Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh xây dựng bộ chỉ số kpi nhằm cải tiến hệ thống đánh giá thành quả công ty tnhh mtv thông tin điện tử z755

Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh tập trung xây dựng bộ chỉ số KPI nhằm cải tiến hệ thống đánh giá thành quả tại công ty TNHH MTV Thông tin điện tử Z755.

• Tác giả: Nguyễn Thị Huyền Trân
• Người hướng dẫn: Nguyễn Thanh Hùng
• Trường học: Đại học Bách Khoa - Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Xây dựng bộ chỉ số KPI nhằm cải tiến hệ thống đánh giá thành quả công ty TNHH MTV Thông tin Điện tử Z755
• Loại tài liệu: khóa luận thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Xây dựng bộ chỉ số KPI

Xây dựng bộ chỉ số KPI là trọng tâm của nghiên cứu nhằm cải thiện hệ thống đánh giá thành quả tại Công ty TNHH MTV Thông tin Điện tử Z755. Bộ chỉ số này được thiết kế dựa trên lý thuyết về quản lý hiệu suất và phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO). Mục tiêu chính là tạo ra một hệ thống đánh giá khoa học, chính xác, giúp đo lường hiệu quả công việc của nhân viên một cách khách quan. Bộ chỉ số KPI được xây dựng dựa trên các nhân tố thành công cốt lõi (CSFs) và tham khảo từ các mô hình KPI của Parmenter (2007) và Công ty Nutifood. Quá trình này bao gồm việc phân tích dữ liệu, phỏng vấn lãnh đạo, và thử nghiệm để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả.

1.1. Cơ sở lý thuyết

Cơ sở lý thuyết của việc xây dựng bộ chỉ số KPI bao gồm lý thuyết về quản lý hiệu suất, phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO), và chỉ số đo lường thành quả (KPI). Các lý thuyết này giúp xác định các mục tiêu cụ thể, nhân tố thành công cốt lõi, và cách thức đo lường hiệu quả công việc. MBO tập trung vào việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và đánh giá kết quả dựa trên mức độ hoàn thành mục tiêu, trong khi KPI cung cấp các chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu suất.

1.2. Phương pháp thực hiện

Phương pháp thực hiện bao gồm việc thu thập và phân tích dữ liệu từ các nguồn thứ cấp và sơ cấp. Tác giả tiến hành phỏng vấn sâu các cán bộ quản lý tại Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, và Phòng Điều độ sản xuất để hiểu rõ thực trạng hệ thống đánh giá hiện tại. Dựa trên kết quả phỏng vấn, các ưu điểm và hạn chế của hệ thống đánh giá được xác định, từ đó đề xuất các yếu tố cần cải tiến.

II. Cải tiến hệ thống đánh giá

Cải tiến hệ thống đánh giá là mục tiêu chính của nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Công ty Z755. Hệ thống đánh giá hiện tại được nhận định là lạc hậu, không còn phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Các tiêu chí đánh giá chung chung, thiếu cụ thể, dẫn đến việc đánh giá không công bằng và không khuyến khích nhân viên phát huy năng lực. Nghiên cứu đề xuất một hệ thống đánh giá mới dựa trên bộ chỉ số KPI, giúp đo lường hiệu quả công việc một cách chính xác và khách quan. Hệ thống này cũng đề xuất quy trình đánh giá và chế độ lương thưởng mới, nhằm tạo động lực cho nhân viên và nâng cao năng suất lao động.

2.1. Thực trạng hệ thống đánh giá

Thực trạng hệ thống đánh giá tại Công ty Z755 được phân tích dựa trên các dữ liệu thứ cấp và phỏng vấn lãnh đạo. Hệ thống hiện tại có nhiều hạn chế, bao gồm các tiêu chí đánh giá chung chung, thiếu cụ thể, và quy trình đánh giá mang tính cào bằng. Điều này dẫn đến việc đánh giá không công bằng và không phản ánh đúng năng lực của nhân viên. Các quy chế lương thưởng cũng không khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.

