Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin, lượng dữ liệu tạo ra hàng ngày mở ra nhiều cơ hội giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng. Đối với các đơn vị kinh doanh bán lẻ, việc mở rộng quy mô, phát triển mạng lưới chi nhánh đòi hỏi phải ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại. Việc quản lý thủ công hoặc chậm đổi mới giải pháp kỹ thuật dễ dẫn đến tổn thất lớn về chi phí và giảm năng lực cạnh tranh dài hạn. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống phần mềm quản trị bán hàng, tác giả thực hiện đề tài nhằm xây dựng một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng hoàn chỉnh phục vụ cho hoạt động thực tế tại cửa hàng thời trang.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Nắm rõ kiến trúc và cách thức hoạt động của mã nguồn mở Odoo.
  2. Xây dựng thành công phần mềm quản lý bán hàng ứng dụng trên môi trường thực tế.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu kỹ lý thuyết và ứng dụng của nền tảng Odoo; tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Python phục vụ phát triển phần mềm.
  2. Phân tích nghiệp vụ và xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm quản lý bán hàng.
  3. Hiện thực hóa đầy đủ các chức năng trong cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng.
  4. Xây dựng các chức năng mới nhằm nâng cao tính sáng tạo và hiệu quả cho phần mềm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý và vận hành bán hàng tại MIDDUA Shop và Công ty TNHH MTV Khai thác Dữ liệu số bData.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH MTV Khai thác Dữ liệu số bData và MIDDUA Shop.
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được triển khai từ ngày 16/01/2019 đến ngày 21/04/2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các công nghệ phần mềm nguồn mở, hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ và các phương pháp mô hình hóa hệ thống thông tin tiêu chuẩn:

  • Nền tảng Odoo: Khung ứng dụng mã nguồn mở tích hợp (trước đây là OpenERP) hoạt động dựa trên OpenObject framework, bao gồm khoảng 30 mô-đun lõi và hơn 5.000 mô-đun cộng đồng. Đến ngày 09/07/2018, thị trường Odoo SA đã ghi nhận 15.759 ứng dụng. Odoo sử dụng ngôn ngữ Python ở tầng máy chủ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL và giao diện web xây dựng bằng JavaScript.
  • Ngôn ngữ lập trình Python: Ngôn ngữ lập trình bậc cao hướng đối tượng do Guido van Rossum phát triển, đặc trưng bởi cú pháp sáng sủa, sử dụng thụt lề định phạm vi khối lệnh, hỗ trợ đa nền tảng và phát triển ứng dụng nhanh.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL và PGAdmin 4: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ - đối tượng mã nguồn mở, hỗ trợ chuẩn SQL, chạy trên nhiều hệ điều hành và cho phép mở rộng tính năng linh hoạt.
  • Môi trường phát triển PyCharm: IDE chuyên dụng cho Python với các công cụ hỗ trợ gỡ lỗi, kiểm thử đơn vị, tái cấu trúc mã và tích hợp quản lý phiên bản (Git, Subversion, Mercurial).
  • Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML): Áp dụng ba loại biểu đồ cốt lõi để phân tích và thiết kế hệ thống:
    • Sơ đồ Use Case (Use Case Diagram): Mô tả tương tác giữa tác nhân (Actor) và chức năng hệ thống thông qua các quan hệ kết hợp (Association), khái quát hóa (Generalization), bao hàm (Include) và mở rộng (Extend).
    • Sơ đồ lớp (Class Diagram): Thể hiện cấu trúc tĩnh của hệ thống, bao gồm tên lớp, thuộc tính, phương thức và các mối liên kết (Association, Aggregation, Composition, Generalization).
    • Sơ đồ tuần tự (Sequence Diagram): Biểu diễn tương tác động theo trục thời gian giữa các đối tượng thông qua thông điệp.
  • Tổng quan các nghiên cứu liên quan: Tác giả tham khảo các công trình trước gồm: nghiên cứu của Hà Thị Thanh về ứng dụng OpenERP cho cửa hàng bán lẻ thiết bị điện tử; nghiên cứu của Đỗ Duy Thanh về quản lý bán lẻ trên nền tảng Odoo; và nghiên cứu của Nguyễn Duy Hồng về việc triển khai Odoo trong hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích tài liệu kỹ thuật về Python, nền tảng Odoo và các hệ thống quản lý bán hàng tương tự.
  • Phương pháp quan sát: Khảo sát trực tiếp quy trình xuất nhập, trưng bày, thanh toán và xử lý đơn hàng tại MIDDUA Shop.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với người quản lý và nhân viên bán hàng để ghi nhận yêu cầu nghiệp vụ và kỳ vọng chức năng.
  • Phương pháp mô hình hóa: Sử dụng chuẩn UML để trực quan hóa cấu trúc và hành vi của hệ thống.
  • Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, phân tích chức năng và chuyển giao thành mã nguồn phần mềm.
  • Phương pháp lập trình hướng đối tượng: Hiện thực hóa mô hình dữ liệu và logic điều khiển trên nền tảng Odoo bằng ngôn ngữ Python.
  • Phương pháp tổng hợp: Kết nối toàn diện các kết quả lý thuyết và thực nghiệm để hoàn thiện khóa luận.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thực tế về các mặt hàng quần jean, áo pull, biểu giá chênh lệch vận chuyển (10.000 - 30.000 VNĐ giữa các khu vực), quy trình ghi nhận hóa đơn và thông tin đối tác của MIDDUA Shop.

