Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, công tác lập hồ sơ trong các cơ quan nhà nước giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm thông tin, minh bạch và hiệu quả quản lý. Theo ước tính, từ năm 2017 đến 2022, cơ quan Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã sản sinh một khối lượng hồ sơ lớn, phản ánh các hoạt động tài chính, kế toán và quản lý ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN còn nhiều hạn chế như hồ sơ phân tán, giao nộp không đúng quy định, gây khó khăn trong việc tổ chức khoa học và khai thác tài liệu. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan KBNN trong giai đoạn 2017-2022, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý hồ sơ phù hợp với xu thế hiện đại hóa và yêu cầu cải cách hành chính. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hệ thống KBNN ở trung ương, bao gồm 12 đơn vị và 1 đơn vị sự nghiệp. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm tính pháp lý và hỗ trợ công tác kiểm toán, thanh tra, giám sát, góp phần thúc đẩy hoạt động quản lý nhà nước chuyên nghiệp và minh bạch.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý công, trong đó quản lý được hiểu là quá trình tác động có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng nhằm đạt mục tiêu đã định. Khung lý thuyết bao gồm:

  • Lý thuyết quản lý công: Nhấn mạnh vai trò của quản lý trong duy trì và phát triển tổ chức, với các yếu tố cấu thành như chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục tiêu và môi trường tổ chức.
  • Lý thuyết công tác văn thư, lưu trữ: Định nghĩa hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Quản lý công tác lập hồ sơ là quá trình tổ chức, điều chỉnh nghiệp vụ lập hồ sơ nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, khoa học và hiệu quả sử dụng hồ sơ.
  • Mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ thông qua quy trình chuẩn hóa, kiểm soát chất lượng và cải tiến liên tục.
  • Khái niệm hồ sơ điện tử: Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử liên quan được hình thành và quản lý bằng công nghệ thông tin, góp phần hiện đại hóa công tác lập hồ sơ.

Các khái niệm chính bao gồm: quản lý công tác lập hồ sơ, hồ sơ hành chính và chuyên ngành, danh mục hồ sơ, lập hồ sơ truyền thống và điện tử, kiểm tra, đánh giá và bảo quản hồ sơ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể:

  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa các văn bản pháp luật, quy định và nội dung quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN giai đoạn 2017-2022.
  • Phương pháp phân tích: Đánh giá thực trạng quản lý công tác lập hồ sơ, xác định ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
  • Phương pháp tổng hợp: Kết hợp các kết quả phân tích để đưa ra nhận định và đề xuất giải pháp.
  • Phương pháp suy luận logic: Dự đoán hệ quả và đề xuất các giải pháp phù hợp.
  • Phương pháp khảo sát: Thu thập dữ liệu thực tiễn từ các đơn vị thuộc hệ thống KBNN, với cỡ mẫu khoảng 12 đơn vị trung ương và 1 đơn vị sự nghiệp, nhằm đánh giá thực trạng và nhu cầu cải tiến.

Nguồn dữ liệu chính bao gồm các văn bản pháp luật, quy chế nội bộ, báo cáo công tác lập hồ sơ, khảo sát ý kiến cán bộ công chức và số liệu thống kê hồ sơ từ năm 2017 đến 2022. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2017-2022, phù hợp với các chỉ thị, nghị định mới về công tác lập hồ sơ và chuyển đổi số trong quản lý nhà nước.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng hồ sơ lớn và đa dạng: Từ năm 2017 đến 2022, cơ quan KBNN đã lập và quản lý hàng nghìn hồ sơ hành chính và chuyên ngành, trong đó hồ sơ chuyên ngành tài chính chiếm khoảng 65% tổng số hồ sơ. Hồ sơ được hình thành từ các hoạt động kế toán, quản lý ngân sách và thanh toán.

  2. Thực trạng lập hồ sơ còn nhiều hạn chế: Khoảng 30% hồ sơ chưa được lập đầy đủ theo danh mục hồ sơ quy định, nhiều hồ sơ bị phân tán, chưa được tập hợp khoa học. Tình trạng giao nộp hồ sơ vào lưu trữ không đúng thời hạn chiếm khoảng 25%, gây khó khăn cho công tác lưu trữ và khai thác.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế: Mặc dù KBNN đã triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử, nhưng chỉ khoảng 40% hồ sơ được lập và quản lý dưới dạng điện tử, phần lớn hồ sơ vẫn là hồ sơ giấy truyền thống, làm giảm hiệu quả tra cứu và bảo quản.

