Tổng quan nghiên cứu

Quản trị nguồn nhân lực trong các cơ sở giáo dục đại học và cao đẳng công lập giữ vai trò then chốt nhằm hiện thực hóa mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục theo tinh thần Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X và XI. Tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương quản lý tổng cộng 567 cán bộ, viên chức; trong đó có 211 giảng viên trực tiếp giảng dạy và 112 viên chức hành chính thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ chuyên môn, quản trị, phục vụ tại 21 mã ngành cao đẳng cùng 10 mã ngành trung cấp chuyên nghiệp. Mặc dù đóng vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm vận hành cơ sở vật chất, quản lý đào tạo và công tác sinh viên, đội ngũ viên chức hành chính của nhà trường đang đối mặt với tình trạng mất cân đối về cơ cấu, chất lượng chưa đồng đều và hiệu suất làm việc chưa tối ưu.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng quản lý đội ngũ viên chức hành chính không giữ chức vụ lãnh đạo và không tham gia giảng dạy tại trường trong giai đoạn 2007-2012, từ đó đề xuất hệ thống biện pháp quản lý đồng bộ giai đoạn 2012-2017 nhằm phát triển đội ngũ theo hướng chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa. Nghiên cứu xác lập các chỉ số định lượng cụ thể: tối ưu hóa tỷ lệ 112 nhân sự hành chính trên tổng số 567 cán bộ, nâng cao tỷ lệ trên đại học hiện chỉ đạt 7,14%, đồng thời giải quyết triệt để sự dồn ứ lao động tại các phòng ban chuyên môn. Luận văn cung cấp luận cứ khoa học vững chắc giúp Ban Giám hiệu nhà trường và các cơ sở đào tạo tương tự nâng cao hiệu quả phân bổ nguồn lực và năng lực cạnh tranh trong giai đoạn hội nhập.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản lý nguồn nhân lực hiện đại và lý thuyết phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức giáo dục. Cốt lõi của khung lý luận dựa trên mô hình 4 chức năng quản lý kinh điển: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo điều hành và kiểm tra đánh giá. Quá trình tác động quản lý được vận hành thông qua sự kết hợp liên hoàn của 4 nhóm phương pháp quản lý: phương pháp hành chính - tổ chức (mệnh lệnh, quy chế, kỷ luật), phương pháp giáo dục (nâng cao nhận thức, tư tưởng), phương pháp tâm lý - xã hội (tạo động lực, xây dựng văn hóa công sở) và phương pháp kinh tế (đòn bẩy thu nhập, chế độ đãi ngộ thỏa đáng).

Hệ thống khái niệm công cụ được xác lập chặt chẽ dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật:

  • Khái niệm viên chức hành chính theo quy định tại Luật Viên chức năm 2010 và Nghị định số 29/2012/NĐ-CP của Chính phủ, xác định rõ nhóm đối tượng thực hiện chuyên môn nghiệp vụ thuần túy, hưởng lương từ quỹ lương sự nghiệp công lập và không giữ chức danh lãnh đạo.
  • Khái niệm phát triển đội ngũ bao gồm 3 thành tố hữu cơ: xây dựng đội ngũ (quy hoạch, tuyển dụng), sử dụng đội ngũ (bố trí, đánh giá, sàng lọc) và phát triển tiềm năng (đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ).
  • Khái niệm vị trí việc làm và bản mô tả công việc làm thước đo chuẩn hóa định mức lao động trong trường cao đẳng sư phạm theo Thông tư số 14/2009/TT-BGDĐT.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo thống kê định kỳ giai đoạn 2007-2012 của Phòng Tổ chức Cán bộ, hồ sơ nhân sự của 112 viên chức hành chính và 211 giảng viên thuộc 9 phòng chức năng, 9 khoa đào tạo, 3 trung tâm và 3 trường mầm non thực hành trực thuộc. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi với cỡ mẫu khảo sát N = 100 cán bộ, bao gồm cán bộ quản lý các cấp và giảng viên trực tiếp thụ hưởng dịch vụ hành chính trong toàn trường.

