CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP VÀ NHU CẦU THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1.Các chức năng quản trị trong doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp là hệ thống những cơ chế và quy định được xây dựng để điều hành và giám sát các doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp bao gồm: lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định. Các chức năng cơ bản này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều xoay quanh vấn đề ra quyết định nhằm giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được trong tương lai và xác định các bước thực hiện để đạt được các mục tiêu đó.
Đây là chức năng đầu tiên của quản trị, giúp doanh nghiệp có phương hướng hoạt động và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác của quản trị doanh nghiệp. Yêu cầu đối với nhà quản trị trong giai đoạn này là xác định mục tiêu thích hợp, lựa chọn phương án tối ưu và khả thi để đạt được mục tiêu và lập bản dự toán mô tả các nguồn lực cần sử dụng để hoàn thành mục tiêu. Tổ chức thực hiện là quá trình thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho doanh nghiệp để đạt được kế hoạch đã đề ra. Nhà quản trị phải tìm cách liên kết tốt nhất giữa các yếu tố, sử dụng con người và nguồn lực hợp lý sao cho kế hoạch được thực hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất.
Kiểm soát là chức năng để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp luôn theo sát mục tiêu đã chọn thông qua việc theo dõi quá trình thực hiện, thu thập thông tin để có những điều chỉnh phù hợp. Nhà quản trị theo dõi kết quả các hoạt động của doanh nghiệp đạt được so với kế hoạch, dựa vào tình hình thực tế để đưa ra những điều chỉnh phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Đánh giá là quá trình xác định thành quả, so sánh thành quả đạt được với mục tiêu đề ra và tìm hiểu nguyên nhân của những sai biệt nếu có. Đánh giá chính xác kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp nhận biết đúng những ưu điểm, hạn chế, thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tế thực hiện kế hoạch để đưa ra những quyết định đúng đắn đồng thời tạo ra động lực thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp.
Ra quyết định là chức năng trọng tâm, gắn liền với các chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá. Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị 4 phải ra quyết định về mục tiêu chiến lược, phương án và nguồn lực được sử dụng để đạt được mục tiêu. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nhà quản trị cần ra quyết định về việc thiết kế cơ cấu và tổ chức nguồn lực, nhân sự hiệu quả. Để thực hiện chức năng kiểm soát và chức năng đánh giá, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định cần thiết và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp điều kiện thực tế cũng như ra các quyết định khen thưởng, khuyến khích để đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Mối quan hệ giữa các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp được thể hiện khái quát qua sơ đồ sau: Lập kế hoạch Đánh giá thực Ra quyết định Tổ chức thực hiện kế hoạch hiện Kiểm tra- đánh giá hoạt động Sơ đồ 1. Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp Dựa vào sơ đồ trên, có thể thấy rằng quản trị doanh nghiệp là một quá trình liên tục từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá cho mỗi kỳ rồi sau đó quay lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định.Nhu cầu thông tin chi phí và giá thành phục vụ quản trị doanh nghiệp Để đạt được các yêu cầu về chức năng quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý phải thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết và phù hợp. Những thông tin chi phí và giá thành giúp nhà quản lý có cơ sở để thực hiện từng chức năng quản trị cụ thể. Nhu cầu thông tin phục vụ lập kế hoạch: nhà quản trị cần thu thập đồng thời thông tin từ quá khứ và thông tin liên quan đến tương lai để lập kế hoạch hiệu quả.
Mức độ hiệu quả của kế hoạch thường căn cứ vào các yếu tố chi phí, lợi ích kỳ vọng và rủi ro có thể xảy ra. Trong đó, thông tin chi phí nhà quản trị cần sử dụng để lựa chọn kế hoạch là chi phí cố định và chi phí biến đổi liên quan đến từng kế hoạch để xác định điểm hòa vốn. Dự toán sẽ được lập cho phương án đã lựa chọn dựa trên cơ sở thông tin về chi phí định mức, chi phí cố định, chi phí biến đổi liên quan đến mức 5 hoạt động của doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin phục vụ tổ chức thực hiện: trong quá trình tổ chức thực hiện, nhà quản trị cần chú ý thu thập thông tin chi phí thực tế phát sinh để phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời như quyết định loại bỏ hoặc duy trì kinh doanh một bộ phận nào đó, quyết định tự sản xuất hay mua ngoài, quyết định bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục chế biến.
