Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

Đề án thạc sĩ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên

• Tác giả: Bùi Văn Huân
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Hồng
• Trường học: Trường Đại học Khoa học - Đại học Thái Nguyên
• Chuyên ngành: Khoa học quản lý
• Đề tài: Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên
• Loại tài liệu: Đề án thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Thái Nguyên

Tóm tắt

I. Tổng quan quản lý lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên

Công tác lưu trữ tài liệu lịch sử giữ vai trò chiến lược đối với sự nghiệp xây dựng và phát triển địa phương. Tài liệu lịch sử phản ánh toàn diện tiến trình chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của tỉnh Thái Nguyên qua nhiều thời kỳ. Việc quản lý nhà nước trong lĩnh vực này xác lập khuôn khổ pháp lý chặt chẽ cho hoạt động nghiệp vụ. Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên thống nhất quản lý công tác lưu trữ trên toàn địa bàn. Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu trực tiếp và tổ chức thực hiện các chính sách chuyên ngành. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện việc tiếp nhận, bảo quản và phát huy giá trị di sản tư liệu. Cơ quan quản lý bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ, tài liệu hình thành từ các cơ quan, tổ chức. Hoạt động này ngăn ngừa triệt để nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng nguồn tài liệu quý giá. Công tác lưu trữ còn phục vụ đắc lực nhu cầu tra cứu thông tin của nhân dân và các tổ chức. Quản lý đồng bộ giúp nguồn tài liệu lịch sử trở thành căn cứ pháp lý quan trọng trong quản trị địa phương. Hệ thống hồ sơ lưu trữ hoàn chỉnh góp phần bảo tồn bản sắc văn hóa dân tộc và giáo dục truyền thống cách mạng cho thế hệ sau.

1.1. Khái niệm và vị trí của tài liệu lưu trữ lịch sử

Tài liệu lưu trữ lịch sử là tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, khoa học và thực tiễn. Những tài liệu này được lựa chọn kỹ lưỡng từ phông lưu trữ cơ quan để bảo quản vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên. Chúng chứa đựng thông tin gốc xác thực về quá trình hình thành, phát triển của hệ thống chính trị địa phương. Nguồn di sản này phản ánh trung thực mọi biến động kinh tế, xã hội qua từng giai đoạn. Tài liệu lịch sử là bằng chứng pháp lý bảo vệ quyền lợi chính đáng của tổ chức và công dân. Hoạt động quản lý nhà nước bảo đảm tài liệu lưu trữ lịch sử luôn được giữ gìn nguyên vẹn, phục vụ kịp thời công cuộc đổi mới và hội nhập.

1.2. Thẩm quyền và cơ sở pháp lý trong quản lý lưu trữ

Quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương vận hành dựa trên Luật Lưu trữ và các văn bản chỉ đạo của Chính phủ cùng Bộ Nội vụ. Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ban hành các quyết định phân cấp, quy chế quản lý hồ sơ và kế hoạch thu thập định kỳ. Quyết định số 613-QĐ/UBND năm 2021 xác định rõ chức năng, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ. Khung pháp lý này tạo cơ sở vững chắc cho việc thực thi công vụ của đội ngũ công chức, viên chức. Mọi quy trình nghiệp vụ từ phân loại, chỉnh lý đến hủy tài liệu hết giá trị đều tuân thủ định mức kinh tế kỹ thuật nghiêm ngặt. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hoàn thiện giúp nâng cao hiệu lực chỉ đạo, điều hành trên toàn địa bàn.

II. Thực trạng quản lý lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên

Công tác quản lý nhà nước đối với lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên ghi nhận nhiều chuyển biến tích cực trong những năm gần đây. Tổ chức bộ máy quản lý được củng cố theo hướng tinh gọn và chuyên nghiệp. Sự phối hợp giữa các sở, ban, ngành và địa phương duy trì ở mức độ khá với điểm đánh giá trung bình đạt 4,01/5. Nhận thức của lãnh đạo các cấp về giá trị tài liệu lịch sử từng bước được nâng cao. Việc ban hành danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh cơ bản đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Tuy nhiên, công tác quản lý vẫn đối diện nhiều rào cản mang tính hệ thống. Cơ sở vật chất và kho tàng lưu trữ chuyên dụng còn thiếu thốn, chưa bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại. Trang thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và phòng cháy chữa cháy ở một số đơn vị còn lạc hậu. Nguồn nhân lực chuyên trách lưu trữ có tỷ lệ đào tạo đúng chuyên ngành chưa đồng đều. Khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan nguồn nộp lưu còn lớn, gây khó khăn cho việc phân loại và số hóa. Nguồn ngân sách địa phương dành cho hoạt động tu bổ, phục chế tài liệu cổ còn hạn hẹp.

