tảng truyền thống đến Chuyển đổi Số

Việc triển khai và tối ưu hóa Hệ thống Thông tin trong Kinh doanh đòi hỏi một lộ trình rõ ràng, kết hợp giữa việc duy trì các hệ thống truyền thống đã được chứng minh và tích hợp các công nghệ mới dựa trên Internet. Một chiến lược thông tin thông minh sẽ cho phép doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích từ cả hai thế giới, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra giá trị mới. Quá trình này không chỉ là về việc lựa chọn công nghệ mà còn về cách các công nghệ đó được tích hợp vào các quy trình kinh doanh, văn hóa tổ chức và định hướng chiến lược. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống thông tin doanh nghiệp linh hoạt, có khả năng thích ứng với sự thay đổi và thúc đẩy quản lý thông tin một cách toàn diện.

3.1. Hệ thống thông tin truyền thống và vai trò trong hoạt động doanh nghiệp

Các hệ thống thông tin truyền thống như Hệ thống Tự động hóa Văn phòng (OAS) và Hệ thống Xử lý Giao dịch (TPS) vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. OAS giúp tự động hóa các tác vụ văn phòng như xử lý văn bản, quản lý lịch trình và giao tiếp nội bộ, làm tăng hiệu suất làm việc cá nhân và nhóm. TPS, mặt khác, tập trung vào việc xử lý các giao dịch kinh doanh định kỳ, như thanh toán hóa đơn, xử lý đơn đặt hàng và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong các hoạt động cốt lõi. Theo tài liệu ABE, các hệ thống này là xương sống của mọi hệ thống thông tin doanh nghiệp tổng thể, cung cấp dữ liệu đầu vào cần thiết và xử lý các nghiệp vụ cơ bản, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho các hệ thống phức tạp hơn.

3.2. Tận dụng hệ thống thông tin dựa trên Internet để đổi mới

Sự phát triển của Internet đã mở ra kỷ nguyên mới cho hệ thống thông tin doanh nghiệp. Các hệ thống dựa trên Internet, bao gồm thương mại điện tử (e-commerce), doanh nghiệp điện tử (e-business) và các ứng dụng hợp tác nhóm, cho phép doanh nghiệp kết nối với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên một cách hiệu quả hơn. Chúng thúc đẩy sự ra đời của 'doanh nghiệp số' (digital firm), nơi hầu hết các mối quan hệ kinh doanh và quy trình nội bộ được thực hiện thông qua công nghệ số. Lợi ích của việc sử dụng các hệ thống này bao gồm khả năng tiếp cận thị trường toàn cầu, giảm chi phí vận hành, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng tốc độ đổi mới. Việc này đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý thông tin và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh.

IV. Chiến lược nâng cao Lợi thế Cạnh tranh với Quản lý Tài nguyên Thông tin

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, việc duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống trong Kinh doanh không chỉ là một hoạt động vận hành mà còn là một đòn bẩy chiến lược mạnh mẽ. Bằng cách thiết lập một chiến lược thông tin rõ ràng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin làm công cụ để phân tích thị trường, hiểu rõ khách hàng, tối ưu hóa hoạt động và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới. Việc này đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa chiến lược kinh doanh tổng thể và cách thông tin được thu thập, xử lý và sử dụng. Theo các chuyên gia ABE, cơ sở hạ tầng thông tin phải được định hình để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh, không chỉ là một chức năng hỗ trợ đơn thuần.

4.1. Xây dựng chiến lược thông tin phù hợp với mục tiêu kinh doanh

Một chiến lược thông tin hiệu quả phải được xây dựng dựa trên mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định rõ thông tin nào là quan trọng nhất, làm thế nào để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối nó để hỗ trợ các quyết định chiến lược và hoạt động hàng ngày. Chiến lược này cần xem xét cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin hiện có và tương lai, bao gồm phần cứng, phần mềm, mạng và các chính sách quản lý dữ liệu. Các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược thông tin bao gồm môi trường bên ngoài (cạnh tranh, quy định) và nội bộ (văn hóa, cơ cấu tổ chức). Việc căn chỉnh hệ thống thông tin doanh nghiệp với chiến lược kinh doanh giúp đảm bảo rằng các khoản đầu tư vào công nghệ mang lại giá trị tối đa và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.

