CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP 1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu về quản lý cơ sở vật chất tại trường Trung cấp 1. Đối với các nghiên cứu ngoài nước Thuật ngữ quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management) đã được Owen (1995) chỉ ra có nguồn gốc từ thế giới máy tính công nghệ cao và được chuyển sang lĩnh vực xây dựng thông qua các nhà quy hoạch không gian và các nhà sản xuất đồ nội thất văn phòng. Thuật ngữ quản lý quản lý cơ sở vật chất được sử dụng như một phương tiện liên lạc giữa các nhà quy hoạch không gian, các nhà sản xuất đồ nội thất văn phòng với một loạt khách hàng như nhân viên hành chính, nhân viên kế toán và nhân viên quản lý sản xuất trong các tổ chức hoặc người dùng (Aliyu Ahmad Aliyu, 2015).
Như vậy có thể nói quản lý cơ sở vật chất xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực bất động sản, kiến trúc, kỹ thuật và xây dựng. Quản lý cơ sở vật chất đã phát triển trong hơn 150 năm qua bắt đầu vào thời điểm những năm 1980, khi các công ty bất động sản tại Mỹ nghĩ rằng tốt hơn là cung cấp thêm các tiện ích cho người sử dụng như dịch vụ làm sạch, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ sửa chữa và bảo trì chứ không chỉ đơn thuần là cung cấp toà nhà (Atkin & Brooks, 2000; Aliyu Ahmad Aliyu 2015). Đến khoảng năm 1983 thì quản lý cơ sở vật chất được thực hành tại Vương Quốc Anh. Đến thời điểm này thì hoạt động quản lý cơ sở vật chất không phải chỉ đơn giản là quản lý các tòa nhà và dịch vụ hỗ trợ kèm theo.
Chính hoạt động quản lý cơ sở vật chất đã đem lại sự đổi mới cho các tổ chức để họ thực hiện thành công sứ mệnh và mục tiêu của họ trong điều kiện thay đổi là ngày càng có nhiều công ty đa quốc gia với các tòa nhà và dịch vụ hỗ trợ được đặt tại các thành phố đắt đỏ và người quản lý cơ sở vật chất phải đảm bảo rằng toà nhà và tài sản trong các toà nhà đó hoạt động theo một cách hiệu quả nhất. Chính vì vậy, việc thực hành quản lý cơ sở vật chất như một nghề chuyên nghiệp bắt đầu từ đó. 7 Tổ chức thương mại đầu tiên hoạt động trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất là Hiệp hội quản lý cơ sở vật chất quốc tế (IFMA) được thành lập vào năm 1980 đến năm 1985 đã có 1.500 thành viên, đến năm 1987 đã có hơn 4000 thành viên và đến hiện nay đã có khoảng 23.000 thành viên của hơn 100 quốc gia (Aliyu Ahmad Aliyu, 2015). Đến giai đoạn năm 1995, viện khảo sát điều lệ của Hoàng gia Anh (RICS) đã tái cấu trúc lại bộ máy từ 07 đơn vị thành 16 khoa đã khẳng định sự ra đời của Khoa quản lý cơ sở vật chất.
Chính điều này đã thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa của hoạt động quản lý cơ sở vật chất. Chính sự kiện này đã thúc đẩy Trường Cao đẳng Quản lý Bất động sản tại Đại học Reading thành lập văn bằng chuyên nghiệp về quản lý cơ sở vật chất, được RICS công nhận. Những nỗ lực kết hợp của Viện khảo sát điều lệ (RICS), Viện Quản lý cơ sở vật chất Anh (BIFM) và Hiệp hội quản lý cơ sở vật chất quốc tế (IFMA) thông qua các nghiên cứu được trình bày tại các hội nghị, ấn phẩm sách, báo, tạp chí,… đã đưa hoạt động quản lý cơ sở vật chất chính thức thành một nghề mang tính chuyên nghiệp và phát triển cho đến ngày nay (Aliyu Ahmad Aliyu, 2015). Theo Pathirage và các cộng sự, tính đến giai đoạn hiện tại sau 150 năm phát triển thì hoạt động quản lý cơ sở vật chất đã trải qua 4 lần thay đổi quan điểm và cách thực hành về hoạt động quản lý cơ sở vật chất như sau (Pathirage, C.
