CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 1. Khảo sát hiện trạng Đề tài: “ Quản lí quán trà chanh LM TEA” Trong tình hình xã hội 4.0 hiện nay việc các cửa hàng sử dụng hệ thống quản lí bán hàng thay thế cho việc quản lí trên sổ sách là hết sức phổ biến. Tuy nhiên, không phải cửa hàng hay hệ thống bán hàng nào cũng chú trọng đầu tư cho hệ thống, đa số họ đều lựa chọn những hệ thống đơn giản nhưng lại kém tính tiện lợi. Quán trà CHANH LM cũng như vậy tuy đã bắt kịp với xu hướng 4.0 của thời đại nhưng vẫn hệ thống vẫn gây khó khăn cho người sử dụng.
Vì vậy cần có một hệ thống quản lí đạt đủ 3 tiêu chí đơn giản, dễ sử dụng, và đặc biệt ít bị lỗi.1 Giới thiệu chung về quán trà chanh LM TEA. Giới trẻ ngày nay coi những quán trà chanh, trà đá là nơi để tụ tập ăn uống, giao lưu, nói chuyện phiếm cùng bạn bè. Do đó nếu bạn thích những không gian có tính cộng đồng cao, thoáng mát gần gũi, không mang cảm giác yên tĩnh như các quán cafe truyền thống mà đầy năng lượng sôi động thì LM là một sự lựa chọn vô cùng tuyệt vời.1 Thông tin quán trà chanh LM TEA Tên cửa hàng: LM TEA Tổng số nhân viên: 5 người Thời gian làm việc: Sáng: 8h00 – 12h00 Chiều: 14h00 – 18h00 Tối: 18h00 – 23h00 Doanh thu hàng tháng: 30.000 VNĐ Hình thức : Online Hotline: 0868823217 Facebook: https://www. Cơ cấu, sơ đồ tổ chức.
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận Quản lý quán: Là bộ phận có chức vụ cao nhất trong cửa hàng, không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng, nhưng gián tiếp chịu trách nhiệm tổ chức và đưa ra những phương án phát triển cho cửa hàng. Xử lí đơn hàng thu chi của việc nhập hàng từ đại lí và đưa ra các quyết định trong cửa hàng các tình huống xảy ra trong cửa hàng. Quản lý nhân viên: Quyết định về việc điều chỉnh, tuyển nhân sự, phân ca, chấm công và trả lương cho công nhân viên trong quán theo sự chỉ định của quản lý quán. Page | 9 Bộ phận oder: Là bộ phận tư vấn, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng gửi đến bộ phận pha chế và xử lí hóa đơn thanh toán của khách hàng.
Bộ phận pha chế: Là bộ phận nhận thông tin từ bộ phận oder và thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Quản lý kho : Hết ngày kiểm tra nguyên liệu. Tiếp nhận yêu cầu của quản lý quán về việc nhập hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập. Chuyển hàng vào kho và xuất phiếu chi.
Sơ đồ tổ chức của quán Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức hiện tại của nhà hàng 1. Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ Hình thức kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là các loại đồ uống là trà, cafe, nước giải khát.4: Menu của quán trà chanh LM TEA.4 Trang thiết bị của quán. 02 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 02 camera an ninh, đường truyền mạng ổn định.2 Quy trình hoạt động Quy trình nhập hàng: Vào cuối ngày làm việc bộ phận quản lí kho sẽ kiểm tra kho nguyên liệu thống kê xem mặt hàng nào sắp hết để thông báo cho quản lý gửi yêu cầu nhập hàng. + Trà: dưới 5 gói + Hoa quả: Được nhập hằng ngày + Các nguyên liệu khác như sữa tươi, sữa đặc, siro, .: dưới 1 hộp Sau khi nhận thông tin từ phía bộ phận quản lý kho quản lý cửa hàng sẽ liên hệ cho các nhà cung cấp gửi yêu cầu nhập hàng.
Hàng nhập sẽ được bộ phận kho kiểm tra chất lượng và số lượng. Nếu hàng đúng, đủ số lượng và chất lượng sẽ được chuyển vào kho. Sau đó bộ phận kho sẽ xuất phiếu nhập cho bộ quản lí cửa hàng thanh toán cho đại lí. Hàng đạt tiêu chuẩn: + Nguyên liệu đóng hộp: Còn hạn sử dụng, không hở.
+ Trà: Khô, giữ nguyên được hình dáng, ít vụn, còn hạn sử dụng Giá nhập kho = Σđơn giá*số lượng. Quy trình bán hàng: Khi khách hàng vào trang bán hàng sẽ hiển thị menu của cửa hàng. Khách hàng bấm vào xem sản phẩm nào sẽ hiển thị thông tin sản phẩm đó. Những sản phẩm được chọn sẽ được thêm vào giỏ hàng.
Sau khi khách hàng chọn chức năng thanh toán hóa đơn sẽ được chuyển về hệ thống. Admin sẽ xem xét và chấp nhận hóa đơn. Lúc này nhân viên pha chế sẽ làm đơn để đưa cho shipper đến lấy. Báo cáo – thống kê: Cuối mỗi ca nhân viên sẽ chốt ca ghi rõ doanh thu từng ngày vào sổ chốt ca.
Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, … để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Dựa trên báo cáo hàng tháng bộ phận pha chế sẽ đưa ra điều chỉnh xem món nào bán chạy hoặc không để điều chỉnh menu. Quản lý nhân viên: Nhân viên của quán bao gồm 5 người. Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương.
Công của nhân viên được tính theo ca làm việc. Ca làm được tính theo giờ. Page | 12 Part time: + Ca sáng: 7h – 12h.000/1h đối với ngày thường và 20.000/1h với ngày lễ. Đầu mỗi tuần các nhân viên sẽ đăng kí ca làm với quản lí nhân viên.
Nhân viên có thể đổi ca linh hoạt cho nhau. Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời. Trường hợp đi muộn bị trừ 5 điểm. Nghỉ không xin phép bị trừ 10 điểm.
(Một điểm tương ứng với 10. Nếu vi phạm nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc. Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng và được tính theo công thức Tổng lương: Số giờ làm x số ngày công + thưởng (lương ngày lễ) – phạt Quản lý hàng hóa: Mỗi lần bộ phận pha chế lấy hàng từ kho thì bộ phận kho sẽ kiểm lại số lượng còn lại của nguyên liệu để kịp thời nhập hàng tránh trường hợp thiếu nguyên liệu không kịp bổ sung. Giá của sản phẩm được tính: Giá của món = Tổng giá nhập + 50% lợi nhuận + 1% mặt bằng.
Mỗi loại đồ uống sẽ có công thức riêng Hình 1.5 Công thức pha chế của LM TEA 1. Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại 1. Ưu điểm Đơn giản, dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học. Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.
Không yêu cầu máy móc hiện đại. Nhược điểm Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn. Page | 13 Do hệ thống đã lạc hậu nên dễ xảy ra lỗi. Chưa có hệ thống quản lí nhân viên bằng phần mềm.
Quản lý gặp khó khăn trong việc nhập hàng, không thể theo dõi sát sao luôn phải dựa vào thông tin của bộ phận kiểm kho Mức độ chuyên môn hóa với công việc của nhân viên chưa cao gây lãng phí. =>Với hệ thống quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, buôn bán. Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm sao để tăng năng suất làm việc, tăng hiệu quả, hiện đại hơn. Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực và cấp bách.
Đặc biệt với tốc độ gia tăng nhanh về số lượng khách hàng, mặt hàng thì hệ thống cũ không thể xử lí được. Đầu tư vào hệ thống là việc làm mang lợi ích lâu dài nên triển khai càng sớm càng tốt. Mục tiêu của dự án mới Giúp việc quản lý hiện đại hơn. Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng nghiệp vụ về bán hàng.
Hỗ trợ quản lý kho hàng và nhân viên Giúp việc thống kê báo cáo trở nên đơn giản chính xác hơn. Góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực.Yêu cầu hệ thống mới Thực hiện tốt các chứng năng chính. Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng.
Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời. Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng. Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý… Thống kê được lượng nguyên liệu sắp hết. Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý.
Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu. Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng. Đào tạo cao hơn về tin học cho nhân viên trong cửa hàng để dễ dàng sử dụng. Có thêm chức năng theo dõi nhân viên (thông tin cá nhân, chấm công, điểm trừ) Page | 14 1.
Phạm vi thực hiện dự án Các chức năng chính của dự án: Quản lý sản phẩm Quản lý nhà cung cấp Quản lý nhân viên. Đánh giá Báo cáo-Thống kê. Công nghệ sử dụng Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2019). Ngôn ngữ lập trình: C# Trình biên dịch: Visual Studio code.
Ước tính chi phí Do hệ thống quản lí hiện tại đã có máy tính, máy in và đường truyền mạng đáp ứng đủ yêu cầu nên không cần nâng cấp phần này Chi phí cho phần mềm: 5.000 đồng Chi phí dự trù bảo trì: 5.000 đồng Chi phí đào tạo tin học cơ bản cho nhân viên: 1.000 đồng =>Tổng chi phí 11. Page | 15 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ 2. Xác định các Actor và Use case tổng quát của hệ thống 2.1: Các actor và giải thích actor 2.2 Các use-care Bảng 2.2: Các use case của bài toán Page | 16 2. Use-care tổng quát của hệ thống Hình 2.1 biểu đồ use care tổng quát 2.
Phân rã use care 2. Use care cho chức năng quản lý sản phẩm Hình 2.2 Biểu đồ phân rã use care cho chức năng quản lý sản phẩm Page | 17 2. Biểu đồ hoạt động quản lý sản phẩm Hình 2.3 Biểu đồ hoạt động cho chức năng quản lý sản phẩm Page | 18 2. Biểu đồ trình tự thêm sản phẩm Hình 2.4 Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm sản phẩm Page | 19 2.
Biểu đồ cộng tác thêm sản phẩm Hình 2.5 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm sản phẩm 2. Biểu đồ trình tự sửa sản phẩm Hình 2.