Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Trong xu thế chuyển đổi số và phát triển của cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị bán hàng nhằm thay thế quy trình quản lý thủ công trên sổ sách đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các mô hình kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B). Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cửa hàng vừa và nhỏ vẫn lựa chọn các công cụ quản lý đơn giản, rời rạc, dẫn đến tình trạng thiếu tính đồng bộ và gây khó khăn cho người vận hành.

Quán trà chanh LM TEA là mô hình kinh doanh phục vụ phân khúc khách hàng trẻ với không gian mang tính cộng đồng, đồng thời triển khai hoạt động kinh doanh trực tuyến (online). Mặc dù đã bước đầu tiếp cận các phương thức quản lý trong thời đại mới, hệ thống vận hành hiện tại của quán vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, thao tác phức tạp và dễ phát sinh sai sót. Trước thực tế đó, đề tài "Quản lý quán trà chanh LM TEA" được thực hiện nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đáp ứng ba tiêu chí cốt lõi: đơn giản trong thao tác, thuận tiện trong sử dụng và hạn chế tối đa lỗi hệ thống.

Thông tin hiện trạng và cơ cấu tổ chức cơ sở

Theo khảo sát thực tế tại quán trà chanh LM TEA, các thông số hoạt động cơ bản bao gồm:

  • Tên cơ sở: Quán trà chanh LM TEA.
  • Hình thức kinh doanh: Trực tuyến (Online).
  • Mặt hàng kinh doanh chủ yếu: Các loại đồ uống giải khát bao gồm trà, cà phê và nước giải khát theo công thức pha chế riêng.
  • Nhân sự: Tổng số 5 nhân viên.
  • Thời gian vận hành: Chia thành 3 ca làm việc chính:
    • Ca sáng: 08h00 – 12h00 (Nhân viên part-time có khung giờ từ 07h00 – 12h00).
    • Ca chiều: 14h00 – 18h00.
    • Ca tối: 18h00 – 23h00.
  • Doanh thu ghi nhận: 30.000 VNĐ (theo số liệu ghi nhận trong tài liệu khảo sát).
  • Trang thiết bị kỹ thuật hiện có: 02 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 02 camera an ninh và hệ thống đường truyền mạng internet ổn định.
  • Kênh tiếp nhận thông tin: Đường dây nóng (Hotline: 0868823217) và kênh mạng xã hội Facebook.

Cơ cấu tổ chức nội bộ của quán được phân định theo 5 nhóm chức danh:

  1. Quản lý quán: Cấp bậc điều hành cao nhất, không trực tiếp tham gia bán hàng; chịu trách nhiệm định hướng phát triển, quản lý thu chi, phê duyệt đơn hàng nhập nguyên liệu và xử lý các tình huống phát sinh.
  2. Quản lý nhân viên: Thực hiện tuyển dụng, điều chỉnh nhân sự, phân ca làm việc, chấm công và chi trả lương theo chỉ đạo từ quản lý quán.
  3. Bộ phận Order: Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn cho khách hàng, chuyển thông tin gọi món tới quầy pha chế và xử lý thanh toán hóa đơn.
  4. Bộ phận Pha chế: Tiếp nhận thông tin order, thực hiện pha chế thức uống theo định lượng công thức quy chuẩn và bàn giao cho đơn vị giao hàng (shipper).
  5. Quản lý kho: Kiểm kê nguyên liệu cuối ngày, tiếp nhận chỉ đạo nhập hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu nhập và trình xuất phiếu chi.
+-----------------------------------------------------------------------+
|                           QUẢN LÝ QUÁN                                |
+-----------------------------------------------------------------------+
          |                                            |
          v                                            v
+-------------------+                        +-------------------+
| QUẢN LÝ NHÂN VIÊN |                        |    QUẢN LÝ KHO    |
+-------------------+                        +-------------------+
          |                                            |
          +--------------------+-----------------------+
                               |
                               v
                     +-------------------+
                     |   BỘ PHẬN ORDER   |
                     +-------------------+
                               |
                               v
                     +-------------------+
                     |  BỘ PHẬN PHA CHẾ  |
                     +-------------------+

Quy trình nghiệp vụ hiện tại

Khảo sát hiện trạng ghi nhận 5 quy trình nghiệp vụ cơ bản tại cơ sở:

  1. Quy trình nhập hàng: Cuối ngày, bộ phận kho kiểm tra lượng nguyên vật liệu tồn đọng. Khi nguyên liệu giảm xuống dưới định mức quy định (Trà: dưới 5 gói; Hoa quả: nhập mới hằng ngày; Sữa đặc, sữa tươi, siro...: dưới 1 hộp), thủ kho gửi thông báo cho Quản lý quán liên hệ nhà cung cấp. Hàng hóa khi giao phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật (nguyên liệu đóng hộp còn hạn sử dụng và nguyên niêm phong; trà phải khô ráo, nguyên hình dáng, ít vụn). Chi phí nhập hàng tính theo công thức: $$\text{Giá nhập kho} = \sum (\text{Đơn giá} \times \text{Số lượng})$$

  2. Quy trình bán hàng trực tuyến: Khách hàng truy cập hệ thống thực đơn, xem thông tin chi tiết đồ uống, chọn món vào giỏ hàng và thực hiện thanh toán. Đơn hàng chuyển về hệ thống để Quản trị viên (Admin) phê duyệt. Bộ phận pha chế tiếp nhận đơn đã duyệt, hoàn thiện đồ uống và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

  3. Quy trình báo cáo - thống kê: Cuối mỗi ca làm việc, nhân viên chốt doanh thu và ghi vào sổ chốt ca. Quản lý tổng hợp dữ liệu doanh thu, phiếu nhập để lập báo cáo định kỳ (ngày, tháng, quý, năm), từ đó điều chỉnh danh mục sản phẩm theo thị hiếu bán chạy.

  4. Quy trình quản lý nhân sự: Nhân viên đăng ký lịch làm việc đầu tuần và có thể đổi ca linh hoạt; trường hợp nghỉ việc phải báo trước 2 tuần. Tiền lương được thanh toán vào ngày cuối cùng của tháng, áp dụng chế độ thưởng - phạt cụ thể: mức lương ngày thường là 15.000 VNĐ/giờ, ngày lễ là 20.000 VNĐ/giờ; đi muộn trừ 5 điểm, nghỉ không phép trừ 10 điểm (quy đổi 1 điểm = 10.000 VNĐ). Công thức tính lương: $$\text{Tổng lương} = (\text{Số giờ làm} \times \text{Số ngày công}) + \text{Thưởng (lương lễ)} - \text{Phạt}$$

  5. Quy trình quản lý hàng hóa và định giá: Mỗi lần xuất kho pha chế, thủ kho cập nhật số lượng tồn tức thời. Giá bán đồ uống được thiết lập dựa trên công thức: $$\text{Giá bán món} = \text{Tổng giá nhập} + 50% \text{ Lợi nhuận} + 1% \text{ Chi phí mặt bằng}$$

Đánh giá ưu - nhược điểm và mục tiêu của dự án mới

  • Ưu điểm hệ thống cũ: Cách thức quản lý đơn giản, chi phí vận hành thấp, không đòi hỏi nhân sự có trình độ tin học chuyên sâu hay hạ tầng máy móc hiện đại.

  • Nhược điểm hệ thống cũ: Thao tác tìm kiếm, cập nhật dữ liệu và lập báo cáo thống kê tốn thời gian; dễ xảy ra sai sót số liệu do quản lý thủ công; chưa có phần mềm quản lý chấm công và nhân sự; công tác theo dõi kho phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo giấy tờ; thiếu tính chuyên môn hóa dẫn đến lãng phí nguồn lực khi lượng khách hàng và số lượng mặt hàng gia tăng.

  • Mục tiêu của hệ thống mới:

    1. Hiện đại hóa toàn diện công tác quản lý bán hàng, hỗ trợ theo dõi kho nguyên liệu và quản lý nhân sự tự động.
    2. Tự động hóa quá trình lập báo cáo - thống kê định kỳ, nâng cao tính chính xác và tốc độ xử lý dữ liệu.
    3. Giảm thiểu chi phí quản lý, tiết kiệm thời gian và giảm tải sức lao động thủ công.
    4. Đảm bảo an toàn thông tin thông qua cơ chế phân quyền tài khoản chặt chẽ và khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu khi có sự cố.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và phương pháp phân tích

Đồ án áp dụng phương pháp Phân tích và Thiết kế Hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design - OOAD) kết hợp ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language). Các công cụ mô hình hóa được sử dụng xuyên suốt bao gồm:

  • Biểu đồ Use Case (Use Case Diagram): Xác định các tác nhân (Actors), ca sử dụng tổng quát và phân rã chức năng chi tiết.
  • Biểu đồ Hoạt động (Activity Diagram): Mô hình hóa luồng công việc và logic xử lý của từng chức năng.
  • Biểu đồ Trình tự (Sequence Diagram) và Biểu đồ Cộng tác (Collaboration Diagram): Mô hình hóa sự tương tác động giữa các đối tượng theo dòng thời gian và mối quan hệ cấu trúc.
  • Biểu đồ Thành phần (Component Diagram) và Biểu đồ Triển khai (Deployment Diagram): Mô tả cấu trúc phần mềm vật lý và kiến trúc phần cứng khi vận hành.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp khảo sát hiện trạng: Thu thập thông tin trực tiếp về quy trình hoạt động, biểu mẫu ghi chép, cơ cấu nhân sự, trang thiết bị và quy tắc tính toán tài chính tại quán trà chanh LM TEA.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đánh giá các điểm nghẽn trong khâu quản lý kho, bán hàng và nhân sự để chuẩn hóa thành các yêu cầu chức năng và phi chức năng cho hệ thống phần mềm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Chương này tập trung trình bày tổng quan về quán trà chanh LM TEA, phân tích chi tiết cơ cấu tổ chức và các quy trình nghiệp vụ cốt lõi (nhập hàng, bán hàng, quản lý kho, tính lương nhân sự, tính giá thành món ăn). Tác giả làm rõ các ưu điểm và bất cập của quy trình vận hành cũ, từ đó thiết lập các yêu cầu cho hệ thống mới:

  • Yêu cầu chức năng: Thực hiện quản lý sản phẩm, đơn hàng, nhà cung cấp, nhân viên, liên hệ, đánh giá, tìm kiếm, thanh toán và báo cáo thống kê.
  • Yêu cầu phi chức năng: Tốc độ xử lý nhanh, bảo mật dữ liệu theo phân quyền, có chức năng cảnh báo nguyên liệu sắp hết, sao lưu phục hồi dữ liệu và kế hoạch đào tạo tin học cho nhân viên.
  • Phạm vi chức năng trọng tâm: Quản lý sản phẩm, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý nhân viên, Đánh giá, Báo cáo - Thống kê.
Hạng mục dự toán Dự toán chi phí (Văn bản ghi nhận)
Chi phí phần mềm 5.000 đồng
Chi phí dự trù bảo trì 5.000 đồng
Chi phí đào tạo tin học cơ bản 1.000 đồng
Tổng chi phí dự kiến 11.000 đồng

(Ghi chú: Các giá trị chi phí được trích xuất chính xác theo số liệu được trình bày trong văn bản của tác giả).

Chương 2: Phân tích và thiết kế

Chương 2 là nội dung trọng tâm của đồ án, hiện thực hóa các yêu cầu nghiệp vụ thành các mô hình kỹ thuật chi tiết:

  1. Xác định Tác nhân (Actors) và Use Case tổng quát:

    • Hệ thống xác định các tác nhân tương tác bao gồm Quản trị viên (Admin), Khách hàng, Nhân viên bán hàng/pha chế, Thủ kho.
    • Xây dựng Biểu đồ Use Case tổng quát cho toàn bộ hệ thống bán hàng và quản trị.

  2. Phân rã Use Case và mô hình hóa động theo từng phân hệ chức năng: Tác giả xây dựng hệ thống biểu đồ chi tiết (Biểu đồ Use Case phân rã, Biểu đồ hoạt động, Biểu đồ trình tự và Biểu đồ cộng tác) cho từng chức năng:

    • Phân hệ Quản lý sản phẩm: Mô hình hóa luồng xử lý thêm sản phẩm mới, sửa đổi thông tin sản phẩm và xóa sản phẩm.
    • Phân hệ Báo cáo thống kê: Thiết kế luồng trích xuất dữ liệu doanh thu, chi phí và tồn kho định kỳ.
    • Phân hệ Quản lý nhà cung cấp: Mô hình hóa tương tác thêm, sửa đổi thông tin và xóa thông tin đối tác cung cấp nguyên liệu.
    • Phân hệ Quản lý tài khoản: Thiết lập quy trình tạo lập, phân quyền và quản lý thông tin đăng nhập người dùng.
    • Phân hệ Quản lý đơn hàng: Xây dựng biểu đồ trình tự và cộng tác cho hai luồng nghiệp vụ chính: xử lý chấp nhận đơn hàng và từ chối đơn hàng.
    • Phân hệ Quản lý liên hệ: Mô hình hóa việc tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng.
    • Phân hệ Thanh toán: Thiết kế quy trình xác nhận giao dịch thanh toán của đơn hàng.
    • Phân hệ Đánh giá: Mô hình hóa hoạt động gửi và hiển thị nhận xét, phản hồi chất lượng từ khách hàng.
    • Phân hệ Tìm kiếm: Thiết kế luồng tra cứu thông tin sản phẩm và thực đơn.