Phương pháp chọn mẫu được thực hiện theo nguyên tắc phân tầng kết hợp chọn mẫu thuận tiện, đảm bảo đại diện đầy đủ các khối phòng ban chức năng, khoa chuyên môn và trung tâm dịch vụ. Nghiên cứu sử dụng thang đo Likert 4 mức độ (Rất hợp lý, Hợp lý, Hợp lý một phần, Chưa hợp lý) để thu thập ý kiến đánh giá về thực trạng tuyển dụng, cơ cấu, trình độ và năng lực thực thi nhiệm vụ.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả (tần số, tỷ lệ phần trăm, giá trị trung bình) kết hợp phương pháp đối sánh tương quan toán học là nhằm lượng hóa chính xác mối quan hệ biện chứng giữa tính cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp. Toàn bộ dữ liệu được thu thập và xử lý trên các phần mềm thống kê chuyên dụng trong mốc thời gian nghiên cứu thực địa từ năm 2012 đến năm 2013, định hướng áp dụng chiến lược đến năm 2017 và tầm nhìn năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế trên tổng số 112 viên chức hành chính của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương ghi nhận 4 phát hiện trọng tâm sau:

  • Mất cân đối nghiêm trọng về cơ cấu ngạch bậc và phân bổ lao động: Trong 99 cán bộ hành chính thuộc chỉ tiêu biên chế, có tới 90 người giữ ngạch chuyên viên (chiếm tỷ lệ 91%), trong khi cán sự chỉ có 4 người (chiếm 4%) và nhân viên phục vụ là 5 người (chiếm 5%). 13 nhân sự còn lại làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên. Kết quả điều tra 100 cán bộ cho thấy có tới 55% ý kiến đánh giá tỷ lệ viên chức hành chính trên tổng số cán bộ là chưa hợp lý; 54% đánh giá tỷ lệ viên chức hành chính so với giảng viên và sinh viên là chưa phù hợp, gây tình trạng cồng kềnh bộ máy.
  • Trình độ đào tạo sau đại học và năng lực bổ trợ còn hạn chế: Về trình độ chuyên môn, không có cán bộ nào đạt trình độ tiến sĩ (0%); số lượng thạc sĩ chỉ có 8 người (chiếm 7,14%), trong đó 7 nữ và 1 nam. Cán bộ có trình độ đại học chiếm đa số với 91 người (81,25%), cao đẳng có 5 người (4,46%) và dưới cao đẳng còn 8 người (7,14%). Về ngoại ngữ, 58% cán bộ chỉ đạt chứng chỉ trình độ A, 25% đạt trình độ B và 2% đạt trình độ C. Về tin học, 71% đạt trình độ B và 13% ở trình độ A, phần lớn mang tính hình thức văn bằng chứ chưa đáp ứng kỹ năng xử lý công việc thực tế.
  • Cơ cấu độ tuổi trẻ hóa nhưng động lực phát triển chuyên môn chưa cao: Đội ngũ viên chức có độ tuổi từ 31 đến 40 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất với 58,04% (65 người); nhóm dưới 30 tuổi chiếm 21,43% (24 người); nhóm từ 41 đến 50 tuổi chiếm 9,82% (11 người) và nhóm từ 51 đến 60 tuổi chiếm 10,71% (12 người). Lực lượng chính trị nòng cốt có 18 Đảng viên (chiếm 16% tổng số viên chức hành chính) và 4 cán bộ có trình độ trung cấp lý luận chính trị.
  • Công tác tuyển dụng gia tăng nhưng khâu sàng lọc và bố trí bị buông lỏng: Giai đoạn 2007-2012, nhà trường đã tuyển dụng thêm 71 viên chức hành chính (gồm 4 thạc sĩ, 35 đại học, 10 cao đẳng và 12 dưới cao đẳng). Tuy nhiên, từ năm 2007 đến năm 2012, nhà trường mới chỉ chấm dứt hợp đồng làm việc đối với 3 trường hợp không đáp ứng yêu cầu. Sự phân bổ nhân sự giữa các đơn vị thiếu tính khoa học: Khoa Thông tin - Máy tính có quy mô 200 sinh viên nhưng duy trì 18 giảng viên và 9 cán bộ hành chính; Khoa Công nghệ chỉ tuyển được 20 sinh viên trong năm học 2012-2013 nhưng vẫn bố trí 14 giảng viên và 3 viên chức hành chính; Phòng Kế hoạch - Tài chính có 10 cán bộ, Phòng Quản lý Đào tạo có 11 cán bộ, Phòng Quản trị - Thiết bị có 11 cán bộ.

Thảo luận kết quả

Dữ liệu nghiên cứu phản ánh bức tranh thực trạng có thể được trực quan hóa rõ nét thông qua biểu đồ tròn về cơ cấu ngạch công chức (91% chuyên viên so với 4% cán sự) và biểu đồ cột phân tầng thể hiện mức độ không hợp lý trong phân bổ nhân sự (55% đánh giá cồng kềnh). Tình trạng dư thừa cơ học nhưng thiếu hụt nhân lực chất lượng cao bắt nguồn từ việc nhà trường vẫn áp dụng định mức lao động cũ từ những năm 1980, chưa xây dựng được bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp cụ thể cho từng vị trí.