7): Ở giai đoạn đầu tiên, quản lý cơ sở vật chất được xem xét như một chi phí chung cho tổ chức và là thứ phải được quản lý với chi phí tối thiểu hơn là giá trị tối ưu. Thay vì các tổ chức khi thuê trụ sở, văn phòng phải chi trả riêng cho các dịch vụ vệ sinh, làm sạch, bảo vệ, sửa chữa và bảo trì thì những chi phí này đã được tính vô chi phí chung trong gói chi phí thuê văn phòng, trụ sở. Vì vậy, đầu tiên hoạt động quản lý cơ sở vật chất đã được ra đời từ những sáng kiến cắt giảm chi phí. Đến giai đoạn thứ hai, ban quản lý cơ sở vật chất đã đưa ra quan điểm về quy trình quản lý cơ sở vật chất.
Quy trình tập trung vào 2 nhóm đối tượng: nhóm 1 là tổ chức doanh nghiệp và nhóm 2 là tổ chức phụ trách hoạt động quản lý cơ sở vật chất và hoạt động quản lý cơ sở vật chất phải được tổ chức thành một quy trình liên tục từ lập 8 kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và cuối cùng là kiểm soát thực hiện. Bên cạnh đó để hoạt động quản lý cơ sở vật chất đạt được kết quả như mong muốn thì quy trình quản lý cơ sở vật chất phải tích hợp với các quy trình khác trong tổ chức để đạt được mục đích tối cao là nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Giai đoạn thứ ba, quản lý cơ sở vật chất đã tập trung hơn vào quản lý các nguồn tài nguyên liên quan đến cơ sở vật chất và được xâu lại thành một chuỗi các vấn đề cần quan tâm như: quy hoạch tổng thể, bố trí không gian làm việc, chiến lược bất động sản, quản lý và thực hiện dự án, quản lý hợp đồng dịch vụ, quản lý hàng tồn kho, phối hợp di chuyển, phối hợp mua sắm, lập kế hoạch bảo trì, quản lý trang web, quản lý dịch vụ hỗ trợ… Giai đoạn thứ tư cũng là giai đoạn hoàn thiện nhất thì quản lý cơ sở vật chất là sự kết hợp hài hòa giữa con người, địa điểm, quy trình và công nghệ với mục đích là đảm bảo chức năng, sự thoải mái, an toàn, hiệu quả để để mỗi tổ chức có thể thực hiện thành công sứ mệnh và mục tiêu của họ. Ngày nay quản lý cơ sở vật chất là một lĩnh vực dịch vụ theo đúng nghĩa và quản lý cơ sở vật chất đã chính thức trở thành một chuyên ngành với các nguyên tắc, quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật riêng.
Rất nhiều các công trình của các nhà khoa học nước ngoài nghiên cứu về các nội dung quản lý cơ sở vật chất áp dụng chung cho tất cả các loại tổ chức từ thương mại, y tế, giáo dục. Nội dung nghiên cứu về quản lý cơ sở vật chất tập trung vào các nội dung sau: * Nghiên cứu về quản lý không gian (Space management): Các nhà nghiên cứu như Becker (1990); Franklin Becker & Fritz Steele (1995); John Worthington (2006) khẳng định không gian là một loại hàng hóa rất quý, nó tốn tiền và trong tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, các tổ chức muốn cắt giảm chi phí nhưng lại mong muốn cải thiện chất lượng không gian cung cấp. Do đó họ đã đề xuất các giải pháp như cần phân phối lại không gian trong các tổ chức cho hợp lý: khu vực làm việc chung (phòng họp, hội nghị) cần được thiết kế rộng rãi giúp hỗ trợ quá trình giao tiếp, khu vực làm việc cá 9 nhân cần được thiết kế nhỏ lại. Bên cạnh đó cần thiết các văn phòng chia sẻ để tất cả nhân viên cùng sử dụng.