Thiết kế và triển khai hệ thống

1. Phân tích chức năng và phân quyền người dùng

Hệ thống quản lý bán hàng được chia thành ba nhóm chức năng chính:

Nhóm chức năng Chức năng chi tiết Mô tả nghiệp vụ Đầu vào Đầu ra
Quản lý hệ thống Đăng nhập Xác thực quyền truy cập vào phần mềm Tài khoản, mật khẩu Quyền truy cập giao diện tương ứng
Phân quyền Phân chia quyền hạn giữa Quản lý và Nhân viên Thông tin tài khoản, vai trò Tập quyền hạn khả dụng
Đăng xuất Kết thúc phiên làm việc an toàn Lệnh yêu cầu đăng xuất Thoát khỏi hệ thống
Quản lý danh mục Quản lý nhân viên Lưu trữ thông tin, chấm công theo ngày làm việc Thông tin nhân viên, ngày công Danh mục hồ sơ nhân sự
Quản lý khách hàng Lưu thông tin khách hàng, số điện thoại, Facebook Thông tin khách hàng Danh mục khách hàng
Quản lý hàng hóa Lưu mã hàng, tên sản phẩm, số lượng, quy cách Thông tin sản phẩm, số lượng Danh mục hàng hóa
Quản lý nhà cung cấp Lưu hồ sơ nhà cung cấp, quốc gia, thông tin nhập Thông tin đối tác cung ứng Danh mục nhà cung cấp
Quản lý giao dịch Đặt mua hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng từ các kênh bán Sản phẩm, số lượng đặt Đơn hàng chờ xử lý
Lập hóa đơn Xuất hóa đơn bán lẻ, tính tổng tiền, lưu trữ Thông tin khách, hàng, nhân viên Hóa đơn bán hàng
Tìm kiếm Tra cứu thông tin sản phẩm, hóa đơn, đối tác Từ khóa tìm kiếm Danh sách kết quả phù hợp

Về mặt phân quyền:

  • Quản trị viên / Người quản lý: Toàn quyền xem, thêm mới, chỉnh sửa, xóa bỏ trên tất cả các phân hệ: Sản phẩm, Danh mục sản phẩm, Nhà cung cấp, Khách hàng, Nhân viên, Hóa đơn và Quản lý tài khoản người dùng.
  • Nhân viên bán hàng: Được cấp quyền xem danh mục sản phẩm, nhà cung cấp, khách hàng; thêm mới khách hàng; lập hóa đơn bán lẻ; cập nhật ngày làm việc cá nhân. Nhân viên chỉ được phép chỉnh sửa các hóa đơn hoặc dữ liệu do mình tạo khi chưa được lưu trữ chính thức vào hệ thống.

2. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của phân hệ quản lý bán hàng được tổ chức thành 7 bảng cấu trúc liên kết chặt chẽ:

Tên bảng Tên cột Diễn giải Kiểu dữ liệu Ràng buộc / Quan hệ
User Id Mã người dùng Char Khóa chính (Primary Key)
Name Tên người dùng Char Bắt buộc
Email Thư điện tử đăng nhập Char Bắt buộc
Password Mật khẩu xác thực Password Mã hóa
Created_at Ngày tạo tài khoản Date Tự động
Update_at Ngày cập nhật Date Tự động
Role Vai trò phân quyền Integer Quyền hệ thống
Hóa đơn Id Mã hóa đơn Char Khóa chính (Primary Key)
Created by Người tạo hóa đơn Many2one Liên kết bảng User
Codeorderproduct Mã sản phẩm đặt mua Many2one Liên kết bảng Sản phẩm
Customer Khách hàng mua hàng Many2one Liên kết bảng Khách hàng
Is_archive Trạng thái lưu trữ Boolean Đã lưu / Chưa lưu
Quantity Số lượng sản phẩm Integer Lớn hơn 0
Time Ngày lập hóa đơn Date Thời gian giao dịch
Totalcost Tổng tiền thanh toán Integer Giá trị thanh toán
Employee Nhân viên lập hóa đơn Many2one Liên kết bảng Nhân viên
Price Đơn giá sản phẩm Integer Giá bán
Size Kích cỡ sản phẩm Selection Chọn kích cỡ
Khách hàng Id Mã khách hàng Char Khóa chính (Primary Key)
Name Tên khách hàng Char Bắt buộc
Address Địa chỉ khách hàng Char Lưu trữ địa chỉ
nameproduct Sản phẩm đã mua Many2one Liên kết bảng Sản phẩm
phone Số điện thoại liên hệ Integer Thông tin liên lạc
fb Trang cá nhân Facebook Char Kênh tương tác
Nhân viên Id Mã nhân viên Char Khóa chính (Primary Key)
Name Họ và tên nhân viên Char Bắt buộc
Workday Ngày làm việc / Chấm công Datime Theo dõi ngày công
Phone Số điện thoại Integer Liên lạc nội bộ
Address Địa chỉ thường trú Char Hồ sơ nhân sự
Gender Giới tính Selection Nam / Nữ
Nhà cung cấp Id Mã nhà cung cấp Char Khóa chính (Primary Key)
Name Tên nhà cung cấp Char Bắt buộc
Image Hình ảnh biểu trưng Binary Dữ liệu nhị phân
Nation Quốc gia xuất xứ Many2one Danh mục quốc gia
Description Mô tả chi tiết Html Nội dung định dạng HTML
Address Địa chỉ trụ sở Char Thông tin địa lý
Phone Số điện thoại liên hệ Integer Đường dây nóng
Danh mục sản phẩm Id Mã danh mục Char Khóa chính (Primary Key)
Name Tên danh mục Char Bắt buộc
Parent_category Danh mục cấp cha Many2one Phân cấp danh mục
Description Mô tả danh mục Html Định dạng HTML
Sản phẩm Id Mã sản phẩm Char Khóa chính (Primary Key)
Name Tên sản phẩm Char Bắt buộc
Year Ngày nhập hàng Date Thời điểm nhập
Description Mô tả sản phẩm Html Chi tiết sản phẩm
Image Ảnh đại diện sản phẩm Binary Dữ liệu ảnh
Amount Số lượng tồn kho Integer Số lượng thực tế
Money Giá thành sản phẩm Char Đơn giá niêm yết
Color Màu sắc sản phẩm Char Thuộc tính màu
Size Kích cỡ Selection Size quần/áo
Material Chất liệu vải Char Thông tin chất liệu
State Trạng thái hàng hóa Selection Tình trạng kinh doanh
Category Phân loại danh mục Many2many Đa danh mục
Author Nhà cung cấp nguồn hàng Many2many Đa nhà cung cấp

3. Mô hình tương tác tuần tự

Quy trình hoạt động của các chức năng chính được chuẩn hóa thông qua 5 sơ đồ tuần tự:

  • Đăng nhập hệ thống: Người dùng nhập Email và Mật khẩu vào giao diện đăng nhập; hệ thống kiểm tra tính hợp lệ trong cơ sở dữ liệu và chuyển hướng đến trang chức năng được phân quyền nếu thông tin chính xác, hoặc thông báo lỗi nếu sai.
  • Tìm kiếm sản phẩm: Người dùng nhập từ khóa vào biểu mẫu tìm kiếm; bộ điều khiển xử lý chuỗi lọc, truy vấn cơ sở dữ liệu các bản ghi trùng khớp và trả về danh sách hiển thị trên giao diện quản lý.
  • Thêm sản phẩm mới: Người dùng nhập thông tin sản phẩm trên biểu mẫu; hệ thống kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của dữ liệu, ghi bản ghi mới vào cơ sở dữ liệu và làm mới danh sách sản phẩm.
  • Sửa thông tin sản phẩm: Người dùng chọn sản phẩm cần sửa đổi, nhập thông tin mới; bộ điều khiển kiểm tra ràng buộc, cập nhật cơ sở dữ liệu và phản hồi thông báo thành công.
  • Xóa sản phẩm: Người quản trị phát lệnh xóa đối với bản ghi được chọn; hệ thống xác nhận và loại bỏ dữ liệu khỏi bảng sản phẩm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý thuyết