2.1. Hạn chế về cơ sở vật chất và trang thiết bị lưu trữ

Hạ tầng kỹ thuật phục vụ lưu trữ tại tỉnh Thái Nguyên bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Tiêu chí cơ sở vật chất chỉ đạt điểm khảo sát trung bình 3,51 trên thang điểm 5. Phần lớn kho lưu trữ cấp huyện và các đơn vị sở ngành chưa đạt chuẩn quy định về an toàn kỹ thuật. Diện tích kho bảo quản hạn chế, dẫn tới tình trạng tài liệu phải sắp xếp chen chúc trên giá kệ tạm. Thiết bị hút ẩm, đo nhiệt độ và máy lọc không khí không được trang bị đồng bộ. Điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa làm gia tăng nguy cơ ẩm mốc, mối mọt và giòn gãy giấy tờ tài liệu quý. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản tài liệu điện tử diễn ra chậm chạp.

2.2. Bất cập trong bố trí nhân lực và kỹ năng số hóa

Đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ lịch sử tại địa phương còn tồn tại nhiều điểm yếu. Năng lực và trình độ của cán bộ lưu trữ chỉ đạt mức điểm khảo sát trung bình 3,98. Số lượng viên chức được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ học hoặc quản trị văn phòng còn chiếm tỷ lệ khiêm tốn. Nhiều đơn vị cấp xã, huyện phân công cán bộ kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau. Điều này khiến cán bộ không thể tập trung chuyên sâu cho nghiệp vụ phân loại và chỉnh lý hồ sơ. Kỹ năng tin học và năng lực tiếp cận công nghệ số hóa tài liệu của nhân viên còn nhiều hạn chế. Việc đào tạo, bồi dưỡng cập nhật công nghệ mới chưa diễn ra thường xuyên và liên tục.

III. Giải pháp quản lý lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên

Nhằm nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước đối với lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên, các cơ quan chức năng cần triển khai đồng bộ hệ thống giải pháp trọng tâm. Trước hết, tỉnh cần hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, chuẩn hóa quy trình giao nộp hồ sơ theo tiêu chuẩn pháp luật hiện hành. Việc phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp quản lý giúp quy trình thu thập tài liệu diễn ra thông suốt. Tỉnh cần ưu tiên bố trí nguồn vốn ngân sách để cải tạo, nâng cấp Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đạt chuẩn quốc gia. Cơ quan thẩm quyền cần đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ. Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây và cơ sở dữ liệu lớn cho phép lưu trữ tài liệu an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, việc xây dựng danh mục hồ sơ điện tử giúp việc tra cứu thông tin trở nên nhanh chóng, thuận tiện. Hoạt động thanh tra, kiểm tra định kỳ về kỷ luật lưu trữ tại các cơ quan nguồn nộp lưu cần được tăng cường thường xuyên. Sự kết hợp giữa chế tài xử phạt nghiêm minh và khen thưởng kịp thời sẽ thúc đẩy ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức toàn tỉnh.

3.1. Hiện đại hóa cơ sở vật chất và chuyển đổi số lưu trữ

Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật là giải pháp then chốt để bảo vệ an toàn kho tàng tài liệu lịch sử. Tỉnh Thái Nguyên cần đầu tư hệ thống kho bảo quản đạt tiêu chuẩn với thiết bị cảm biến nhiệt độ tự động. Việc trang bị công nghệ phòng cháy khí sạch giúp bảo toàn tài liệu giấy khi xảy ra sự cố. Song song đó, ngành lưu trữ cần thực hiện đề án số hóa toàn diện hồ sơ, tài liệu lịch sử quý hiếm. Xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ tích hợp chữ ký số và giải pháp bảo mật nhiều lớp là đòi hỏi cấp bách. Cơ sở dữ liệu số hóa hoàn chỉnh sẽ cho phép khai thác dữ liệu qua mạng diện rộng, bảo đảm tính sẵn sàng phục vụ xã hội.