Việc cung cấp nhiều khu vực tiện nghi cho nhân viên cũng cần được quan tâm: khu vực có máy bán hàng tự động, khu vực nghỉ ngơi, khu vực nhà ăn, nhà nghỉ cho nhân viên, khu vực ngân hàng, khu vực chăm sóc trẻ, khu vực tập thể dục…Môi trường tự nhiên xung quanh với chất lượng đồ nội thất, chất lượng không khí, ánh sáng, nhiệt độ cũng là vấn đề cần quan tâm trong việc quản lý cơ sở vật chất. Chính các thay đổi trong quản lý không gian như vừa kể trên sẽ giúp các tổ chức tận dụng được tối đa nguồn lực vật chất cũng như thúc đẩy quá trình kinh doanh được hiệu quả hơn mà không làm giảm lợi luận của tổ chức (Becker, 1990; Franklin Becker & Fritz Steele, 1995; John Worthington, 2006) *Các nghiên cứu tập trung vào các các hoạt động cần quản lý có các đại diện như Then (1994); Alexander (1996); Atkin & Brooks (2000); Lauge-Kristensen (2002); Peter Barrett & David Baldry (2003). Các tác giả này đề cập những vấn đề cụ thể cần quản lý trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất như: Quản trị chiến lược (Strategic management); quản lý tài sản (Asset management); quản lý nhân sự (Human resources management); quản lý thay đổi (Change Management); quản lý chất lượng (Quality management); quản lý bất động sản (Real estate management); quản lý rủi ro (Risk management); quản lý xung đột (Conflict management); quản lý dự án (Project management); Mua sắm (Procurement); quản lý bảo trì (Maintenance Management); quản lý dịch vụ (Service management); quản lý thông tin (Information Management); quản lý hiệu suất (Performance Management) (Then,1994; Alexander, 1996; Atkin & Brooks, 2000; Lauge-Kristensen, 2002; Peter Barrett & David Baldry, 2003). * Nghiên cứu về các quy trình quản lý cơ sở vật chất gồm có quy trình kiểm soát nội bộ trong quản lý cơ sở vật chất; cải thiện quy trình quản lý cơ sở vật chất; quy trình quản lý cơ sở vật chất được hỗ trợ bởi IT.
* Nghiên cứu về quản lý cơ sở vật chất áp dụng cho các tổ chức giáo dục có các nghiên cứu: 10 Các nghiên cứu của Jack Buckley, Mark Schneider, Yi Shang (2004); Joseph Sunday Owoeye, Philias Olatunde Yara (2011) khẳng định rằng cơ sở vật chất trường học là một trong những yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ đến thành tích học tập của học sinh. Do đó cải thiện cơ sở vật chất trường học là các nhà quản lý đã cung cấp một cơ hội khả thi để cải thiện kết quả học tập của học sinh (Jack Buckley, Mark Schneider, Yi Shang, 2004; Joseph Sunday Owoeye, Philias Olatunde Yara, 2011). Cơ sở vật chất trường học từ các tòa nhà, phòng thí nghiệm, thiết bị, thư viện, tài liệu học tập, bàn, ghế, bảng, phấn, bản đồ đến cả thiết bị vệ sinh và sân chơi…nếu được nhà trường trang bị đầy đủ thì sẽ giúp cho học sinh có nhiều cơ hội để học tập và do đó nó là một trong những điều kiện quan trọng quyết định đến việc học sinh đạt được thành tích học tập cao (Joseph Sunday Owoeye, Philias Olatunde Yara, 2011).