Cơ chế quản lý tuyển dụng chưa gắn chặt với khối lượng công việc thực tế, dẫn đến việc tuyển dụng theo cảm tính và chỉ tiêu hành chính thay vì nhu cầu vị trí việc làm. Khâu kiểm tra, đánh giá định kỳ còn mang tính cào bằng, nể nang; việc thực hiện hợp đồng lao động còn mang tính hình thức khiến áp lực tự học, tự bồi dưỡng bị triệt tiêu. Thành tích nghiên cứu khoa học của khối hành chính giai đoạn 2007-2012 chỉ đạt 3 đề tài cấp Bộ và 13 đề tài cấp cơ sở với tổng kinh phí 380 triệu đồng, một con số rất khiêm tốn so với hàng trăm đề tài và hàng tỷ đồng kinh phí của khối giảng viên. Kết quả này tương đồng với các nghiên cứu nhân sự trong giáo dục công lập tại Việt Nam, khẳng định sự cấp thiết phải chuyển đổi từ quản trị hành chính bao cấp sang mô hình quản trị nguồn nhân lực theo vị trí việc làm.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm chuẩn hóa và nâng cao năng lực đội ngũ viên chức hành chính Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương, 5 biện pháp quản lý trọng tâm được đề xuất thực hiện:

  • Đổi mới quy trình tuyển dụng và bố trí nhân sự theo vị trí việc làm: Phòng Tổ chức Cán bộ chủ trì phối hợp với các đơn vị hoàn thành 100% bản mô tả công việc và khung năng lực chi tiết cho từng vị trí hành chính trong quý IV năm 2013; chuyển đổi 100% hình thức tuyển dụng sang thi tuyển cạnh tranh gắn với trắc nghiệm kỹ năng tác nghiệp, tạm dừng tuyển dụng mới tại các đơn vị đã dôi dư như Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Quản trị - Thiết bị.
  • Đổi mới công tác quy hoạch, chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa đào tạo: Ban Giám hiệu ban hành kế hoạch đào tạo giai đoạn 2013-2017 với mục tiêu nâng tỷ lệ viên chức hành chính có trình độ thạc sĩ từ 7,14% lên tối thiểu 15% vào năm 2017; tổ chức bồi dưỡng chuẩn hóa kỹ năng tin học ứng dụng và ngoại ngữ giao tiếp công vụ cho 100% cán bộ dưới 40 tuổi trước năm 2016.
  • Xây dựng môi trường làm việc thúc đẩy và đổi mới chính sách đãi ngộ: Phòng Kế hoạch - Tài chính hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ trong năm 2013, trích từ 5% đến 10% nguồn thu sự nghiệp hợp pháp để lập quỹ thưởng hiệu suất công việc; thiết lập môi trường văn hóa công sở thân thiện, trang bị đầy đủ máy tính hiện đại nhằm nâng cao năng suất xử lý dữ liệu.
  • Hoàn thiện quy trình đánh giá và sàng lọc định kỳ: Hội đồng Đánh giá nhà trường áp dụng phương pháp đánh giá 360 độ dựa trên chỉ số kết quả thực hiện công việc hàng quý bắt đầu từ năm 2014; kiên quyết thực hiện điều chuyển hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với tỷ lệ sàng lọc từ 2% đến 3% nhân sự không hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.
  • Tăng cường phân cấp quản lý hành chính: Ban Giám hiệu thực hiện ủy quyền từ 30% đến 50% thẩm quyền quản lý, điều phối và phân công công việc cục bộ cho Trưởng các phòng ban, khoa đào tạo và trung tâm trong giai đoạn 2013-2015 nhằm nâng cao tính tự chủ và trách nhiệm giải trình của người đứng đầu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban Giám hiệu và Phòng Tổ chức Cán bộ tại các trường cao đẳng, đại học: Cung cấp khung phương pháp luận và bộ công cụ khảo sát thực chứng để xây dựng đề án vị trí việc làm, tái cấu trúc bộ máy hành chính tinh gọn và tối ưu hóa định mức biên chế cho quy mô trên 500 cán bộ.
  • Học viên cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành Quản lý giáo dục và Quản trị nhân lực: Cung cấp tài liệu tham khảo học thuật chuẩn mực với mô hình nghiên cứu kết hợp giữa 4 chức năng quản lý, 4 nhóm phương pháp quản lý và quy trình xử lý dữ liệu định lượng trên mẫu N = 100.
  • Các cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và nội vụ: Cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn phản ánh các điểm nghẽn trong quản lý viên chức sau khi Luật Viên chức năm 2010 có hiệu lực, phục vụ việc sửa đổi, hoàn thiện các thông tư hướng dẫn về định mức biên chế hành chính trong đơn vị sự nghiệp công lập.
  • Đội ngũ viên chức hành chính tại các cơ sở giáo dục: Giúp người lao động nhận diện rõ các yêu cầu về chuẩn năng lực nghề nghiệp, tự đánh giá trình độ tin học, ngoại ngữ để chủ động lập kế hoạch bồi dưỡng đáp ứng lộ trình chuyên nghiệp hóa trước năm 2020.