2.2. Đề xuất cải tiến

Nghiên cứu đề xuất một hệ thống đánh giá mới dựa trên bộ chỉ số KPI, giúp đo lường hiệu quả công việc một cách chính xác và khách quan. Hệ thống này bao gồm các tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng, và phù hợp với từng vị trí công việc. Quy trình đánh giá được thiết kế để đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Ngoài ra, nghiên cứu cũng đề xuất chế độ lương thưởng mới, nhằm tạo động lực cho nhân viên và nâng cao năng suất lao động.

III. Ứng dụng thực tiễn

Nghiên cứu không chỉ mang tính lý thuyết mà còn có giá trị ứng dụng cao trong thực tiễn. Bộ chỉ số KPI được xây dựng và thử nghiệm tại Công ty Z755, giúp cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và nâng cao năng suất lao động. Hệ thống đánh giá mới giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc và cách thức đo lường hiệu quả, từ đó tạo động lực để phát huy năng lực. Ngoài ra, chế độ lương thưởng mới cũng giúp tạo sự công bằng và khuyến khích nhân viên cống hiến nhiều hơn cho công ty. Nghiên cứu cung cấp một mô hình có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác trong việc cải tiến hệ thống đánh giá và quản lý hiệu suất.

3.1. Kết quả thử nghiệm

Bộ chỉ số KPI được thử nghiệm tại Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, và Phòng Điều độ sản xuất của Công ty Z755. Kết quả thử nghiệm cho thấy hệ thống đánh giá mới giúp đo lường hiệu quả công việc một cách chính xác và khách quan. Nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc và cách thức đo lường hiệu quả, từ đó tạo động lực để phát huy năng lực. Các cán bộ quản lý cũng đánh giá cao tính minh bạch và công bằng của hệ thống mới.

3.2. Giá trị ứng dụng

Nghiên cứu cung cấp một mô hình có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác trong việc cải tiến hệ thống đánh giá và quản lý hiệu suất. Bộ chỉ số KPI và quy trình đánh giá mới có thể được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, chế độ lương thưởng mới cũng giúp tạo sự công bằng và khuyến khích nhân viên cống hiến nhiều hơn cho công ty, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu giới thiệu đề tài bao gồm lý do hình thành, mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực hiện và ý nghĩa của đề tài. Phần cơ sở lý thuyết được trình bày trong Chương hai, định nghĩa các khái niệm có liên quan trong đề tài như quản lý, đánh giá thành quả, lý thuyết về phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO, chỉ số đo lường thành quả KPI và nêu lý do chọn phương pháp sử dụng KPI để đánh giá thành quả tại công ty. Chương ba giới thiệu sơ lược về công ty đồng thời trình bày thực trạng đánh giá kết quả hoạt động và chế độ lương thưởng hiện tại của DN. Chương bốn trình bày kết quả phỏng vấn lãnh đạo của ba Phòng Kinh doanh, Tài chính Kế toán và Điều độ Sản xuất nhằm phân tích rõ hơn thực trạng hệ thống đánh giá thành quả trong DN, từ đó phân tích các ưu-khuyết điểm của hệ thống đánh giá, xác định các yếu tố cần cải tiến để hệ thống đánh giá hoàn thiện hơn.

Các nhân tố thành công cốt lõi, chỉ số đánh giá thành quả KPI, cách tính KPI và thang điểm xếp loại cho từng nhân viên trực thuộc ba Phòng Ban được xây dựng trong Chương năm. Chương sáu đề xuất xây dựng quy trình đánh giá thành quả và 8 điều chỉnh quy chế trả lương khen thưởng cho nhân viên ba Phòng Ban. Cuối cùng, Chương bảy là phần kết luận, tổng kết lại những gì đã thực hiện, nêu ra các hạn chế của đề tài và kiến nghị các hướng nghiên cứu tiếp theo.8 TÓM TẮT CHƯƠNG Chương một tác giả trình bày vấn đề khó khăn trong đánh giá và kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu của các DN Việt Nam hiện nay và liên hệ với thực trạng khó khăn trong công tác quản lý thành quả của Công ty TNHH MTV Thông tin Điện tử Z755, từ đó hình thành nên lý do thực hiện đề tài. Mục tiêu lớn nhất là xây dựng được bộ chỉ số đo lường thành quả (KPI) để đánh giá mức độ hoành thành công việc của từng nhân viên thuộc ba Phòng trọng yếu: Kinh doanh, Điều độ sản xuất, Tài chính Kế toán.