  4. Cơ sở vật chất và nguồn lực chưa đáp ứng yêu cầu: Khoảng 35% đơn vị thuộc hệ thống KBNN chưa được trang bị đầy đủ thiết bị, phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại. Đội ngũ cán bộ làm công tác lập hồ sơ còn thiếu kỹ năng chuyên môn và nhận thức về tầm quan trọng của công tác này.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa đồng bộ trong xây dựng và thực thi các văn bản chỉ đạo, quy chế nội bộ về công tác lập hồ sơ. Việc thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và đơn vị trong hệ thống KBNN dẫn đến tình trạng hồ sơ bị phân tán, không đầy đủ. So sánh với một số nghiên cứu trong ngành quản lý công và công tác văn thư lưu trữ, kết quả này tương đồng với thực trạng chung tại nhiều cơ quan nhà nước khác, nơi mà việc chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác lập hồ sơ còn chậm.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa triệt để làm giảm khả năng quản lý tập trung và tra cứu nhanh chóng, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kiểm toán, thanh tra và giám sát. Cơ sở vật chất chưa đồng bộ và thiếu nguồn lực đào tạo cũng là rào cản lớn trong việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ hồ sơ lập đầy đủ theo danh mục, biểu đồ so sánh tỷ lệ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, bảng thống kê các đơn vị được trang bị thiết bị quản lý hồ sơ hiện đại. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ nét thực trạng và nhu cầu cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và quy chế nội bộ: Ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, cụ thể về công tác lập hồ sơ, đảm bảo tính đồng bộ và khả thi. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, chủ thể là Ban Lãnh đạo KBNN và Văn phòng KBNN.

  2. Nâng cao nhận thức và đào tạo chuyên môn cho cán bộ: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng lập hồ sơ, quản lý tài liệu điện tử cho công chức, viên chức. Mục tiêu tăng tỷ lệ cán bộ có chứng chỉ nghiệp vụ lên trên 80% trong vòng 1 năm, do Ban Tổ chức cán bộ KBNN chủ trì.

  3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ: Triển khai mở rộng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tích hợp các phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại, đảm bảo tối thiểu 70% hồ sơ được quản lý điện tử trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện là Cục Công nghệ thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan.

  4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá và khen thưởng kỷ luật: Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ, đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ, khen thưởng kịp thời các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm. Thời gian thực hiện liên tục hàng năm, do Văn phòng KBNN và Ban Thanh tra kiểm tra đảm nhiệm.

  5. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại: Bố trí kinh phí nâng cấp kho lưu trữ, trang bị tủ hồ sơ, thiết bị số hóa tài liệu, đảm bảo điều kiện bảo quản an toàn và thuận tiện tra cứu. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng, do Ban Tài vụ - Quản trị KBNN thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý các cơ quan nhà nước: Giúp hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ trong quản lý nhà nước, từ đó xây dựng chính sách, quy chế phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.

  2. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ: Cung cấp kiến thức chuyên sâu, phương pháp nghiệp vụ và giải pháp thực tiễn để cải thiện kỹ năng lập hồ sơ, quản lý tài liệu, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số.

  3. Nhà nghiên cứu và học viên ngành quản lý công, hành chính công: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn quản lý công tác lập hồ sơ trong cơ quan nhà nước, hỗ trợ nghiên cứu và giảng dạy.

  4. Các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước: Hỗ trợ đánh giá thực trạng, nhận diện hạn chế và áp dụng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập hồ sơ lại quan trọng trong cơ quan nhà nước?
    Công tác lập hồ sơ giúp bảo đảm thông tin chính xác, minh bạch, cung cấp chứng cứ pháp lý cho các hoạt động kiểm toán, thanh tra và giám sát. Ví dụ, hồ sơ tài chính đầy đủ giúp kiểm toán viên xác minh các khoản thu chi đúng quy định.

  2. Khó khăn lớn nhất trong quản lý công tác lập hồ sơ tại KBNN là gì?
    Khó khăn chính là hồ sơ phân tán, chưa được lập đầy đủ và giao nộp không đúng quy định, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, làm giảm hiệu quả quản lý và tra cứu.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ?
    Cần hoàn thiện quy chế, tăng cường đào tạo cán bộ, ứng dụng công nghệ thông tin và kiểm tra, đánh giá thường xuyên. Ví dụ, áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp tập trung và chuẩn hóa hồ sơ.

  4. Hồ sơ điện tử khác gì so với hồ sơ giấy truyền thống?
    Hồ sơ điện tử là tập hợp tài liệu được quản lý bằng công nghệ thông tin, cho phép tra cứu nhanh, bảo mật cao và tiết kiệm không gian lưu trữ, trong khi hồ sơ giấy dễ bị hư hỏng, mất mát và khó quản lý tập trung.

  5. Ai chịu trách nhiệm chính trong công tác lập hồ sơ tại KBNN?
    Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm toàn diện, trong khi cán bộ chuyên môn trực tiếp lập hồ sơ và Văn phòng KBNN tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác này.

Kết luận

  • Quản lý công tác lập hồ sơ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước là yếu tố then chốt đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả quản lý tài chính công.
  • Thực trạng hiện nay còn nhiều hạn chế như hồ sơ chưa đầy đủ, phân tán và ứng dụng công nghệ thông tin chưa cao.
  • Luận văn đã đề xuất các giải pháp đồng bộ về hoàn thiện quy chế, đào tạo cán bộ, ứng dụng CNTT, kiểm tra đánh giá và đầu tư cơ sở vật chất.
  • Các giải pháp này cần được triển khai trong vòng 1-2 năm để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và chuyển đổi số.
  • Kêu gọi các đơn vị trong hệ thống KBNN và các cơ quan nhà nước quan tâm, áp dụng nghiên cứu để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, góp phần phát triển nền hành chính hiện đại, minh bạch.