Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 1. Cơ sở lý luận về quản trị chi phí trong doanh nghiệp bưu chính viễn thông 1. Tổng quan về chi phí trong doanh nghiệp 1. Các khái niệm về chi phí a.
Khái niệm chi phí trong quản trị chiến lược * Tác nhân tạo chi phí: là một yếu tố bất kỳ có tác động làm thay đổi mức tổng chi phí. Để sản xuất sản phẩm hay dịch vụ chúng ta cần nguyên vật liệu, lao động, điện, nước, máy móc thiết bị…. Khi được sử dụng chúng tạo ra chi phí: chi phí nguyên vật liệu, chi phí lao động, các chi phí khác. Với các mức sử dụng khác nhau, chúng tạo ra những mức tổng chi phí khác nhau.
Đó chính là các tác nhân tạo chi phí. * Nhóm chi phí: là sự tập họp chi phí vào trong các nhóm. Có nhiều cách để tập họp chi phí thành nhóm và như vậy cũng có nhiều cách xác định nhóm chi phí: Theo dạng chi phí và theo nguồn chi phí. * Đối tượng nhận chi phí: là một sản phẩm, một dịch vụ nào đó phải nhận tất cả các chi phí liên quan đến việc quản trị và sản xuất ra chúng.
Trong quản trị chi phí, khái niệm này còn bao gồm nhóm sản phẩm, nhóm dịch vụ, nhóm các bộ phận sản xuất, khách hàng, nhà cung ứng dịch vụ … * Ấn định chi phí và phân bổ chi phí - Ấn định chi phí là đưa các chi phí trực tiếp vào trong nhóm chi phí hay đối tượng nhận chi phí. - Phân bổ chi phí là đưa các chi phí gián tiếp đến nhóm chi phí hay đối tượng nhận chi phí. Các chi phí gián tiếp này khó tính được chính xác cho một đối tượng nhận chi phí. Vì thế, nó có thể được phân bổ đến đối tượng nhận chi phí dựa trên một cơ sở nào đó mà doanh nghiệp cho là thích hợp nhất.
Khái niệm chi phí trong tính toán chi phí sản phẩm và dịch vụ * Chi phí sản phẩm: Chi phí sản phẩm bao gồm các chi phí cần thiết để hoàn thành sản phẩm như: nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung Đối với các doanh nghiệp thương mại, chi phí sản phẩm bao gồm chi phí mua hàng cộng với chi phí vận chuyển,chi phí bảo quản. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, tất cả chi phí được xem là chi tiêu cho các hoạt động. * Chi phí thời kỳ: là tất cả chi phí dùng cho quản lý và bán hàng. Chi phí này bao gồm: chi phí quản lý chung, chi phí quảng cáo, chi phí xử lý dữ liệu, lương cho nhân viên,… c.
Khái niệm chi phí đối với việc hoạch định và xây dựng quyết định * Chi phí liên quan Chi phí này phát sinh khi nhà quản trị phải lựa chọn một trong nhiều phương án hiện hữu. Để có thể ra quyết định một cách chính xác, người này phải so sánh xem phương án nào là có lợi ích lớn nhất, và để dễ dàng so sánh, người ta thường quy thành tiền (tiền thì đo lường rất dễ, phải không các bạn?). Như vậy, nhà quản trị cần những thông tin chi phí liên quan đến các phương án đó. * Yêu cầu đối với các thông tin chi phí cho việc xây dựng quyết định - Chính xác: Các thông tin chi phí chính xác sẽ bảo đảm kết quả tính toán chi phí, từ đó sẽ có các quyết định phù hợp về chiến lược sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Thông tin chi phí thường được lấy từ các dữ liệu kế toán. Như vậy, để đạt yêu cầu chính xác, doanh nghiệp cần một hệ thống kiểm tra kế toán nội bộ chặt chẽ. Hệ thống này là một tập họp các chính sách và quy trình hoạt động xử lý các dữ liệu tài chính nhằm mục đích tránh những sai lầm. - Đúng lúc: Các thông tin quản trị chi phí phải được cung cấp đầy đủ và đúng lúc cho yêu cầu sử dụng.
Chậm trễ trong việc cung cấp các thông tin này có thể đưa đến sự lãng phí rất lớn trong sản xuất. Phân loại chi phí a. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo công dụng của chúng, hay nói một cách khác, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. * Chi phí sản xuất Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị.
Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm các loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Trong đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh sản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng. - Chi phí nhân công trực tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương và những khoản trích theo lương phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Cần phải chú ý rằng, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận công nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất thì không bao gồm trong khoản mục chi phí này mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung. - Chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là các chi phí phục vụ và quản lý quá trình sản xuất sản phẩm phát sinh trong phạm vi các phân xưởng. Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuất hoặc quản lý sản 7 xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng, v.v… * Chi phí ngoài sản xuất Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này gồm có hai khoản mục chi phí: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí bán hàng: Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm. Có thể kể đến các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phí tiếp thị quảng cáo, .v… - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác độ toàn doanh nghiệp. Khoản mục này bao gồm các chi phí như: chi phí văn phòng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, các chi phí dịch vụ mua ngoài khác, v. Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với lợi nhuận xác định từng kỳ Khi xem xét cách tính toán và kết chuyển các loại chi phí để xác định lợi tức trong từng kỳ kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất được chia làm hai loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
8 * Chi phí sản phẩm (product costs) Chi phí sản phẩm bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, do vậy các chi phí này kết hợp tạo nên giá trị của sản phẩm hình thành qua giai đoạn sản xuất (được gọi là giá thành sản xuất hay giá thành công xưởng). Với phương pháp tính giá thành toàn bộ chi phí sản phẩm gồm các khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Xét theo mối quan hệ với việc xác định lợi tức trong từng kỳ kế toán chi phí sản phẩm chỉ được tính toán, kết chuyển để xác định lợi tức trong kỳ tương ứng với khối lượng sản phẩm đã được tiêu thụ trong kỳ đó. Chi phí của khối lượng sản phẩm tồn kho chưa được tiêu thụ vào cuối kỳ sẽ được lưu giữ như là giá trị tồn kho và sẽ được kết chuyển để xác định lợi tức ở các kỳ sau khi mà chúng được tiêu thu.
Vì lí do này, chi phí sản phẩm còn được gọi là chi phí tồn kho (inventorial costs). * Chi phí thời kỳ (period costs) Chi phí thời kỳ gồm các khoản mục chi phí còn lại sau khi đã xác khoản mục chi phí thuộc chi phí sản phẩm. Bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính. Các chi phí thời kỳ phát sinh ở kỳ kế toán nào được xem là có tác dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh của kỳ đó, do vậy chúng được tính toán kết chuyển hết để xác định lợi tức ngay trong kỳ mà chúng phát sinh.
Chi phí thời kỳ còn được gọi là chi phí không tồn kho (non-inventorial costs). Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Khi nói đến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thường hình dung đến một sự thay đổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức độ hoạt động đạt được: mức độ hoạt động càng cao thì lượng chi phí phát sinh càng lớn và ngược lại. Tuy nhiên, loại chi phí có cách ứng xử như vậy chỉ là một bộ phận trong tổng số chi phí của doanh nghiệp. Một số loại chi phí có tính chất cố định, không phụ thuộc theo mức độ hoạt động đạt được trong kỳ, và ngoài ra, cũng có một số 9 các chi khác mà cách ứng xử của chúng là sự kết hợp của cả hai loại chi phí kể trên.
Chính vì vậy, xét theo cách ứng xử, chi phí của doanh nghiệp được chia thành ba loại: Chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp.