Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng công trình Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tiễn độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng của công ty Xây lắp điện I Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án của công ty Xây lắp điện I CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE QUAN LY TIEN DO DU AN DAU TU 1. Tổng quan quản lý tiến độ các dự án đầu tư 1. Khái niệm quản lý tiến độ dự án Theo Giáo trình Quản lý dự án của PGS.TS Từ Quang Phương: “Quản lý tiến độ dự án là quá trình bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguôn lực cho phép và những yêu cau về chất lượng đã định. Mục tiêu thực hiện quản lý tiến độ Các nhà QLDA thực hiện quản lý tiến độ nhằm đảm bảo các dự án và hạng mục thuộc dự án được tiễn hành theo tiễn độ kế hoạch, đảm bao chất lượng theo thiết kế phê duyệt.
Quy trình quản lý tiến độ dự án Quy trình quản lý tiến độ dự án là một quy trình khép kín, bắt đầu từ thời điểm chuẩn bị đầu tư xây dựng và kết thúc khi công trình được nghiệm thu, bàn giao, thực hiện vận hành khai thác. Dựa trên bảng phân công công việc toàn diện của dự án, các nhà quản lý có trách nhiệm thực hiện các công việc theo đúng tiễn độ được đặt ra. Theo nghiên cứu từ PMBOK® Guide phiên bản thứ sáu, quy trình quản lý tiến độ dự án bao gồm 6 bước: Xác định công việc của dự án Xác định trình tự thực hiện công việc Ước lượng thời gian thực hiện công việc Phát triển kế hoạch tiến độ ( Kiểm soát tiến độ ) Hình 1.1: Lưu đồ quy trình quản lý tiến độ thực hiện dự án Nguôn: Tác giả thu thập Bưuóc 1: Lập tiễn độ dự án Lập tiến độ dự án là quá trình xây dựng các chính sách, thủ tục và tài liệu để lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện và kiêm soát tiến độ dự án. Lập tiến độ dự án là quá trình xây dựng và hình thành bản kế hoạch phát triển, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án.
Quá trình này cung cấp các định hướng và cách thức trong quản lý tiến độ của toàn dự án. Bưóc 2: Xác định công việc cụ thé của dự án Nhà quản lý chỉ ra các hành động cụ thé thuộc dự án dé tạo ra sản phẩm, dịch vụ thuộc dự án. Đây là quá trình phân tách các gói công việc thành các hoạt động theo thời gian dé tạo cơ sở cho việc ước tính, lập sơ đồ phân công công việc trong giai đoạn thực hiện, giám sát và kiêm soát đê có tiên độ làm việc phù hợp và hiệu quả. Bước 3: Sap xép trình tự thực hiện các công việc Đây là quá trình hình thành các mối quan hệ giữa các công việc trong dự án, từ đó sắp xếp thứ tự một cách hợp lý cho các hành động giúp nhà quản lý quan sát dự án từ tổng quan đến chi tiết bức tranh công việc của dự án rõ ràng hơn.
Đây là công việc được thực hiện thường xuyên trong vòng đời của dự án. Bước 4: U6c tinh thời gian thực hiện công việc Ước tính khoảng thời gian là hoạt động tính toán các khoảng thời gian công việc cần thiết cho việc hoàn tất các hoạt động riêng lẻ. Nhà quản lý thực hiện ước tính thời gian hoàn thành từng công việc dựa theo ước tính các nguồn lực được sử dụng với các phương pháp được áp dụng như tham khảo ý kiến từ chuyên gia, so sánh các dự án tương đương và ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Bước 5: Phát triển kế hoạch tiến độ Phát triển kế hoạch tiến độ là quá trình phân tích và sắp xếp thứ tự thực hiện các công việc được nêu ra, thời gian thực hiện, yêu cầu về nguồn lực thực hiện và ràng buộc về thời gian của dự án.
Việc xây dựng một kế hoạch rõ ràng giúp các nhà quản lý tổng hợp các thông tin liên quan đến kế hoạch và tiến độ kế hoạch trong một khung tham chiếu quy chuẩn. Bước 6: Kiểm soát tiễn độ thực hiện dự án Kiểm soát tiễn độ dự án là quá trình dõi theo trạng thái của dự án, phân tích và đánh giá dự án thực tế cùng giám sát sự thay đổi kế hoạch để quản lý chúng. Hoạt động kiểm soát tiễn độ nhằm mục đích thực hiện các công việc sát với kế hoạch được đặt ra, hạn chế sự chênh lệch so với kế hoạch cũng như tránh được những rủi ro và nhanh chóng xử lý mọi tình huống bat thường. Nội dung công tác quản lý tiến độ các dự án đầu tư xây dựng công trình 12.