  3. Mô hình hóa kiến trúc vật lý:

    • Biểu đồ Thành phần (Component Diagram): Mô tả các khối module phần mềm và mối liên kết thư viện.
    • Biểu đồ Triển khai (Deployment Diagram): Phân bổ các thành phần phần mềm lên phần cứng máy chủ CSDL, máy trạm và thiết bị đầu cuối.

Chương 3: Sinh mã trình và thiết kế giao diện

Chương này mô tả việc chuyển đổi từ các biểu đồ phân tích thiết kế sang giao diện người dùng cụ thể:

  • Thiết kế hệ thống màn hình chức năng trực quan dành cho Quản trị viên và người dùng (màn hình hiển thị menu, màn hình giỏ hàng, giao diện quản trị đơn hàng, giao diện quản lý danh mục sản phẩm, quản lý kho và giao diện thống kê).
  • Định hướng sinh mã trình phục vụ việc cài đặt hệ thống trên môi trường phát triển đã lựa chọn.

Thiết kế và triển khai

Môi trường công nghệ và công cụ phát triển

Hệ thống quản lý quán trà chanh LM TEA được xác lập xây dựng trên nền tảng công nghệ:

  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server (phiên bản SQL Server 2019).
  • Ngôn ngữ lập trình: C#.
  • Môi trường phát triển / Trình biên dịch: Visual Studio Code.

Cấu trúc mô hình hóa phân tích - thiết kế

Toàn bộ hệ thống được đặc tả hoàn chỉnh qua hệ thống biểu đồ UML từ mức phân tích nghiệp vụ đến mức thiết kế kiến trúc:

Phân hệ chức năng Biểu đồ Use Case phân rã Biểu đồ Hoạt động Biểu đồ Trình tự Biểu đồ Cộng tác
Quản lý sản phẩm Có (Hình 2.2) Có (Hình 2.3) Thêm, Sửa, Xóa (Hình 2.4, 2.6, 2.8) Thêm, Sửa, Xóa (Hình 2.5, 2.7, 2.9)
Báo cáo - Thống kê Có Có (Hình 2.10) Có (Hình 2.11) Có (Hình 2.12)
Quản lý nhà cung cấp Có (Hình 2.10) Có (Hình 2.11) Thêm, Sửa, Xóa (Hình 2.12, 2.14, 2.16) Thêm, Sửa, Xóa (Hình 2.13, 2.15, 2.17)
Quản lý tài khoản Có (Hình 2.18) Có (Hình 2.19) — —
Quản lý đơn hàng Có (Hình 2.20) Có (Hình 2.21) Xử lý đơn, Từ chối đơn (Hình 2.22, 2.24) Xử lý đơn, Từ chối đơn (Hình 2.23, 2.25)
Quản lý liên hệ Có (Hình 2.26) Có (Hình 2.27) Có (Hình 2.28) Có (Hình 2.29)
Thanh toán Có (Hình 2.30) Có (Hình 2.31) Có (Hình 2.32) Có (Hình 2.33)
Đánh giá Có (Hình 2.34) Có (Hình 2.35) Có (Hình 2.36) Có (Hình 2.37)
Tìm kiếm Có (Hình 2.38) Có (Hình 2.39) Có (Hình 2.40) Có (Hình 2.41)

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  1. Khảo sát và chuẩn hóa quy trình: Hoàn thành việc khảo sát chi tiết hiện trạng cơ sở LM TEA, mô hình hóa và số hóa các quy tắc nghiệp vụ như công thức tính giá nhập kho, công thức định giá bán sản phẩm có tính tỷ lệ lợi nhuận và mặt bằng, quy tắc trừ điểm kỷ luật và tính lương theo ca.
  2. Bộ hồ sơ phân tích thiết kế hoàn chỉnh: Xây dựng đầy đủ hệ thống biểu đồ UML hướng đối tượng từ biểu đồ Use Case tổng quát, Use Case phân rã, Biểu đồ Hoạt động, Biểu đồ Trình tự, Biểu đồ Cộng tác cho 9 phân hệ chức năng, cùng Biểu đồ Thành phần và Biểu đồ Triển khai hệ thống.
  3. Thiết kế giao diện ứng dụng: Hoàn thiện bản thiết kế giao diện người dùng trực quan, đáp ứng các tiêu chuẩn thao tác đơn giản và thân thiện cho nhân viên và khách hàng.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Đưa ra giải pháp chuyển đổi phương thức quản lý bán hàng từ ghi chép thủ công sang mô hình phần mềm hướng đối tượng chuyên nghiệp cho một cửa hàng đồ uống quy mô nhỏ.
  • Cung cấp mô hình phân tích thiết kế mẫu cho học phần Phân tích thiết kế hệ thống thông tin / Phân tích thiết kế hướng đối tượng thuộc chuyên ngành Hệ thống Thương mại điện tử.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận

  • Do bước đầu đi vào tìm hiểu thực tế và quỹ thời gian thực hiện đề tài có hạn, phạm vi kiến thức chuyên môn còn những bỡ ngỡ nhất định nên nội dung đồ án khó tránh khỏi những thiếu sót trong các kịch bản tương tác phức tạp.
  • Hệ thống tập trung chủ yếu vào khâu phân tích, thiết kế mô hình UML và giao diện, chưa trình bày sâu về các giải thuật kiểm thử hiệu năng phần mềm trên quy mô dữ liệu lớn.

Hướng phát triển tiếp theo

  • Dựa trên các đóng góp của giảng viên hướng dẫn và hội đồng chấm điểm, tiếp tục tối ưu hóa các kịch bản tương tác giữa các đối tượng trong biểu đồ Sequence và Collaboration.
  • Hiện thực hóa hoàn chỉnh toàn bộ mã nguồn trên môi trường C# và SQL Server 2019, tiến hành thử nghiệm thực tế tại quán trà chanh LM TEA để đánh giá hiệu năng vận hành.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề học phần mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Hệ thống Thương mại điện tử: Làm tài liệu tham khảo trực tiếp cho các học phần Phân tích thiết kế hướng đối tượng, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Công nghệ phần mềm.
  • Người học thực hiện đồ án quản lý bán hàng F&B: Cung cấp bộ khung tài liệu chuẩn từ khảo sát hiện trạng, biểu mẫu nghiệp vụ (nhập hàng, tính lương, định giá món) đến hệ thống biểu đồ UML chi tiết cho các ca sử dụng điển hình.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án sử dụng công nghệ và công cụ gì để xây dựng hệ thống?

Hệ thống sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2019, ngôn ngữ lập trình C# và trình biên dịch Visual Studio Code.

2. Giá bán một món đồ uống tại quán trà chanh LM TEA được tính theo công thức nào?

Giá bán của món ăn/đồ uống được tính theo công thức: $$\text{Giá của món} = \text{Tổng giá nhập} + 50% \text{ Lợi nhuận} + 1% \text{ Chi phí mặt bằng}$$

3. Quy chế tính lương và xử lý kỷ luật nhân viên của quán được quy định ra sao?

Nhân viên được trả lương theo công thức: $\text{Tổng lương} = (\text{Số giờ làm} \times \text{Số ngày công}) + \text{Thưởng (lương ngày lễ)} - \text{Phạt}$. Lương tính 15.000 VNĐ/giờ đối với ngày thường và 20.000 VNĐ/giờ đối với ngày lễ. Trường hợp đi muộn bị trừ 5 điểm, nghỉ không xin phép bị trừ 10 điểm (1 điểm tương ứng với 10.000 VNĐ).

4. Tiêu chuẩn và định mức để bộ phận kho yêu cầu nhập nguyên liệu là gì?

Bộ phận kho đề xuất nhập hàng khi: trà còn dưới 5 gói; hoa quả nhập hằng ngày; các nguyên liệu khác (sữa tươi, sữa đặc, siro...) còn dưới 1 hộp. Tiêu chuẩn nguyên liệu: đồ hộp còn hạn sử dụng, không bị hở niêm phong; trà phải khô, giữ nguyên hình dáng, ít vụn và còn hạn sử dụng.

5. Hệ thống phần mềm mới gồm những phân hệ chức năng chính nào?

Hệ thống gồm các chức năng: Quản lý sản phẩm, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý tài khoản, Quản lý đơn hàng, Quản lý liên hệ, Quản lý nhân viên, Thanh toán, Đánh giá, Tìm kiếm và Báo cáo - Thống kê.

Kết luận

Báo cáo chuyên đề học phần "Quản lý quán trà chanh LM TEA" do sinh viên Nguyễn Minh Anh và Vũ Vương Lâm thực hiện dưới sự hướng dẫn của cô Bùi Khánh Linh tại Trường Đại học Điện Lực đã hoàn thành toàn diện nhiệm vụ khảo sát hiện trạng và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cho mô hình kinh doanh đồ uống trực tuyến. Bằng việc ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) và hệ thống ký hiệu chuẩn UML, đề tài đã xây dựng một bản thiết kế chi tiết từ kiến trúc Use Case, các biểu đồ tương tác động đến kiến trúc triển khai vật lý và giao diện người dùng. Đây là tài liệu học thuật có cấu trúc mạch lạc, cung cấp cơ sở kỹ thuật vững chắc để cài đặt hoàn thiện phần mềm quản lý bán hàng trong thực tế.