Chương này tập trung trình bày tổng quan về nền tảng mã nguồn mở Odoo, ngôn ngữ lập trình Python, môi trường phát triển PyCharm và hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL kèm công cụ quản trị PGAdmin 4. Tác giả đi sâu phân tích hệ thống ký hiệu chuẩn UML, làm rõ bản chất và phương pháp xây dựng các loại sơ đồ phân tích: sơ đồ trường hợp sử dụng (Use Case Diagram), sơ đồ lớp (Class Diagram) và sơ đồ tuần tự (Sequence Diagram). Bên cạnh đó, chương I tổng hợp kinh nghiệm từ 3 công trình nghiên cứu tiền nhiệm để khẳng định tính ưu việt của mô hình kiến trúc dạng mô-đun hóa trong việc giải quyết bài toán quản trị bán lẻ.

Chương II: Giới thiệu MIDDUA Shop, phân tích và thiết kế modul quản lý bán hàng

Chương II giới thiệu thực trạng hoạt động kinh doanh tại MIDDUA Shop - cửa hàng chuyên kinh doanh các sản phẩm quần jean xuất khẩu (short, skinny, boyfriend) và áo pull do chị Nguyễn Hoài Thương sáng lập. Tác giả tiến hành phân tích bài toán thực tế, mô tả chi tiết các luồng chức năng (quản lý hệ thống, quản lý thông tin danh mục, quản lý giao dịch bán hàng). Trên cơ sở đó, tác giả xây dựng hệ thống biểu đồ Use Case tổng quát và 8 biểu đồ Use Case chi tiết cho từng gói chức năng (sản phẩm, danh mục, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, thông tin cá nhân, hóa đơn, tài khoản). Đồng thời, chương này hoàn thiện thiết kế cơ sở dữ liệu với cấu trúc 7 bảng quan hệ và 2 sơ đồ lớp thể hiện mối liên kết và quan hệ sở hữu/kết hợp giữa các thực thể nghiệp vụ.

Chương III: Thiết kế giao diện hệ thống

Chương III trình bày kết quả hiện thực hóa phần mềm trên nền tảng Odoo thông qua hệ thống giao diện người dùng. Nội dung minh chứng quá trình thiết kế các màn hình chức năng bao gồm: giao diện đăng nhập hệ thống, giao diện quản lý tài khoản người dùng, giao diện quản lý sản phẩm, giao diện quản lý danh mục sản phẩm, giao diện quản lý nhà cung cấp, giao diện quản lý khách hàng, giao diện quản lý nhân viên và giao diện lập/quản lý hóa đơn bán hàng. Ngoài ra, chương này giới thiệu bản demo giao diện website bán hàng và giao diện thanh toán trực tuyến của MIDDUA Shop.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính

  • Phân tích và mô hình hóa thành công toàn bộ nghiệp vụ bán lẻ thực tế tại MIDDUA Shop bằng hệ thống ký hiệu chuẩn UML.
  • Thiết kế và xây dựng hoàn chỉnh mô-đun quản lý bán hàng trên nền tảng Odoo và ngôn ngữ Python, tương thích với cơ sở dữ liệu PostgreSQL.
  • Thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu gồm 7 bảng chuẩn hóa với đầy đủ các mối quan hệ Many2one, Many2many và kiểu dữ liệu lựa chọn Selection.
  • Xây dựng thành công cơ chế phân quyền bảo mật chặt chẽ hai cấp độ (Quản lý và Nhân viên), giúp kiểm soát chặt chẽ việc chỉnh sửa hóa đơn và dữ liệu tồn kho.
  • Tích hợp tính năng theo dõi ngày công làm việc của nhân viên trực tiếp trên hệ thống quản lý bán hàng.

2. Giải pháp và kiến nghị

  • Số hóa toàn bộ quy trình nhập hàng, lưu kho, bán hàng và xuất hóa đơn để thay thế phương thức quản lý thủ công truyền thống.
  • Cần tiếp tục đào tạo nhân sự cửa hàng để thích ứng hoàn toàn với quy trình nhập liệu chuẩn trên phần mềm Odoo.

3. Đóng góp của đề tài

  • Khóa luận đóng góp một mô hình phần mềm quản lý bán hàng thực tế, có chi phí triển khai thấp nhờ ứng dụng mã nguồn mở Odoo, rất phù hợp với quy mô của các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ tại Việt Nam.
  • Kết hợp thành công giữa lý thuyết mô hình hóa hệ thống thông tin kinh tế với việc phát triển giải pháp phần mềm cụ thể cho doanh nghiệp địa phương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn về thời gian thực hiện (3 tháng) và kiến thức chuyên môn, hệ thống mới chỉ tập trung hoàn thiện các chức năng quản lý nội bộ cốt lõi tại cửa hàng; giao diện website bán hàng và chức năng thanh toán trực tuyến mới dừng lại ở mức độ thử nghiệm (demo), chưa hoàn thiện tích hợp đa kênh tự động.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Hoàn thiện và tích hợp đồng bộ cổng thanh toán điện tử cho website bán hàng trực tuyến của MIDDUA Shop.
    • Mở rộng thêm các phân hệ quản lý kho hàng chuyên sâu, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và phân hệ báo cáo tài chính - doanh thu tự động theo thời gian thực.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Công nghệ thông tin, Thương mại điện tử và Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án tốt nghiệp hoặc nghiên cứu ứng dụng phần mềm nguồn mở.

Các nội dung có giá trị tham khảo cao:

  1. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán lẻ từ bài toán thực tế sang chuẩn mô hình hóa UML (Use Case, Class Diagram, Sequence Diagram).
  2. Cấu trúc thiết kế bảng cơ sở dữ liệu trong Odoo sử dụng các kiểu liên kết dữ liệu đặc thù (Many2one, Many2many, Binary, Html).
  3. Quy trình tổ chức và phân quyền chức năng giữa người quản trị và nhân viên tác nghiệp trong các phần mềm ERP mã nguồn mở.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng nền tảng và công nghệ nào để xây dựng phần mềm quản lý bán hàng?
Khóa luận xây dựng phần mềm dựa trên nền tảng mã nguồn mở Odoo (OpenObject framework), sử dụng ngôn ngữ lập trình Python để viết mã logic, hệ quản trị cơ sở dữ liệu PostgreSQL (quản trị qua PGAdmin 4), môi trường phát triển PyCharm và JavaScript/HTML cho giao diện web.

2. Quyền hạn của Nhân viên và Quản lý khác nhau như thế nào trong phân hệ Hóa đơn và Sản phẩm?
Đối với Sản phẩm, Quản lý có toàn quyền xem, thêm, sửa, xóa, trong khi Nhân viên chỉ được phép tìm kiếm và xem thông tin. Đối với Hóa đơn, Quản lý có toàn quyền thao tác, còn Nhân viên được phép lập mới và chỉ được chỉnh sửa các hóa đơn do mình tạo khi hóa đơn đó ở trạng thái chưa lưu trữ chính thức (Is_archive = False).

3. Cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý bán hàng gồm những bảng nào?
Hệ thống bao gồm 7 bảng dữ liệu chính: User (người dùng), Hóa đơn, Khách hàng, Nhân viên, Nhà cung cấp, Danh mục sản phẩm và Sản phẩm.

4. Khóa luận được thực hiện tại đơn vị nào và trong thời gian bao lâu?
Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Khai thác Dữ liệu số bData, nghiên cứu thực tế tại MIDDUA Shop (Thành phố Huế) trong khoảng thời gian từ ngày 16/01/2019 đến ngày 21/04/2019.

5. Chức năng quản lý nhân viên có điểm gì đặc thù phục vụ công tác vận hành hàng ngày?
Bên cạnh việc lưu trữ thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính), bảng Nhân viên còn có trường dữ liệu Workday (kiểu Datime) cho phép nhân viên đăng nhập mỗi ngày để ghi nhận và xác nhận ngày làm việc, hỗ trợ người quản lý theo dõi lịch làm việc và chấm công chính xác.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phan Thị Quỳnh Hương đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu và phát triển thành công mô-đun quản lý bán hàng trên nền tảng mã nguồn mở Odoo cho cửa hàng thời trang MIDDUA Shop. Bằng việc kết hợp phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin chuẩn UML với kỹ thuật lập trình Python và cơ sở dữ liệu PostgreSQL, tác giả đã xây dựng được một giải pháp phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý sản phẩm, hóa đơn, khách hàng và nhân sự. Công trình mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng vai trò là tài liệu tham khảo giá trị cho việc triển khai ERP mã nguồn mở trong các doanh nghiệp bán lẻ quy mô vừa và nhỏ.