4.2. Tầm quan trọng của hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Các hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) là xương sống trong việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích và kiến thức chuyên sâu, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt ở mọi cấp độ. DSS tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, áp dụng các mô hình phân tích và cung cấp các báo cáo tùy chỉnh, từ đó hỗ trợ từ quyết định tác nghiệp đến chiến lược. Ví dụ, một DSS có thể phân tích xu hướng bán hàng để dự báo nhu cầu thị trường hoặc đánh giá hiệu quả của một chiến dịch tiếp thị. Theo tài liệu ABE, việc quản lý kiến thức cũng là một phần không thể thiếu, giúp doanh nghiệp thu thập, tổ chức và chia sẻ tri thức nội bộ, biến nó thành một tài sản chiến lược. Một hệ thống thông tin doanh nghiệp được thiết kế tốt với khả năng hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ sẽ cải thiện đáng kể năng lực cạnh tranh.

V. Lợi ích thực tiễn Quản lý Tài nguyên Thông tin Hệ thống mang lại gì cho doanh nghiệp

Việc đầu tư vào Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống trong Kinh doanh mang lại những lợi ích đáng kể và có thể đo lường được cho doanh nghiệp. Từ việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ hàng ngày đến việc cung cấp thông tin chiến lược cho ban lãnh đạo, một hệ thống quản lý thông tin mạnh mẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững. Nó không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn mở ra cơ hội cho sự đổi mới và tăng trưởng. Các doanh nghiệp áp dụng thành công chiến lược thông tin hiệu quả thường đạt được khả năng phản ứng nhanh hơn với thị trường, hiểu rõ hơn về khách hàng và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Đây là câu trả lời cho câu hỏi 'lợi ích của quản lý hệ thống thông tin' mà nhiều người tìm kiếm.

5.1. Cải thiện quy trình nghiệp vụ và thúc đẩy chuyển đổi số doanh nghiệp

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của quản lý tài nguyên thông tin là sự cải thiện đáng kể trong các quy trình nghiệp vụ. Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS) và hệ thống xử lý giao dịch (TPS) giúp chuẩn hóa và tăng tốc các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu lỗi của con người và giải phóng nhân viên khỏi công việc thủ công. Hơn nữa, việc tích hợp hệ thống thông tin doanh nghiệp giúp loại bỏ các rào cản thông tin giữa các phòng ban, tạo điều kiện cho dòng chảy thông tin liền mạch. Điều này là nền tảng cho chuyển đổi số doanh nghiệp, cho phép các công ty áp dụng mô hình kinh doanh mới, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi giá trị. Theo ABE, tác động của công nghệ thông tin trong môi trường kinh doanh rộng lớn hơn là không thể phủ nhận, từ việc nâng cao năng suất đến việc tạo ra các cơ hội thị trường mới.

5.2. Tối ưu hóa khả năng ra quyết định chiến lược

Khả năng ra quyết định chiến lược được nâng cao đáng kể khi doanh nghiệp có quyền truy cập vào thông tin chất lượng cao và các hệ thống hỗ trợ ra quyết định hiệu quả. Kỹ thuật khai thác dữ liệu (data mining) cho phép phát hiện các mẫu, xu hướng và mối quan hệ tiềm ẩn trong các tập dữ liệu lớn, cung cấp cái nhìn sâu sắc mà trước đây khó có thể nhận ra. Thông tin này giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định có căn cứ hơn về chiến lược thị trường, phát triển sản phẩm, quản lý rủi ro và phân bổ nguồn lực. Một hệ thống thông tin doanh nghiệp mạnh mẽ đảm bảo rằng thông tin quan trọng được cung cấp đúng lúc, đúng người, hỗ trợ các cấp quản lý từ điều hành đến chiến lược, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với các thay đổi và nắm bắt cơ hội mới.