Nhu cầu thông tin phục vụ kiểm soát: trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, nhà quản trị cũng cần so sánh, đối chiếu giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, dự toán để kiểm soát, có những điều chỉnh kịp thời, đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp không bị chệch hướng so với kế hoạch ban đầu. Nhu cầu thông tin phục vụ đánh giá: dựa trên sự so sánh giữa chi phí thực hiện và chi phí kế hoạch ở từng bộ phận, nhà quản trị có thể đánh giá kết quả thực hiện, những vấn đề cần xử lý, đồng thời có cơ sở để lập kế hoạch kỳ sau. Để đánh giá hoạt động chính xác, các bộ phận sẽ có báo cáo bộ phận phản ánh kết quả hoạt động. Thông tin để lập báo cáo này bao gồm doanh thu, chi phí cố định và chi phí biến đổi của mỗi bộ phận.
Nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định: do quyết định là chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, nên thông tin cần thiết cho việc ra quyết định cũng được thu thập trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, đánh giá và kiểm tra. Để đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời, nhà quản trị cần được cung cấp thông tin thích hợp giữa các phương án, tức là thông tin liên quan đến tương lai và phải có sự khác biệt giữa các phương án đang so sánh. Ngoài ra, các thông tin cần được tập hợp thành báo cáo để nhà quản trị dễ dàng nắm bắt vấn đề, đưa ra quyết định phù hợp.Vai trò của kế toán quản trị với việc thực hiện các chức năng quản lý ở doanh nghiệp Các nhà quản trị trong doanh nghiệp có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, giám sát và quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp, các nhà quản trị cần được cung cấp thông tin cần thiết để ra các quyết định đúng đắn.
Kế toán quản trị là nguồn chủ yếu cung cấp thông tin giúp nhà quản trị thực hiện toàn diện các chức năng quản trị đó. Vai trò của kế toán quản trị được thể hiện trong tất cả các khâu của quá trình quản trị doanh nghiệp: kế toán quản trị tiến hành lập dự toán chi phí trên cơ sở thông tin thực hiện và thông tin liên quan đến tương lai để trợ giúp các nhà quản trị trong chức năng lập kế hoạch; xử 6 lý thông tin thực hiện để từ đó giúp các nhà quản trị có cơ sở để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch và cung cấp thông tin thích hợp để các nhà quản trị ra quyết định đúng đắn. Cụ thể như sau: Kế toán quản trị cung cấp thông tin về chi phí thực hiện và chi phí dự toán liên quan đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ để giúp các nhà quản trị lập kế hoạch sản xuất cụ thể liên quan đến đặc điểm của sản phẩm, tỷ trọng sản xuất và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Ngoài việc cung cấp thông tin dự toán hỗ trợ việc lập kế hoạch, kế toán quản trị còn cung cấp các thông tin để nhà quản trị kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo quản trị.
Các thông tin quan trọng được trình bày khoa học dưới hình thức báo cáo quản trị giúp nhà quản trị có cái nhìn đúng đắn về tình hình hoạt động của từng bộ phận, phát hiện ra vấn đề cần giải quyết. Từ đó, nhà quản trị xây dựng phương pháp điều chỉnh kịp thời nhằm mục tiêu kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bên cạnh đó, các báo cáo định kỳ do kế toán quản trị cung cấp có vai trò quan trọng trong việc đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch. Thông qua việc so sánh số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch về chi phí, doanh thu, lợi nhuận được thể hiện trên báo cáo, nhà quản trị có thể phát hiện ra những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý và những kết quả đạt được tạo ra động lực thực hiện.
Một vai trò vô cùng quan trọng của kế toán quản trị đó là đưa ra thông tin thích hợp giữa các phương án để tư vấn cho nhà quản trị lựa chọn phương án, quyết định phù hợp và tối ưu nhất. Kế toán quản trị cung cấp thông tin để ra quyết định liên quan đến phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp, xác định tỷ trọng sản phẩm sản xuất, nghiên cứu sản xuất các sản phẩm mới, … nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài việc cung cấp thông tin, kế toán quản trị còn cung cấp các kỹ thuật phân tích cho những tình huống khác nhau giúp nhà quản trị đưa ra quyết định thích hợp nhất. Từ những vấn đề đã phân tích ở trên, có thể thấy rằng các giai đoạn của quá trình quản trị và quá trình kế toán quản trị có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Sau khi các mục tiêu hoạt động chung được xác định, các nhà quản trị sẽ cụ thể hóa chúng bằng các kế hoạch chính thức.