Lập kế hoạch quản lý tiến độ 1. Đầu vào của quá trình lập kế hoạch quản lý tiến độ - _ Kế hoạch QLDA Kế hoạch QLDA bao gồm Kế hoạch quản lý phạm vi dự án vạch ra quy mô thực hiện dự án cũng như cung cấp thông tin về cách thức triển khai bản kế hoạch tiến độ và Phương pháp phát triển dự án xác định cách tiếp cận lập kế hoạch, kỹ thuật ước tính, công cụ lập, giám sát và kiểm soát tiến độ dự án. - Cac yếu tô môi trường doanh nghiệp Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch quản lý tiến độ như văn hóa và cơ cấu tô chức của doanh nghiệp; khả năng sẵn có nguồn lực cũng như năng lực của các nhà quản lý; phần mềm lập tiến độ; các nguyên tac và tiêu chí dé điều chỉnh bộ quy trình và thủ tục mẫu của tổ chức nhăm đáp ứng nhu cầu cụ thể dự án và hệ thống thông tin dữ liệu thương mại được tiêu chuẩn hóa. - Tai sản quy trình tổ chức Các nội dung của quy trình tổ chức có thé tác động đến quy trình quản lý tiến độ với các nội dung như tài liệu về các dự án tương tự của doanh nghiệp hay toàn ngành và bài học kinh nghiệm; những chính sách, thủ tục liên quan đến quản lý và kiểm soát, phát triển lịch trình chính thức và không chính thức hiện có; những mẫu hướng dẫn; những công cụ giám sát.
Các công cụ và phương pháp lập kế hoạch tiến độ dự án - Phương pháp đánh giá chuyên gia Phương pháp được xem xét từ các cá nhân hay tổ chức có kiến thức chuyên môn hay được đảo tạo trong các dự án có nội dung tương tự trong quá khứ được yêu cầu như lập kế hoạch phát triển, quản lý và kiểm soát; phần mềm lập tiến độ và lĩnh vực cụ thé. - _ Phân tích dữ liệu Kỹ thuật phân tích dit liệu được đề xuất cho quá trình này là phân tích thay thé. Day là phương pháp phân tích dựa vào mức độ chỉ tiết của tiễn độ dự án, khoảng thời gian cân thiêt cho từng giai đoạn lập kê hoạch và tân suât cân xem xét và cập nhật. Yêu cần đạt được sự cân bang thích hợp là cần thiết dé quản lý tiến độ.
- Cac cuộc họp giữa các bên liên quan Các nhà QLDA tổ chức các cuộc gặp mặt giữa các bên nhăm mục đích lập kế hoạch phát triển tiến độ dự án. Những thành viên có thê tham gia cuộc họp này thường là nhà QLDA, nhà tài trợ dự án, thành viên dự án, người chịu trách nhiệm lập kế hoạch hoặc thực hiện kế hoạch và các bên liên quan được chọn. Đầu ra của quá trình lập kế hoạch tiến độ Bản kế hoạch quản lý tiến độ - kết quả của quá trình lập kế hoạch là một phần của kế hoạch QLDA nhằm thiết lập các tiêu chí và các hoạt động đề phát triển, giám sát và kiểm soát lịch trình. Bản kế hoạch quản lý lịch trình có thé được công khai giữa các bên hay thé hiện sự chỉ tiết cao được quy định theo một khung tham chiếu rộng dựa trên nhu cầu sử dụng của các bên tham gia dé tiến hành kiểm soát các hoạt động phù hợp.
Kế hoạch quản lý tiễn độ có thể được thiết lập dựa vào các yếu tố sau: - Nha quản lý sử dụng các phương pháp và công cụ lập kế hoạch dé phát triển mô hình tiến độ dự án. - _ Thời gian phát hành và độ dài vòng lặp sử dụng khi áp dụng phương pháp adaptive, time-boxed cho các lần phát hành, vòng lặp. - Nha quản lý xác định mức độ chênh lệch nhăm đưa ra phạm vi dao động trong ước tính thời lượng thực hiện công việc và chi phí dự phòng cho các biến cố có thê xảy ra - Tùng loại nguồn lực được xac định với các đơn vi đo lường riêng. - Nha quản lý sử dung WBS cho phép tạo ra sự nhất quán với các giá trị được dự tính và tiến độ kết quả.
- Báo cáo được quy định dưới nhiều hình thức và tần suất khác nhau. - Phương pháp đánh giá trong kỹ thuật EVM như SV, SPI. - Quy tắc dé thiết lập phan trăm hoàn thành. Xác định các hoạt động của dự án Nhà QLDA xác định công việc thực hiện dự án cụ thé, xây dựng biểu đồ cho các nhóm công việc dé phat triển kế hoạch tiễn độ làm việc.
Xác định các hoạt động thường được xây dựng theo sơ đồ Câu trúc phân chia công việc (WBS) khi thực hiện chia nhỏ các đầu mục công việc. Ứng dụng kỹ thuật chia nhỏ công việc WBS giúp nhà quản lý dự án thực hiện nhanh chóng hơn việc xác định tất cả các đầu mục công việc và liệt kê chi tiết chúng trong của bản kế hoạch dự án. Đầu vào của quá trình xác định các hoạt động - _ Kế hoạch lập QLDA Các thành phần của bản kế hoạch QLDA bao gồm kế hoạch quản lý tiến độ được xây dựng bằng phương pháp luận với khoảng thời gian của các giai đoạn dé lập kế hoạch cùng mức độ chỉ tiết cần thiết kế quản lý công việc; phạm vi cơ sở dự án mô tả sơ đồ phân công công việc WBS, cách phân phối, ràng buộc cùng các giả định được xem xét một cách rõ ràng. - _ Các yếu tổ môi trường doanh nghiệp Các yêu tô tác động đên quá trình xác định các dau mục công việc cân thực hiện bao gồm văn hóa và cơ cau doanh nghiệp; hệ thong thông tin QLDA.