VI. Tương lai của Quản lý Tài nguyên Thông tin Hệ thống Định hình kỷ nguyên số

Tương lai của Quản lý Tài nguyên Thông tin & Hệ thống trong Kinh doanh đang được định hình bởi sự tiến bộ không ngừng của công nghệ và sự gia tăng của nhu cầu về dữ liệu thông minh. Các doanh nghiệp cần liên tục thích nghi và đổi mới để duy trì sự liên quan và cạnh tranh. Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, học máy, phân tích dữ liệu lớn và điện toán đám mây sẽ tiếp tục làm thay đổi cách thức tổ chức thu thập, xử lý và sử dụng thông tin. Để thành công, các công ty phải xây dựng một chiến lược thông tin linh hoạt, đầu tư vào con người và quy trình, đồng thời không ngừng khám phá những cơ hội mới do công nghệ mang lại. Đây là câu trả lời cho câu hỏi 'xu hướng tương lai của quản lý thông tin trong doanh nghiệp' mà nhiều người đặt ra.

6.1. Các xu hướng công nghệ định hình hệ thống thông tin trong tương lai

Các xu hướng công nghệ như Trí tuệ Nhân tạo (AI), Học máy (Machine Learning), Mạng thần kinh (Neural Networks) và Logic mờ (Fuzzy Logic) đang cách mạng hóa hệ thống thông tin doanh nghiệp. AI và Machine Learning cho phép tự động hóa các phân tích dữ liệu phức tạp, dự đoán xu hướng và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Mạng thần kinh có thể xử lý các mẫu dữ liệu phức tạp, trong khi logic mờ giúp hệ thống xử lý thông tin không rõ ràng hoặc không đầy đủ. Công nghệ blockchain cũng đang nổi lên như một phương tiện bảo mật và minh bạch cho giao dịch dữ liệu. Những công nghệ này không chỉ cải thiện hiệu suất của hệ thống thông tin mà còn mở ra những khả năng mới cho việc khai thác tài nguyên thông tin, từ đó tạo ra giá trị chưa từng có cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

6.2. Yếu tố thành công bền vững trong quản lý thông tin

Để đạt được thành công bền vững trong quản lý thông tin, doanh nghiệp cần tập trung vào một số yếu tố cốt lõi. Thứ nhất, sự căn chỉnh chiến lược giữa công nghệ thông tin và mục tiêu kinh doanh là tối quan trọng; hệ thống thông tin phải hỗ trợ trực tiếp các chiến lược phát triển của tổ chức. Thứ hai, yếu tố con người không thể bị bỏ qua; việc đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên về sử dụng và quản lý thông tin là điều cần thiết. Thứ ba, văn hóa tổ chức phải thúc đẩy việc chia sẻ thông tin, đổi mới và học hỏi liên tục. Cuối cùng, khả năng thích ứng và linh hoạt của hệ thống thông tin doanh nghiệp là yếu tố quyết định để đối phó với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và công nghệ, đảm bảo rằng quản lý tài nguyên thông tin luôn hiệu quả và phù hợp với thực tiễn kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Business Management Study Manuals Advanced Diploma in Business Management MANAGING THE INFORMATION RESOURCE The Association of Business Executives 5th Floor, CI Tower  St Georges Square  High Street  New Malden Surrey KT3 4TE  United Kingdom Tel: + 44(0)20 8329 2930  Fax: + 44(0)20 8329 2945 E-mail: [e-mail] © Copyright, 2008 The Association of Business Executives (ABE) and RRC Business Training All rights reserved No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, or by any means, electronic, electrostatic, mechanical, photocopied or otherwise, without the express permission in writing from The Association of Business Executives. Advanced Diploma in Business Management MANAGING THE INFORMATION RESOURCE Contents Unit Title Page 1 The Role of Traditional Information Systems in Today's Business 1 Environment Introduction 3 What is Information? 4 The Attributes Of Useful Information 6 Quality Information 7 Information Presentation 8 Business Information 10 Management Information 11 Information Systems 13 The Socio-Technical System Environment 19 Network Systems 20 2 The Role of Internet Based Information Systems in Today's Business 23 Environment Introduction 24 Internet Based Systems and the Digital Firm 24 Advantages of using Internet Based Systems 25 What is a Digital Firm 26 Changes resulting from Computer Systems 27 Knowledge 29 3 The Role and Function of Information Systems in Supporting 31 Business Operations Introduction 33 What We Mean by an Information System 34 The Management Levels 36 Decision-Making 39 Office Automation Systems and Transaction Processing Systems 44 Different Information Systems and Management Levels 45 Management of the Information System 46 Systems from a Functional Perspective 49 Knowledge Management 53 Unit Title Page 4 The Role and Function of Information Systems in Maintaining 57 Competitive Advantage Introduction 59 Information System Infrastructure Strategy 60 Information Flow Through Business Infrastructures 61 Influences on the Information System Infrastructure 63 Information System Influences on Corporate Structures 68 Management Structures of the Information System 71 Implications for the Design and Understanding of Information Systems 74 Information Systems and Business Strategy 76 The Impact of IT in the Wider Business Environment 77 Data Mining 82 5 Internet Technology and Business Processes 85 Introduction 87 Electronic Communication Systems 88 Networks 91 Enterprise Networks 93 The Use of Telecommunications in Business 97 Using the Web for Competitive Advantage 104 An Intranet 106 Electronic Business, Electronic Commerce and the Emerging Digital 108 Firm Group Collaboration 114 Knowledge-Based and Expert Systems 115 Neural Networks 116 Fuzzy Logic 116 6 Computer Infrastructure – Hardware 119 Introduction 120 Data Representation in a Computer 121 What is Common to all Computers? 122 Input Devices 128 Output Devices 131 Networking/Telecommunication Platforms 132 Types of Computers 132 7 Computer Infrastructure – Software 133 Introduction 134 Types of Software 134 The Operating System 135 Types of Application Software 139 Programming Software 145 Software Development Aproaches 149 The Information System and Multimedia 154 Data Processing 156 Unit Title Page 8 Basic File Organisation Methods and Database Management 157 Introduction 159 The Traditional File Environment 160 File Organisation 161 Database 161 The Requirement for Minimum Redundancy 166 The Database Management System (DBMS) 168 The Database and the Information System 169 Database Management and the Need for Control 171 Database trends 172 9 System Vulnerability, Security and Control 177 Introduction 178 The Need for System Security 178 Wireless Security Challenges 184 Internet Vulnerabilities 184 Computer Crime and Cyberterrorism 185 Internal Threats from Employees 187 Information Systems Security and Control 188 Disaster Recovery 189 Legislation 191 10 Systems Development 195 Introduction 197 Systems as a Planned Organisational Change 198 Planning 200 Cost Assessment 209 Capital Budgeting Approaches 212 The Development Process 219 Systems Design 229 Specific Development Controls 230 User Involvment in Systems Development 231 Walk-throughs 235 Outsourcing 236 11 Systems Implementation 241 Introduction 243 The Concept of Implementation 244 Testing 246 Training 247 Changeover 248 Methods of Changeover 249 User Acceptance 254 Post-Implementation Issues 255 Post-Implementation Review 260 Audit Requirements 262 1 Study Unit 1 The Role of Traditional Information Systems in Today's Business Environment Contents Page Introduction 3 A. What is Information? 4 A Definition of Information 4 A Definition of Data 5 B. The Attributes Of Useful Information 6 C.

Business Information 10 Some Current Business Information Issues 10 An Illustrative Example 10 F. Management Information 11 The New Business World 12 Business Leadership 12 Information Warfare 12 Lack of Boundaries 12 Not Only Managers Require Business Information 12 G. Information Systems 13 What is a System? 13 System Characteristics 13 What is an Information System? 14 What is a Management Information System? 16 Users of a Management Information System 17 The Main Management Levels 17 (Continued over) © ABE and RRC 2 The Role of Traditional Information Systems in Today's Business Environment Access to the Management Information System 18 Reliance on the Information System 18 H. The Socio-Technical System Environment 19 The Economic Environment 19 The Technical Environment 19 The Social Environment 19 I.

Network Systems 20 Local Area Networks (LANs) 20 Wide Area Networks (WANs) 20 The Internet 21 Summary 21 © ABE and RRC The Role of Traditional Information Systems in Today's Business Environment 3 INTRODUCTION The main purpose of this unit of the course is to introduce you to the concept of information and its importance in the modern business environment. The unit will also examine the traditional role of Information Systems in today's business environment. In summary we shall examine the following:  The nature of Information  Information Systems  How Networks and the Internet have enhanced the usefulness of Information.  Other factors besides these that have expanded the usefulness of Information.

 New organisational styles and working practices due to Information. Objectives of the Unit After studying this unit, you should be able to:  Recognise the value to organisations of information as a resource and identify the principle reasons for its increasing importance.  Discuss the concept of an Information System.  Describe the role of Information Systems in transforming organisations and business enterprise.

 Describe the role of Network Systems within an organisation. All of us have an intuitive knowledge of information and we are all very aware that this is often called "The Information Age". But an intuitive knowledge is not precise enough when we come to implement a formal system of information into the organisational and business environment. We will then take a broad look at the principal factors behind the huge growth in information in modern times.

We do not need to go back very far historically, as the information explosion has only been possible with the development of computers. These did not appear in the commercial world until the late 1950s and through the 1960s. Even then, it was not until the 1970s that most businesses realised their importance and the 1980s before networks were fully developed. Networks were connected to other networks and the Internet was born and then, in 1995, the World Wide Web was developed and the whole world embraced information.

Without doubt, we are living through a full Information Revolution which is every bit as significant and pervasive as the Industrial Revolution of the 19th century. Modern society is information-driven. Modern business is information-driven and as individuals we are information-driven. We do not have far to look for examples.

Society responds to the fluctuations of the markets on a daily basis and demands up-to-the-minute information on interest rates, exchange rates, cost of living indexes, etc. Business requires information on competitors, sales returns, profit margins, etc. Individuals require information on products and services, opportunities, etc. And each responds to national or international appeals from relief agencies and governments.

The world would come to a halt without information. All around us are organisations providing us with information. The development of the Internet and World Wide Web has increased the supply of information a million times more. As much as anyone else, managers receive all this information as well as that which is generated within their own corporate systems.

© ABE and RRC 4 The Role of Traditional Information Systems in Today's Business Environment Not only are we bombarded with unsolicited information but also, as more becomes available to us, more is demanded by us. For instance, a manager may ask for information on the stock held by the organisation. On receiving it, he then asks for the comparable figures over the last few accounting periods. When the manager gets these, he might ask for the projected figures for the next few periods, as well as for the marketing figures justifying the projections, for national statistics supporting the marketing figures and so on.

It is now quite impossible for managers of any kind to avoid information. It has become the principal resource of most organisations. The subject of this course is the Management of Information. WHAT IS INFORMATION? It is imperative that we begin with an understanding of what we actually mean by the term information.

A simple series of numbers will lead us into this understanding: 100100 As a student of information your curiosity should have asked:  Why were those particular numbers chosen?  Is there a familiar pattern or format?  What do they mean? My answers, in order, would be:  No particular reason as another six digits could equally have been chosen.  I'm not saying at this stage. In other words, I know what I intend them to mean but at this stage you do not. Even if you have made a guess you cannot be sure.

As the numbers stand they do not tell us anything with confidence. They do not convey any meaning to us and so they do not convey any information to us. We have arrived at a definition of information: A Definition of Information Information is the meaning conveyed to us by some concrete representation of that information. Of course the representation need not be numbers.

For instance baa baa could be another representation of the same information. Let us pause and consider these representations:  They tell us nothing with certainty,  They are symbolic,  They are easily stored in a computer. © ABE and RRC The Role of Traditional Information Systems in Today's Business Environment 5 We call such representations data. A Definition of Data Data is the encoded representation of information.

It is commonly said that whilst data is the raw material, information is the finished product. There is one further aspect that we must consider, as this understanding is too simple for anyone in the real world. Examining the two data representations: 100 100 baa baa We can think of each as a further encoding of the other. In other words they are the same thing.

The possible meanings conveyed to us could include:  The number one hundred thousand and one hundred,  A date. But is it the 10th January 2000, or the 1st October 2000 as expressed in the North American style?  The binary equivalent of the number we normally give as 36. This is the numbering system used inside computers.  The sound made by a sheep.

 Musical notes in series as for the tune "Three Blind Mice".  Any others you may have thought of. To choose the correct option from these we need to know the context in which the data is presented. Each of the options can be correct within its own separate context.

We can now say that to understand a piece of information we need to interpret the data representation within a previously understood context. This has a knock-on effect on our understanding of information, however. For an example we will further consider option number 3 above of the binary numbering system used inside computers. If you are one of the many who do not know what binary numbers means, then the data representation is still just data to you.

No information is conveyed. We can say that what is information to one is usually just data to another.