Câu hỏi thường gặp

  • Tại sao cơ cấu ngạch bậc của viên chức hành chính tại trường lại bị đánh giá là bất hợp lý? Khảo sát thực tế ghi nhận 90 trong tổng số 99 cán bộ biên chế giữ ngạch chuyên viên, chiếm tỷ lệ tới 91%, trong khi ngạch cán sự chỉ chiếm 4% và phục vụ chiếm 5%. Sự mất cân đối này dẫn đến tình trạng chuyên viên phải làm các công việc sự vụ giản đơn, 55% cán bộ khảo sát đánh giá cơ cấu hiện tại là chưa hợp lý và cồng kềnh.

  • Năng lực tin học và ngoại ngữ thực tế của đội ngũ viên chức hành chính đạt mức độ nào? Mặc dù 100% cán bộ có văn bằng bồi dưỡng nhưng chủ yếu dừng lại ở trình độ tin học B (chiếm 71%) và ngoại ngữ trình độ A (chiếm 58%). Các chứng chỉ này phần lớn mang tính hình thức để hoàn thiện hồ sơ ngạch bậc, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin chuyên sâu và ngoại ngữ giao tiếp quốc tế còn rất hạn chế.

  • Nguyên nhân cốt lõi khiến công tác sàng lọc cán bộ trong giai đoạn 2007-2012 chưa hiệu quả là gì? Trong suốt 5 năm với 71 nhân sự tuyển mới, nhà trường chỉ chấm dứt hợp đồng 3 trường hợp do áp dụng định mức lao động cũ từ thập niên 1980 và thiếu các tiêu chuẩn chức danh, bản mô tả công việc cụ thể. Đánh giá cuối năm còn mang nặng tính nể nang, cào bằng, chưa gắn với chỉ số hiệu suất công việc.

  • Tỷ lệ viên chức hành chính có trình độ sau đại học tại trường hiện nay là bao nhiêu? Trong tổng số 112 viên chức hành chính, chỉ có 8 người đạt trình độ thạc sĩ, chiếm tỷ lệ khiêm tốn 7,14% (gồm 7 nữ và 1 nam), và chưa có cán bộ nào đạt trình độ tiến sĩ (0%). Cán bộ có trình độ đại học chiếm áp đảo với 91 người (81,25%).

  • Hoạt động nghiên cứu khoa học của khối viên chức hành chính đạt kết quả như thế nào? Từ năm 2007 đến năm 2012, khối hành chính đã chủ trì thực hiện 3 đề tài cấp Bộ và 13 đề tài cấp cơ sở với tổng kinh phí 380 triệu đồng. Kết quả này đã hỗ trợ công tác quản lý điểm và quản lý cán bộ, tuy nhiên vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng của đội ngũ có 91 cử nhân.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận vững chắc về quản lý và phát triển đội ngũ viên chức hành chính theo 4 chức năng và 4 nhóm phương pháp quản lý trong cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng.
  • Phân tích toàn diện thực trạng 112 viên chức hành chính tại Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương giai đoạn 2007-2012, chỉ rõ điểm nghẽn về cơ cấu ngạch chuyên viên chiếm 91% và tỷ lệ thạc sĩ chỉ đạt 7,14%.
  • Đề xuất hệ thống 5 biện pháp quản lý đồng bộ gắn liền với bản mô tả công việc, chuẩn hóa đào tạo, đòn bẩy kinh tế, đánh giá hiệu suất và phân cấp quản trị.
  • Kết quả khảo nghiệm khẳng định tính cấp thiết và tính khả thi vượt trội của các giải pháp đề xuất, có giá trị ứng dụng trực tiếp trong giai đoạn 2012-2017 và định hướng đến năm 2020.
  • Các cơ sở giáo dục cao đẳng và đại học cần nhanh chóng áp dụng mô hình quản trị nhân lực theo vị trí việc làm để nâng cao hiệu suất tổ chức và chất lượng phục vụ đào tạo.