Chương một cũng nêu lên phương pháp, quy trình thực hiện và ý nghĩa của đề tài. Chương tiếp theo sẽ trình bày về cơ sở lý thuyết của khóa luận. 9 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 GIỚI THIỆU Chương một đã trình bày tổng quan về nội dung bao gồm sự cần thiết của đề tài, mục tiêu, phương pháp thực hiện và ý nghĩa của đề tài. Chương hai sẽ trình bày cơ sở của khóa luận, bao gồm (1) lý thuyết về quản lý và đánh giá thành quả, (2) phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO và (3) chỉ số đo lường thành quả KPI.2 LÝ THUYẾT QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ 2.1 Quản lý thành quả Theo Daniels (1982), Quản lý thành quả (Performance Management) là cách làm cho người khác làm việc mà bạn muốn họ làm và họ thích thú làm nó.

Định nghĩa đơn giản trên hàm chứa hai điều là mục tiêu và kích thích sự hứng thú làm việc của người khác. Theo ông, việc động viên làm cho một người thích thú làm việc sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn và một trong những cách động viên là đánh giá hiệu quả làm việc, đánh giá thành tích để khen thưởng động viên, kích thích sự hứng thú trong công việc của nhân viên. Dưới góc nhìn của nhà quản lý thì quản lý thành quả là quá trình mà thông qua đó các nhà quản lý đảm bảo rằng những kết quả công việc của nhân viên là phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Đó là quá trình nhà quản lý thực hiện các biện pháp quản lý để giúp nhân viên làm việc hiệu quả ở mức cao nhất họ có thể làm được.2 Đánh giá thành quả Đánh giá thành quả (Performance Appraisal) là sự đánh giá có hệ thống và chính thức về sự thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh, đối chiếu mục tiêu, tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động (Nguyễn Vân Điềm, 2007).

Đánh giá thành quả là một bước quan trọng trong quản trị thực hiện công việc, liên quan đến việc thiết lập các tiêu chuẩn thông báo đến nhân viên, đánh giá và phản hồi cho nhân viên. Trong quản lý thành quả thì các tiêu chuẩn này chính là KPIs (Key Performance Indicators).3 Các phương pháp đánh giá thành quả phổ biến Có rất nhiều phương pháp đánh giá thành quả và không có phương pháp nào là tốt nhất cho mọi tổ chức. Mỗi một phương pháp đánh giá đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy vào từng trường hợp cụ thể cho từng DN, các phương pháp áp dụng sẽ cho được hiệu quả khác nhau.

Việc lựa chọn, áp dụng phương pháp đánh giá cụ thể nào lại là một bài toán, một thách thức đòi hỏi các nhà quản lý phải cân nhắc, xem xét và hiểu được bản chất của từng phương pháp đánh giá. Có ba phương pháp đánh giá thành quả được sử dụng phổ biến trong thực tiễn là phương pháp đánh giá cho điểm (Rating scale Method), phương pháp đánh giá mô tả (Essay Method) và phương pháp đánh giá quản lý theo mục tiêu (Management By Objectives – MBO), (Cao Hồng Việt, 2005). Trong đó, phương pháp quản lý theo mục tiêu có ưu điểm vượt trội hơn hai phương pháp còn lại. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm thiếu sự mềm dẻo của phương pháp đánh giá cho điểm và thiếu sự rõ ràng, mang tính định tính của phương pháp đánh giá mô tả.

Do đó, tác giả đề xuất sử dụng MBO để cải tiến phương pháp quản lý hiện nay trong DN.4 Ứng dụng và lợi ích của việc đánh giá thành quả 2.1 Ứng dụng Hệ thống đánh giá thành quả trong DN được ứng dụng để:  Thiết lập được những kết quả chính hoặc quan trọng mà DN mong đợi cá nhân đó sẽ đạt được trong khoảng thời gian nhất định.  Xác định được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, từ đó có chế độ trả lương khen thưởng phù hợp.  Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ công tác lập kế hoạch nhân lực cho DN.  Nhận được phản hồi của nhân viên về chính sách và phương pháp quản lý của DN.