3.2. Chuẩn hóa đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ

Chất lượng nguồn nhân lực quyết định thành bại của công tác quản lý nhà nước về lưu trữ. Tỉnh Thái Nguyên cần ban hành chính sách đãi ngộ hợp lý nhằm thu hút nhân tài chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Sở Nội vụ phối hợp cùng các cơ sở đào tạo tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu. Nội dung bồi dưỡng tập trung vào công tác lập hồ sơ, thẩm tra giá trị tài liệu và bảo quản phục chế tư liệu hư hỏng. Cán bộ lưu trữ cần được trang bị kỹ năng tin học hiện đại để làm chủ các phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Đánh giá xếp loại công chức, viên chức định kỳ dựa trên kết quả xử lý hồ sơ thực tế sẽ tạo động lực nâng cao năng suất lao động.

IV. Kết luận về quản lý lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên

Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tài liệu lịch sử tỉnh Thái Nguyên giữ vị trí cốt lõi trong bảo tồn di sản ký ức của vùng đất địa linh nhân kiệt. Tài liệu lịch sử không chỉ là bằng chứng phản ánh tiến trình dựng xây, bảo vệ quê hương mà còn là kho tàng tri thức vô giá cho các thế hệ tương lai. Việc quản lý bài bản, khoa học bảo đảm mọi tài liệu có giá trị được tiếp nhận kịp thời và bảo vệ nghiêm ngặt. Những thành tựu đạt được trong giai đoạn qua khẳng định hướng đi đúng đắn của chính quyền địa phương. Các hạn chế về cơ sở vật chất hay nhân sự hoàn toàn có thể khắc phục thông qua các chính sách đầu tư thích đáng và lộ trình chuyển đổi số rõ ràng. Ứng dụng công nghệ số mở ra cơ hội phát huy giá trị tài liệu lưu trữ rộng rãi trong cộng đồng. Công chúng, nhà nghiên cứu và các tổ chức có thể tiếp cận nguồn tư liệu quý báu nhanh chóng và minh bạch. Nâng cao chất lượng quản lý lưu trữ chính là tiền đề xây dựng nền hành chính công hiện đại, phục vụ đắc lực mục tiêu phát triển kinh tế, xã hội bền vững của tỉnh Thái Nguyên.

4.1. Khẳng định giá trị thực tiễn của hồ sơ lưu trữ lịch sử

Hồ sơ lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên là nguồn tư liệu sơ cấp không thể thay thế trong nghiên cứu khoa học và hoạch định chính sách. Khối tài liệu này cung cấp luận cứ lịch sử chuẩn xác cho công tác phân giới, địa giới hành chính và quản lý đất đai. Tài liệu còn đóng vai trò then chốt trong việc giải quyết khiếu nại, chế độ chính sách cho người có công và bảo vệ quyền lợi công dân. Cơ quan nhà nước sử dụng hồ sơ lưu trữ để tổng kết thực tiễn, rút ra bài học kinh nghiệm cho quá trình chỉ đạo, điều hành kinh tế địa phương. Bảo tồn tốt nguồn tài liệu này đồng nghĩa với việc giữ gìn bản sắc và nền tảng phát triển của toàn tỉnh.

4.2. Định hướng ứng dụng công nghệ phục vụ cộng đồng

Ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ mở ra hướng đi mới trong việc đưa di sản đến gần hơn với nhân dân. Tỉnh Thái Nguyên cần đẩy mạnh xây dựng cổng thông tin tra cứu tài liệu lưu trữ trực tuyến. Nền tảng này giúp người dân, nhà khoa học và sinh viên tìm kiếm tài liệu dễ dàng mà không cần trực tiếp đến phòng đọc. Các mô hình triển lãm tài liệu lưu trữ ảo, số hóa không gian trưng bày chuyên đề lịch sử cách mạng cần được nhân rộng. Hoạt động này góp phần tuyên truyền lịch sử vẻ vang của quê hương Thái Nguyên đến đông đảo công chúng trong và ngoài nước. Công nghệ số giúp phát huy tối đa giá trị di sản tư liệu trong thời đại mới.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tài liệu lịch sử giữ vị trí chiến lược trong việc gìn giữ di sản văn hóa, bảo đảm căn cứ pháp lý và phát huy giá trị thông tin phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, mạng lưới lưu trữ hiện chịu trách nhiệm theo dõi, thu thập tài liệu từ 333 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định số 3076/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh. Toàn tỉnh ghi nhận 885 cán bộ, công chức, viên chức tham gia công tác lưu trữ tính đến hết năm 2023, đặt ra yêu cầu cấp thiết về năng lực điều hành và quản trị tập trung.

Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực này tại địa phương đang đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng. Hạ tầng kỹ thuật còn thiếu thốn khi Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thuê trụ sở tạm thời với tổng diện tích 1.577m², trong đó diện tích bố trí kho bảo quản thực tế chỉ đạt 630m², chưa đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật chuyên dụng. Tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan nguồn nộp lưu chưa được phân loại, chỉnh lý khoa học diễn ra phổ biến. Đội ngũ nhân sự chuyên trách mỏng khi chỉ có 25 người trên tổng số 885 cán bộ (chiếm tỷ lệ 2,5%), phần lớn còn lại hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm và thiếu văn bằng chuyên ngành.

Đề án thạc sĩ Khoa học quản lý với đề tài "Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên" được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng giai đoạn 2021-2023, từ đó hoạch định 6 nhóm giải pháp trọng tâm. Đề án hướng tới mục tiêu nâng tỷ lệ xử lý tài liệu tích đống đạt 100%, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho hồ sơ vĩnh viễn và số hóa tối thiểu 70% phông lưu trữ lịch sử đến năm 2030.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng Lý thuyết quản lý hành chính nhà nước của Henri Fayol kết hợp cùng Lý thuyết vòng đời tài liệu (Records Life-Cycle Theory) của Theodore Schellenberg. Thuyết quản lý hành chính cung cấp hệ quy chiếu để xem xét chức năng hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra của cơ quan công quyền trong việc quản trị chu trình lưu trữ. Song song đó, lý thuyết vòng đời tài liệu định vị chính xác hai giai đoạn chuyển hóa then chốt: từ giai đoạn lưu trữ hiện hành tại cơ quan đến giai đoạn nộp lưu vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử sau thời hạn 10 năm theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011.

Đề án làm sáng tỏ 4 khái niệm nền tảng: Quản lý nhà nước về lưu trữ lịch sử, Tài liệu lưu trữ lịch sử, Phông lưu trữ quốc gia và Hệ thống kiểm soát tài liệu điện tử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Nghiên cứu xác lập nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, coi tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia cần được quản lý bằng các định mức kinh tế - kỹ thuật chuẩn mực như Thông tư số 09/2007/TT-BNV và Thông tư số 03/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu phối hợp chặt chẽ giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm bảo đảm tính khách quan khoa học:

• Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ 15 báo cáo định kỳ của Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021-2023, hệ thống 12 văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và 8 quyết định quản lý do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
• Phương pháp điều tra bảng hỏi: Cỡ mẫu xác định gồm 360 cá nhân, bao gồm cán bộ lãnh đạo quản lý và viên chức phụ trách lưu trữ tại 333 cơ quan thuộc diện nộp lưu cùng Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng được áp dụng nhằm đại diện đầy đủ cho 4 khối hành chính: cấp tỉnh (51 người), đơn vị trực thuộc (13 người), cấp huyện (644 người) và cấp xã (177 người). Lý do chọn phương pháp này nhằm bao quát toàn diện các đặc thù quản lý từ cấp cơ sở đến cấp tỉnh. Dữ liệu xử lý trên phần mềm Excel với thang đo Likert 5 mức độ (từ Kém: 1,0-1,80 điểm đến Tốt: 4,21-5,0 điểm).
• Phương pháp phỏng vấn sâu: Thực hiện trên 154 đối tượng (01 lãnh đạo Sở Nội vụ, 150 cán bộ quản lý đơn vị phối hợp, 03 viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử) theo hình thức trực tiếp và trực tuyến. Phương pháp này giúp làm rõ các nguyên nhân cốt lõi đằng sau những chỉ số thống kê định lượng.
• Khung thời gian nghiên cứu: Khảo sát thu thập số liệu tập trung từ năm 2021 đến hết quý 1 năm 2024.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực chứng cho thấy công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tài liệu lịch sử tại Thái Nguyên đạt điểm trung bình chung 4,01/5,0 (mức Khá), song bộc lộ nhiều điểm nghẽn cụ thể:

Hệ thống văn bản chỉ đạo, điều hành được đánh giá tích cực với điểm trung bình 4,17/5,0. Tiêu chí tính công khai, minh bạch đạt điểm cao nhất là 4,34/5,0 (45,6% đánh giá Tốt), văn bản cụ thể hóa đúng pháp luật đạt 4,28/5,0 (42,8% đánh giá Tốt). Dẫu vậy, tiêu chí cập nhật Quy chế văn thư và ban hành danh mục hồ sơ hằng năm chỉ đạt 4,01/5,0 với 27,3% ý kiến ở mức Trung bình.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có sự phân định rõ ràng giữa Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (biên chế 05 công chức) và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (giao 30 biên chế sự nghiệp, 05 hợp đồng lao động theo Quyết định số 442/QĐ-UBND năm 2024). Tiêu chí chức năng, nhiệm vụ rõ ràng đạt 4,28/5,0 điểm. Tuy nhiên, mức độ phối hợp liên ngành chỉ đạt 4,06/5,0 điểm do thiếu cơ chế kiểm tra chéo thường xuyên.

Chất lượng nguồn nhân lực phân hóa sâu sắc. Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, 100% cán bộ có trình độ đại học trở lên (10% thạc sĩ, 90% đại học) và 46,7% (14 người) được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ. Trái lại, xét trên bình diện toàn tỉnh với 885 nhân sự, tỷ lệ chuyên trách chỉ chiếm 2,5% (25 người), số còn lại 97,5% đều làm kiêm nhiệm. Tỷ lệ nhân sự có bằng cử nhân đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ trên toàn tỉnh chỉ đạt 4,3% (23/529 người), bậc sau đại học đạt 0% (0/12 người). Đồng thời, nhóm có trình độ trung cấp và sơ cấp còn chiếm tới 18,9% (168 người).

Cơ sở vật chất là tiêu chí nhận điểm đánh giá thấp nhất trong toàn bộ nghiên cứu với 3,51/5,0 điểm (trong đó có 15,0% đánh giá Yếu và 18,1% đánh giá Trung bình). Trụ sở làm việc hiện tại phải đi thuê với diện tích bảo quản 630m², hoàn toàn không có lối thoát hiểm độc lập, thiếu thiết bị chống đột nhập, không có hệ thống chữa cháy khí tự động chuyên dụng theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV.

Thảo luận kết quả

Dữ liệu khảo sát có thể được mô hình hóa trực quan thông qua biểu đồ tròn phản ánh tỷ trọng nhân sự lưu trữ toàn tỉnh với sự áp đảo của hình thức kiêm nhiệm (97,5%) so với chuyên trách (2,5%). Bên cạnh đó, một biểu đồ cột kép so sánh giữa tổng số văn bằng chuyên môn và số lượng văn bằng đúng chuyên ngành lưu trữ sẽ làm nổi bật khoảng trống kỹ năng nghề nghiệp tại các cơ quan cấp huyện và cấp xã. Bảng ma trận Likert 7 tiêu chí đánh giá bộ máy thể hiện rõ độ lệch chuẩn giữa tính hoàn thiện về mặt quy định (4,28 điểm) và hiện trạng hạ tầng kỹ thuật (3,51 điểm).

Nguyên nhân cốt lõi của những hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu quan tâm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; công tác kiểm tra, thanh tra chưa đi kèm chế tài xử phạt nghiêm minh; nguồn vốn đầu tư công dành cho lưu trữ lịch sử còn phân tán. So sánh với các kết quả nghiên cứu của Nguyễn Thị Hương (2019) tại tỉnh Quảng Bình và Đặng Thị Nhung (2019) tại tỉnh Phú Yên, rào cản về cơ sở vật chất tạm bợ và sự thiếu hụt vị trí việc làm chuyên trách là thực trạng chung mang tính phổ biến ở các tỉnh trung du miền núi, đòi hỏi giải pháp cấp bách mang tính liên ngành.

Đề xuất và khuyến nghị

Nghiên cứu kiến nghị 4 nhóm giải pháp đột phá nhằm củng cố công tác lưu trữ lịch sử tại địa bàn tỉnh:

1. Hoàn thiện thể chế và chuẩn hóa quy trình điều hành: Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên chỉ đạo Sở Nội vụ rà soát, sửa đổi hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trước quý 2 năm 2025. Mục tiêu đặt ra là 100% cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nội bộ và danh mục hồ sơ hằng năm, đáp ứng hoàn toàn quy định về dữ liệu đặc tả tài liệu điện tử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và phát triển nhân lực: Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên xây dựng đề án vị trí việc làm chuyên trách văn thư - lưu trữ tại 100% sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Đặt mục tiêu đến năm 2026 nâng tỷ lệ cán bộ có văn bằng đúng chuyên ngành từ 4,3% lên tối thiểu 30%; tổ chức bồi dưỡng chuẩn hóa nghiệp vụ cho khoảng 500 lượt cán bộ kiêm nhiệm mỗi năm.
3. Đầu tư xây dựng kho lưu trữ lịch sử chuyên dụng: Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên mới giai đoạn 2025-2027. Dự án cần bảo đảm diện tích sàn tối thiểu 3.500m², trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động bằng khí FM200, kiểm soát vi khí hậu (nhiệt độ 20±2°C, độ ẩm 50±5%) để thay thế hoàn toàn kho thuê tạm 1.577m² hiện nay.
4. Tăng tốc chuyển đổi số và khai thác tài liệu: Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp Trung tâm Lưu trữ lịch sử nâng cấp phần mềm quản lý lưu trữ điện tử dùng chung. Phấn đấu đến hết năm 2026 hoàn thành số hóa 100% tài liệu quý hiếm, tối thiểu 70% phông lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đưa vào vận hành cổng dữ liệu trực tuyến phục vụ người dân và doanh nghiệp tra cứu thông tin lịch sử.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung nghiên cứu mang giá trị thực tiễn và học thuật cao cho 4 nhóm đối tượng:

• Cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ và lưu trữ: Lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thể ứng dụng khung 7 tiêu chí đánh giá bộ máy và bảng câu hỏi khảo sát để đo lường hiệu quả quản trị tại địa phương mình.
• Cán bộ phụ trách lưu trữ tại 333 cơ quan nguồn nộp lưu: Nắm vững quy trình chỉnh lý hồ sơ, lập bảng kê mức độ mật và danh mục tài liệu nộp lưu đúng thời hạn 10 năm, giải quyết dứt điểm tình trạng hồ sơ tồn đọng tại đơn vị.
• Giảng viên, chuyên gia ngành Khoa học quản lý và Lưu trữ học: Sử dụng hệ thống dữ liệu điều tra thực chứng (360 mẫu khảo sát, 154 phỏng vấn sâu) làm học liệu tham khảo, case study phục vụ giảng dạy các chuyên đề Quản trị công và Quản lý hồ sơ công vụ.
• Học viên cao học và nghiên cứu sinh: Tiếp cận phương pháp luận phân tích thực trạng quản lý nhà nước cấp tỉnh, phương pháp chọn mẫu phân tầng và kỹ thuật xử lý dữ liệu Likert trong các đề tài nghiên cứu hành chính công.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao tỷ lệ cán bộ lưu trữ chuyên trách tại Thái Nguyên chỉ đạt 2,5%?

Tình trạng này do quy định tinh giản biên chế hành chính và việc nhiều đơn vị chưa xác định rõ vị trí việc làm chuyên trách cho lưu trữ. Toàn tỉnh có 885 người làm lưu trữ nhưng 860 người phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ văn phòng khác, dẫn đến hạn chế về thời gian xử lý hồ sơ.

Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên hiện gặp bất cập lớn nhất là gì?

Bất cập lớn nhất là kho bảo quản hiện phải đi thuê tạm thời với diện tích chỉ 630m², thiếu lối thoát hiểm riêng biệt và chưa lắp đặt hệ thống chữa cháy khí tự động chuyên dụng theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV, tiềm ẩn rủi ro hư hỏng tài liệu gốc có giá trị vĩnh viễn.

Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tại địa phương ra sao?

Dù 100% cán bộ Trung tâm Lưu trữ đạt chuẩn tin học, hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành của tỉnh vẫn chưa đáp ứng đồng bộ yêu cầu quản lý dữ liệu đặc tả tài liệu điện tử theo quy định tại Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Cơ quan nào thuộc diện phải nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh?

Theo Quyết định số 3076/QĐ-UBND, có 333 cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu, bao gồm các sở, ban, ngành, cơ quan Đảng, đoàn thể cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước và cơ quan hành chính cấp huyện, cấp xã.

Điểm đánh giá về hệ thống văn bản chỉ đạo của tỉnh phản ánh điều gì?

Điểm trung bình đạt 4,17/5,0 cho thấy hệ thống văn bản của tỉnh được ban hành kịp thời, công khai và dễ tiếp cận. Dù vậy, các cơ quan cơ sở cần chủ động hơn trong việc ban hành quy chế nội bộ và lập danh mục hồ sơ hằng năm.

