Chương 1: Nghiệp vụ công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các đoàn thể chính trị xã hội Chương 2: Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội. Chương 3: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hệ thống cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội Chương 4: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Để hoàn thành được giáo trình Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên của các tài liệu tham khảo. Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng chắc chắn giáo trình này không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cô và các bạn sinh viên trong trường để giáo trình ngày càng được hoàn thiện hơn.
Kon Tum, ngày 02 tháng 6 năm 2022 Chủ biên: ThS Dƣơng Văn Anh Dũng Thành viên: ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu 6 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61033070 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học - Vị trí: Bố trí dạy sau các các môn học chuyên môn ngành, nghề Quản trị văn phòng - Tính chất: : Là môn học bắt buộc quan trọng của ngành, nghề Quản trị văn phòng - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Quản trị văn phòng. Mục tiêu của môn học: 1. Về kiến thức: - Trình bày được những vấn đề chung về công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng, những quy định về quản lý và sử dụng con dấu đảng. - Phân tích được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử; các bước phân loại tài liệu đối với Phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam; các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
Về kỹ năng: - Thực hành được kỹ năng soạn thảo văn bản, chuyển giao và quản lý văn bản đi, văn bản đến; kỹ năng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến; kỹ năng sử dụng và bảo quản con dấu cơ quan, thiết bị phục vụ cho công tác văn thư. 7 - Phân loại được tài liệu; xác định đúng giá trị tài liệu; xây dựng được bộ công cụ để đánh giá giá trị tài liệu; thực hành được kỹ năng thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Hình thành thái độ đúng mực với nghề nghiệp, hiểu về nghề nghiệp và công việc của bản thân trong tương lai: Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản, trong lập hồ sơ, có thái độ tích cực, trách nhiệm cao trong thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như trong môi trường mạng. - Tuân thủ qui định của Đảng và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC 8 CHƢƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI Mã chƣơng: 61033070-01 ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu GIỚI THIỆU Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích được khái niệm, vị trí và tác dụng công tác văn thư; xác định được nội dung công tác văn thư trong cơ quan đảng, yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư; phân tích được nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư. - Hình thành tốt vai trò của người làm công tác văn thư tại cơ quan, doanh nghiệp; yêu thích môn học để từ đó có trách nhiệm với việc học tập của bản thân và với nghề nghiệp trong tương lai; thực hiện nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận mọi công việc được giao.
Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thƣ 1. Khái niệm Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch.
9 Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư. Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Những khâu công việc khác nhau như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội.
Có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ nội vụ ngày 16/4/2013 về Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức: Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) (1). Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.
Yêu cầu Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây: 1. Nhanh chóng là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn 10 bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
Chính xác - Về nội dung: nội dung văn bản phải chính xác theo yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước, Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định. - Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư.
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan Đảng, nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,. Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan.
Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của cơ quan. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng. Vị trí 11 Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.