 Cải thiện sự trao đổi thông tin trong công việc giữa các cấp với nhau.2 Lợi ích Việc áp dụng hệ thống đánh giá thành quả trong DN có thể ban đầu sẽ không được sự hưởng ứng của tất cả mọi thành viên vì đó là một quá trình làm tăng chi phí của DN và tốn thời gian của cá nhân, đặc biệt là khi DN đang hoạt động trong một guồng máy ổn định và tập trung mọi nguồn lực để tăng cường hoạt động sản xuất kinh doanh để cạnh tranh, tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, lợi ích mà hệ thống đánh giá thành quả mang lại cho bản thân DN và cho mỗi cá nhân thực sự lớn.  Lợi ích đối với doanh nghiệp:  Hệ thống đánh giá thành quả giúp cho người người quản lý có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên cấp dưới của mình.  Việc đưa ra ý kiến đánh giá chung về một người dễ dàng hơn rất nhiều so với việc nhận xét đánh giá một cách chi tiết (bằng văn bản hoặc trực tiếp đối với người bị đánh giá).

Trên phương diện này, hệ thống đánh giá thành quả có ý nghĩa như một quy định bắt buộc trong DN đòi hỏi mọi cá nhân phải thực hiện vì lợi ích thiết thực của nó.  Nếu không có các quy trình đánh giá chuẩn hóa trong công ty, những người đánh giá khác nhau có thể áp dụng những tiêu chí đánh giá khác nhau, tiêu chuẩn khác nhau về tính khách quan và sự đánh giá. Điều này đã làm mất đi giá trị của việc đánh giá về phương diện so sánh, một trong những nguyên nhân làm giảm lòng tin của người bị đánh giá về hệ thống đánh giá. Do vậy một hệ thống đánh giá chính thức sẽ là một cơ sở để giảm bớt sự khác biệt trên.

 Lợi ích đối với nhân viên:  Căn cứ vào bảng đánh giá thành quả, nhân viên nhận ra được những tiến bộ hay những mặt thiếu sót của mình trong công việc để có biện pháp tự điều chỉnh hay khắc phục.  Thông qua quá trình thảo luận và đánh giá kết quả công việc, nhân viên có cơ hội trao đổi nhiều thông tin hơn với cấp quản lý. 12  Hệ thống đánh giá thành quả của DN là một phương tiện khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ và thích đáng đối với nhân viên cấp dưới, giúp cho nhân viên cấp dưới có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng có lợi cho bản thân họ và cho DN.3 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU MBO (MANAGEMENT BY OBJECTIVES) 2.1 Khái niệm MBO được Drucker (1954) mô tả trong tác phẩm “Quản trị thực hành” (The practice of Management). Theo Drucker (1954), các nhà quản trị nên tránh các “bẫy hành động” (the activity trap), tập trung quá mức vào các hoạt động hàng ngày mà họ đã quên mục đích chính yếu hoặc các mục tiêu.

Quản trị theo mục tiêu tức là quản trị thông qua việc xác định mục tiêu cho từng nhân viên, hướng hoạt động của họ vào việc thực hiện và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập. Mục đích của MBO là gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức bằng việc đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua các mục tiêu của nhân viên trong toàn bộ tổ chức. Lý tưởng là các nhân viên nhận được các dữ liệu đầu vào đủ để xác định các mục tiêu và thời gian phải hoàn thành (Drucker, 1954). Một trong những khái niệm của MBO là thay vì chỉ một vài quản lý cấp cao, tất cả các cấp quản lý của công ty cần tham gia vào quá tình hoạch định chiến lược, theo yêu cầu cải tiến việc triển khai thực hiện kế hoạch.

Một khái niệm khác của MBO là các cấp quản lý cần áp dụng rộng rãi các hệ thống đo lường kết quả hoạt động, các hệ thống này được thiết kế nhằm giúp tổ chức thực hiện tốt các chức năng của mình. MBO được xem như là tiền thân của hệ thống Quản lý dựa trên Giá trị (Value Based Management). Phương pháp đánh giá quản lý theo mục tiêu chú trọng vào kết quả công việc và thời gian hoàn thành, nhân viên tự quyết định cách làm việc và chỉ thực hiện các báo cáo kết quả công việc nên việc quản lý, giám sát mất ít thời gian hơn nhưng mục tiêu công việc vẫn đạt được.