Kết luận

• Đề án khẳng định vai trò quản lý nhà nước tập trung thống nhất đối với di sản tài liệu lịch sử của 333 cơ quan nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.
• Phát hiện rào cản nhân lực nghiêm trọng khi 97,5% cán bộ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm và chỉ 4,3% có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ.
• Chỉ rõ thực trạng khẩn cấp về cơ sở vật chất kho lưu trữ với diện tích bảo quản vỏn vẹn 630m² đang phải thuê tạm, chưa đạt chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy.
• Đề xuất lộ trình đồng bộ từ năm 2024 đến năm 2027 nhằm xây dựng kho chuyên dụng 3.500m², bồi dưỡng nhân lực và số hóa 70% phông tài liệu vĩnh viễn.
• Đóng góp luận cứ khoa học thực chứng sắc bén, phục vụ thiết thực cho tiến trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực quản trị hành chính công của tỉnh Thái Nguyên.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận, khuyến nghị và tài liệu tham khảo đề án đƣợc cấu trúc thành 3 chƣơng nội dung chính sau: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tài liệu lịch sử trên địa bàn cấp tỉnh Chƣơng 2. Thực trạng quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Giải pháp tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tài liệu lịch sử trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.

10 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TÀI LIỆU LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN CẤP TỈNH 1. Một số khái niệm có liên quan 1. Quản lý, quản lý nhà nước * Quản lý Có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau của các tác giả cả trong và ngoài nƣớc về thuật ngữ “Quản lý”, chẳng hạn: Tác giả Harold Koontz cùng công sự khẳng định rằng: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu: nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt đƣợc các mục đích của nhóm. Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trƣờng mà trong đó con ngƣời có thể đạt đƣợc các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất, và sự bất mãn cá nhân ít nhất” [11].

Theo từ điển Tiếng Việt: "Quản lý là tổ chức và điều hành các hoạt động theo thững yêu cầu nhất định" [28]. Tác giả Đặng Quốc Bảo cho rằng: “Quản lý là quá trình tác động gây ảnh hƣởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung” [2]. Tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc đã viết: “Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các hoạt động (chức năng) kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo (lãnh đạo) và kiểm tra” [17]. Phạm Ngọc Thanh (2019): Giáo trình Khoa học quản lý đại cƣơng, định ghĩa “Quản lý là hoạt động thực tiễn đặc biệt của con người, trong đó các chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng những công cụ và phương pháp khác nhau, nhằm đạt được những mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả nhất, trong điều kiện biến động của môi trường” [23].

Có thể thấy mỗi quan niệm đều có thể đƣợc chấp nhận khi ta xem xét quan niệm đó đƣợc nhìn nhận ở góc độ nào, vì vậy, nghiên cứu các quan niệm về quản lý, tác giả nghiêng về quan niệm quản lý của các nhà kinh điển cho rằng, quản lý xuất hiện với vai trò là ngƣời tổ chức và điều khiển những ngƣời khác khi họ cùng tham gia thực hiện một hoạt động nhất định. Trong khuôn khổ đề án này, khái niệm quản lý đƣợc hiểu nhƣ sau: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi”. Từ cách hiểu trên, có thể thấy quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: Chủ thể quản lý, đối tƣợng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phƣơng tiện quản lý, cách thức quản lý (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trƣờng quản lý, những nhân tố đó có quan hệ và tác động lẫn nhau để hình 11 thành nên quy luật và tính quy luật quản lý; Hoạt động của quản lý về bản chất là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách thực hiện các chức năng quản lý. * Quản lý nhà nước QLNN là hoạt động của Nhà nƣớc trên các lĩnh vực lập pháp, hành pháp và tƣ pháp nhằm thực hiện chức năng đối nội, đối ngoại của Nhà nƣớc.

QLNN có thể hiểu là: Sự tác động của chủ thể đƣợc trao quyền Nhà nƣớc, chủ yếu là thông qua (bằng) pháp luật tới các đối tƣợng quản lý nhằm thực hiện chức năng đối nội, đối ngoại của Nhà nƣớc: Pháp luật là phƣơng tiện chủ yếu để Nhà nƣớc quản lý xã hội; Nhà nƣớc có thể trao quyền lực cho cá nhân, tổ chức xã hội thay mặt nhà nƣớc thực hiện các chức năng quản lý nhà nƣớc. Theo nghĩa rộng: QLNN là hoạt động tổ chức, điều hành của bộ máy nhà nƣớc, nghĩa là bao hàm cả sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nƣớc trên các phƣơng diện lập pháp, hành pháp và tƣ pháp. Theo nghĩa h p: QLNN chủ yếu là quá trình tổ chức, điều hành của hệ thống cơ quan hành chính nhà nƣớc đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời theo pháp luật nhằm đạt đƣợc những mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc. Đồng thời các cơ quan nhà nƣớc nói chung còn thực hiện các hoạt động có tính chất chấp hành, điều hành nhằm xây dựng tổ chức bộ máy và củng cố chế độ công tác nội bộ của mình.

Ví dụ: Ra quyết định thành lập, chia tách, sát nhập các đơn vị tổ chức thuộc bộ máy của mình, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, công chức; ban hành quy chế làm việc nội bộ…) Trong khuôn khổ đề án này, khái niệm QLNN đƣợc hiểu là “hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện bằng cách sử dụng pháp luật để điều chỉnh hành vi của tổ chức, cá nhân trong xã hội nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển xã hội, phục vụ nhân dân”. Lưu trữ, lưu trữ tài liệu lịch sử * Lưu trữ “Lƣu trữ” có nghĩa rộng là lƣu lại, giữ lại. Đối với công văn, tài liệu thì “Lƣu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đoàn thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Lƣu trữ là nơi tích lũy các hồ sơ hoặc tài liệu lịch sử – dƣới bất kỳ hình thức nào – hoặc cơ sở vật chất nơi chúng đƣợc lƣu giữ [29]; [30].

Lƣu trữ chứa các tài liệu nguồn chính đã tích lũy trong suốt cuộc đời của một cá nhân hoặc tổ chức và đƣợc lƣu giữ để thể hiện lịch sử và chức năng của cá nhân hoặc tổ chức đó [31]; [32]. Nhìn chung, lƣu trữ bao gồm các hồ sơ đã đƣợc lựa chọn để bảo 12 quản lâu dài hoặc vĩnh viễn trên cơ sở giá trị văn hóa, lịch sử hoặc bằng chứng lâu dài của chúng. Điều này có nghĩa là lƣu trữ khá khác biệt so với thƣ viện về mặt chức năng và tổ chức, mặc dù các bộ sƣu tập lƣu trữ thƣờng có thể đƣợc tìm thấy trong các tòa nhà thƣ viện [33]. Theo khoản 1, Điều 2, Luật Lƣu trữ (2011) có giải thích: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lƣu trữ [21].

* Tài liệu Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau đƣợc đƣa ra để định nghĩa về tài liệu. Nhƣng chung quy tài liệu đƣợc hiểu nhƣ một vật mang tin có chứa thông tin và các thông tin có trong tài liệu đƣợc mã hoá dƣới dạng vật chất nhất định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đó đóng vai trò quyết định tới giá trị của tài liệu. Nhƣ vậy chúng ta thấy rõ rằng bản chất của tài liệu chính là kết quả của quá trình lao động sáng tạo của con ngƣời tạo ra.

Nó là nhân tố quan trọng để thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác. Và con ngƣời muốn xây dựng xã hội mới phải biết tiếp thu những tri thức đã tích luỹ trong sách báo và áp dụng một cách sáng tạo vào thực tại. Theo khoản 2, Điều 2, Luật Lƣu trữ (2011): Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác [21].

Còn thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử [Khoản 12 Điều 2 Luật Lƣu trữ năm 2011 quy định:] và đƣợc tiến hành ở hai giai đoạn: Giai đoạn 1: thu thập tài liệu hình thành trong giai đoạn văn thƣ (giai đoạn giải quyết công việc, giai đoạn hình thành tài liệu) vào bộ phận lƣu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (gọi là lƣu trữ cơ quan). Giai đoạn 2: thu thập tài liệu lƣu trữ từ các lƣu trữ cơ quan vào trong lƣu trữ lịch sử (lƣu trữ cố định). Nhƣ vậy: Có thể thấy, dù hiểu theo nghĩa nào, tài liệu cũng đƣợc ý thức giữ gìn, bảo quản và lƣu trữ lại để phục vụ nhu cầu sử dụng của con ngƣời trong các hoạt động 13 thực tiễn của đời sống xã hội cũng nhƣ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử trong hiện tại và tƣơng lai. * Tài liệu lưu trữ Theo Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, giải thích: “Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ.

Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp” [21]. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1999): Tài liệu lƣu trữ đƣợc hiểu là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đảng và nhà nƣớc, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, lực lƣợng vũ trang và cá nhân, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Trong khuôn khổ đề án này, tác giả hiểu theo cách giải thích tại Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.